Fils d’alertes et Automation: parcours clients automatisés (Mai 2017)

En tant qu’association, vous effectuez des tâches de marketing, de fundraising et d’administration au jour le jour. Beaucoup des emails que vous envoyez à vos membres ou donateurs peuvent être automatisés, tels qu’un remerciement après un don, un rappel de souscription qui arrive à échéance, un rappel d’un événement, une date anniversaire ou un souhait de bonne année. VerticalSoft vous permet de recevoir des alertes qui vous rappelleront ces événements clés et d’automatiser l’envoie d’emails correspondants, afin de soulager votre équipe marketing ou de fundraising, et d’offrir à vos membres une expérience personnalisée.

L’onglet Automation vous permet ainsi de:

1) gérer plus efficacement la base de données des membres de votre association:

  • échéance d’une adhésion, alerte relative à un changement de cours
  • invitation et suivi de participation à des événements, rappel pour un événement pour lesquels vos clients se sont inscrits, etc…

2) maximiser et augmenter votre succès en tant qu’association en automatisant des fonctions de marketing et de communication:

  • communication de confirmation et remerciement pour dons ou adhésions
  • fundraising: générer de nouveaux dons, de nouveaux bénévoles, etc… (newsletter et suivi de dons)
  • augmenter la qualité de votre relation membres (communication individuelle et personnalisée, alerte et relances email automatique selon parcours membres préétabli, etc…)

Dans cette section, vous pourrez trouver réponse aux questions suivantes:

Comment s’abonner à un flux d’alerte automatique

Envoie automatique d’emails

Comment consulter le flux d’alertes

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Comment s’abonner à un flux d’alertes automatiques

S’abonner à des flux d’alertes automatiques vous permet 1) d’être informé automatiquement d’actualités concernant vos constituents (membres, donateurs, contacts etc..), et 2) d’envoyer des emails ciblés à la bonne personne, au bon moment, avec le bon format.

Sur la barre verticale de gauche de navigation, cliquez sur Configuration puis sur Automation. Vous serez redirigé sur la page principale de paramétrage des alertes.

Pour s’abonner à des flux d’alertes, dans le bloc Alertes automatiques, cliquez sur la case Choisissez un flux d’alertes automatiques. Une boite déroulante vous donne le choix de vous abonner, et donc de recevoir des alertes concernant des confirmations, des échéances, des actualités ou autres. Choisissez une alerte et cliquez S’abonner à ce flux. Le flux auquel vous vous êtes abonné apparaîtra automatiquement dans le bloc Alertes automatiques. Vous pouvez vous désabonner d’un flux à tout moment en cliquant sur la case Désactiver liée au flux que vous désirez éliminer.

Envoie automatique d’emails

VerticalSoft met à votre disposition un système d’envois d’emails programmés par lequel un message est envoyé automatiquement lorsqu’un constituent effectue une action, après vous avoir averti. Chaque email prend en compte la personne visée et l’action réalisée, ce qui permet d’envoyer des messages très personnalisés et de donner au client la satisfaction de recevoir un email qui leur est réellement destiné. Le suivi, et dès lors, votre relation avec vos membres, vos donateurs ou vos contacts devient plus approfondie, simple et personnalisée. Voir Comment créer un parcours donateur pour son association: stratégie de communication avec vos nouveaux donateurs.

