Configurer ses formulaires d’adhésion en ligne

VerticalSoft permet de créer et de créer des formulaire d’adhésion en ligne pour des adhésions de toute durée, ou des cours ou ateliers. Depuis une interface simple et intuitive, vous pourrez créer autant de formulaires d’adhésion que nécessaire, gérer des listes (de lieux, de thèmes ou de documents), des formules, des options, et des remises. VerticalSoft vous permet également d’exiger certains documents lors de l’inscription tels que des certificats médicaux ou des autorisations parentales. VerticalSoft est une solution intégrée de gestions de vos adhésions en ligne, permettant une gestion administrative simplifiée et facilitée (informations enregistrées dans la base de membres ainsi que dans votre base comptabilité).

Pour créer vos formulaires d’adhésions en ligne, vous devrez suivre les étapes suivantes:

Configurer ses formulaires d'adhésion en ligne

Étape 1: Paramétrage général de l’adhésion en ligne: Paramétrage des informations qui apparaîtront sur tous vos formulaires d’adhésion

  • Qu’est ce qu’un formulaire d’adhésion en ligne
  • Paramétrage des informations qui apparaîtront sur tous vos formulaires d’adhésion
  • Paramétrage des formulaires d’essai gratuit

Étape 2: Configurez les listes de vos d’adhésion

  • Qu’est ce qu’une variable de vos d’adhésion
  • Configuration des thématiques
  • Configuration des Lieux
  • Configuration des documents à fournir

Étape 3: Créez vos formulaires d’adhésion

  • Création d’un nouveau formulaire
  • Retrouver les listes et les liens de ses formulaires d’adhésion
  • Supprimer un formulaire déjà créé
  • Modifier un formulaire déjà créé

Étape 4: Comment configurer vos formules d’adhésion et ajouter vos formules à vos formulaires

Qu’est ce qu’une formule d’adhésion en ligne

Configuration des formules d’adhésion

  • Description publiée sur le formulaire d’adhésion
  • Informations de calendrier
  • Formulaire en ligne

Relier des formules d’adhésion à des formulaires, des documents et des professeurs

Modifier ou supprimer des formules d’adhésion déjà créées

Étape 5: Comment configurer vos options d’adhésion

Qu’est ce qu’une option d’adhésion

Configuration des options d’adhésion

Relier des options d’adhésion à des formulaires et des documents

Modifier ou supprimer des options d’adhésion déjà créées

Envoie de confirmation d’adhésion pour vos adhérents

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Qu’est ce qu’un formulaire d’adhésion en ligne

VerticalSoft vous permet de créer un ou plusieurs formulaires d’adhésion en ligne (un formulaire d’adhésion à des cours de yoga et un autre formulaire d’adhésion à des cours de karaté par exemple). Un formulaire d’adhésion en ligne est le formulaire qui permettra à vos adhérents, depuis votre site Web, d’adhérer en ligne à des cours, des ateliers ou de souscrire à son adhésion annuelle. Cela inclut la configuration du formulaire lui même, des modes de paiement en ligne, des messages de confirmation d’adhésion, etc…. Un formulaire d’adhésion en ligne permet à votre association de récolter toutes les informations nécessaires à créer un nouvel abonnement, ainsi que le paiement. L’adhésion en ligne permet de faciliter le travail administratif de votre association en synchronisant les données de l’adhérent dans votre base de données Membres, en enregistrant le paiement dans votre comptabilité et en générant les documents nécessaires à l’adhésion tels que le contrat d’adhésion, le certificat médical et, si nécessaire, une licence (par exemple un licence sportive).

Dans VerticalSoft, les formulaires d’adhésion ont 2 grandes catégories d’informations:

  • Les informations qui apparaîtront sur tous vos formulaires (par exemple votre texte légal)
  • Les informations qui apparaîtront seulement sur certain formulaire (par exemple les formulaires de cours de yoga n’auront pas les mêmes informations de lieux ou de document à fournir que les formulaires de cours de Karaté).

