Pourquoi VerticalSoft a adopté Salesforce pour les associations ?

Les associations avec qui nous travaillons nous demande souvent pourquoi nous avons adopté Salesforce comme infrastructure sous-jacente de VerticalSoft. Voici les 4 raisons essentielles.

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11 points clés pour évaluer un CRM ou logiciel pour association

Si vous avez décidé d’adopter un CRM ou logiciel de gestion pour votre association, voici les 11 conseils pour étre sûr de faire le bon choix.

1- Le logiciel est spécifiquement adapté aux associations ou fondations

Il existe des dizaines et des dizaines de systèmes. Si en plus vous acceptez de travailler en anglais, vous avez le choix entre des milliers de systèmes de gestion. Assurez-vous cependant de vous concentrer sur une solution spécifiquement conçue pour vos besoins et donc pour les associations et fondations. En tant qu’association, vos besoins sont très spécifiques, notamment sur les dons en lignes et campagne de dons. Assurez vous que le système vous permet de satisfaire ces besoins spécifiques.

2- Logiciel intuitif

Le logiciel que vous choisissez doit être intuitif et utilisable par des personnes n’ayant pas de formation technique.

3- Le logiciel est automatisé

Choisissez un logiciel qui automatise votre travail le plus possible. De nombreuses solutions vous propose de configurer vous même un site web…c’est beaucoup plus dur et long que l’on peut le penser. Pourquoi perdre son temps à ça quand cela peut être automatisé ?

4- Système unique et intégré

Choisissez le système qui intègre le plus des fonctionnalités dont vous avez besoin pour assurer que tous vos systèmes communiquent (CRM, dons en ligne, adhésions en ligne, site web, page web, événements, billetterie, etc…). Par exemple la solution que vous choisissez peut par exemple créer des formulaires de dons en ligne. Ces formulaires doivent être intégrés dans un système de CRM pour vous permettre de centraliser vos données et avoir une vue 360 de vos donateurs ou membres.

5- Vos données sont sécurisées

Attention à la sécurité de vos données. Où sont les données stockée ? Qui a un accès direct ? Y a t-il un vrai backup ?

6- Infrastructure solide

Choisissez un logiciel qui repose sur une solide infrastructure. Demandez des informations sur ce point. Que se passe t-il si la société disparaît? qu’advient-il de vos données?

7- Logiciel préparé pour le RGPD

Nous avons parlé de ce problème plusieures fois. Votre logiciel doit vous permettre d’être en conformité avec le RGPD.

8- Outil de recherche et de rapports

Ce point est très important et pourtant souvent oublié par les associations. Votre système devra non seulement vous permettre de faire des recherches facilement, mais également vous permettre de produire des rapports. En effet, si votre associations vient à faire des demandes de financement, les rapports vous seront nécessaires.

9- Outil accessible de partout

Même si vous ne travaillez que de votre bureau, il est recommandé d’avoir une solution qui vous permet d’accéder à vos donnees et votre logiciel depuis n’importe quel terminal.

Nous préférons une solution cloud car ces solutions sont accessibles de partout. Vous ne voulez pas vous retrouver dans la situation ou un volontaire est malade et personne ne peut accéder aux données.

10- Le logiciel répond à la plupart de vos besoins

Sauf si vous avez les moyens financiers d’adapter un logiciel open source à absolument tous vos besoins, il est plus que probable que votre logiciel sera préconfiguré et donc aura certaines fonctionnalités prédéterminées, et que certaines fonctionnalités manqueront. Faites une liste des fonctionnalités dont vous avez absolument besoin, des fonctionnalités que vous aimeriez avoir, et de celles dont vous n’avez pas besoin du tout. Enfin déterminez votre budget.

11- Import et export facil

Encore un point essentiel malheureusement ignoré des associations. Vos données doivent pouvoir être exportées facilement vers un autre système renommé dans le cas ou vous grandissez trop vite ou vous n’êtes pas satisfait du service. Vos données peuvent elles être exportées vers un Salesforce ou un Blackbaud ou un CiviCRM si vous voulez utiliser un leader ?

