Créer et gérer mes projets associatifs et mes formulaires de dons en ligne (Mai 2017)

VerticalSoft vous permet de gérer vos projets associatifs et leur financement (dons en ligne et autre), ainsi que l’ensemble des actions visant à développer l’influence de votre organisation. La formalisation d’un projet associatif avec la mise en place d’un budget, d’un financement dédié, d’une équipe ou d’une page Web de levée de fonds etc… sont des étapes désormais indispensables pour prétendre à une subvention d’un organisme tiers. VerticalSoft vous permet de centraliser toutes vos données relatives aux moyens humains, matériels, financiers nécessaires à la réalisation soit de votre projet associatif général soit d’un projet associatif particulier, en un seul point.  Vos dossiers sont classés et ordonnés, facilitant les demandes de financements externes et ainsi les chances de succès de vos projets.

Dans cette section vous trouverez réponse aux questions suivantes:

Qu’est ce qu’un projet associatif?

Fonction du projet associatif dans VerticalSoft

Créer et paramétrer un nouveau projet associatif et son formulaire de don en ligne

  • Etape 1: Créer un nouveau projet associatif et son formulaire de dons en ligne
  • Etape 2: Paramétrer le formulaire de dons d’un projet associatif: dons prédéfinis et contreparties

Maintenir votre base de projets associatifs actualisée

  • Consulter le formulaire de don de mon projet associatif
  • Modifier les paramètres de mon projet associatif
  • Supprimer un projet associatif et son formulaire de dons

Comment gérer le déroulement de ses projets associatifs

  • Lancement d’une campagne d’appels à dons en ligne
  • Enregistrement automatique des dons en ligne et enregistrement manuel de dons
  • Demandes de financement extérieures
  • Financement participatif (à venir 2018)

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Qu’est ce qu’un projet associatif?

Le projet associatif est le projet de développement de votre organisation dans un domaine spécifique. Cela peut être un projet de créer un nouvel hôpital dans une région défavorisée, ou un projet de créer une structure sportive pour un quartier. Un projet associatif peut également simplement être la poursuite de l’objet de votre association. Les éléments communs des projets associatifs sont:

  • un but (les actions)
  • des personnes concernées et dédiées
  • lieux, territoires d’action
  • un calendrier
  • des moyens spécifiques (comment mettre en place son projet)
  • un budget spécifique (comment financer son projet)

Fonction du projet associatif dans VerticalSoft

VerticalSoft vous propose une solution complète de collecte digitale pour gérer vos formulaires de dons et vos campagnes de fundraising sur le web. Pour créer des formulaires de dons en ligne, la première étape indispensable est de créer un projet associatif afin que VerticalSoft génère automatiquement un formulaire associé à ce projet.

Vous pouvez ainsi créer 2 types de projets, et donc de formulaires de dons en ligne:

  • Un projet associatif général de soutien à votre organisation et cause. Un formulaire généraliste, qui vous permet de collecter des dons pour votre organisation toute l’année, en dehors d’un projet associatif particulier sera créé. Ce formulaire de dons peut facilement s’intégrer sur votre site, et vous pouvez créer un bouton depuis votre site internet.
  • Un projet associatif spécifique qui entre dans le cadre de l’objectif de votre organisme. Un formulaire de dons lié à un projet associatif spécifique peut être créé. Vous devrez préalablement définir les informations générales de votre projet associatif. Un formulaire de dons sera automatiquement généré, permettant à vos constituants de donner pour un projet spécifique (par exemple une école dans un pays spécifique dans le cadre de votre organisation de soutien à l’enseignement dans toute l’Afrique).

Dans les 2 cas, les étapes à suivrent sont les mêmes: vous devrez premièrement créer un projet associatif qui créera automatiquement un formulaire de don.

Créer et paramétrer un nouveau projet associatif et son formulaire de don en ligne

Etape 1: Créer un nouveau projet associatif et son formulaire de dons en ligne

Sur la barre verticale de gauche, cliquez sur Projets associatifs. Sur cette page s’inscrit tous les projets associatifs déjà créés pour votre association. Vous pouvez créer un nouveau projet associatif et son formulaire de don associé en cliquant sur Créer un nouveau projet. Une nouvelle fenêtre s’ouvre avec une fiche Projet associatif comportant les champs suivants:

Vous serez amené à définir 6 grandes catégories d’informations relatives à votre projet:

Description, attributs, budget, sous projets, équipe et fichiers.