Catégorie Alerte Détail Email automatique
Confirmation Nouveau bénévole du formulaire bénévole Vous serez alerté des nouveaux bénévoles qui ont postulé depuis le formulaire de recherche de bénévole de votre site Web. VerticalSoft enverra immédiatement une confirmation par e-mail au bénévole.
Nouveau contact du formulaire contact Vous serez alerté des nouveaux contacts du formulaire de contact. VerticalSoft enverra immédiatement une confirmation par e-mail au contact.
Nouvel essai gratuit du formulaire membre Vous serez alerté des nouveaux membres potentiels ayant demandé un essai gratuit depuis le formulaire membre de votre site Web. VerticalSoft enverra immédiatement une confirmation par e-mail au membre.
Nouvelle inscription du formulaire inscription Vous serez alerté des nouvelles inscriptions ayant été faite depuis un de vos formulaires d’inscription à un événement. VerticalSoft enverra immédiatement une confirmation par e-mail au membre, donateur ou contact, avec un lien vers son billet numérique à imprimer.
Nouveau don du formulaire don Vous serez alerté des nouveaux dons ayant été fait depuis un de vos formulaires de don. VerticalSoft enverra immédiatement une confirmation par e-mail au donateur ou membre, avec en pièce jointe son éventuel attestation fiscale de don.
Nouveau membre actif du formulaire adhésion Vous serez alerté des nouveaux membres depuis votre formulaire adhésion. VerticalSoft enverra immédiatement un message de bienvenue par e-mail au nouveau membre.
Nouvelle adhésion du formulaire adhésion Vous serez alerté des nouvelles adhésions ayant été faite depuis un de vos formulaires d’adhésion. VerticalSoft enverra immédiatement une confirmation par e-mail au membre, avec en pièce jointe les documents pré-remplis relatifs à son adhésion.
Changement statut demande de financement Vous serez alerté  d’un changement de statut de type Prévenir le demandeur sur une demande de financement pour un projet de mécénat. VerticalSoft enverra immédiatement une alerte par e-mail au membre bénéficiaire.
Echéances Fin de l’essai gratuit J+1 Vous serez alerté des fins d’adhésion essai gratuit J+1. VerticalSoft préviendra immédiatement par e-mail le membre de la fin de son essai gratuit et le sollicitera pour adhérer.
Solde débiteur Vous serez alerté des soldes débiteurs. VerticalSoft enverra une relance par e-mail au membre pour lui demander de procéder au règlement.
Document à fournir Vous serez alerté des documents restants à fournir par les adhérents. VerticalSoft enverra une relance par e-mail au membre pour lui demander de fournir les documents.
Actualités Nouvel appel à cotisation Vous serez alerté  des appels à cotisation. Un appel à cotisation a été envoyé par e-mail aux membres pour les solliciter à renouveler leur adhésion.
Nouvel envoi de newsletter Vous serez alerté des envois de newsletters. Une newsletter a été envoyée aux contacts.
Nouvelle invitation à un événement Vous serez alerté des invitations à un événement. Une invitation à un événement a été envoyée par e-mail aux contacts pour les solliciter à s’inscrire.
Nouvel appel aux dons Vous serez  alerté des appels aux dons. Un appel aux dons a été envoyé par e-mail aux contacts pour les solliciter.
Nouvel article WordPress Vous serez alerté des nouveaux articles de votre blog ou site WordPress. L’article sera automatiquement mis en avant sur les pages et formulaires Web et dans la prochaine newsletter.
Changement concernant un cours ou atelier Vous serez alerté des changements concernant un cours ou atelier. Une alerte a été envoyée par e-mail à tous les élèves du cours.
Autres Nouveau constituent sans optin Envoyez une demande d’optin aux nouveaux constituents VerticalSoft enverra une demande d’optin par e-mail aux contacts.
Nouveau message rapide Vous serez alerté des nouveau messages rapides envoyés à vos constituent. VerticalSoft enverra immédiatement votre message par e-mail au contact.

Comment consulter le flux d’alertes

Pour consulter les flux d’alertes, sur la barre verticale de gauche de navigation, cliquez sur Accueil. Votre page d’accueil vous donne une vue generale sur l’activité de votre organisation. Le bloc Votre fil d’alertes quotidien, vous informe de toutes les alertes dans l’ordre chronologique. Sous chaque alerte vous trouverez un bouton vous permettant de consulter les détails du contact concerné (une nouvelle page s’ouvrira pour vous rediriger vers la fiche Membre du contact). Cette fiche liste également toute les alertes relatives à ce membre dans le bloc Marketing automation).