Créer et gérer mes membres (Mai 2017)

Les membres de l’association sont toutes les personnes, entendu au sens large, qui participent et contribuent à l’association.  VerticalSoft met à votre disposition un outil de gestion de vos membres, vous permettant, de vous concentrer sur la cause de l’engagement des fondateurs et des adhérents et de limiter le temps perdu sur les tâches administratives ou techniques. En tant qu’association, vous effectuez des tâches de gestion des membres. L’onglet Membres vous permet ainsi de:

1) gérer plus efficacement la base de données des membres de votre association:

  • adhésion, carte de membre, annuaire et liste de cours en ligne
  • invitation et suivi de participation à des événements, cours ou ateliers

2) maximiser et augmenter votre succès en tant qu’association en intégrant des fonctions administratives et de communication:

  •  augmenter la qualité de votre relation membres (communication individuelle ou campagnes d’emailing ciblée)
  • Gestion administrative de documents liés à une adhésion

Dans cette section, vous pourrez trouver réponse aux questions suivantes:

Qu’est ce qu’un membre?

Enregistrer et gérer les membres

  • Enregistrement d’un membre par l’administrateur
  • Enregistrement d’un membre depuis vos pages Web
  • Import de membres d’une base existante
  • Recherche et affichage de membres
  • Segmenter vos membres

Maintenir votre base de membres actualisée

  • Comment s’assurer de la qualité de vos données
  • Gestion des doublons
  • Supprimer un membre déjà créé
  • Modifier un membre déjà créé
  • Fonctions et informations de la fiche membre

Gestion des documents joints à vos membres

  • Quels documents peuvent être géré?
  • Comment ajouter un document?
  • Comment gérer les demandes de document
  • Vérifier et changer le statut d’un document attendu

Gestion de la communication avec vos membres

  • Envoyer un email personnalisé à un membre
  • Enregistrer des activités (appels et tâches) à vos membre
  • Gestion du profil marketing du membre: gérer l’optin

Gestion des alertes automatiques sur vos membres

voir Configurer et gérer le centre d’alertes et l’envoie d’email automatique.

 

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Qu’est ce qu’un membre?

Les membres de l’association sont toutes les personnes qui participent à l’association, bénéficiant des mêmes droits et mêmes obligations (sauf disposition contraire des statuts).  Ils sont à distinguer des donateurs et de vos contacts (qui ne sont que des prospects, ou des tiers qui fournissent des services ou marchandises à votre association comme à n’importe quelle autre société, tels que fournisseurs, presse/média, etc…).

Si les statuts de l’association ne précisent rien, tous les membres disposent des mêmes droits, et il n’y a qu’une seule catégorie de membre. Les statuts peuvent cependant déterminer diverses catégories de membres ayant différents droits. Les catégories de membres les plus fréquemment rencontrées sont:

Types de membre Description
Membres fondateurs Ceux qui ont participé à la constitution de l’association. Ils sont désignés dans les statuts eux-mêmes ou identifiés comme signataires du procès-verbal de l’assemblée générale constitutive.
Membres bénévoles Ceux qui sont membres de l’association et ont également le statut de bénévole, c’est à dire de collaborateur occasionnel de l’association, en fonction de sa disponibilité.
Membres salariés Ceux qui sont membres de l’association et ont également le statut de salarié, c’est à dire qui obtiennent le versement d’un salaire en contrepartie de la fourniture d’un travail ;et sont soumis a un lien de subordination.
Membres adhérents Ceux qui adhèrent à l’association dans l’unique but de bénéficier de prestations. On peut les considérer comme les clients de l’association.
Membres bénéficiaires Ceux qui bénéficient de l’action de l’association (les enfants etc…)
Membres bienfaiteurs Ceux qui ont accepté, afin de soutenir financièrement l’association, d’acquitter une cotisation d’un montant supérieur à celui dû par les membres actifs, ou, plus simplement, les personnes qui adressent régulièrement des dons à l’association. Dans ce dernier cas, le titre de membre bienfaiteur est souvent honorifique, il ne confère pas de droit particulier.
Membres d’honneur Ceux qui ont rendu des services particuliers à l’association. Le titre de membre d’honneur peut être décerné à des membres de l’association ou à des personnes extérieures à l’organisme. Souvent, ils sont dispensés du paiement de la cotisation.
Membres de droit Ceux que l’association s’engage à accepter comme membres de l’association, en les dispensant de la procédure d’admission imposée aux autres catégories de membres (agrément, parrainage, etc.).
Membres à vie Ceux qui ont la qualité de membre adhérent pendant toute leur existence. En cas de décès, cette qualité de membre à vie n’est pas transmise à ses héritiers.
Autres membres Autres membres non inclus dans les autres catégories.