Étape 1: Paramétrage général de l’adhésion en ligne: Paramétrage des informations qui apparaîtront sur tous vos formulaires d’adhésion

La première étape pour créer votre formulaire d’adhésion en ligne est de paramétrer les informations standards, qui apparaîtront sur tous vos formulaires d’adhésion.

Sur la barre verticale de gauche cliquez sur Configuration puis sur Adhésion en ligne. Vous êtes redirigé vers une page ayant 3 blocs.

L’ Etape 1, Paramétrage général de l’adhésion, vous permet de paramétrer les informations standards, qui apparaîtront sur tous vos formulaires d’adhésion. Cliquez sur Modifier, vous serez redirigé vers une page de paramétrage.

Champ Description
Demander Autorisation parentale Cochez cette case si vous désirez qu’une case supplémentaire à remplir soit affichée sur tous vos formulaires.

“Nom du responsable légal (obligatoire pour un mineur)”

Demander En cas d’urgence Cochez cette case si vous désirez que 2 cases supplémentaires à remplir soient affichées sur tous vos formulaires.

“Nom de la personne à contacter en cas d’urgence

Téléphone en cas d’urgence”

Nbr de cours max pour un panier Entrez le nombre maximum de cours ou ateliers qui peuvent être achete par un membre. Si vous ne voulez pas limiter le nombre, laissez vide.
Compte de tiers adhésion Numéro de compte dans votre comptabilité que vous désirez utiliser pour vos adhésions.
Masquer le détail de la facture Cochez cette case si vous désirez masquer le détail de votre facture et juste donner un montant global.
Texte légal adhésion Remplissez le texte légal qui apparaîtra dans une popup lorsque l’utilisateur arrive sur le panier. Il doit valider les conditions légales en cliquant sur un bouton pour aller plus loin.
Date appel à cotisation Date à laquelle vos cotisations doivent être renouvelées.
Message appel à cotisation Message que vous voulez envoyer à vos membres lors de votre appel à cotisation.

Paramétrage des formulaires d’essai gratuit

VerticalSoft vous permet de créer des formulaires pour permettre à de nouveaux contacts de faire un essai gratuit pour un period que vous déterminez et pour des cours/ateliers que vous déterminez.

Accroche formulaire essai gratuit Le texte bref qui apparaîtra au dessus du formulaire d’inscription à un essai gratuit.
Description formulaire essai gratuit Description complète qui peut inclure des documents a fournir et le s conditions de cet essai gratuit.
Durée essai gratuit (j) Durée en jour
Afficher fin essai gratuit Cochez cette case si vous désirez afficher la date de fin de l’essai gratuit.

Appuyez sur Enregistrer si vous voulez sauver ces informations.

Etape 2: Comment configurer les listes de vos d’adhésion

Qu’est ce qu’une liste de vos d’adhésion

Les listes sont tous les éléments de votre adhésion qui peuvent changer. VerticalSoft vous permet de gérer les adhésions à des cours ou ateliers les plus complexes en vous permettant de configurer, de façon optionnelle, des “listes”, telles que:

  • différentes thématiques de cours (du yoga ou du karaté par exemple)
  • différents lieux pour des cours ou ateliers (si vous gérez par exemple 2 gymnases)
  • différents documents à fournir (certificat médical ou autorisation parentale pour certains cours et pas d’autres)

Attention, cette configuration est optionnelle, elle permet seulement de rendre vos formulaires plus adaptés à vos besoins, et plus simple à classifier pour vos adhérents, en créant des filtres sur votre formulaire d’adhésion.

Configuration des thématiques

Les thématiques sont les sujets autours duquel vos cours ou ateliers sont organisés (Karaté, Judo, Taekwondo). Cela vous permet de créer des filtres par thématique sur votre formulaire d’adhésion, dans le cas ou votre association offre de très nombreux cours.

