En théorie, la loi de 1901 n’oblige pas les associations à tenir une comptabilité. En pratique toutes les associations tiennent une forme de comptabilité. Si vous travaillez encore avec des documents excel, si vous classifiez encore vos factures dans une boîte à chaussures ou même si vous utilisez d’anciens logiciels de bureau pour votre comptabilité, il est temps pour votre association de passer à un logiciel cloud pour vous simplifier la vie.

Qu’est ce qu’un logiciel cloud?

Il existe vraiment 2 grandes catégories de logiciel de comptabilité sur le marché: les logiciels de bureau et les nouveaux logiciels en ligne ou dans le cloud. Le logiciel de bureau est un système qui requiert l’installation sur son ordinateur avant toute utilisation et on reste responsable de sa mise à jour. Nous avons expliqué plusieures fois pourquoi ce système n’est pas recommandé, principalement à cause de son manque de flexibilité, de sécurité et de fiabilité. Pour nous, un logiciel de comptabilité en ligne, a de nombreux avantages. Ces avantages sont la réduction des coûts, la mobilité, les mises à jour et la maintenance automatiques en temps réel et la possibilité de collaborer en ligne. Le logiciel est simplement accessible via internet par toute personne ayant été accréditée. Contrairement aux idées reçues, ces systèmes sont beaucoup plus sécurisés. Le logiciel est vendu comme un service, généralement de mois en mois, avec peu ou pas d’obligation. C’est beaucoup moins cher que d’acheter des logiciels de bureau coûteux à l’avance et de les maintenir vous-même.

Un logiciel cloud est-il sure?

La sécurité, la confidentialité et la fiabilité sont les préoccupations les plus courantes concernant les logiciels cloud, en particulier en matière financière. Stocker des informations financières ailleurs semble parfois un peu effrayant. La réalité est que les entreprises de comptabilité en ligne leaders ont souvent une meilleure sécurité que votre bureau, avec des cryptages de sécurité égal aux niveaux utilisés par les banques.

Qu’est ce qu’un logiciel de comptabilité pour les associations?

Un logiciel de comptabilité aura une interface unique avec tous les systèmes et applications dédiés à la gestion et au traitement des données financières d’une association.

Qu’est ce qu’un logiciel de comptabilité va apporter à mon association?

Les logiciel de comptabilité, ont des fonctions très importantes pour la gestion journalière de votre association. Ces fonctions vous faciliteront le travail quotidien de tenir une comptabilité.

• Créer des devis et des factures
• Gestion de trésorerie
• Rapports
• Synchronisation avec votre banque
• Collaboration avec votre comptable

Adopter un logiciel de comptabilité en ligne pour automatiser vos tâches quotidiennes signifie être plus rapide, plus efficace, faire moins d’erreurs et être capable de partager des informations en ligne avec votre comptable où que vous soyez. Le résultat final? Vous économisez du temps sur les corvées financières et vous économisez de l’argent sur vos frais de comptabilité. VerticalSoft a adopté Quickbooks, un leader dans la comptabilité en ligne. Lisez ici Pourquoi utiliser QuickBooks Online pour votre association ?

Un contrôle fiscal peut être très stressant et causer beaucoup de perte de temps. Les associations peuvent-elles être, elles aussi, soumise à un contrôle fiscal ?

Qu’est ce qu’un contrôle fiscal?

Un contrôle fiscal est tout simplement une opération de vérification de la part des agents du Trésor Public (autrement appelle le fisc). Le fisc, lors d’un contrôle, vérifie que les déclarations fiscales faites par votre association sont en concordance avec les éléments dont disposent l’administration. Donc pour être soumise à un contrôle fiscal, votre association devra être soumises aux impôts commerciaux et donc au code général des impôts (qui comporte une obligation de présentation de documents comptables). Il est estimé qu’à peu près 20 000 associations françaises, sont soumises aux impôts commerciaux, dont l’IS (impôt sur les sociétés) et la TVA. Les associations qui n’ont pas d’activité commerciales et qui sont donc à but non lucratif ne peuvent pas faire l’objet d’un contrôle fiscal. Pour plus de détails, voir: Quels impôts pour les associations ?

Que se passe t-il lors d’un contrôle fiscal?