1. Onglet Description

Catégorie Champ Information
Informations Nom du projet Vous pouvez nommer votre projet. Ce nom sera visible en interne et par les donateurs. Si vous désirez créer un formulaire de don général pour votre association, utilisez un nom générique (qui ne sera visible qu’en interne).
Statut Choisissez un des 3 statuts: Nouveau, Actif, Inactif. Choisissez Actif si vous désirez que votre projet et votre formulaire de don soit actif.  Attention le statut Nouveau est l’équivalent d’un brouillon, votre formulaire de don ne sera en conséquence pas actif et vous ne pourrez pas collecter de dons!
Responsable du projet Vous pouvez assigner la responsabilité de votre projet à un de vos membre. Appuyez sur la loupe. Entrez un nom dans le champ Nom (choisissez Tous les champs), cliquez OK.
Domaine d’intervention Vous pouvez choisir un des domaines d’intervention de votre projet.
Rang Le rang vous permet de choisir l’ordre d’apparition de vos projets sur votre site internet.
Description de votre projet Image Choisissez une image stockée sur votre ordinateur ou copiez le lien situé dans la barre d’adresse Web correspondant à l’endroit où est stocké votre photo sur internet. Cette image viendra illustrer votre projet. Cliquez sur Choisissez une image et choisissez le lieu de stockage de votre image.
A propos Accroche rapide de votre projet.
Description Description détaillée de votre projet qui apparaîtra sur votre formulaire de don.
Votre formulaire de don en ligne Afficher les dons Cochez cette case si vous désirez que le montant des dons collectés soient affiché.
Afficher l’objectif Cochez cette case si vous désirez que votre objectif de collecte soit affiché.
Cacher colonne de droite Cochez cette case si vous ne voulez pas que le descriptif de votre association apparaisse.
Cacher le formulaire Cochez cette case si vous ne voulez pas que le formulaire de don apparaisse. Dans ce cas, seul le descriptif du projet sera visible.
Début de la collecte Ce champ est obligatoire. Entrez une date de début de collecte. Le projet et formulaire de don ne s’afficheront pas avant la date de début.
Fin de la collecte Ce champ est obligatoire. Entrez une date de fin de collecte. Le projet et formulaire de don ne s’afficheront plus après la date de fin.
Objectif de collecte Vous pouvez entrer un montant que vous désirez collecter pour votre projet.

Cliquez sur:

  • Suivant: si vous voulez continuer de paramétrer votre projet et passer à l’étape suivante
  • Terminé: si vous ne voulez pas continuer de paramétrer votre projet
  • Annulé: si vous ne voulez pas sauver les informations sur votre projet

2. Onglet Attributs

Entrez les attributs de votre projets.

Cliquez sur:

  • Suivant: si vous voulez continuer de paramétrer votre projet et passer à l’étape suivante
  • Terminé: si vous ne voulez pas continuer de paramétrer votre projet
  • Annulé: si vous ne voulez pas sauver les informations sur votre projet

3. Onglet Budget

La gestion du budget d’un projet associatif est une étape clé pour toute association. Notamment, toute demande de subvention d’une association loi 1901 nécessitera de réaliser un budget prévisionnel de l’association elle-même et de l’action envisagée. VerticalSoft vous permet de créer un budget de dépenses et de recettes.

Pour établir le budget d’un projet associatif déjà créé, retourner sur la page listant tous vos projets associatifs (cliquez sur Projets associatifs). Dans le bloc de droite, Cliquez sur le projet associatif que vous souhaitez continuer de paramétrer. Une fois sur la page de détails de votre projet associatif, cliquez sur Modifier puis sur l’onglet Budget.

Pour entrer les dépenses, remplissez les cases suivantes:

Champ Information
Libellé Choisissez un libellé permettant d’identifier la nature de la dépense
Sélectionner (le compte de charge) Choisissez le compte de charges
Année Choisissez l’annee de la dépense
Montant Entrez le montant de la dépense

Pour entrer les recettes, remplissez les champs suivants:

Champ Détails
Libellé Choisissez un libellé permettant d’identifier la nature de la recette
Sélectionner (le compte de produit) Choisissez le compte de produits
Année Choisissez l’annee de la recette
Montant Entrez le montant de la recette

Entrez les différentes lignes de dépenses et de recettes. VerticalSoft vous signale si votre budget n’est pas équilibré.

Cliquez sur:

  • Suivant: si vous voulez continuer de paramétrer votre projet et passer à l’étape suivante
  • Terminé: si vous ne voulez pas continuer de paramétrer votre projet
  • Annulé: si vous ne voulez pas sauver les informations sur votre projet

4. Onglet Sous-Projets

VerticalSoft vous permet de gérer vos projets par lot de travail ou sous-projets, pour suivre de façon plus détaillée, la réalisation et l’avancement de vos projets.

Pour établir des sous-projets d’un projet associatif déjà créé, retourner sur la page listant tous vos projets associatifs (cliquez sur Projets associatifs). Dans le bloc de droite, Cliquez sur le projet associatif que vous souhaitez continuer de paramétrer. Une fois sur la page de détails de votre projet associatif, cliquez sur Modifier puis sur l’onglet Sous-projets.