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Sur le même sujet voir:

Guide d’achat d’un logiciel pour association: Sélectionner le bon logiciel de gestion (ou CRM) pour votre association

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Choisir le bon CRM pour une petite association

9 conseils pour choisir un CRM ou logiciel de gestion pour votre association

Pourquoi utiliser un CRM ou logiciel de gestion d’association vous aidera à être en conformité avec le RGPD ou GDPR

Comment optimiser vos appels à dons et dons en ligne avec un logiciel de gestion d’association ou CRM

Pourquoi un logiciel de gestion ou CRM gratuit ne signifie pas zéro coût pour votre association

Gérer ses membres et adhérents avec un logiciel de gestion association ou CRM

Pourquoi votre association a t-elle besoin d’un CRM ou d’un logiciel de gestion?

Choisir le bon CRM pour une petite association

Pour les petites associations, avec un petit budget, la question d’investir dans un logiciel de gestion de gestion de la relation client ou CRM ne se pose en général même pas. Nous allons expliquer pourquoi vous devriez y penser.

Pour les petites associations, avec un petit budget, la question d’investir dans un logiciel de gestion de gestion de la relation client ou CRM ne se pose en général même pas. Nous allons expliquer pourquoi vous devriez y penser.

Encore beaucoup de petites associations ont le sentiment que payer un logiciel est du luxe, à fortiori un CRM payant. Après tout, il y a de nombreuses solutions gratuites. Mais attention, un CRM n’est pas un qu’outil de gestion, c’est un investissement pour développer les revenus d’une association et fidéliser membres et donateurs.

Les nouvelles contraintes juridiques comme l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) ou encore l’obligation de se conformer au Plan comptable des associations, pousse les associations à adopter des logiciels professionnels et justifient l’utilisation d’une solution permettant d’automatiser des tâches répétitives.

Pourquoi ne pas prendre du gratuit ?

Vous trouverez de nombreuses solutions gratuites sur Internet. Certaines sont gratuites car elles ont très peu de fonctionnalités, d’autres sont gratuites parce qu’elles sont limitées tant que vous n’utilisez pas de formules payantes, et d’autres sont gratuites à l’achat, telles que les logiciels open source, mais nécessitent un hébergement et une maintenance technique coûteuse (mise à jour, configuration, évolution).

Nous avons étudié les avantages et inconvénients des logiciels libres. Les solutions gratuites peuvent être basées sur des technologies uniques, qui risquent de disparaître si la société disparaît. La réalité est que les solutions gratuites le sont pour une bonne raison…c’est pour cela que tant d’associations et fondations dans le monde décident de payer pour une solution leader. En gros, ne sacrifiez pas la qualité et le service pour le prix.

Pourquoi ne pas utiliser Excel tout simplement ?

Souvent, la première chose que les petites associations nous disent lorsque nous sommes appelés à faire des consultations sur leurs besoins numériques, est qu’elles utilisent Excel, un outil simple et efficace.

Il est incontestable que Microsoft Excel est un outil formidable, mais il date des années 70 et a été conçu pour des comptables, des financiers et des scientifiques. Il n’a pas été conçu pour maintenir une base de contacts propre et segmentée avec tout un historique de transactions et d’actions, et encore moins d’automatiser et normaliser la communication avec vos contacts, mieux les connaître et mieux les fidéliser.

Les informations sur Excel ne sont pas reliées entre elles. Ce n’est pas une base de données dite relationnelle. Or les relations sont la base de l’activité d’une association.

Excel de gère pas l’unicité des données. Si vous modifiez une données présente sur 2 feuilles, vos données ne seront plus à jour et seront incohérente. Une base relationnelle permet d’avoir chaque donnée à un seul endroit, même si elle est utilisée à d’autres endroits.

A moins de faire des développements complexes, Excel ne permet pas d’automatiser les tâches répétitives de communication comme l’envoi systématique d’e-mails de confirmation, de sollicitation, d’information, de factures ou de reçus fiscaux.

Attention à la sécurité

Des données conservées dans une feuille excel ne sont pas sécurisées et peuvent facilement être piratées / partagées / perdues, même si vous les protégez par mot de passe.

Attention le nouveau règlement RGPD impose de lourdes amendes aux organismes qui ont commis une violation. La violation de vos données serait une atteinte très grave a la confiance de votre organisation. Il est impératif comme association, quelque soit sa taille, de respecter le règlement et de mettre en place un système sécurisés et conforme aux normes en vigueurs.