En pratique il existe plusieurs niveaux de contrôle fiscal. Le plus simple et léger consiste en une communication de la part du fisc demandant des informations sur tel ou tel élément de votre déclaration. Si certaines informations sont erronées, elles donnent lieu à un ajustement du montant de l’impôt et aucune autre disposition n’est prise. Autre type de contrôle, peut voir les agents du fisc vous demander de produire une liste de justificatifs plus exhaustives.

L’utilisation d’un système de comptabilité en ligne est bien entendu recommandé si vous n’en utilisez pas déjà un. Attention votre association peut également faire l’objet d’une vérification de comptabilité sur place (et non d’un simple contrôle sur pièces depuis le bureau des Finances publiques) selon les articles L13 à L13B du Livre des procédures fiscales. C’est la situation ou un agent du fisc viendra dans vos bureaux. Dépendant de ce que l’agent du fisc découvre, vous recevrez potentiellement une proposition de rectification à laquelle vous devrez répondre dans les 30 jours.

Quelles sont les obligations fiscales de mon association si elle n’a pas d’activité commerciales et est à but non lucratif ?

Certes dans ce cas, votre association ne pourra pas être soumise à un contrôle fiscal, cependant, elle est tout de même soumise à certaines obligations. Notamment, votre association devra communiquer au fisc, ses livres comptables ainsi que tous ses documents relatifs à son activité afin que ses agents puissent être en mesure de procéder à l’analyse de votre activité et d’en tirer des conclusions sur le plan fiscal.

Voir aussi:

Une association doit-elle choisir un logiciel de gestion certifié conforme à la nouvelle loi anti-fraude TVA?

Problèmes juridiques des associations: avoir une activité commerciale non déclarée

Qu’est ce qu’un logiciel de comptabilité pour association?

Quel logiciel de comptabilité pour les associations ?

Mon association est-elle soumise à la nouvelle loi anti-fraude TVA?

Définition de la cotisation

On retrouve un définition simple sur le site officiel de l’administration Française: La cotisation est une somme d’argent dont les statuts d’une association prévoient le versement par les membres afin de contribuer au fonctionnement de l’organisme. Le versement d’une cotisation n’est pas une disposition obligatoire des statuts sauf si cela est prévu par la loi. Son montant, la périodicité et l’échéance des versements sont fixés par les statuts. Son non paiement peut entraîner la perte de la qualité de membre de l’association. Elle ouvre droit à une réduction d’impôt.

Enregistrement comptable des cotisations

Attention ces cotisations ne sont pas assujetties à la TVA, à condition qu’elles n’offrent qu’une contrepartie morale à l’adhérent. Cette condition est égalmment nécessaire pour l’obtention d’un reçu fiscal ouvrant droit à déduction d’impôt. L’enregistrement se fait dans le compte 756-Cotisations et ces cotisations sont rattachées aux produits de l’exercice de référence. Attention de ne pas mélanger la cotisation avec le droit d’entrée. Votre association peut demander un droit d’entrée pour tous les nouveaux adhérents. Ce droit est payé une seule fois. Il est enregistré dans le compte 102 « Fonds associatifs sans droit de reprise ».

Exemple : une personne souhaite adhérer à votre association. La cotisation annuelle de votre association est de 100 Euros. Mais pour les premiers cotisants, votre association demande également le paiement d’un droit d’entrée de 10 Euros. Les entrées comptables seront les suivantes:

Sur le thème de la comptabilité des associations, voir:

Quel logiciel de comptabilité pour les associations ?

Qu’est ce qu’un logiciel de comptabilité pour association?

Pourquoi utiliser QuickBooks Online pour votre association ?

En théorie, la loi de 1901 n’oblige pas les associations à tenir une comptabilité. En pratique toutes les associations tiennent une forme de comptabilité (certaines en sont légalement obligées). Selon la taille de l’association, celle-ci tiendra soit une comptabilité de trésorerie (donc une comptabilité simplifiée avec un suivi chronologique des encaissements et des décaissements), soit une comptabilité d’engagements (soit une comptabilité en partie double).

Quelles associations doivent produire un bilan et compte de resultats ?