Enregistrer et gérer les membres

VerticalSoft vous permet de stocker des informations sur tous les membres avec lesquels vous travaillez (fondateurs, bénévoles, adhérents, bénéficiaires, etc…), vous permettant ainsi de mieux les connaître et de mieux gérer leurs besoins.  La fiche Membre est comparable à un dossier de fichiers dans lequel vous conservez chaque information dont vous disposez sur un membre. Par exemple, si vous stockez des informations sur un adhérent (à un club sportif par exemple), vous ajoutez son nom, ses coordonnées, une personne à contacter, les cours que la personne prend, et les autres informations associées. Vous pouvez également conserver un journal des appels ou des communications emails.

Dans VerticalSoft, toutes les informations sur cet adhérent (nom, adresse, site web, appel etc.) sont stockées dans un endroit centralisé, facile à consulter, sur sa fiche Membre. L’application vous permet d’enregistrer un nouveau membre de plusieures façons, vous donnant ainsi une grande flexibilité et facilitant les tâches administratives. L’enregistrement  peut être soit manuellement, soit automatique depuis vos pages Web, soit par import de données de votre base existante.

Enregistrement d’un membre par l’administrateur

Sur la barre verticale de gauche, cliquez sur Contacts, puis sur Membres.  Vous trouverez un récapitulatif de tous les membres  de votre association. Le premier bloc est un aperçu de vos membres par grande catégorie (bénévole, adhérent, bénéficiaire etc…). Un graphe sur la droite vous donne une évolution visuelle du du nombres de vos membres. Le deuxième bloc comporte la liste de vos membres par nom. Un moteur de recherche vous permet de filtrer ces membres et vous pouvez segmenter vos membres en créant autant de segments que nécessaires (vous pourrez ensuite envoyer vos emails de marketing de projets associatifs de façon plus ciblée).

Cliquez sur le bouton Créer un nouveau membre, vous serez redirigé vers une page d’information relatives à votre membre. Vous devez remplir le plus d’information possible pour rendre votre carte de visite la plus détaillée possible. Cette carte de visite comporte 8 grandes catégories:

Champ Description
Informations Toutes les informations relatives au statut et à la catégorie du membre au sein de l’association.  Le champ Tag vous permet de créer une categorie particuliere qui sert à votre organisation (par exemple le Tag “école” si c’est une catégorie spécifique qui vous intéresse)
Carte de visite Détails des coordonnées personnelles du membre. le membre peut être une personne physique ou une société. Notez que le champ Organisation saisie vous permet de remplir automatiquement les plus grandes associations ou fondations recensées en France.
Médias Ce bloc vous permet d’ajouter un photo du membre ou le logo de la société membre. En cochant la case Mettre en avant sur le Web, votre donateur sera mentionné sur votre site web.
Réseaux sociaux Ce bloc vous permet d’ajouter tous les URLs vers les réseaux sociaux de votre membre.
Profil social Le profil social n’est en général utilisé que pour les membres beneficiaires. Ne remplissez que le nécessaire. Ce genre d’information est utile par exemple pour les associations de soutiens aux enfants dans un pays tiers (déterminer leur âge, leur niveau d’étude, leur groupe ethnique).
Contact en cas d’urgence C’est la personne à contacter en cas d’accident. Ces informations peuvent être utiles pour les associations sportives par exemple.
Adhésion principale Entrez la date de début et fin de l’adhésion principale de votre membre.
Disponibilité C’est le temps que le membre peut consacrer à votre association. Cette information est nécessaire pour les bénévoles par exemple.
Participation aux instances dirigeantes Cette catégorie vous permet d’enregistrer les informations de votre membres relatives à son rôle dans votre association (membre de l’AG, du bureau ou du CA). Cela vous permet aussi de gérer ses convocations aux instances associatives.

Vous devez appuyer sur la bouton Enregistrer pour que votre membre soit enregistré dans le système.

