VerticalSoft est une entreprise française créée depuis 2016. C’est un logiciel 100% cloud basé sur Salesforce, il est simplifié pour gérer et promouvoir votre fondation ou votre association.
Dans ce dernier article nous expliquerons comment évaluer un logiciel de gestion pour association.
Dans ce dernier article nous expliquerons comment évaluer un logiciel de gestion pour association. Dans nos articles précédents nous avons touché les points suivants:
8 étapes pour faire une étude de ses besoins avant d’acheter un logiciel de gestion pour association
Continuer à lire … « Comment évaluer un logiciel de gestion pour association »
Cet article fait suite à notre article soulignant que 2020 est une année clé pour la digitalisation des associations. La première étape est de définir la stratégie digitale de votre association puis de faire une étude de ses besoins avant d’acheter un logiciel de gestion pour association. Aujourd’hui nous expliquerons la différence entre un logiciel de gestion d’association open source et un logiciel de gestion d’association en mode cloud.
Cet article fait suite à notre article soulignant que 2020 est une année clé pour la digitalisation des associations. La première étape est de définir la stratégie digitale de votre association puis de faire une étude de ses besoins avant d’acheter un logiciel de gestion pour association. Aujourd’hui nous expliquerons la différence entre un logiciel de gestion d’association open source et un logiciel de gestion d’association en mode cloud.
Continuer à lire … « la différence entre un logiciel de gestion d’association open source et un logiciel de gestion d’association en mode cloud »Vous êtes une fédération ou une association? une partie de votre métier peut consister à faire du lobbying. En quoi consiste cette activité et comment Salesforce et VerticalSoft peuvent vous aider dans votre tâche?
Continuer à lire … « Quel logiciel pour les activités de lobbying de votre association ou federation ? »Tout comme une entreprise, une association a des relations avec des “clients”. La seule différence est que l’entreprise a des clients qui paient pour un produit ou un service, alors qu’une association a: soit des relations avec des adhérents/membres (qui paient une cotisation pour un service), soit des relations avec des donateurs (qui donnent pour une cause). Dans les deux cas, entreprises ou associations, il est important d’entretenir la relation avec le client, le membre ou le donateur. Cela permet à ces organisations de se développer. Les entreprises ont depuis longtemps compris ce concepte et utilisent des outils informatiques, plus particulièrement des outil de gestion de la relation client, encore appelés CRM, pour faciliter, suivre et développer ces relations. Par contre, les associations en France sont encore très timides dans l’adoption de ces instruments, parfois à cause d’un budget limité, mais également parfois parce qu’elles ne savent pas ce qu’un CRM est, et ce que cela peut leur apporter. Voici les points clés sur le sujet.
Malheureusement nous constatons tous les jours que certaines pages de dons sont difficiles à naviguer pour un donateur. Souvent, ces pages de dons en ligne ne sont autre que le pire ennemi de l’association essayant de collecter plus de dons. Il y a cependant quelques pratiques à suivre pour augmenter le taux de rendement (et donc de dons) d’une page.
Malheureusement nous constatons tous les jours que certaines pages de dons sont difficiles à naviguer pour un donateur. Souvent, ces pages de dons en ligne ne sont autre que le pire ennemi de l’association essayant de collecter plus de dons. Il y a cependant quelques pratiques à suivre pour augmenter le taux de rendement (et donc de dons) d’une page.
Continuer à lire … « 7 conseils pour des pages de dons en ligne performantes »
L’article 35 du nouveau règlement sur la protection des données qui entrera en vigueur en mai 2018 (RGPD) dispose que lorsqu’un traitement est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques, le responsable du traitement doit effectuer une analyse de l’impact sur la protection des données à caractère personnel. Votre association est-elle concernée et que doit-on savoir de cette analyse?