D’après le comité de réglementation des comptes, certaines associations doivent obligatoirement tenir une comptabilité d’engagement. Par exemple:

• les associations reconnues d’utilité publique ou agréées, et celles faisant appel à la générosité publique ;
• les associations qui emploient des salariés ;
• les associations percevant des subventions publiques de l’Etat ou des collectivités locales pour un montant annuel dépassant 153 000 € ;
• les associations qui ont une activité économique soumise aux impôts commerciaux ou financées par des collectivités territoriales sur plus de 50 % de leur budget ou pour plus de 75 000 € ;
• les associations émettant des valeurs mobilières ou contractant un emprunt ;
• les associations d’intérêt général recevant des versements par l’intermédiaire d’associations relais ;
• les associations qui interviennent dans certains secteurs tels que le sanitaire et social, la jeunesse, l’organisation de voyages, la formation professionnelle, les sports ;
• les associations ayant pour but exclusif l’assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale et reconnues comme telles par arrêté
• Les associations ayant une mention dans leurs statuts.

Pour plus d’information, cliquez ici.

Sinon, les statuts de l’association peuvent prévoir la tenue d’une telle comptabilité.

Le bilan : l’image des finances de l’association

Le bilan est un état normalisé présentant la situation patrimoniale de l’association à une date déterminée. Il représente les emplois et ressources dont dispose l’entité comptable.

• L’actif de l’association comprend:
  • les actifs immobilisés: c’est a dire les immobilisations corporelles ou financieres dont l’association est propriétaire (un local, une SICAV par exemple). Ces actifs ont une durée de vie de plus de 1 an.
  • Les actifs circulants: c’est a dire les créances (adhérents, collectivités) et les disponibilités de caisse et de banque. Ces actifs ont une durée de vie de moins de 1 an.
• Le passif de l’association comprend: Les fonds associatifs a long termes telles que des subventions d’investissement et les dettes à court termes comme un découvert à la banque.

Le compte de résultat

Le compte de résultat témoigne de l’activité de l’année écoulée, donnant une idée de l’évolution des emplois et des ressources. Il comprend 2 colonnes:

• les charges telles que les achats de biens et de services, les salaires et cotisations sociales si l’association a des employés.
• les produits tels que les vente de biens ou de services, les cotisations et dons

L’annexe

L’annexe présente des éléments de précision sur la comptabilité (tableaux d’amortissement, échéanciers d’emprunt, justification d’un résultat exceptionnel…). Le document comprend donc à la fois des données chiffrées et des commentaires écrits.

Pour plus d’information sur les logiciels de comptabilité

Pourquoi utiliser QuickBooks Online pour votre association ?

Qu’est ce qu’un logiciel de comptabilité pour association?

Quel logiciel de comptabilité pour les associations ?

Même si seulement une certaine catégorie d’association est soumise à une réelle obligation légale de tenir une comptabilité certifiée par un expert comptable, la prudence reste de suivre cette démarche. Si votre association cherche à recueillir des dons en ligne ou demander un subvention, vous devrez vous y conformer. De nombreuses associations avec qui nous travaillons ont un système papier obsolète ou cherchent à diminuer les tâches administratives liées à leur travail avec un expert comptable. L’utilisation d’un logiciel de comptabilité pour association reste la solution la meilleure et la plus économique (voir notre article sur Quickbooks, notre logiciel préféré). Dans cet article nous répondrons à 3 questions: qu’est ce qu’un logiciel de comptabilité pour association? quelle est la différence entre un logiciel de bureau et un logiciel en ligne? quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité pour association?

Voir également notre article Votre association doit-elle passer à la comptabilité en ligne ?

Qu’est ce qu’un logiciel de comptabilité pour association?

Un logiciel de comptabilité réunit dans une même interface, tous les systèmes et applications dédiés à la gestion et au traitement des données financières d’une association. Ces logiciels permettent de régir les comptes et d’automatiser certaines opérations systématiques (facturation par exemple), d’enregistrer les données comptables, de mesurer les indicateurs essentiels de votre organisation et de rendre compte de l’activité financière de l’association. Un logiciel de comptabilité pour association peut donc vous aider à rester au courant de votre situation financière au jour le jour, vous permettre de créer des rapports et des budgets prévisionnels (qui seront essentiels si vous cherchez du financement auprès de fondations ou d’entités publiques). Parce que ces logiciels offrent une façon complète de gérer vos comptes, de nombreuses associations les utilisent déjà.