Enregistrement d’un membre depuis vos pages Web

Pour faciliter le travail administratif de votre association, de nouveaux membres peuvent entrer automatiquement dans votre base de données depuis vos pages web lorsqu’une personne 1) rempli votre formulaire d’adhésion sur votre site Web (Voir Créer et gérer les adhésions), 2) Le formulaire membre essai gratuit (Voir Créer et gérer les adhésions) ou 3) rempli Le formulaire bénévole (Voir Créer et gérer les bénévoles).

L’enregistrement d’un nouveau membre peut ainsi se faire depuis (Voir également Gestion des doublons):

  • Le(s) formulaire(s) d’adhésion sur votre site Web: Un formulaire d’adhésion est un outil pratique grâce auquel les visiteurs de votre site pourront devenir membre facilement, rapidement et directement depuis votre site web.
    • Le visiteur de votre site doit remplir certain champs d’information tels que nom, prénom, email etc…
    • Après la soumission du formulaire d’adhésion, une fois le formulaire envoyé, le visiteur sera redirigé vers une autre page de votre site qui le remerciera de son adhésion.
    • Un membre a automatiquement été créé dans l’onglet Membre.
  • Le formulaire membre essai gratuit: Votre formulaire membre essai gratuit est un outil vous permettant également de créer un nouveau membre.
    • Le membre doit remplir certain champs d’information tels que nom, prénom, email etc…
    • Après la soumission du formulaire, une fois le formulaire envoyé, le visiteur sera redirigé vers une autre page de votre site qui le remerciera de son adhésion.
    • Un membre a automatiquement été créé dans l’onglet Membre.
  • Le formulaire bénévole: Votre formulaire bénévole est un outil vous permettant également de créer un nouveau membre (dans la sous catégorie Membre bénévole).
    • Le membre doit remplir certain champs d’information tels que nom, prénom, email, disponibilité pour le bénévolat, etc…
    • Après la soumission du formulaire d’inscription, une fois le formulaire envoyé, un email de remerciement avec un reçu sera envoyé à votre membre.
    • Un contact a automatiquement être créé dans l’onglet Membre.

Import de membres d’une base existante

Dans certain cas, vous pouvez importer des membres stockés dans une autre base de données dans VerticalSoft. Veuillez contacter VerticalSoft.

Recherche et affichage de membres

VerticalSoft vous permet d’afficher vos membres par types ou de faire des recherche par mots clés ou Tag. Cela vous permettra notamment de créer un segment et ainsi d’inviter facilement ce segment de membres à un événement. Par exemple vous pourrez faire une recherche par mot clé “École”, vous permettant ainsi de lancer une invitation spécifique pour cette catégorie de membre après avoir créé un segment “Ecole”.

Pour retrouver la liste complète de vos membres, cliquez sur Membres. La page d’accueil vous donne une vision globale de vos membres par Type ainsi que l’évolution de leur nombre vous permettant une analyse rapide de vos membres.

  • Recherche par Type de membres:

Une fois sur la page d’accueil Membres, en cliquant sur chaque Type de membres en haut à gauche (Bénévoles, Adhérents, Bénéficiaires, Autres), vous retrouverez la liste des membres uniquement dans cette catégorie.  Par exemple, si vous cliquez sur le Type Bénévoles, la page affichera uniquement la liste de vos bénévoles, facilitant vos recherche ou la sélection de ces bénévoles pour une campagne qui leur est destinée.  Vous pouvez encore affiner votre recherche en entrant un mot clé dans la case Rechercher.

  • Recherche par mot clé:

Si vous désirez rechercher votre entière base de membres, cliquez sur la barre verticale de gauche, Membres. Tous les membres sont alors affichés, tout Type confondu. Entrez un mot clé dans la case Rechercher.

Après toute recherche, pour revenir sur la liste complète de vos membres, cliquez sur Membres sur la barre verticale de gauche.

Segmenter vos membres

Il est extrêmement important pour toute association d’être en mesure de communiquer de façon efficace, claire et ciblée. La clé de toute campagne marketing passe par la personnalisation de sa communication et donc par la segmentation la plus précise possible de votre base de contacts (chaque segment peut recevoir des informations différentes).  Une segment sera donc une liste de contacts ayant des éléments en commun. VerticalSoft vous permet de créer autant de segments que nécessaires.

