Créer et gérer mes événements (Mai 2017)

Sur cette page, vous trouverez réponse aux questions suivantes:

Qu’est ce qu’un événement?

Quelles sont les fonctionnalités de VerticalSoft autours de la création d’un événement?

Créer et paramétrer un nouvel événement, le formulaire d’inscription en ligne et la billetterie

  • Créer un nouvel événement et le formulaire d’inscription en ligne
  • Créer et paramétrer la billetterie (et les badges d’accès) pour un nouvel événement

Maintenir votre base d’événements actualisée

  • Consulter votre fiche événement et le formulaire d’inscription en ligne d’un événement
  • Modifier un événement et son formulaire d’inscription en ligne
  • Supprimer ou rendre inactif un événement et son formulaire d’inscription en ligne

Envoi des invitations par email et mise en avant sur le web de vos événements

Comment gérer le déroulement de ses événements

  • Gestion des inscriptions individuelle et de groupe à votre événement
  • Synchronisation avec votre CRM, factures et opérations comptables après inscriptions
  • Envoi par email des badges d’inscription avec code QR et des factures
  • Impression de badges d’accès vierges
  • Scannage des badges à l’entrée de votre événement et synchronisation des informations dans votre base de données
  • Statistiques de l’événement

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Qu’est ce qu’un événement?

Un événement est un fait d’une importance notable pour un individu ou une communauté humaine, donc un fait important à un moment donné, pour une durée donnée, à un lieu donné. Un événement est organisée pour un public pré-défini et avec un objectif déterminé.  Un événement peut donc être, une conférence, une exposition, un repas dansant, un loto, ou toute autre fête.

Quelles sont les fonctionnalités de VerticalSoft autours de la création d’un événement?

Lorsque vous créez un événement avec VerticalSoft, vous pouvez:

  • Personnaliser votre événement: Choisir un nom, décrire l’objectif et choisir une image représentant votre évènement.
    • Définir vos paramètres de billetterie: Lorsque vous créez un événement, vous pouvez personnaliser vos billets par nom, prix, le début et la fin des ventes de billets, le nombre de billets qui peuvent être achetés pour chaque type de billet.
    • Créer automatiquement une page URL que vous pourrez partager sur les réseaux sociaux. Cette page Web donnera tous les détails de votre événement et comporte un formulaire d’inscription pour les personnes désirants assister à votre événement.
  • Gérer vos événements: Vous pourrez suivre l’évolution de vos ventes, gérez vos ventes hors ligne et gardez une trace de tous les achats effectués.
  • Émettre automatiquement des factures: Pour chaque billet acheté, VerticalSoft pourra générer automatiquement une facture que la personne recevra par email.
  • Ajouter automatiquement vos participants à votre communauté : Vos participants sont intégrés automatiquement à votre communauté, et sont classifiés en tant que “contact”.  Si le contact existe déjà, une nouvelle inscription est attaché à votre contact pour que vous puissiez savoir à tout moment à quel événement ce contact a préalablement participé ou participera dans le future.
  • Ajouter automatiquement vos inscriptions en comptabilité: Vos inscriptions sont automatiquement ajoutés en comptabilité sous la rubrique “paiements”.
  • Permettre à vos participants d’imprimer des billets que vous pourrez scanner à l’entrée de votre événement.

Créer et paramétrer un nouvel événement et son formulaire d’inscription en ligne

Créer un nouvel événement et le formulaire d’inscription en ligne

Cliquez sur Évènements.  Vous trouverez un récapitulatif des évènements créés pour votre association. En cliquant sur le bouton Créer un nouvel événement, en haut du tableau récapitulatif, cela vous amène sur la page principale de paramétrage d’un nouvel événement.