Les critères de choix d’un CRM

  • Vous allez devoir choisir entre un CRM généraliste ou un CRM dédiée au monde associatif;
  • Méfiez vous des CRM qui n’en sont pas;
  • La solution doit être une solution cloud;
  • La solution doit être ergonomique et facile à utiliser;
  • La solution doit être évolutive;
  • La solution doit gérer les relations entre contacts, entreprises et familles;
  • La solution doit s’adapter à votre association;
  • La solution doit permettre de faire vos propres rapports et tableaux de bord;
  • Les données doivent être facilement exportables en Excel et csv;
  • La solution doit générer des formulaires et pages web de qualité;
  • La solution doit s’appuyer sur un terminal de paiement de qualité;
  • La solution doit pouvoir se connecter à vos autres plateformes;
  • La solution doit être parfaitement fiable et sécurisée.
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Sur le même sujet :

Vous recherchez une solution tout-en-un pour votre association ?

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9 conseils pour choisir un CRM ou logiciel de gestion pour votre association

Un logiciel de gestion d’association ou CRM peut être un outil indispensable pour votre association. Mais comment choisir le bon système parmi les logiciels gratuits, open source ou cloud ? Voici 9 conseils pour sélectionner le bon CRM ou logiciel de gestion pour votre association.

Un logiciel de gestion d’association ou CRM peut être un outil indispensable pour votre association. Mais comment choisir le bon système parmi les logiciels gratuits, open source ou cloud ? Voici 9 conseils pour sélectionner le bon CRM ou logiciel de gestion pour votre association.

1- Établissez la raison et les avantages financiers d’adopter un CRM

Vous devrez établir ici pourquoi vous avez besoin d’un CRM, quels seront les bénéfices financiers (plus de dons collectés via une fidélisation des donateurs par exemple) et quels seront les coûts (coût mensuel ? logiciel libre gratuit mais coût de développement?). Vous pourrez ensuite comparer vos projections à la réalité de votre CRM et faire des ajustements si nécessaire.

2- Établissez vos besoins et vos priorités

Il est essentiel de passer du temps avec votre équipe à mettre au point un document d’appel d’offre. Vous devrez examiner, documenter et établir soigneusement vos exigences actuelles et celles à venir considérant votre croissance potentielle. Ne choisissez pas un système sans envisager une croissance potentielle ou vous devrez utiliser un autre système entraînant des coûts de migration de vos données. Soyez certains de distinguer les fonctionnalités qui vous seront essentielles de celles qui ne le seront pas. Ce document devra être partagé avec les sous-traitants potentiels afin qu’ils aient une véritable compréhension de vos besoins.

3- Impliquez votre équipe de responsables

Mettre en place un nouveau CRM est un gros projet. Vous devrez être certains que tous vos salariés ou bénévoles amenés à utiliser le systèmes sont impliqués. Analysez les compétences requises pour utiliser le CRM. Pour une association, soyez certains que l’interface soit facile à comprendre. Par exemple choisissez un système le plus automatisé possible. Beaucoup de systèmes vous offrent la possibilité de configurer par du drag and drop…certes, au premier abord, cela paraît extraordinaire, mais vous risquez de vous retrouver vite à passer des heures à configurer des emails ou une page web qui au final sera…pauvre esthétiquement. Configurer est difficile, très difficile. Il y a des agences spécialisées pour faire cela pour une bonne raison ! La solution ? utilisez des solutions qui utilisent des templates pré configurés, sans drag and drop !

4- Nommez un chef de projet

Un chef de projet reste essentiel même si toute votre équipe en entier participera. Celui-ci sera le lien entre le sous-traitant et votre équipe interne. Avoir une personne unique pour prendre des décisions et s’assurer du respect des tâches est essentiel.

5- Établissez un planning de mise en oeuvre et un budget

Définissez ici vos besoins dans le temps et quantifiez vos ressources. Voulez vous une solution immédiate qui répond à 90% de vos besoins ou une solution qui sera développée uniquement pour vous, répondant à 100% de vos besoins mais mettra des mois et coûtera nécessairement plus cher.

6- Choisissez un logiciel open source ou un logiciel cloud

Nous avons écrit de nombreux articles sur le sujet. Notre préférence est pour un logiciel cloud, mais voyez les articles suivants pour plus de détails.

Pourquoi un logiciel de gestion ou CRM gratuit ne signifie pas zéro coût pour votre association

Les avantages et les inconvénients des logiciels CRM open source pour une association

7- Assurez vous de la pérennité de la technologie

Attention aux offres basées sur des technologies uniques ou propriétaires. Assurez vous que si votre logiciel ne vous convient pas, vous pourrez exporter vos données facilement dans un système leader, tel que Salesforce. Les leaders ne sont pas gratuits pour de bonnes raisons. Ils sont plus établis, ont plus de sécurités et sont capables de gérer une large base de données si vous grandissez.