Sur la barre verticale de gauche cliquez sur Configuration puis sur Adhésion en ligne. Vous êtes redirigé vers une page ayant plusieurs blocs. L’ Etape 2, Configurez vos listes, vous permet de configurer les listes de vos adhésions. Dans l’onglet Thématiques, cliquez sur Nouveau. Remplissez les champs suivants:

Champ Description
Nom de la thématique Type de cours ou ateliers proposé: la thématique peut être “Karaté” ou “judo” etc…Les thématiques doivent avoir été créées avant pour pouvoir classifier les cours.
Actif Case à cocher si vous désirer que ce cours soit offert aux adhérents.
Mettre en avant sur le Web Case à cocher si vous désirer que ce cours soit mis en avant sur votre site web.
Rang Le rang vous permet de choisir l’ordre de présentation de vos adhésions sur votre formulaire
Image Vous pouvez incorporer une image qui représente votre cours.
ID Vidéo YouTube Vous pouvez incorporer une vidéo qui représente votre cours.
ID Album Flickr Vous pouvez incorporer un album photos qui représente votre cours.
Accroche Accroche courte de votre thématique
Niveau de technicité (%) Entrez un chiffre si vous désirez préciser le niveau de technicité requis (optionnel)
Niveau d’intensité (%) Entrez un chiffre si vous désirez préciser le niveau d’intensité requis (optionnel)
Description Description courte de votre thématique

Enregistrer le nom, une image et appuyez sur Enregistrer pour sauver votre thématique. Vous pourrez maintenant rattacher des cours ou ateliers à cette Thématique dans vos formulaires, pour faciliter leurs classification (Voir ci-dessus). Ces thématiques peuvent être modifiées ou supprimées en cliquant sur Modifier ou Supprimer.

Voir ci-dessous 2 thèmes: Karaté et Yoga.

Configuration des Lieux

Les lieux sont les endroits, localités, édifices, locals, etc…où se déroulent vos cours ou ateliers (centre sportif 1, centre sportif 2). Cela vous permet de créer des filtres par lieux sur votre formulaire d’adhésion, dans le cas ou votre association offre de très nombreux cours dans différents endroits.

Sur la barre verticale de gauche cliquez sur Configuration puis sur Adhésion en ligne. Vous êtes redirigé vers une page ayant 3 blocs. L’ Etape 2, Configurez vos listes, vous permet de configurer les listes de vos adhésions. Dans l’onglet Lieux, cliquez sur Nouveau. Enregistrer les informations relatives au lieu. Notez que certains champs sont remplis automatiquement par l’API Google Maps pour faciliter votre travail. Appuyez sur Enregistrer pour sauver votre Lieu dans VerticalSoft. Vous pourrez maintenant rattacher des cours ou ateliers à ce Lieu dans vos formulaires, pour faciliter leurs classification (Voir ci-dessus). Ces lieux peuvent être modifiés ou supprimés en cliquant sur Modifier ou Supprimer.

Configuration des documents à fournir

Les documents à fournir sont tous les documents que vous désirez demander a vos adhérents pour rendre leur adhésion complète. Cela peut être un certificat médical, une autorisation parentale ou un RIB. Vous pouvez ensuite rattacher chaque cours ou atelier à un ou plusieurs de vos formulaires d’adhésion.

Sur la barre verticale de gauche cliquez sur Configuration puis sur Adhésion en ligne. Vous êtes redirigé vers une page ayant 3 blocs. L’ Etape 2, Configurez vos listes, vous permet de configurer les listes de vos adhésions. Dans l’onglet Documents, cliquez sur Nouveau. Enregistrer les informations relatives au document. Appuyez sur Enregistrer pour sauver votre Document dans VerticalSoft. Vous pourrez maintenant rattacher des cours ou ateliers à ce Document dans vos formulaires, pour faciliter leurs classification (Voir ci-dessus). Ces Documents peuvent être modifiés ou supprimés en cliquant sur Modifier ou Supprimer.

Les documents générés et envoyés automatiquement à l’utilisateur lors de la validation du panier et lors du paiement sont les suivants (attention de les sélectionner et de la rattacher d’abord à votre formulaire!):

contrat d’adhésion

  • certificat médical
  • formulaire de licence
  • Notice d’information assurance
  • Mandat de prelevement SEPA

Ceux ci peuvent être consultés en allant sur chaque membre.