Catégorie Champ Description
Informations Nom de l’événement Le nom de l’événement
Statut Choisissez un des 3 statuts: Nouveau, Actif, Inactif. Choisissez Actif si vous désirez que votre événement et son formulaire d’inscription soit actif.  Attention le statut Nouveau est l’équivalent d’un brouillon, votre formulaire d’inscription ne sera en conséquence pas actif et vous ne pourrez pas enregistrer de participants!
Début Ce champ est obligatoire. Entrez une date de début de votre événement. Votre événement et son formulaire d’inscription ne seront pas actif si cette date est dans le passé (le formulaire informera le visiteur que l’inscription est close).
Se termine Ce champ est obligatoire. Entrez une date de fin de votre événement. Votre événement et son formulaire d’inscription ne seront pas actif si cette date est dans le passé (le formulaire informera le visiteur que l’inscription est close).
Responsable Vous pouvez assigner la responsabilité de votre événement à un de vos membre. Appuyez sur la loupe. Entrez un nom dans le champ Nom (choisissez Tous les champs), cliquez OK.
Description de l’événement Image Choisissez une image stockée sur votre ordinateur ou copiez le lien situé dans la barre d’adresse Web correspondant à l’endroit où est stocké votre photo sur internet. Cette image viendra illustrer votre événement. Cliquez sur Choisissez une image et choisissez le lieu de stockage de votre image.
A propos Accroche rapide de votre événement.
Description Un espace de plus de 32 000 caractères dédié à l’explication de votre événement. Ces informations apparaîtront sur votre formulaire d’adhésion à l’événement que vos adhérents verront.
Lieu Lieu de l’événement
Adresse Adresse exact de l’événement
Code postal Code postal de l’événement
Ville Ville de l’événement
Jour affiché Entrez le jour de la semaine de l’événement
Heure affichée Entrez l’heure de l’événement
Votre formulaire d’inscription en ligne Afficher la carte Sélectionnez la case si vous souhaitez qu’une carte google apparaisse sur la page Web de votre événement.
Afficher le nombre de billets restants Cliquez cette option pour afficher le nombre de places restantes, la page Web l’affichera et indiquera « Plus que x places » si le nombre de place restantes est inférieur à 5.
Wording Sélectionnez Aucun, Billet ou Inscription, dépendant de la nature de votre événement.
URL timer Entrez l’URL du timer si vous désirez qu’il s’affiche sur l’invitation.
Début de la vente Vous pouvez fixer la période pendant laquelle les personnes ont la possibilité de s’inscrire et payer en ligne. Pour cela, entrez les dates de début et de fin de la vente.
Fin de la vente Vous pouvez fixer la période pendant laquelle les personnes ont la possibilité de s’inscrire et payer en ligne. Pour cela, entrez les dates de début et de fin de la vente. Si vous ne saisissez pas de date, les personnes peuvent s’inscrire dès que l’événement est configuré et jusqu’à la date et heure de fin de votre événement.
Capacité totale La capacité totale de votre événement est le nombre de places totales disponibles. Si vous ne saisissez rien, le nombre de place n’est limité que par la quantité saisie au niveau de chaque type de billet.
Message de confirmation de l’inscription C’est le message que recevront les participants qui se seront inscrit à un événement en ligne. Si vous ne remplissez pas ce champ, aucun message ne sera envoyé pour confirmer l’inscription.
Annuler/ Enregistrer Vous devez appuyer sur le bouton Enregistrer pour que votre événement soit enregistré dans le système. Dès lors un URL pour votre événement sera créé. Cet URL peut être retrouvé sur la page Détail événement (Cliquez sur Évènements. Cliquez ensuite sur l’événement qui vous intéresse). Cet URL pourra être partagé sur les réseaux sociaux ou être envoyés dans un email d’invitation.  Cet URL redirigera les internautes vers un page Web décrivant votre événement et leur permettant de s’inscrire en ligne à cet événement.

Créer et paramétrer la billetterie (et les badges d’accès) pour un nouvel événement

Une fois votre événement enregistré, vous pouvez continuer à paramétrer votre billetterie en créant autant de catégories de billets que nécessaire.  Chaque billet pourra être imprimé par vos participants sous forme de badges d’accès automatiquement envoyé par VerticalSoft à chacun des participants. Ces badges d’accès seront automatiquement générés et envoyés à chacun des participant avec un code QR unique (voir Scannage des badges d’accès).

Cliquez sur l’événement créé. Sur la droite de votre page détaillant votre événement, dans la rubrique Billets proposés, vous pouvez créer les différents types de billets proposés aux participants. En cliquant sur le bouton Nouveau, dans la rubrique Billets proposés, cela vous amène sur la page principale de paramétrage des billets. Chaque nouveau billet représente une catégorie de billets (par exemple “Billet plein prix”, “Billet discount” etc…).