L’article 35 du nouveau règlement sur la protection des données qui entrera en vigueur en mai 2018 (RGPD) dispose que lorsqu’un traitement est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques, le responsable du traitement doit effectuer une analyse de l’impact sur la protection des données à caractère personnel. Votre association est-elle concernée et que doit-on savoir de cette analyse?
L’analyse d’impact permettra à votre association (si elle est concernée, voir ci-dessous) de démontrer que vous êtes en conformité avec le RGPD. Celle ci consiste en une étude d’un traitement que vous faites de données. Dans cette étude, vous devrez analyser tous les aspects du RGPD, tels que les caractéristiques du traitement, sa nécessité, sa proportionnalité vis à vis de la finalité envisagée et ses risques (qui a accès aux données? qui peut modifier les données? etc…. ). L’étude devra également couvrir les droits accordés par le RGPD, tels que droits des personnes et durée de conservation. Cette étude devra donc vous permettre d’évaluer tous les risques pour les droits et libertés des personnes et ainsi déterminer quelles mesures doivent être adoptées pour y faire face.
Une analyse contient donc les informations suivantes:
Tous les traitements ne nécessitent cependant pas la mise en œuvre d’une analyse d’impact. En effet, selon l’article 35, une analyse d’impact doit être mené (uniquement) quand le traitement est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées. L’analyse d’impact est, en particulier, requise dans les cas suivants:
a) l’évaluation systématique et approfondie d’aspects personnels concernant des personnes physiques, qui est fondée sur un traitement automatisé, y compris le profilage, et sur la base de laquelle sont prises des décisions produisant des effets juridiques à l’égard d’une personne physique ou l’affectant de manière significative de façon similaire
b) le traitement à grande échelle de catégories particulières de données visées à l’article 9, paragraphe 1, ou de données à caractère personnel relatives à des condamnations pénales et à des infractions visées à l’article 10; ou
c) la surveillance systématique à grande échelle d’une zone accessible au public.
Si le traitement mené par votre association ne présente pas de risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées aucune analyse n’est obligatoire. De même si vous avez déjà effectué une analyse pour un traitement similaire, une nouvelle analyse n’est pas requise.
Malheureusement il n’y a pas de définition dans l’article 35, donc en se référant à ce que dit la CNIL, un “risque sur la vie privée” consiste en:
Il est estimé en termes de gravité (vis à vis des personnes concernées) et de vraisemblance.
Une analyse de l’impact des opérations de traitement envisagées doit être menée avant la mise en œuvre du traitement. Si votre association a déjà mis en oeuvre des traitements avant l’entrée en vigueur du RGPD, une étude d’impact ne sera pas exigée si ces traitements ont fait l’objet d’une formalité préalable auprès de la CNIL. Attention cette dispense d’obligation de réaliser une analyse sera limitée à une période de 3 ans .
Le responsable de traitement est tenu par l’obligation de s’assurer de la conformité de son traitement au RGPD. S’il a désigné un délégué à la protection des données, il lui demande conseil et le charge de vérifier l’exécution du DPIA.
Le montant des amendes peut s’élever jusqu’à 10 000 000 EUR ou, dans le cas d’une entreprise, jusqu’à 2 % du chiffre d’affaires annuel mondial total de l’exercice précédent, le montant le plus élevé étant retenu (art. 83(4)(a)).
D’ici à mai 2018, le associations devront adopter un certain nombre de mesures, telles que (potentiellement) la nomination d’un délégué à la protection des données (Data Protection Officer ou DPO) ou la mise en place d’une étude d’impact avant la mise en œuvre de certains traitements, sous peine de sanctions, etc…pour plus de détails, voir notre article Comment préparer votre association à la nouvelle Réglementation Générale sur la Protection des Données ?