Quels critères dois-je utiliser pour segmenter mes contacts?

Vous pouvez utiliser n’importe quel critère pour segmenter vos contacts. Cependant, voici quelques-unes des catégories qui peuvent être utilisées pour segmenter leurs listes:

  • Informations démographiques: Sexe, position géographique (adresse), âge etc…
  • Informations de préférences et comportements: centre d’intérêts, achats, ouvre, clics, navigation sur le site, etc…
  • Informations transactionnelles (montant de dons, achats, souscription etc…)

Pour en savoir plus, voir La segmentation des campagnes d’e-mailing de votre association.

Comment créer un segment

Vous pouvez créer un segment en suivant les 3 étapes suivantes:

  • Créer un nouveau segment:

Sur la d’ accueil Membres, dans le bloc Liste des membres, cliquez sur Créer un nouveau segment. Une fenêtre s’ouvre vous demandant le nom de votre segment.

  • Sélectionner les membres à ajouter:

Une fois votre segment créé, vous devrez choisir et sélectionner les membres qui feront partie de ce segment. Pour cela, cliquez sur Membres. Dans le bloc Liste des membres, sélectionnez la ou les personnes que vous désirez ajouter à votre segment en cliquant sur la ligne de leur nom, sur la gauche (sous la colonne Statut). Si vous désirez sélectionner tous vos membres, cliquez sur le bouton Sélectionner tout sur la droite de votre page regroupant la liste de vos membres.  Vous pouvez également utiliser les outils de recherche de la liste des membres sur la droite de votre page regroupant la liste de vos membres.

  • Ajouter les membres sélectionnés à un segment:

Une fois vos membres sélectionnés, en bas du bloc Liste de membres, dans la case Ajouter les membres sélectionnés au segment, sélectionnez le segment auquel vous désirez ajouter ces personnes. Lorsque vous lancerez vos campagnes de promotion de projets associatifs, vous pourrez ainsi sélectionner un de ces segments.  Voir Créer et gérer mes projets associatifs pour plus de détails.

Notez que vous pouvez ajouter des membres, donateurs ou contacts a tout segment en répétant les étapes ci-dessus sous chaque catégorie, Membres, Donateurs et Contacts.

Maintenir votre base de membres actualisée

Maintenir les données actualisées et précises est l’une des tâches plus importantes à réaliser pour aider votre organisation à mieux exploiter les capacités de VerticalSoft. VerticalSoft est une application puissante qui vous permet de suivre, de cibler et d’automatiser des activités de gestion de membres et de fundraising. Toutefois, si votre base de données possède de nombreux enregistrements incomplet ou en double, VerticalSoft, tout comme tout autre application, ne parviendra pas à réaliser tout son potentiel.

Comment s’assurer de la qualité de vos données: plan de gestion

La qualité des données que vous importez dans VerticalSoft est essentielle pour la croissance de votre organisation. Des données de mauvaise qualité entraînent un déficit d’information, un préjudice de réputation, et comme conséquence, une perte de potentiel (de dons, de volontariat ou d’adhésions). Les données de qualité, quant à elles, permettent à votre organisation de travailler rapidement et avec précision, notamment de prospecter et de cibler de nouveaux contacts, d’identifier des opportunités et de planifier des événements.

Il est recommandé d’établir un plan de gestion des données classique comprenant des normes de création, de traitement et de maintenance des données (par exemple les noms de société ne devront jamais être abrégés, aucun contact ne peut être entré sans un nom complet, un email et un numéro de téléphone, etc…).

Qu’est ce qu’un doublon

On parle de doublon quand, dans un ou plusieurs fichiers, on trouve plusieurs fois le même enregistrement. Plus précisément pour votre base de contacts dans VerticalSoft, un doublon est un contact ayant la même adresse email qu’un autre contact. La gestion des doublons est une tâche cruciale dans la préparation de vos actions marketing. Empêcher la création de doublons permet de maintenir une base de données  “propre” empêchant ainsi la mise à jour de deux contacts pointant vers la même personne réelle occasionnant ainsi des erreurs lors de la mise à jour de champs et permettant d’éviter d’envoyer plusieurs exemplaires d’un courrier à la même personne par exemple. Les doublons fausseraient les résultats de vos événements, vos projets associatifs ou de votre marketing automation.