8- Votre sous-traitant est-il capable de vous aider avec le RGPD ?

Tous vous diront oui…mais vérifiez qu’ils ont la sécurité suffisante. Les grands acteurs du CRM, Salesforce et Blackbaud, ont des pages entières dédiées à ce sujet.

9- Communiquez avec votre sous-traitant

Votre sous-traitant doit être ouvert à des modifications. Questionnez politiques vis à vis des améliorations ou suggestions d’amélioration pour leur produit.

Pourquoi utiliser un CRM ou logiciel de gestion d’association vous aidera à être en conformité avec le RGPD ou GDPR

Le nouveau règlement sur la protection des données (RGPD ou GDPR) sera applicable à partir du 25 mai 2018 dans tous les pays de l’Union Européenne et donc en France. Les associations qui traitent des données personnelles d’un résident européen sont directement impactées par ce nouveau règlement et devront s’y conformer. La principale mesure de ce nouveau règlement s’appuie sur le principe de consentement. L’utilisation d’un CRM ou logiciel de gestion d’association vous aidera à être en conformité.

Le nouveau règlement sur la protection des données (RGPD ou GDPR) sera applicable à partir du 25 mai 2018 dans tous les pays de l’Union Européenne et donc en France. Les associations qui traitent des données personnelles d’un résident européen sont directement impactées par ce nouveau règlement et devront s’y conformer. La principale mesure de ce nouveau règlement s’appuie sur le principe de consentement. L’utilisation d’un CRM ou logiciel de gestion d’association vous aidera à être en conformité.

Continuer à lire … « Pourquoi utiliser un CRM ou logiciel de gestion d’association vous aidera à être en conformité avec le RGPD ou GDPR »

Les avantages et les inconvénients des logiciels CRM open source pour une association

Nous avons souligné plusieures fois qu’un CRM ou logiciel de gestion est un outil très utile pour les associations. Il vous sera notamment très utile après l’entrée en vigueur du nouveau règlement européen sur la protection des données (voir nos nombreux articles sur le GDPR ou RGPD). Il existe plusieurs types de CRM (de bureau, en ligne, open source), nous examinerons ici les avantages et les inconvénients des logiciels de CRM open source pour vous aider à choisir le bon système.

Pour recevoir notre guide pratique gratuit « Les associations et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGDP ou GDPR) », cliquez ici.

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1- Avantages du CRM Open Source

Un CRM gratuit

La principale raison pour laquelle de nombreuses associations considèrent adopter un CRM open source est parce que ce dernier est, en général, gratuit. Certes, tous les logiciels open source ne sont pas gratuits, mais la plupart le sont effectivement. Le code source est libre et peut être modifié librement en fonction des besoins de votre association. De plus des mises à jour sont disponibles de temps en temps, sans frais supplémentaires.

Personnalisation

L’autre avantage du CRM open source est qu’il est personnalisable et donc adaptables à vos besoins particuliers.

Pas d’engagement à long terme

Un CRM Open Source ne requiert pas d’engagement financier à long terme vu qu’il est gratuit. Vous ne serez pas engagés juridiquement pour un an ou plus. Vous pouvez l’utiliser aussi longtemps que vous voulez et le changer à tout moment.

Améliorations continues

Une des raisons pour lesquelles certaines associations (ou plutôt leur departement technique) aiment les CRM Open Source, est qu’il existe souvent une communauté de développeurs qui l’accompagne. Tous les développeurs ont accès au code source, l’améliorer et ainsi la communauté d’utilisateurs peut en bénéficier.

2- Inconvénients du CRM Open Source

Coût de personnalisation

Certes c’est un avantage du CRM open source d’être personnalisable et donc adaptables à vos besoins particuliers, mais cette personnalisation se paiera en heures de développement ! le CRM open source n’est gratuit que par son nom! Vous aurez besoin de payer des consultants pour personnaliser le CRM pour vous, l’interface et les applications.

Un entretien nécessaire

Même si installer un CRM open source peut être simple, le support et la maintenance ne le sont pas. Les mises à jour du CRM open source nécessitent heures de développement.

Pas de système de support central

Parce que votre CRM est personnalisé, vous ne bénéficiez pas d’un système de support contrôle. Vous devrez vous tourner vers vos consultants…générant encore des frais.