Le simple fait de s’équiper d’un logiciel CRM simple ne sera pas suffisant pour les associations. Il faudra s’équiper d’un logiciel dont l’infrastructure est suffisamment solide, établie et capable de se conformer au RGPD. Les amendes sont bien trop lourdes pour les ignorer. Il existe cependant un grand nombre de solutions gratuites pour le associations… Pour les associations souhaitant utiliser un de ces logiciels gratuits, se pose alors une question légitime : lequel d’entre eux choisir, et selon quels critères ? Pourquoi ne pas prendre un logiciel gratuit plutôt qu’un logiciel payant (certes leader mondial, tels que Salesforce ou Blackbaud) ?
Notre équipe a plus de 10 ans d’expérience d’intégration de CRM leaders tels que Salesforce. Certes ces offrent sont payantes, mais si on constate que plus de 12 000 associations utilisent ce produits, il y a une bonne raison à cela. Les offres gratuites n’offrent pas forcément la même sécurité, elles peuvent potentiellement disparaître et ne prennent pas le RGPD autant au sérieux (voir Salesforce et Blackbaud sur le sujet). Chez VerticalSoft, nous avons développé une solution en français, basée sur Salesforce, et donc vous offrant la sécurité de l’infrastructure Salesforce, grâce à notre accord avec Salesforce.org, la fondation de Salesforce. Pour plus d’information, sur nos fonctionnalités, voir notre site web ou contactez nous.
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Pour plus d’information sur le règlement européen sur la protection des données et les associations, voir :
Guide pratique gratuit « Les associations et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGDP ou GDPR) », cliquez ici.
Sur 10 nouveaux donateurs qu’une association peut gagner sur une année, ladite association en perd 8! Seulement 2 vont continuer a donner. Cela représente un taux de rétention de seulement 23%. Voici cinq conseils que vous pouvez facilement appliquer pour que les nouveaux donateurs de votre association deviennent des donateurs fidèles et réguliers.
Aux Etats Unis, une étude de l’association des professionnels du fundraising s’attaque à l’analyse de la rétention des donateurs. Cette étude révèle notamment que pour les donateurs existants, le taux rétention est de 46%, c’est à dire que 6 donateurs sur 10 re-donnent dans la même année. Par contre sur 10 nouveaux donateurs qu’une association peut gagner sur une année, ladite association en perd 8! Seulement 2 vont continuer a donner. Cela représente un taux de rétention de seulement 23%.
Malheureusement il n’est pas difficile de comprendre pourquoi. Les associations n’accordent pas assez d’importance aux premiers donateurs, surtout à ceux qui donnent des petits montants. Plutôt que de passer du temps à fidéliser et retenir ces nouveaux (petits) donateurs, la plupart des associations se focalisent à trouver encore plus de nouveaux donateurs. Certes, acquérir plus de donateurs semble intuitivement être la bonne solution, mais plus de donateurs ne signifie pas toujours stabilité des ressources financières. Une stratégie de fidélisation est beaucoup plus importante parce qu’un donateur qui donne une seconde fois est probablement un donateur qui deviendra régulier. Voici cinq conseils que vous pouvez facilement appliquer pour que les nouveaux donateurs de votre association deviennent des donateurs fidèles et réguliers.
1- Appelez de nouveaux donateurs pour dire merci
Nous avons nous même été surpris lorsque nous avons été appelés par Médecins Sans Frontières après avoir fait un premier don. Les associations appellent très rarement les donateurs, en particulier les nouveaux, malgré le fait qu’un tel appel va nécessairement impressionner tout nouveau donateur. Le reconnaissance humaine est clé. Si votre association a les ressources pour le faire, formez un groupe de volontaires qui seront chargés d’appeler les nouveaux donateurs, pour les remercier et leur expliquer plus personnellement l’usage de leur don.
2- Envoyez un remerciement par email
A défaut d’appeler, la meilleur façon de fidéliser un donateur est de le remercier par email. N’envoyez pas seulement le reçu fiscal, mais un vrai message de remerciement personnalisé. Un outil de CRM vous permettra de gérer facilement ce genre de stratégie. Rappelez vous de les tenir constamment informé de votre projet et de l’utilisation des fonds. Un seul email de remerciement est un début mais ce n’est jamais suffisant! Encore une fois, le CRM, la segmentation de vos contacts et l’emailing vous permettra de mettre en place une telle stratégie de fidélisation.