Quelle est la différence entre un logiciel de bureau et un logiciel en ligne?

Il existe 2 types de logiciel de comptabilite pour votre association. Vous devrez décider entre un un logiciel de bureau ou un logiciel en ligne. Un logiciel de comptabilité de bureau est un système relativement ancien. On l’installe sur son ordinateur avant toute utilisation et on reste responsable de sa mise à jour. Notre avis est que ce système comporte de nombreux désavantages. Les données ne sont généralement pas à jour car tout doit être importé manuellement. De plus rappelez vous qu’un logiciel de bureau est installé sur un seul ordinateur – ce qui n’est ni sécurisé ni fiable. Personne d’autre que le propriétaire de cet ordinateur ne pourra accéder à ces données, qui d’ailleurs ne seront pas partageables facilement. Enfin, vous ne pourrez pas accéder à vos données en déplacement ou de chez vous.

L’alternative plus moderne à considérer est le logiciel de comptabilité en ligne, de nuage ou dans le cloud qui n’a besoin ni d’installation ni de mise à jour. Un logiciel de comptabilité en ligne est accessible via internet ce qui vous permet d’utiliser le logiciel à distance à tout moment et depuis n’importe quel endroit. Il est accessible par toute personne ayant été accréditée, donc permet un travail beaucoup plus collaboratif. Contrairement aux idées reçues, ces systèmes sont beaucoup plus sécurisés. Aucun risque de perte de vos données en cas de crash de votre disque dur ou en cas de vol ou de destruction accidentelle de votre ordinateur puisque rien n’est sauvé sur votre disque dur. Vos informations sur le cloud sont cryptées et protégées par un pare-feu.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité pour association?

Les fonctionnalités essentielles de ces logiciel de comptabilité sont les suivantes:

1- Créer des devis et des factures:

Fonctionnalité essentielle numéro 1, la possibilité de générer facilement de nouveaux devis et factures personnalisés avec le logo de votre association et vos coordonnées. Ces factures peuvent être par exemple émises après le paiement d’une adhésion. Vous pourrez les envoyer directement à vos membres et adhérents ou les exporter au format PDF. Cette automatisme vous permet de gagner du temps en évitant la saisie manuelle des informations dans votre système.

2- Gestion de trésorerie

Il est très important pour les associations de surveiller de près leur budget. Avec un logiciel de comptabilité, vous pouvez facilement avoir une vue d’ensemble de votre trésorerie grâce à un tableau de bord qui vous permet de suivre entrées et sorties, ou grâce aux rapports dans l’hypothèse où vous voulez avoir une analyse plus approfondie de vos comptes.

3- Rapports

La fonction de rapport vous permet de générer bilan, compte de résultat, analyse de trésorerie, analyse par projet, etc… Ces rapports vous aide à suivre et à surveiller les performances de votre organisation. Ils vous permettent également de planifier votre activité et de prendre des décisions pour les mois à venir. La création de rapports est particulièrement utile si vous faite des demandes de financement auprès des divers organismes.

4- Synchronisation avec votre banque

En général, les logiciels vous permettent également de faire vos rapprochements bancaires. Le logiciel se connecte à votre compte bancaire pour importer automatiquement tous vos reçus et paiements, réduisant ainsi le temps consacré à la saisie des données et à la réconciliation manuelle.

5- Collaborez avec votre comptable

Vous pouvez donner à votre comptable une connexion à votre logiciel afin qu’ils puissent accéder à l’information sans avoir à se rendre à votre bureau. Cela vous permet non seulement de gagner du temps mais aussi d’économiser sur les coûts de déplacement facturés par votre comptable.

6- Un coût mensuel minime

Pour les logiciels en ligne, la facturation se fait en général par mois ou parfois pour une année. Le coût est relativement faible, à partir de 100 euros par mois.

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 VerticalSoft est une entreprise de l’économie sociale et solidaire, aidant les associations dans leur transition numérique. Si vous êtes une association de la Loi 1901, vous pouvez bénéficier d’une consultation gratuite sur votre stratégie web, de fundraising et sur l’utilisation du numérique. N’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de vos besoins.