Champ Description
Nom du billet Choisissez le nom du billet tel qu’il apparaîtra sur le formulaire d’inscription (par exemple Billet jeune ou Billet senior chacun pouvant avoir un prix différent).
Prix C’est le prix du billet. Vous pouvez créer des billets gratuits en laissant le prix a 0. Ce type de billet qui ne coûtera rien à l’inscription, est utile pour les bénévoles par exemple.  Les billets payants coûteront de l’argent à l’inscription et créeront automatiquement une entrée comptable (Voir Comptabilité). Les billets payants sont adaptés pour les participants qui souhaitent une admission pour votre événement par exemple.
Description Descriptif du billet
Actif Case à cocher si vous désirez que ce type de billet soit offert sur le formulaire d’inscription, aux visiteurs de votre site.
Réservé aux adhérents Case à cocher si vous désirez que ce type de billet ne soit offert qu’à vos adhérents.
Quantité disponible C’est la quantité maximale de billets que vous souhaitez vendre dans cette catégorie. Laissez le champ libre si vous n’avez pas de limite.
Accompagnateurs Cette case vous permet d’autoriser l’achat de plusieurs billets à la fois. Mettez un chiffre qui représentera le nombre maximal de billets que le souscripteur pourra acheter en plus du sien.

Attention votre formulaire d’inscription en ligne ne sera actif que lorsque son statut sera Actif et lorsque vous aurez créé au moins une catégorie de billet (si votre événement et ouvert à tout le monde, vous pouvez créer une unique catégorie de billet gratuit).

Maintenir votre base d’événements actualisée

Consulter votre fiche événement et le formulaire d’inscription en ligne d’un événement

Pour qu’un URL de votre événement soit créé, vous devez avoir suivi les 2 étapes décrites ci-dessus: 1) créer un événement et 2) paramétrer votre billetterie. Cet URL peut être retrouvé sur la page Détail événement (Cliquez sur Évènements puis sur l’événement qui vous intéresse). L’URL http:// se trouve dans le bloc Votre formulaire d’inscription en ligne.

Cet URL pourra être partagé sur les réseaux sociaux ou être envoyés dans un email d’invitation.  Cet URL redirigera les internautes vers un page Web décrivant votre événement et leur permettant de s’inscrire en ligne à cet événement.

Modifier un événement et son formulaire d’inscription en ligne

Pour modifier les paramètres d’un événement déjà créé, retourner sur la page listant tous vos événements (Cliquez sur Évènements). Cliquez sur l’événement que vous souhaitez éditer. Une fois sur la page de détails de votre événement, cliquez sur Modifier en haut à droite de votre page et changez les paramètres que vous souhaitez éditer.

Supprimer ou rendre inactif un événement et son formulaire d’inscription en ligne

Vous désirez rendre un de vos événements temporairement inactif (celui n’apparaîtra pas sur votre liste d’événements et vos contacts ne pourront pas s’y inscrire), cliquez sur l’événement que vous souhaitez rendre inactif. Une fois sur la page de sommaire de votre événement, cliquez sur Modifier. Changez le Statut à inactif.

Si vous ne souhaitez pas garder race de votre événement et désirez le supprimer entièrement, cliquez sur l’événement que vous souhaitez supprimer. Une fois sur la page de sommaire de votre événement, cliquez sur Supprimer.

Envoi des invitations par email et mise en avant sur le web de vos événements

Une fois votre événement créé, VerticalSoft vous permet de lancer une campagne de communication marketing autours de cet événement afin d’attirer le plus de participants. Vous pouvez: 1) lancer une campagne d’emailing d’invitation à tous ou certains de vos contacts, et 2) mettre en avant automatiquement votre projet sur le Web.

Envoi des invitations par email

Pour lancer les invitations pour un événement déjà créé, retourner sur la page listant tous vos événements (Cliquez sur Événements). Cliquez sur l’événement concerné et dans le bloc du bas Déroulement de votre projet, cliquez sur l’onglet Invitations. Les étapes suivantes se dérouleront:

1- Sélectionnez les contacts que vous souhaitez solliciter:

Vous pouvez envoyer votre email relatif à votre événement soit à tous vos contact en cliquant sur Liste entière), soit à une liste spécifiquement créé auparavant en cliquant sur la liste désirée sous Segment créé (voir Segmenter vos membres pour plus de détails).

2- Cliquez sur Vérifier les destinataires:

Une nouvelle fenêtre s’ouvre vous montrant la liste des destinataires. Notez que seuls les membres et contacts qui sont actif et ont une adresse email apparaîtront dans cette liste. De cette fenêtre, vous pouvez soit cliquer sur Envoyez un test (seul un email de test sera alors envoyé à l’administrateur pour lui permettre de vérifier le contenu de l’email) soit cliquer sur Envoyez les invitations (les invitations seront effectivement envoyées à tous les destinataires de la liste choisie). Une fenêtre vous informera que vos invitations été envoyées.