Fonctionnalités limitées

Le CRM open source ne sera intégré à aucune autres applications (notamment de paiement) qui vous seront nécessaires.

Transfert des données limités

Attention, certes vous pouvez abandonner votre CRM a tout moment, mais assurez vous que vous pourrez transférer vos données vers un autre systèmes. Cela peut être très coûteux !

Conclusion

Même avec ses limites, le CRM open source peut être la solution la plus adaptée à votre association. Etablissez vos besoins et votre budget en priorité. Notre préférence reste l’adoption d’un logiciel en ligne, qui ne demande aucun développement. Pour plus de questions, n’hésitez pas à nous contacter.

Voir également: Pourquoi un logiciel CRM gratuit ne signifie pas zéro coût

Guide d’achat d’un logiciel pour association: Sélectionner le bon logiciel de gestion (ou CRM) pour votre association

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Gérer ses membres et adhérents avec un logiciel de gestion association ou CRM

Nous publierons une suite d’articles sur le logiciel de gestion d’association, aussi appelé CRM, et ses diverses fonctionnalités. Dans cet article nous examinerons en détails comment un logiciel de gestion d’association ou CRM peut vous aider à gérer vos membres et adhérents.

Qu’est ce qu’un CRM?

Un CRM est un acronyme pour le mot anglais “Customer Relationship Management”. Traduit en Français, cela signifie Gestion de la Relation Client. A l’origine, les CRM étaient principalement utilisés par des sociétés qui voulaient fidéliser leur clients existants, attirer rapidement de nouveaux clients en centralisant leurs données (internet, appels des commerciaux etc…) et augmenter les revenus générés par chaque client (automatiser des étapes de la vente comme l’envoie de devis, et optimiser les ressources marketings).

Pourquoi utiliser un CRM pour la gestion des membres et adhérents d’une association ?

Nous avons travaillé pendant plus de 10 ans sur de nombreux projets de configuration de Salesforce (le leader du CRM) pour des grandes associations et fondations. Toutes avaient pour but d’automatiser leurs processus, de mieux gérer les relations avec leurs membres, de solliciter de manière plus systématique leurs donateurs et de mieux collaborer. Les 4 avantages les plus importants que nous avons constaté chez nos clients utilisants un CRM sont:

1- Vue à 360 degrés de vos membres et adhérents: Un bon CRM vous permet de recenser dans un endroit unique, toutes les activités auxquelles vos membres participent. Il est dès lors très facile de suivre le profil de vos membres année par année.

2- Faciliter l’administration de vos membres et du service que vous leur proposez.

3- Améliorer vos relations avec vos membres en comprenant mieux leur centre d’intérêts et leur préférences.

4- Respect de la réglementation européenne sur la protection des données personnelles:

Un CRM vous aidera à vous mettre en conformité avec le GDPR ou RGPD. Pour recevoir notre guide pratique gratuit « Les associations et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGDP ou GDPR) », cliquez ici.

Quelles fonctionnalités du logiciel de gestion d’association ou CRM peut vous aider à gérer vos membres et adhérents?

1- Adhésions en ligne: un logiciel de gestion d’association devra vous permettre de pouvoir créer des formulaires d’adhésion en ligne pour que les membres puissent s’inscrire et saisir leurs données directement dans votre CRM.

2- Historique centralisé: tous vos enregistrements sont en un seul et unique endroit, vous permettant de suivre le niveau d’interaction des membres, qu’il s’agisse de participer à des événements, de participer à un cours ou de faire du bénévolat pour votre association.

3- Création d’une communauté: vous pourrez également créer un portail membres créer une communauté en ligne permettant à ces derniers de mettre à jour leurs informations, de télécharger des événements ou des opportunités, ou de s’inscrire à un de vos cours.

4- Gestion centralisée de vos documents: l’utilisation d’un CRM vous permet d’enregistrer sous chaque membres les documents important. Un CRM vous permet également de standardiser vos documents tels que formulaires d’adhésion, contrats, attestations parentales…)

5- Intégration des paiements en ligne: un bon logiciel vous permettra d’offrir le paiement en ligne et de lier ces informations de paiement directement aux membres concernés, aux fiches d’adhésion de votre CRM et à votre compatibilité.

6- Communications: en rassemblant toutes les informations sur vos membres, vous pourrez plus facilement créer des profils (par besoins ou par intérêts), créer des catégories de membres. Votre stratégies de marketing et donc votre communication avec chaque groupe de membres peut être personnalisée pour au final, mieux fidéliser.