Vous assurer de la bonne tenue de la comptabilité de votre association est essentielle pour cultiver un relation de confiance avec vos donateurs, financeurs et partenaires. Tous ont à coeur de savoir comment leur argent est utilisé. Nous rappellons que la loi 1901 n’oblige pas les associations à tenir une comptabilité certifiée mais que celle-ci s’avère tout de même nécessaire à partir du moment ou ladite association reçoit de l’argent public.

Dès lors quels sont les systèmes de comptabilité à disposition des associations et pourquoi QuickBooks est le système en ligne de choix pour les associations et fondations avec lesquelles nous travaillons.

Pourquoi votre association a-t-elle besoin d’un nouveau système de comptabilité?

Dans un article précédent, nous avons souligné les avantages pour une association d’utiliser un logiciel de comptabilité en ligne et les raisons pour lesquelles la comptabilité sur papier et sur excel ou les logiciels traditionnels de bureau sont des outils désuets. Les problèmes inhérents aux anciens systèmes de comptabilité sont les suivants:

• Grande accumulation de papiers administratifs.
• Une mauvaise visibilité financière et donc une difficulté évidente pour donner des conseils stratégiques.
• Une fin d’année fastidieuse à rassembler tous les documents nécessaires.
• Le logiciel de bureau est peu sécurisé, cher et nécessite des sauvegardes et mises à jour informatiques coûteuses à exécuter.

Comment Quickbooks peut aider votre association?

QuickBooks est un outil intuitif et pratique pour les associations. Tout d’abord, Quickbooks est un logiciel de comptabilité en ligne (dans le cloud) donc accessible via internet. Il permet notamment de rendre les données qui sont stockées dans le cloud facilement accessibles. Le cloud ou nuage est hébergé sur des serveurs distants plutôt que sur un serveur au sein de votre organisation. Avec le logiciel cloud, rien n’est sauvegardé sur votre disque dur local. Vous vous connectez via votre navigateur Web ou votre appareil mobile et utilisez le logiciel à distance à tout moment et depuis n’importe quel endroit.

QuickBooks permet, entre autre, de facturer, de créer des devis, de gérer sa TVA, de consulter le solde de ses comptes bancaires, de gérer des tableaux de bord. De plus, comme la base de données est partagée avec son expert-comptable, QuickBooks vous permet de gagner du temps et de réduire les coûts de votre comptable.

Par le biais de notre partenariat avec des experts comptables, nous avons intégré dans notre logiciel en ligne de gestion pour association, VerticalSoft, non seulement Quickbooks mais également Receipt Bank. Receipt Bank, est un outil pour perdre moins de temps avec vos factures d’achat. Celles-ci peuvent être scannées via l’appareil photo d’un smartphone, puis transmises à Quickbooks.

Selon nous, les raisons d’adopter Quickbooks et Receipt Bank sont les suivantes:

• Réduire la quantité de papiers administratifs – Receipt Bank aidera votre organisation à supprimer la perte de temps liée à la saisie des dépenses et à la gestion des documents. Scannez, envoyez un courriel ou prenez une photo de vos reçus avec un smartphone et les chiffres seront automatiquement enregistrés dans QuickBooks.
• Vision claire et actuelle de vos fonds et de votre situation financière: QuickBooks vous permet de suivre facilement des fonds et des projets distincts. Vous pouvez facilement voir les revenus et les dépenses d’un projet particulier.
• Votre comptabilité de fin d’année est facilitée. Vos transactions, factures et reçus sont stockés en toute sécurité sous forme de données numériques dans le cloud. Votre comptable y a immédiatement accès.
• Économique: le prix par mois de notre plateforme vous offrent une solution complète et rentable pour la gestion de vos finances.

Si vous êtes noyés sous des piles de documents, ou si votre système de comptabilité actuel ne vous donne pas la visibilité financière nécessaire pour piloter votre association de façon efficace, il est temps de considérer de changer de système et d’adopter VerticalSoft et Quickbooks.

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VerticalSoft est une entreprise de l’économie sociale et solidaire, aidant les associations dans leur transition numérique. Si vous êtes une association de la Loi 1901, vous pouvez bénéficier d’une consultation gratuite sur votre stratégie web et sur l’utilisation du numérique. N’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de vos besoins.