Les doublons peuvent apparaître de plusieurs façons :

  • Saisie manuelle par l’administrateur: il est recommandé aux utilisateurs de rechercher un enregistrement avant d’essayer de le créer. Cette étape est souvent omise pour ne pas perdre de temps. Dans certains cas, même si cette étape est respectée, des différences d’orthographe et des noms entraînent la création de doublons.
  • Saisie manuelle par le contact lui même: la formulation de plusieurs demandes du même client ou prospect peut créer des doublons (si par exemple le contact utilise 2 adresses emails différentes).
  • Importations de listes ou intégration avec un autre système: vous avez acheté une liste de contacts ou revenez d’un événement réussi et vous souhaitez importer votre liste de prospects dans VerticalSoft. Il existe souvent des prospects ou des contacts en double dans les listes elles-mêmes, ou la liste peut enregistrer un contact que vous avez déjà dans votre base de données.

Règles de gestion des doublons

VerticalSoft comprend des règles de détection des doublons par défaut dans le cas ou un contact rempli un formulaire: Le critère d’identification unique pour chaque membre est: le prénom (normalisé avec une majuscule) + email. Ainsi, dès qu’un utilisateur tente de sauvegarder un enregistrement nouveau (par exemple une nouvelle adhésion), les outils de gestion des doublons sont exécutés. Pour commencer, l’enregistrement est comparé aux enregistrements VerticalSoft existants afin d’identifier les doublons potentiels, en utilisant les critères d’identification Prénom + email (ce critère vous permet de gérer des adhésions d’enfants sous le même nom de famille et le même email parental, mais en créant 2 adhésions si par exemple il y a 2 enfants avec des prénoms différents).  Si l’enregistrement sauvegardé est identifié comme un doublon potentiel, la règle de duplication empêche la création d’un nouveau membre et l’adhésion sera enregistrée sous le membre existant. Si l’enregistrement sauvegardé est identifié nouveau, un nouveau membre sera créé et l’adhésion sera enregistrée sous ce nouveau membre.

Comment dédoublonner manuellement

VerticalSoft vous alerte sous chaque membre ou contact ou donateur, de l’existence d’un potentiel doublons en vous informant des contacts ayant la même adresse email. Ces contacts sont listés dans le bloc Dédoublonner, en cliquant sur la case Sélectionner.  Si vous constatez que le membre ou le contact est un doublon (même adresse email et meme prenom. Attention les enfants auront la même adresse email que les parents mais ne seront pas des doublons car le prénom du membre sera différent), vous pouvez consolider toute l’information sous un même nom en sélectionnant le contact et validez pour lui transférer tout l’historique (cliquez sur Transférer).

Une fois le transfert de l’historique effectué, une fenêtre s’ouvre vous informant que Tout l’historique a été transféré, et que vous pouvez supprimer le membre. Attention le membre n’est pas automatiquement supprimé, vous devrez le faire manuellement.

Supprimer un membre déjà créé

Pour supprimer un membre déjà créé, retourner sur la page listant tous vos membres (Cliquez sur Contacts puis Membres sur la barre verticale de gauche). Cliquez sur le membre que vous souhaitez supprimer dans le bloc Liste des membres. Cliquez sur Supprimer en haut à droite. Un nouvelle fenêtre s’ouvre pour vous demander confirmation de la commande. Appuyez sur Supprimer si vous désirez supprimer ce membre.

Modifier un membre déjà créé

Pour modifier les paramètres d’un membre déjà créé, retourner sur la page listant tous vos membres (Cliquez sur Contacts puis Membres sur la barre verticale de gauche). Cliquez sur le membre que vous souhaitez éditer dans le bloc Liste des membres. Une fois sur la page de détails de votre membre, cliquez sur Modifier en haut à droite de votre page et changez les paramètres que vous souhaitez éditer, puis cliquez sur Enregistrer.

Fonctions de la fiche membre et saisie des activités et notes

Une fois un membre enregistré soit en ligne directement par un participant soit manuellement par l’administrateur, VerticalSoft créera automatiquement une nouvelle fiche de membre.  Certaines des informations sur cette fiche membre seront enregistrées automatiquement, d’autres, tels que les notes, les appels, les emails envoyés peuvent être mis à jour continuellement, vous permettant une vision détaillée 360 de votre relation membre. Vous pourrez ainsi facilement analyser votre relation et décider si vous devez solliciter plus ce membre, si ces sollicitations ont été fructueuses, ou si au contraire une approche différente est nécessaire.