7- Plate-forme de données partagées: avec un logiciel cloud ou en ligne, le partage de données au sein de votre organisation est facilité car instantane. Votre équipe peut mieux collaborer avec des informations mises à jour instantanément.

Dans de prochains articles nous examinerons en détails les autres fonctionnalités du logiciel de gestion d’association ou CRM et notamment comment celui-ci peut vous aider à gérer:

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Sur le même sujet voir:

11 points clés pour évaluer un CRM ou logiciel pour association

 

 

Choisir le bon CRM pour une petite association

9 conseils pour choisir un CRM ou logiciel de gestion pour votre association

Pourquoi utiliser un CRM ou logiciel de gestion d’association vous aidera à être en conformité avec le RGPD ou GDPR

Comment optimiser vos appels à dons et dons en ligne avec un logiciel de gestion d’association ou CRM

Pourquoi un logiciel de gestion ou CRM gratuit ne signifie pas zéro coût pour votre association

Gérer ses membres et adhérents avec un logiciel de gestion association ou CRM

Pourquoi votre association a t-elle besoin d’un CRM ou d’un logiciel de gestion?

 

 

 

Guide sur la Réglementation Générale sur la Protection des Données (RGPD ou GDPR) pour les petites associations

Si vous êtes une petite association, l’idée d’avoir à effectuer un long audit de vos données et de nombreux changements peut être décourageant. Voici un petit guide, adapté aux petites associations, pour vous familiariser avec la Réglementation Générale sur la Protection des Données (RGPD ou GDPR).

Si vous êtes une petite association, l’idée d’avoir à effectuer un long audit de vos données et de nombreux changements peut être décourageante. Voici un petit guide, adapté aux petites associations, pour vous familiariser avec la Réglementation Générale sur la Protection des Données (RGPD ou GDPR).

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Quelles sont les dispositions essentielles pour ma petite association ?

Le plus grand changement sur la collecte et le traitement des données personnelles est basé sur le consentement. Pour une petite association, la plus importante base légale d’une collecte et du traitement sera le consentement de la personne concernée (c’est à dire de la personne dont vous stockez les données). Ce consentement signifie offrir aux personnes concernées un véritable choix et un contrôle sur la façon dont vous utilisez ou gardez leurs données.

Comment cela affecte-t-il mon association?

1- Votre association collecte des données

Lorsque vous collectez des informations sur des membres, adhérents ou donateurs sur votre site Web et vos formulaires en ligne, vous devrez donner à la personne concernée une option claire pour savoir si elle consent ou non à ce que ses données soient traitées et à quelles fins. Si vous n’obtenez pas de consentement explicite, vous n’êtes pas autorisé à utiliser ces données. Par exemple, sur un formulaire de don, vous aurez besoin d’une case à cocher (la case ne peut pas être pré-cochée) demandant si le donateur souhaite recevoir des mises à jour. Sur les formulaires d’abonnement à la newsletter, vous devrez expliquer clairement ce que l’abonné recevra.

2- Votre association enregistre et conserve des données

Votre logiciel de gestion d’association dans lequel vous stockez des données personnelles, devra permettre l’enregistrement du consentement et des préférences de communication des personnes concernées. Une solution simple consiste à utiliser un système intégrant les données de votre site web dans votre base de données. Un CRM par exemple pourra vous aider. Si vous utilisez différents outils web (mass mailer, plateforme de crowdfunding, logiciel de gestion des membres) qui ne sont pas intégrés, vous ne pourrez jamais avoir une vue 360 des données collectées et des consentements de vos donateurs, membres ou adherents.

3- Votre association communiquer avec des membres, donateurs ou autres

Attention lorsque vous envoyez des informations par email à des membres, donateurs ou autres, vous devrez être sûr qu’ils ont opté pour le type de communication que vous êtes sur le point d’envoyer. Vous devrez également être sûr que vous offrez à ces personnes un moyen simple de refuser les communications.

4- Votre association n’a pas d’historique du consentement

Selon la qualité de vos systèmes existants et selon la manière dont vous avez collecté les données dans le passé, vous devrez peut-être contacter de manière proactive vos membres et donateurs existants pour vous assurer qu’ils ont activement adhéré à vos communications via email.