Etape 3: Créez un formulaire d’adhésion en ligne

Sur la barre verticale de gauche cliquez sur Configuration puis sur Adhésion en ligne. Vous êtes redirigé vers une page ayant 3 blocs. L’ Etape 3, Créez vos formulaires, vous permet de créer et de retrouverez un récapitulatif de tous les formulaires d’adhésion en ligne de votre association. VerticalSoft vous permet d’avoir autant de formulaires que nécessaire.

Création d’un nouveau formulaire

Sur la barre verticale de gauche cliquez sur Configuration puis sur Adhésion en ligne. Dans le bloc de gauche, Formulaires d’adhésion, cliquez sur Nouveau. Une nouvelle fenêtre s’ouvre avec une fiche Formulaire d’adhésion comportant les champs suivants:

Champ Description
Nom du formulaire d’adhésion Nom de votre formulaire d’adhésion. C’est un nom en interne qui vous permet de différencier entre vos différents formulaires.
Image Appuyer sur “Choose a file”. Choisissez une photo stockée sur votre ordinateur. Cette image viendra illustrer votre page d’adhésion
Description Un espace de plus de 32 000 caractères dédié à l’explication de votre adhésion. Ces informations apparaîtront sur votre d’adhésion.

Vous devez appuyer sur la bouton Enregistrer pour que votre formulaire d’adhésion soit enregistré dans le système. Une fois enregistré, votre formulaire apparaîtra dans le bloc de gauche, Liste des formulaires d’adhésion (dans Configuration puis Adhésion en ligne).

Retrouver les listes et les liens de ses formulaires d’adhésion

Une fois un nouveau formulaire d’adhésion créer, un lien http sera créé automatiquement. Ce lien pourra être intégré dans votre site internet, ou pourra être envoyé par email, et permettra à vos adhérent de retrouver votre page formulaire. Pour retrouver vos liens vers vos formulaires d’adhésion, cliquez sur Configuration puis sur Adhésion en ligne. Vous êtes redirigé vers une page ayant 3 blocs. Le bloc de gauche, Formulaires d’adhésion, vous permettant de retrouverez une liste des formulaires d’adhésion comprenant tous les formulaires en ligne de votre association, ainsi que leur lien.

Supprimer un formulaire déjà créé

Pour supprimer un formulaire d’adhésion déjà créé, retourner sur la page listant tous vos formulaires d’adhésion (cliquez sur Configuration puis sur Adhésion en ligne). Cliquez sur le formulaire d’adhésion que vous souhaitez supprimer dans le bloc Formulaire d’adhésion. Cliquez sur Supprimer en haut à droite. Un nouvelle fenêtre s’ouvre pour vous demander confirmation de la commande. Appuyez sur Supprimer si vous désirez supprimer ce formulaire d’adhésion.

Modifier un formulaire déjà créé

Pour modifier les paramètres d’un formulaire d’adhésion déjà créé, retourner sur la page listant tous vos formulaires d’adhésion (cliquez sur Configuration puis sur Adhésion en ligne). Cliquez sur le formulaire d’adhésion que vous souhaitez éditer dans le bloc Formulaire d’adhésion. Une fois sur la page de détails de votre formulaire d’adhésion , cliquez sur Modifier en haut à droite de votre page et changez les paramètres que vous souhaitez éditer.

Etape 4: Comment configurer vos formules d’adhésion et ajouter vos formules à vos formulaires

Qu’est ce qu’une formule d’adhésion en ligne

Les formules d’adhésion sont soit les différents types d’adhésions que vous offrez à vos membres, soit les differents types de cours ou ateliers offerts. VerticalSoft vous permet de gérer 2 grandes catégories de formules d’adhésion:

  • Adhésion principale de quelque périodicité que ce soit
  • Cours/Ateliers

Configuration des formules d’adhésion

Sur la barre verticale de gauche cliquez sur Configuration puis sur Formules d’adhésion. Vous êtes redirigé vers une page ou vous retrouverez un récapitulatif de toutes les formules d’adhésion de votre association. Cliquez sur Nouveau. Une nouvelle fenêtre s’ouvre avec une fiche Formule d’adhésion comportant les champs suivants:

Informations

Actif Cochez cette case si cette formule est disponible actuellement pour vos adhérents.
Disponible en essai gratuit Cochez cette case si vous désirez voir cette formule offerte à vos membres en essaie gratuit. Vous pouvez retrouver votre formulaire d’essaie gratuit en cliquant sur Mon organisation. Dans le bloc de droite, cliquez sur Formulaire membre. Votre cours ou ateliers en essaie gratuit sera dans la boîte déroulante du formulaire.
Type d’adhésion Vous avez le choix entre les 2 grandes catégories de formules d’adhésion:

  • Adhésion principale de quelque périodicité que ce soit
  • Cours/Ateliers
Thématique Si vous avez créé des Thématiques (voir Configuration des thématiques), vous pouvez choisir de rattacher votre formule d’adhésion à une thématique. Sinon, laissez vide.
Montant Montant en Euros de votre formule.

Description publiée sur le formulaire d’adhésion

Titre de la formule d’adhésion C’est le nom de la formule d’adhésion telle qu’elle apparaîtra sur votre formulaire d’adhésion.
Description HTML Remplissez un descriptif court de votre formule d’adhésion. Ces informations apparaîtront sur votre formulaire d’adhésion, sous ladite formule.

Informations de calendrier

Type de durée C’est la duree de votre adhésion. Choisissez une des 3 options:

  • Aucune durée: quand votre adhésion est par exemple a vie
  • de date à date non renouvelable,
  • de X mois, renouvelable.
Durée en Mois Choisissez un nombre de mois si votre formule est de X mois renouvelable. Sinon laissez vide.
Date de début / fin C’est la date de début et de fin de votre formule si celle ci est offerte de date à date.
Jour C’est le jour où vous offrez votre formule cours/ateliers. Cette case n’est à remplir que pour vos formules de cours ou atelier. Pour les adhésions principales, laissez vide.
Heure de début / fin Ce sont les heures où vous offrez votre formule cours/ateliers. Cette case n’est à remplir que pour vos formules de cours ou atelier. Pour les adhésions principales, laissez vide.
Lieu C’est le lieu où vous offrez votre formule cours/ateliers. Cette case n’est à remplir que pour vos formules de cours ou atelier. Pour les adhésions principales, laissez vide.

Formulaire en ligne

Rang Le rang vous permet de choisir l’ordre d’apparition de vos formules sur votre formulaires d’adhésion.
Coché par défaut Cochez cette case si vous désirez que cette formule soit automatiquement cochée par défaut sur votre formulaire d’adhésion.
Type de membre créé Sélectionner la catégorie de membre créée dans la boîte déroulante. Pour les différentes catégories de membres, voir Qu’est ce qu’un membre.
Age min / max Choisissez un âge minimum et maximum pour vos cours et ateliers. Si il n’y a aucune restriction, choisissez de 0 à 99 ans.
Début / fin de la vente Saisissez une date de début et fin de vente si celle ci est limitée dans le temps.
Quantité disponible C’est le nombre maximum de participant à votre formule. Si plus de personne s’inscrivent, les adhérents recevront un message que le cours est complet.

Vous devez appuyer sur la bouton Enregistrer pour que votre formule d’adhésion soit enregistrée dans le système. Une fois enregistrée, votre formule apparaîtra dans la page résumant toutes vos formules, dans Configuration puis Formules d’adhésion.

Relier des formules d’adhésion à des formulaires, des documents et des professeurs

Vous pouvez créer autant de cours, ateliers ou adhésions principales que nécessaire. Une fois toutes vos formules créées, vous devez décider sur quel formulaire ces formules apparaîtront, décider des professeurs affectés à ces cours et décider quels documents seront demandés pour lesdits cours, ateliers ou adhésions.

Sur la barre verticale de gauche cliquez sur Configuration puis sur Formules d’adhésion. Vous êtes redirigé vers une page ou vous retrouverez un récapitulatif de toutes les formules d’adhésion de votre association. Cliquez sur la Formules d’adhésion que vous désirez configurer. Vous tombez sur la page détaillant votre formule d’adhésion.