Pour retrouver des fiches de membres, cliquez sur Contacts puis Membres sur la barre verticale de gauche. Puis cliquez sur le membre que vous désirez consulter Une nouvelle fenêtre s’ouvre avec une fiche membre comportant les champs suivants:

Champ Description
Coordonnées & informations générales Le bloc coordonnées a 3 onglets. Ces informations vous donnent un résumé des informations et coordonnées enregistrées sous votre membre. Pour changer ces informations, voir Modifier un membre déjà créé.

  • Adresse et contact en cas d’urgence (si ce contact n’est pas rempli, l’icône d’appel d’urgence n’apparaît pas).
  • Profil: informations relatives à l’âge, sexe, ethnicité, etc…
  • Notes: cette case vous permet de consulter les notes additionnelles que vous avez prise sur votre membre (par exemple, noter que ce membre a une certaine préférence alimentaire etc…). Pour ajouter des notes, cliquez sur Modifier en haut à droite de la fiche membre.
Documents Voir Gestion des documents joints à vos membres
Message rapide VerticalSoft vous permet d’envoyer un email personnalisé à votre membre. Un historique de l’email apparaîtra dans l’onglet E-mails envoyés du bloc A propos/Automation. Voir Envoyer un email personnalisé à un membre.
Activités sur ce membre Ce bloc regroupe tous les appels et tâches relatives à votre membre
Automation Ce bloc regroupe 2 grandes catégories d’information remplies automatiquement par VerticlaSoft:

  • Les fils d’alertes automatiques concernant ce membre (voir Fils d’alerte et automation)
  • E-mails envoyés: tous les emails envoyés par VerticalSoft
Implication dans notre organisation Ce bloc regroupe 6 grandes catégories d’information remplies automatiquement par VerticlaSoft:

  • Adhésions en ligne depuis vos formulaires,
  • Dons en ligne depuis vos formulaires,
  • Inscriptions aux événements (Voir Créer et gérer mes événements)
  • Bénévolat (voir Gestion des Bénévoles),
  • Cours & ateliers donnés par ce membre,
  • Participation aux assemblées
Transactions en ligne Seront automatiquement enregistrés dans cette sections, les paniers (tous les règlements fait en ligne) et les achats en ligne.

Gestion des documents joints à vos membres

La gestion de vos membres requiert parfois la collecte de documents relatifs à chaque membre. Par exemple une association sportive peut nécessiter un certificat médical ou une autorisation parentale, qui doivent être attachés à chaque membre.  VerticalSoft vous permet de faire un suivi des documents attendus de vos membres et le stockage de ces pièces jointes, de facons simple. Toute l’information est centralisée sous chaque membre, facilitant le travail administratif de votre association.

Quels documents peuvent être gérés?

N’importe quel document peut être joint dans VerticalSoft.  En premier lieu, vous devez configurer les documents que vous voulez demander à vos membres (un RIB, un certificat médical, etc…).

Cliquez sur Configuration sur le menu de gauche, puis sur Adhésion en ligne. Vous serez redirigé vers la page de configuration du formulaire d’adhésion en ligne.  Sur cette page, dans le bloc Étape 2: configurez vos listes, cliquez sur l’onglet Documents, afin de voir votre liste de documents à fournir. Vous pouvez créer autant de document à fournir que nécessaire en cliquant sur le bouton Nouveau et en donnant un nom à votre document.  Pour plus d’information voir Créer et gérer mes adhésions en ligne.

Ces documents créés apparaîtront dans la liste des documents que vous pouvez sélectionner sous chaque membre, dans le bloc Documents.

Comment ajouter un document?

Avant de pouvoir ajouter un document attendu ou reçu sous votre membre, vous devez au préalable configurer vos documents à fournir. Voir Quels documents peuvent être gérés?

Cliquez sur le membre sous lequel vous désirez enregistrer soit un document attendu. Dans le bloc Documents, sélectionnez un document que vous avez préalablement configuré dans la boîte déroulante (Voir Créer et gérer mes adhésions pour plus d’information sur les documents attendus lors de vos adhésion en ligne), puis cliquez sur Ajouter pour ajouter ce nouveau document.  Le document sera alors listé sous votre membre dans le bloc Documents.