5- Votre association a un site Web et des formulaires de dons en ligne

  • Vérifiez que les pages de votre site web qui recueillent des données, recueillent également le consentement.
  • Rédiger vos mentions légales pour vous assurer qu’elles adhèrent à la nouvelle réglementation. Celles-ci devront comporter un certain nombre d’information que vous pouvez retrouver dans les articles 12, 13 et 14 du règlement.
  • Rédigez un texte de demande de consentement. Le texte doit être clair et facilement compréhensible pour tout le monde: ce texte doit expliquer clairement quelles informations vous collectez et comment vous les utilisez.
  • Demander clairement et activement le consentement sur vos formulaires. Ajouter une case vide que l’utilisateur devra cocher afin de démontrer qu’il a donné son consentement explicite.
  • Si possible ajoutez un mécanisme de « double opt-in » afin de pouvoir prouver le consentement explicite de vos contacts.
  • Vérifiez que votre logiciel de gestion qui capture les données, vous permet d’offrir un opt-in/opt-out. Vérifiez que votre fournisseur de logiciel actuel maîtrise GDPR et ses implications. Où les données sont elles stockées? qui y a accès? quelle est la sécurité? etc

6- Un logiciel de gestion pour association intégré

Nous pensons que cette nouvelle réglementation incitera les petites associations à réfléchir sérieusement à l’intégration entre leurs différents systèmes. VerticalSoft est un logiciel de gestion tout-en-un basé sur Salesforce. Salesforce a un site entier dédié à ce problème. Ils restent les leader dans le domaines de la gestion des données. VerticalSoft propose un système de “opt-in” et “opt-out” permettant de gérer plus facilement la collecte du consentement de vos membres, contacts ou volontaires. Toutes les informations collectées sur les formulaires en ligne et le site web de votre association sont centralisées sous chaque contact, vous donnant une vue 360 des données et du consentement de chaque personne.

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Si vous êtes une association de la Loi 1901, vous pouvez bénéficier d’une consultation gratuite sur votre stratégie web, de fundraising et sur l’utilisation du numérique. N’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de vos besoins.

Pour plus d’information sur le sujet, voir :

Guide pratique gratuit « Les associations et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGDP ou GDPR) », cliquez ici.

Mon association est-elle soumise à la nouvelle Réglementation Générale sur la Protection des Données ?

Comment préparer votre association à la nouvelle Réglementation Générale sur la Protection des Données ?

Règlement européen sur la protection des données et association: faut-il désigner un délégué à la protection des données (DPO) ?

Association et RGPD (GDPR) : doit-on tenir un registre des traitements ?

Le site web de votre association est-il conforme à la Réglementation Générale sur la Protection des Données (RGPD ou GDPR) ?

Mon association peut-elle faire du profilage de donateur sous le règlement européen sur la protection des données (RGPD ou GDPR) ?

Comment améliorer la qualité des données de votre association avant l’entrée en vigueur du règlement européen sur la protection des données (GDPR ou RGPD)

Le règlement européen sur la protection des données: que doit faire mon association en cas de violation de ses données ?

Comment adapter vos formulaires de dons en ligne et de contact pour les rendre conformes au RGPD

 

Comment Salesforce peut-il transformer votre association ?

Salesforce est la plateforme n° 1 au monde de solutions de gestion de la relation client (CRM). Beaucoup d’organisations à but non lucratif, de toutes formes et tailles, utilisent Salesforce pour gérer leur organisation et leurs relations avec leurs donateurs, bénévoles, etc…. Comment Salesforce peut-il transformer votre association ?

Salesforce est la plateforme n° 1 au monde de solutions de gestion de la relation client (CRM). Beaucoup d’organisations à but non lucratif, de toutes formes et tailles, utilisent Salesforce pour gérer leur organisation et leurs relations avec leurs donateurs, bénévoles, etc…. Comment Salesforce peut-il transformer votre association ?

Disparité des logiciels de gestion pour association

Améliorer la collaboration, trouver de nouveaux financements, augmenter son impact social sont aujourd’hui les principales priorités de nombreuses associations et fondations en France. Pour cela, l’utilisation d’un logiciel de gestion, ou d’un CRM est indispensable. Il y existe cependant de nombreux systèmes que les associations peuvent utiliser et il peut être difficile de déterminer lequel convient à votre culture organisationnelle et lequel aura l’impact optimal sur vos activités. Certes, certaines solutions sont gratuites mais celles-ci reposent sur des technologies de start-up (si celle ci disparait, qu’advient-il de vos données? vos données peuvent elles être transférées facilement?) ou ont des fonctionnalités limitées. Pour cette raison, un nombre croissant d’organisations se tournent vers Salesforce, non seulement pour améliorer la collaboration interne (partage des infos en temps réels, collaboration des différents groupes) et la gestion de la relation donateur, mais aussi pour gérer les appels à dons, le bénévolat, les campagnes, les événements et autres fonctions traditionnelles de ces organisations.