Pour compléter vos sous-projets, remplissez les champs suivants:

Champ Information
Nom Nom de votre sous-projet
Date de début/fin Entrez la date de début et fin de ce sous-projet
Description Description de votre sous-projet
% avancement Entrez et actualisez régulièrement le % d’avancement de votre sous projet afin de suivre l’évolution de votre projet en entier
Budget Budget spécifique alloué à votre sous-projet
Nbr de participants Entrez le nombre de participants
Lien En savoir plus Entrez un lien vers un site extérieur si vous désirez donner plus d’information

Cliquez sur:

  • Suivant: si vous voulez continuer de paramétrer votre projet et passer à l’étape suivante
  • Terminé: si vous ne voulez pas continuer de paramétrer votre projet
  • Annulé: si vous ne voulez pas sauver les informations sur votre projet

5. Onglet Equipe

VerticalSoft vous permet d’assigner soit de nouveaux membres, soit des membres existants à chacun de vos projet.

Pour établir des membres responsables d’un projet associatif déjà créé, retourner sur la page listant tous vos projets associatifs (cliquez sur Projets associatifs). Dans le bloc de droite, Cliquez sur le projet associatif que vous souhaitez continuer de paramétrer. Une fois sur la page de détails de votre projet associatif, cliquez sur Modifier puis sur l’onglet Equipe.

Vous êtes redirigés vers une page ayant 2 onglets: un onglet Créer un nouveau membre si vous désirez ajouter à votre équipe une personne qui n’est pas encore membre de votre association; un onglet Rechercher un membre existant. Cliquez sur la loupe, entrez le nom du membre que vous recherchez, cliquez sur Tous les champs puis sur Ok.

Pour éliminer un membre de l’équipe d’un projet, cliquez sur le projet associatif que vous souhaitez modifier. Une fois sur la page de détails de votre projet associatif, cliquez sur l’onglet Equipe, éliminer le ou les membres qui ne font plus partie de l’équipe en cliquant sur la croix liée à leur nom.

Cliquez sur:

  • Suivant: si vous voulez continuer de paramétrer votre projet et passer à l’étape suivante
  • Terminé: si vous ne voulez pas continuer de paramétrer votre projet
  • Annulé: si vous ne voulez pas sauver les informations sur votre projet

6. Onglet Fichiers

VerticalSoft vous permet de joindre un nombre illimité de fichiers, dans quelque format que ce soit, à chacun de vos projet. Cliquez sur Nouveau et suivez les étapes pour attacher un fichier.

Cliquez sur:

  • Terminé: si vous ne voulez pas continuer de paramétrer votre projet
  • Annulé: si vous ne voulez pas sauver les informations sur votre projet

Etape 2: Paramétrer le formulaire de dons d’un projet associatif: dons prédéfinis et contreparties

Votre formulaire de don d’un projet associatif peut être simple, en offrant une possibilité de don à montant libre, mais peut également être plus complexe et offrir par exemple des contreparties.

Pour continuer de paramétrer le formulaire de don d’un projet associatif déjà créé, retourner sur la page listant tous vos projets associatifs (cliquez sur Projets associatifs). Dans le bloc de droite, Cliquez sur le projet associatif que vous souhaitez continuer de paramétrer. Une fois sur la page de détails de votre projet associatif, dans le bloc Montants de don et contreparties, cliquez sur Nouveau pour créer des montant de dons prédéfinis avec ou sans contreparties.

Maintenir votre base de projets associatifs actualisée

Consulter le formulaire de don de mon projet associatif

Pour consulter les formulaires de dons de vos projets associatifs, cliquez sur Projet associatifs. Vous trouverez un récapitulatif de tous les projets associatifs de votre association (qu’ils soient en cours, terminés ou annulés). Cliquez sur le projet associatif qui vous intéresse. Une nouvelle fenêtre s’ouvre avec un récapitulatif de votre projet. Dans le bloc Votre formulaire de don en ligne, vous pouvez trouver le lien de votre formulaire de don que vous pourrez inclure sur votre site web or dans des emails.

Vous pouvez également retrouver vos formulaires de dons sur Mon organisation sur la barre de gauche pour ouvrir la page générale de présentation de votre organisation. Sur la droite, sous dans le bloc Pages webs, cliquez sur Projet associatifs. Vous trouverez une liste des projets associatifs actifs (attention les projets ayant le statut nouveau ou annulé ou dont la date a expiré ne seront pas visible dans ce bloc).

Modifier les paramètres de mon projet associatif

Pour modifier le formulaire de don d’un projet associatif déjà créé, retourner sur la page listant tous vos projets associatifs (cliquez sur Projets associatifs). Cliquez sur le projet associatif que vous souhaitez éditer. Une fois sur la page de détails de votre projet associatif, cliquez sur Modifier en haut à droite de votre page et changez les paramètres que vous souhaitez éditer.