Template d’email de remerciement sur VerticalSoft:
3- Inviter vos nouveaux donateurs à un événement qui n’est pas une collecte de fonds
L’idée est de créer un événement pour les remercier sans leur demander de soutien financier. Une des petites associations sportives avec qui nous travaillons organise par exemple la possibilité pour les nouveaux donateurs de venir assister à un événement sportif. C’est une opportunité incroyable de partager leur mission avec ces nouveaux donateurs, de les montrer comment leur argent est utilisé et de les fidéliser.
D’autres événements sans demande de dons peuvent être un événement de bienvenue dans un jardin public ou une invitation à une exposition spéciale. Si la plupart de vos nouveaux donateurs sont dans toute la France, essayez un événement en ligne. Facebook Live, par exemple, peut être utilisé pour un événement virtuel.
Exemple de page événement sur VerticalSoft:
4- Inviter vos nouveaux donateurs à faire du bénévolat
Bien évidemment vos bénévoles sont vos plus grands fans. la même étude de l’association des professionnels du fundraising a révélé que 43% des donateurs ont fait du bénévolat d’abord, puis ont fait un don. Plus important est le fait que presque tous les bénévoles donnent, et beaucoup le font à plusieurs reprises avec des montants plus élevés. Donc la meilleure façon de fidéliser vos premiers donateurs est de les transformer en bénévole, pour qu’ils deviennent naturellement donateurs réguliers. Allez-y à petits pas, avec une opportunité de bénévolat d’une journée, ou suggérez que le nouveau donateur invite des amis à se joindre à lui en faisant du bénévolat. Les jeunes aiment particulièrement faire du bénévolat en groupe, donc invitez les à inviter leurs amis!
5- Transformez un donateur ponctuel en un donateur mensuel
Tous vos formulaires de dons doivent être conçus pour donner cette option de dons récurrents. Cette offre doit se faire au moment même où ils donnent. Vos donateurs doivent avoir le plus d’options possible au moment de donner, des montants fixes ou pré-déterminés et une explications de ce que ces montants représentent. S’ils n’ont pas opté pour le montant récurrent, essayez d’envoyer une invitation par e-mail peu après pour rejoindre votre club de dons mensuels, et incluez la suggestion dans votre message de remerciement.
Les associations doivent impérativement donner plus d’importance aux premiers donateurs. Acquérir un nouveau donateur coûte très cher (publicite, evenement etc…). Améliorer le taux de rétention est beaucoup moins cher, et un simple logiciel de gestion d’association peut grandement vous y aider.
Sur le même sujet:
Comment attirer de nouveaux donateurs pour votre association?
Pourquoi les petites associations adoptent de plus en plus le logiciel de gestion ou CRM ?
Adhésion et cotisation désignent la même chose. Une association peut exiger de ses membres de verser une cotisation. Notament cette cotisation sera obligatoire si cela est précisé dans les statuts de l’association. Si le membre n’a pas payé sa cotisation, il ne pourra pas participer aux assemblées. Il y a cependant de nombreuses associations qui n’exigent pas le paiement d’une cotisation. Assurez vous de tenir un registre de vos adhérents. Ce registre n’a pas à être déclaré à la CNIL selon la dispense No 8. Pour plus de détails sur vos obligations envers la CNIL, lisez : Les associations et leurs obligations envers la CNIL.
Attention, même si vous n’avez pas à enregistrer un tel registre, vous devrez faire attention à plusieures choses pour être en conformité avec la réglementation en place et à venir, notamment le RGPD.