  • Relations Formule-Formulaire: relier une formule à un formulaire:

Sur la page détaillant votre formule d’adhésion, dans le bloc Relations Formule-Formulaire cliquez sur Nouvelle Relations Formule-Formulaire. Une nouvelle fenêtre s’ouvre. En cliquant sur la loupe Formulaire vous pouvez choisir sur quel formulaire vous désirez faire apparaître cette formule.

  • Relations Formule-Document

Sur la page détaillant votre formule d’adhésion, dans le bloc Relations Formule-Document cliquez sur Nouvelle Relations Formule-Document. Une nouvelle fenêtre s’ouvre. En cliquant sur la loupe Document vous pouvez choisir quel document sera demande a vos adherents pour finaliser leur adhésion. Répéter cette étape pour ajouter plusieurs documents.

  • Relations Formule-Professeur

Sur la page détaillant votre formule d’adhésion, dans le bloc Relations Formule-Professeur cliquez sur Nouvelle Relations Formule-Professeur. Une nouvelle fenêtre s’ouvre. En cliquant sur la loupe Membre vous pouvez choisir le professeur rattaché à cette formule. Répéter cette étape pour ajouter plusieurs professeurs.

Modifier ou supprimer des formules d’adhésion déjà créées

Pour modifier ou supprimer une formule d’adhésion déjà créé, retourner sur la page listant tous vos formules d’adhésion (cliquez sur Configuration puis sur Formules d’adhésion). Cliquez sur la formule d’adhésion que vous souhaitez modifier ou supprimer (rendre inactive).

Pour modifier les paramètres d’une formule d’adhésion déjà créé, cliquez sur Modifier en haut de votre page et changez les paramètres que vous souhaitez éditer. Pour modifier les paramètres d’une formule d’adhésion déjà créé, cliquez sur Modifier en haut de votre page et changez les paramètres que vous souhaitez éditer. Pour rendre une formule d’adhésion déjà créé inactive, double-cliquez sur la case Actif dans le bloc Informations, et change le statut a Inactif.

Etape 5: Comment configurer vos options d’adhésion

Qu’est ce qu’une option d’adhésion

Une fois votre formulaire en ligne configuré, vous pouvez configurer les différentes options d’adhésion que vous offrez. Les options d’adhésion sont classifiées dans les catégories suivantes:

  • Options de paiement: vous pouvez configurer plusieures options de paiement. Du paiement par carte ou chèque, jusqu’au paiement par SEPA.
  • Options de remise: pour groupe, quantité de cours, enfant, adultes etc…
  • Options d’achat de services supplémentaires: tel qu’une assurance

Configuration des options d’adhésion

Cliquez sur Configuration puis sur Options d’adhésion. Toutes vos options d’adhésion seront récapitulées dans ce tableau. Pour créer une nouvelle formule, cliquez sur Nouveau. Vous serez redirigé sur une page de configuration des options.

Catégorie Champ Information
Informations Actif Cochez cette case si cette option est disponible actuellement pour vos adhérents.
Rang Le rang vous permet de choisir l’ordre d’apparition de vos options sur votre formulaires d’adhésion.
Type d’option Choisissez une des options que vous désirez offrir (option de paiement, d’assurance ou de remise)
Description HTML Libellé de la section Nom de la catégorie, sur votre formulaire d’adhésion, dans laquelle l’option apparaîtra. Par exemple catégorie “assurances” ou “mode de paiement”.
Nom de l’option Nom que vous attribuez à votre option. Par exemple, “Remise 2 cours par semaine”.
Description HTML Description courte de votre remise.
Méthode de calcul et règles d’application Type de calcul Choisissez une des 4 options:

  • remise (déduction) en %
  • remise (déduction) en montant
  • option (supplément) pourcentage
  • option (supplément) montant
Montant C’est le montant en Euros de votre remise. A remplir lorsque votre Type de remise est en montant.
Pourcentage C’est le pourcentage de votre remise (utilisez le format 20,00). A remplir lorsque votre Type de remise est en pourcentage.
Arrondir le montant calculé Cochez cette case si vous désirez arrondir à la décimale la plus proche.
Masquer sur la facture Cochez cette case si vous désirez que la remise n’apparaisse pas sur la facture envoyée à votre adhérent.
Règle de prise en compte de l’option Choisissez si votre option est automatique (en fonction de l’âge ou du nombre de cours) ou doit être cochée depuis votre formulaire.
Age min/max Remplissez l’âge dans le cas ou votre remise est en fonction de l’âge. Par exemple pour une remise Enfant.
Quantité min/max Remplissez les quantités dans le cas ou votre remise est en fonction du nombre de cours pris. Par exemple pour une remise pour 2 cours par semaine.
L’option s’applique à Choisissez à quoi s’applique votre option (cours / ateliers ou adhésion principale)
Formulaire en ligne Coché par défaut Cochez cette case si vous désirez que votre option soit proposée par défaut.
Règle de sélection dans la section Choisissez une des 3 options.

Vous devez appuyer sur la bouton Enregistrer pour que votre option d’adhésion soit enregistrée dans le système. Une fois enregistrée, votre option apparaîtra dans la page résumant toutes vos options, dans Configuration puis Options d’adhésion.

Relier des options d’adhésion à des formulaires et des documents

Vous pouvez créer autant d’options que nécessaire. Une fois toutes vos options créées, vous devez décider sur quel formulaire ces options apparaîtront et décider quels documents seront demandés pour lesdite options.

Sur la barre verticale de gauche cliquez sur Configuration puis sur Options d’adhésion. Vous êtes redirigé vers une page ou vous retrouverez un récapitulatif de toutes les options d’adhésion de votre association. Cliquez sur l’option d’adhésion que vous désirez configurer. Vous tombez sur la page détaillant votre option d’adhésion.

  • Relations Option-Formulaire: relier une formule à un formulaire:

Sur la page détaillant votre option d’adhésion, dans le bloc Relations Option-Formulaire cliquez sur Nouvelle Relations Option-Formulaire. Une nouvelle fenêtre s’ouvre. En cliquant sur la loupe Formulaire vous pouvez choisir sur quel formulaire vous désirez faire apparaître cette option.

  • Relations Option-Document

Sur la page détaillant votre option d’adhésion, dans le bloc Relations Option-Document cliquez sur Nouvelle Relations Option-Document. Une nouvelle fenêtre s’ouvre. En cliquant sur la loupe Document vous pouvez choisir quel document sera demandé à vos adhérents pour finaliser leur adhésion. Répéter cette étape pour ajouter plusieurs documents.

Modifier ou supprimer des options d’adhésion déjà créées

Pour modifier ou supprimer une option d’adhésion déjà créé, retourner sur la page listant tous vos options d’adhésion (cliquez sur Configuration puis sur Options d’adhésion). Cliquez sur l’option d’adhésion que vous souhaitez modifier ou supprimer (rendre inactive).

Pour modifier les paramètres d’une option d’adhésion déjà créé, cliquez sur Modifier en haut de votre page et changez les paramètres que vous souhaitez éditer. Pour modifier les paramètres d’une option d’adhésion déjà créé, cliquez sur Modifier en haut de votre page et changez les paramètres que vous souhaitez éditer. Pour rendre une option d’adhésion déjà créé inactive, double-cliquez sur la case Actif dans le bloc Informations, et change le statut a Inactif.

Envoie de confirmation d’adhésion pour vos adhérents

Pour faciliter la gestion de vos adhésions en ligne, VerticalSoft génère automatiquement les emails de confirmation et envoie automatiquement factures et PDF générant les documents requis (certificat médical, licence, adhésion etc…) si vous les avez demandé.

Vos adhérents recevront donc:

  • Page de confirmation après le paiement disant “Votre commande a bien été enregistrée. Nous vous en remercions”
  • Email de remerciement
  • Email de confirmation de la commande avec des instructions pour finaliser la commande (Par exemple un rappel d’envoyer un chèque ou les instructions pour prélèvements SEPA). En pièce jointes sont attachées en format PDF: la facture, le contrat d’adhésion, la licence et les assurances si vous avez cochez ces cases lors de la configuration de votre formulaire.