Supprimer un projet associatif et son formulaire de dons

Afin de conserver l’historique de vos projets, VerticalSoft vous permet de changer le statut d’un projet qui serait soit terminé soit annulé. Pour terminer ou annuler un projet associatif déjà créé, retourner sur la page listant tous vos projets associatifs (Cliquez sur Projets associatifs). Cliquez sur le projet associatif que vous souhaitez changer dans le bloc Projets associatifs. Cliquez sur Modifier en haut à droite de votre page et changez le statut de votre projet à Annulé ou Terminé selon les cas. Appuyez sur Enregistrer. Votre projet continue d’apparaître dans votre listes de projets mais son statut a changé. Il n’apparaitra plus sur vos pages web ou votre site internet.

Comment gérer le déroulement de ses projets associatifs

VerticalSoft vous permet d’enregistrer les moyens humains, matériels, financiers nécessaires à la réalisation de votre projet. VerticalSoft vous permet également de suivre le déroulement de vos événements, en permettant de lancer une campagne d’emailing d’appels à dons, de suivre le montant de vos dons en ligne et d’enregistrer les demandes de financements participatifs. L’appel à dons autour d’un projet est au coeur du l’activite de fundraising d’une association. VerticalSoft vous facilite l’établissement d’une liste de destinataires, l’enregistrement et le suivi des dons fait en ligne.

Lancement d’une campagne d’appel à dons en ligne

Une fois votre projet associatif créé, VerticalSoft vous permet de lancer une campagne de communication marketing autours de ce projet, soit une campagne d’appels à don.

Pour lancer une appel a dons pour un projet associatif déjà créé, retourner sur la page listant tous vos projets associatifs (Cliquez sur Projets associatifs). Cliquez sur le projet associatif que vous souhaitez changer dans le bloc Projets associatifs. Dans le bloc du bas Déroulement de votre projet, cliquez sur l’onglet Appels aux dons. Les étapes suivantes se dérouleront:

1- Sélectionnez les contacts que vous souhaitez solliciter:

Vous pouvez envoyer votre email relatif à votre projet associatif soit à tous vos contact en cliquant sur Liste entière), soit à une liste spécifiquement créé auparavant en cliquant sur la liste désirée sous Segment créé (voir Segmenter vos membres pour plus de détails).

2- Cliquez sur Vérifier les destinataires:

Une nouvelle fenêtre s’ouvre vous montrant la liste des destinataires. Notez que seuls les membres et contacts qui sont actif et ont une adresse email apparaîtront dans cette liste. De cette fenêtre, vous pouvez soit cliquer sur Envoyez un test (seul un email de test sera alors envoyé à l’administrateur pour lui permettre de vérifier le contenu de l’email) soit cliquer sur Envoyez l’appel aux dons (l’appel sera effectivement envoyé à tous les destinataires de la liste choisie). Une fenêtre vous informera que votre appel aux dons a été envoyé.

3- Les destinataires reçoivent un email d’appel aux dons

Tous les membres de la liste sélectionnés recevront un email intitulé “Nom de votre organisation: Appel aux dons!”. Votre projet apparaîtra en haut de l’email avec un lien permettant à vos destinataires de donner ou d’obtenir plus d’information sur celui-ci.

Seront ensuite mis en avant vos autres projets, par ordre de classification correspondant au rang que vous avez pré-établi.

Attention ! Vérifiez toujours que votre projets associatifs soient enregistrés comme Actif et que les dates de début et fin de collecte ne soient pas encore expirées. Dans le cas contraire, votre formulaire de sera pas actif et vos destinataires ne pourront pas faire de dons en ligne.

Voir Créer et paramétrer un nouveau projet associatif et son formulaire de don en ligne.

Enregistrement automatique des dons en ligne et enregistrement manuel de dons

VerticalSoft vous a permi de créer des formulaires de dons en ligne pour chacun de vos projets associatifs. Voir Créer et paramétrer un nouveau projet associatif et son formulaire de don en ligne.

Chaque fois qu’un donateur effectuera un don via ce formulaire, le don sera enregistré sous le nom du donateur ou membre (si il est déjà dans la base de données), et ce don sera également enregistré sous le projet associatif concerné.  Voir Créer et gérer mes membres.

Vous pourrez également entrer les dons manuellement en cliquant sur Nouveau et en remplissant les champs d’information relatifs au don fait manuellement (par exemple si votre donateur veux vous donner de l’argent en espèce ou en chèque).

Le bloc en bleu souligne les informations clefs de vos dons avec nombre de dons, montant collecté et objectif de la collecte.

Demandes de financement extérieures

VerticalSoft vous permet d’enregistrer sous un projet associatif, toutes les demandes de financement extérieur faites. Cliquez sur Nouveau et remplissez les champs d’information relatifs à votre demande de financement.