En France, tout comme dans toute l’Europe, la protection des données personnelles est un droit fondamental. Le nouveau règlement Européen sur la protection des données qui entrera en vigueur en mai de cette année, confirme ce droit et renforce certains concepts. En pratique, vous n’avez pas le droit de récolter et traiter des données personnelles si vous n’avez pas de base légale pour le faire. La base légale qui concerne la plupart des association sera le consentement. Certes le consentement n’est pas toujours nécessaire, et d’autres bases légales peuvent etre utilisees pour justifier votre collecte et traitement, mais dans le cas d’une association, le consentement reflète le mieux la relation avec vos adhérents.
Attention vous avez besoin d’obtenir le consentement préalable de toute personne avant de les contacter par email. Vos campagnes d’emailing doivent respecter les règles du RGPD.
Sela la réglementation en place, le consentement doit être spécifique et informé et donné librement. Vos formulaire d’adhésion doivent donc permettre un consentement clair par une action claire (pas de case pré-cochée!). Ajouter des mentions légales à tous vos formulaires et des informations relatives aux droits des adhérents sur leur données personnelles. Voir l’article: Comment adapter vos formulaires de dons en ligne et de contact pour les rendre conformes au RGPD
Assurez vous d’un enregistrement dans votre système du consentement, de la date et de sa forme (consentement à quoi). Nous recommandons absolument l’investissement dans un bon logiciel de gestion pour gérer cela. Utilisez une technologie leader pour éviter les problèmes qui peuvent causer de lourdes peines aux associations. C’est la raison pour laquelle VerticalSoft a choisi Salesforce pour l’infrastructure de son logiciel.
Encore une fois votre système doit pouvoir gérer le retrait du consentement à tout moment. Attention, selon la CNIL, les données personnelles ne peuvent être conservées au delà de la démission ou de la radiation du membre (sauf s’il fait la demande contraire).
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Pour plus d’information sur le règlement européen sur la protection des données et les associations, voir :
Guide pratique gratuit « Les associations et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGDP ou GDPR) », cliquez ici.
Association et RGPD (GDPR) : doit-on tenir un registre des traitements ?
Le nouveau règlement général sur la protection des données (RGPD ou GDPR) entrera en vigueur le 25 mai 2018 dans tous les pays de l’Union Européenne et donc en France. Une association se compose essentiellement de membres et d’administrateurs. Plus spécifiquement pour les membres, comment une association peut-elle s’assurer que la gestion de ses membres et de leurs données personnelles est conforme au RGPD. Voici quelques conseils pour être en conformité.
Le nouveau règlement général sur la protection des données (RGPD ou GDPR) entrera en vigueur le 25 mai 2018 dans tous les pays de l’Union Européenne et donc en France. Une association se compose essentiellement de membres et d’administrateurs. Plus spécifiquement pour les membres, comment une association peut-elle s’assurer que la gestion de ses membres et de leurs données personnelles est conforme au RGPD. Voici quelques conseils pour être en conformité.
Le principe du RGPD est que les associations (de même titre que toute autre organisation), qui traitent des données personnelles d’un résident européen sont directement impactées par ce nouveau règlement et devront s’y conformer. Le plus grand changement sur la collecte et le traitement des données personnelles est basé autour du consentement. Donc en tant qu’association, vous devrez vous assurer que vos membres consentent aux traitement de leurs données personnelles. Que doit faire mon association pour gérer ses membres en accordance avec les principe du RGPD?
Lorsque vous collectez des informations sur des membres via votre site Web et vos formulaires en ligne, vous devrez donner à la personne concernée une option claire pour savoir si elle consent ou non à ce que ses données soient traitées et à quelles fins. Si vous n’obtenez pas de consentement explicite, vous n’êtes pas autorisé à utiliser ces données. Par exemple, sur votre formulaire d’inscription de membres en ligne, vous aurez besoin d’une case à cocher (la case ne peut pas être pré-cochée) demandant si le membre souhaite recevoir des mises à jour. Sur les formulaires d’abonnement à la newsletter, vous devrez expliquer clairement ce que l’abonné recevra.