Salesforce est beaucoup plus qu’un outil CRM

La chose essentielle à retenir est que Salesforce est beaucoup plus qu’un outil CRM. Il fournit une plate-forme sécurisée basée sur le cloud qui optimise les processus internes et transforme la façon dont les associations gèrent leurs activités caritatives en réunissant des fonctionnalités qui permettent à votre personnel de présenter intuitivement des informations dans des tableaux de bord et des rapports, et ensuite de prendre des décisions éclairées. Des organisations internationales telles que les Samaritains, DonorsChoose.org ou IAVA travaillent déjà avec Salesforce et l’utilisent avec succès pour gérer un large éventail de leurs activités.

Les 4 avantages de Salesforce

Salesforce offre de très très nombreuses applications qui peuvent être utilisées par les associations. Il serait trop long de les présenter toutes dans cet article. Nous présenterons ci-dessous les 3 avantages essentiels pour toute association qui désire utiliser Salesforce:

Meilleur service donateurs

Salesforce vous permet une vue dite 360 ° de tous vos contacts. Cela signifie que sous chaque donateur par exemple, vous pourrez visualiser un résumé de toutes vos interactions en un seul endroit centralisé, avec un accès facile aux détails si nécessaire. Vous pourrez connaître vos donateurs de façon plus approfondie afin de les solliciter au bon moment avec le bon message.

Travail en équipe amélioré

En utilisant un CRM pour la gestion de votre temps et de vos tâches quotidiennes, vous pourrez automatiser certains processus et limiter votre perte de temps, et ainsi vous consacrer à la promotion de votre cause. Un bon logiciel de gestion peut par exemple automatiser les dossiers d’inscription de vos adhérents, automatiser la gestion de vos donateurs (remerciement, reçu fiscal etc…).

Analyse de vos données

Tout le monde le sait, les données sont clés à la réussite de tout organisme caritatif ou non. Avec la saisie quotidienne de toutes les interactions avec votre association, Salesforce vous permet d’afficher des rapports et des graphiques avec des données précises, prêtes pour le reporting, la gestion des performances ou le développement commercial. Toutes les données peuvent être manipulées ou extraites pour produire des graphiques sur un tableau de bord. Ces données peuvent également être nécessaires pour vos demandes des financement si vous cherchez le soutien d’une fondation ou d’un organisme publique.

Sécurité et conformité

La sécurité est vitale pour toutes les organisations. Les défaillances peuvent en effet avoir des conséquences désastreuses pour votre association. La nouvelle loi sur la protection des données, GDPR, prévoit de lourdes amendes en cas de non conformité ou de violation. Des études indépendantes confirment qu’avec Salesforce, la sécurité des données est largement supérieure à ce que la plupart des entreprises ont été capables de mettre en place pour elles-mêmes.

Pour recevoir notre guide pratique gratuit « Les associations et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGDP ou GDPR) », cliquez ici.

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Salesforce peut être configuré

A l’origine Salesforce reste un CRM pour les entreprises. Il est donc indispensable de le configurer pour répondre aux besoins des organisations caritatives. Celles-ci doivent en effet gérer un large éventail de fonctions: telles que prestation de services (cours ou ateliers par exemple), demandes de subventions, gestion de bénévoles, mesure de l’impact, gestion des contacts, ressources humaines, développement des affaires, marketing, événements et fonctions financières.

La Fondation Salesforce

La Fondation Salesforce offre aux association la possibilité de demander 10 licences utilisateur gratuites et des réductions sur des licences utilisateur supplémentaires pour les employés, clients, partenaires ou bénévoles, avec des coûts allant jusqu’à 250 € par utilisateur et par an selon les niveau d’accès requis. Mais attention Salesforce doit être configuré, ce qui peut entraîner un coût de développement très élevés, en dizaine de milliers d’Euros chaque année.

Dois-je prendre un intégrateur ?

Vous pouvez configurer Salesforce vous même mais ce n’est pas simple. De nombreux intégrateurs peuvent vous aider mais le coût est élevé.

Certaines plateforme sont basées sur Salesforce et permettent de réduire considérablement les coûts, comme Fonteva ou VerticalSoft.

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