Comment gérer les relances de demande de documents

Vous pouvez facilement envoyer un email de relance à votre membre en appuyant sur le bouton Relancer, dans le bloc Documents, sous le nom de votre membre. VerticalSoft enverra automatiquement un email de relance de documents à fournir. Cet email sera enregistré sous votre membre dans l’onglet Emails envoyés, vous permettant de garder un trace de toutes vos demandes.

Vérifier et changer le statut d’un document attendu

Pour vérifier le statut de documents attendu, cliquez sur le membre et consultez la section Documents, pour voir un récapitulatif des document encore en attente et ceux déjà reçus. Pour enregistrer un document reçu, cliquez sur la case à côté du nom du document dans le bloc Documents. Le document apparaîtra alors comme barré. Vous pouvez également cliquer sur Tous reçus, si tous les documents vous ont déjà été envoyés.

Gestion de la communication avec vos membres

Envoyer un email personnalisé à un membre

VerticalSoft vous permet d’envoyer un email personnalisé à votre membre et d’en garder un trace dans VerticalSoft.  Cliquez sur Contacts puis sur Membres puis sur le membre que vous désirez contacter. Une fois sur la page de détails du membre, le bloc Message rapide vous permet d’envoyer un message personnalisé à votre membre, en remplissant le sujet et le contenu de votre email. Une fois envoyé, un historique de l’email apparaîtra dans l’onglet Emails envoyés du bloc A propos. Vous pourrez ainsi, par exemple, facilement savoir combien de fois vous avez contacté ce membre pour lui demander de fournir un document spécifique. Pour automatiser l’envoie de certains emails, voir Fils d’alertes et automation.

Enregistrer des activités (appels et tâches) à vos membre

VerticalSoft vous permet non seulement d’enregistrer facilement l’historique d’appels fait, mais également, de créer des alertes de tâches à faire.

Pour enregistrer un appel, cliquez sur le membre que vous allez appeler. Dans le bloc Activités en bas à gauche de votre écran, cliquez Consigner un appel. Enregistrez les détails de cet appel. Ces appels apparaîtront le bloc Activités.

Pour enregistrer un tâche, cliquez sur le Membre que vous allez appeler. Dans le bloc Activités en bas à gauche de votre écran, cliquez Nouvelle tâche. Enregistrez les détails de cette tâche. Vous pouvez créer une série récurrente de tâches en cliquant sur Recurrence et en choisissant la fréquence de cette tâche. Ces tâches apparaîtront dans Mon activité, sous le bloc Mes tâches et rendez-vous.

Gestion du profil marketing du membre: Gérer l’optin

Pour une association, communiquer avec ses membres, ses donateurs ou ses contacts est un aspect essentiel de la vie associative. Il est en effet important de développer une politique marketing qui permettra à votre association de continuer à diffuser son message et d’élargir son réseau. Rappelez vous qu’en France, en règle générale, vous ne pouvez envoyer de communication (newsletter etc..) à vos membres que si ces dernier ont fait un “opt-in actif”, c’est à dire qu’ils ont coché eux-même une case d’acceptation, indiquant ainsi de manière formelle qu’ils veulent recevoir ladite communication.  VerticalSoft, conformément aux lois françaises, vous permet de gérer l’opt-in de vos membres et autres contacts.  Voir Votre association et la réglementation des abonnements à une newsletter pour plus de détails sur la réglementation en France.

Les règles de VerticalSoft sont les suivantes:

  1. Tous les formulaires VerticalSoft destinés à vos constituents (membres, donateurs, contacts etc…) contiennent une demande claire, nécessitant de cocher une case d’acceptation de opt-in, pour vous permettre de leur envoyer des communications futures (telles que votre newsletter).

  2. Comme le permet la loi, les Membres uniquement, sont considérés comme ayant automatiquement acceptés de recevoir des communications relatives à leurs adhésions.
  3. Tous les emails envoyés par VerticalSoft permettent à vos constituents de s’opposer à l’utilisation de leur coordonnées de manière simple et gratuite, en cliquant sur le bouton Veuillez vous désabonner ici, qui se trouve sur tous les emails.

Gestion des alertes automatiques sur vos membres

voir Fils d’alerte et automation.