Déterminer quelles sont les données personnelles que vous devez absolument collecter pour assurer la gestion de vos membres. La nouvelle réglementation impose de ne collecter sur informatique que les données qui sont strictement nécessaires à vos objectifs. Evitez de collecter des données peu nécessaires et plus sensibles telles que données de santé, données relatives aux origines raciales ou ethniques).
Celles-ci devront comporter un certain nombre d’information que vous pouvez retrouver dans les articles 12, 13 et 14 du règlement. Les plus importantes étant (cette liste n’est pas complète!) les suivantes:
Attention, la non-conformité au RGPD n’est pas une option! Comment faciliter sa mise en conformité ? Adoptez un logiciel de gestion d’association dans lequel vous stockerez les données personnelles et l’enregistrement du consentement et des préférences de communication des personnes concernées. Une solution simple consiste à utiliser un système intégrant les données de votre site web dans votre base de données. Un CRM par exemple pourra vous aider. Si vous utilisez différents outils web (mass mailer, plateforme de crowdfunding, logiciel de gestion des membres) qui ne sont pas intégrés, vous ne pourrez jamais avoir une vue 360 des données collectées et des consentements de vos membres. Attention aux solutions gratuites! si vous devez économiser de l’argent ce n’est pas sur cela! La raison étant que les organismes qui ne respectent pas ces nouvelles obligations pourraient faire face à des pénalités et des amendes sévères.
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Pour plus d’information sur le règlement européen sur la protection des données et les associations, voir :
Guide pratique gratuit « Les associations et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGDP ou GDPR) », cliquez ici.
Association et RGPD (GDPR) : doit-on tenir un registre des traitements ?
Selon Blackbaud, les organismes caritatifs ou plus généralement les associations de plus petite taille, choisissent de plus en plus d’adopter une logiciel cloud ou CRM pour améliorer leurs collectes de fonds, mieux gérer leur membres et respecter le RGPD.
Selon Blackbaud, les organismes caritatifs ou plus généralement les associations de plus petite taille, choisissent de plus en plus d’adopter une logiciel cloud ou CRM pour améliorer leurs collectes de fonds, mieux gérer leur membres et respecter le RGPD. L’adoption est tellement rapide que Blackbaud a conçu une offre spéciale pour les petites organisations, appelée eTapestry. La solution propose des prix de $119 a $399 dependant du nombre de contacts.
Blackbaud souligne que le Royaume-Uni a vu le plus grand nombre de nouveaux adoptants, avec un grand nombre d’églises et de clubs sportifs. Non seulement ces acteurs ont besoins d’augmenter leurs dons en offrant le dons en ligne et des campagnes d’appel à dons, mais ils ont également besoin de gérer efficacement leur membres et de respecter le nouveau règlement européen sur le traitement des données personnelles, le RGPD.
Cinnamon Network, une petite association anglaise, a déclaré: “En tant que réseau de volontaires, nous travaillons tous à distance, donc une base de données CRM basée sur le cloud était essentielle. Nous avions également besoin d’une base de données personnalisable pour intégrer notre site Web et prévoyons d’utiliser l’un des formulaires Web pour permettre l’adhésion en ligne. Un CRM offre tout ce dont nous avions besoin et nous sommes impatients de commencer”.
Les logiciels de gestions d’association ou CRM, étaient jusqu’à maintenant uniquement destinés aux grands acteurs du marché associatif de part leur prix. Mais cette offre se démocratise et de nombreux produits aux Etats Unis proposent des solutions cloud sans development et avec un paiement mensuel faible.
Les fonctionnalités sont très diverses et répondent à tous les besoins des associations, petites ou grandes. Elles comprennent:
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Comment évaluer l’impact d’un CRM et améliorer le financement de votre association ?
Choisir le bon CRM pour une petite association
11 points clés pour évaluer un CRM ou logiciel pour association
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