3- Les destinataires reçoivent un email d’invitation

Tous les membres de la liste sélectionnés recevront un email intitulé “Nom de votre organisation: Invitation à un événement !”. Votre événement apparaîtra en haut de l’email avec un lien permettant à vos destinataires de s’inscrire. Attention! Vérifiez toujours que votre événement soit enregistré comme Actif et que les dates de début et fin d’inscription ne soient pas encore expirées. Dans le cas contraire, votre formulaire de sera pas actif et vos destinataires ne pourront pas s’inscrire en ligne.

Mise en avant sur le web automatique de vos événements

VerticalSoft met automatiquement vos événements en avant sur le web. Cliquez sur Configuration puis sur Mon organisation.  Dans le bloc pages web, toutes vos pages ont été automatiquement mise à jour pour votre nouvel événement:

  • Le lien Evénements a été mis à jour.
  • Le lien Site Web a été mis à jour: vos nouveaux événements apparaissent automatiquement sur votre site web.

Comment gérer le déroulement de ses événements

Gestion des inscriptions à votre événement

1- Inscription en ligne individuelle

Une fois votre événement créé, chacun pourra s’inscrire à votre événement en ligne en remplissant le formulaire lié à cet événement. Les inscriptions en ligne sont synchronisées dans votre base de données:

  • Les participants sont intégrés automatiquement à votre communauté, et sont classifiés en tant que Contact.  Si le contact existe déjà, une nouvelle inscription est attaché à votre contact pour que vous puissiez savoir à tout moment à quel événement ce contact a préalablement participé ou participera dans le future. Pour voir l’inscription, allez sur la fiche Membre, Donateur ou Contact. Sous le bloc Implication dans notre organisation, dans l’onglet Inscriptions, vous pouvez retrouver toutes les inscriptions de cette personne.
  • Les inscriptions sont ajoutées automatiquement en comptabilité: Cliquez sur Comptabilité sur la barre verticale de gauche puis sur Paniers. Les inscriptions sont automatiquement ajoutées par ordre chronologique. En cliquant sur le panier, vous pouvez voir ses détails et notamment si le paiement a été validé (payé).  Rappel si vous desirez renvoyer un email automatique de demande de paiement à votre participant. Cliquez sur le nom du participant pour arriver sur sa fiche de détails.  Dans le bloc Comptabilité du contact, vous pouvez voir le potentiel solde débiteur. Cliquez sur Relancer pour envoyer un email automatique de relance de demande de paiement.

2- Inscription en ligne d’un groupe

Vous pourrez également gérer les inscriptions de plusieures personnes simultanément ou de groupe. Pour cela, vous devez lors de la création de vos billets, vous assurer d’avoir rempli la case Accompagnateur (pour plus de détails, voir Créer et paramétrer la billetterie pour un nouvel événement). Vous pouvez ainsi contrôler le nombre de billets qu’une seule personne peut acheter (le sien + 4 accompagnateurs = total de 5 billets). Toutes les inscriptions en ligne sont synchronisées dans votre base de données comme décrit ci-dessus.

Synchronisation avec votre CRM, factures et opérations comptables après inscriptions

Une fois une inscription enregistrée soit en ligne directement par un participant soit manuellement par l’administrateur, l’application créera automatiquement 5 nouveaux éléments:

  • Une nouvelle inscription sera enregistrée dans votre événement dans la rubrique Inscriptions.
  • Un nouveau paiement sera enregistré dans Comptabilité sous Paniers.
  • Une facture sera automatiquement émise. Si l’inscription est faite en ligne, la personne recevra automatiquement la facture sur son adresse email seulement une fois le paiement de l’inscription enregistré. Ainsi si une inscription n’est pas enregistrée comme payée, le reçu n’est pas généré.
  • Un nouveau contact est automatiquement créé si le participant ne fait pas encore parti de votre communauté. Si le participant est cependant déjà un contact ou un membre, il ne se créera pas de duplicata (reconnaissance par email).
  • Une nouvelle inscription sera créé dans votre contact ou votre membre participant pour que vous puissiez savoir à tout moment à quel événement votre un contact a participé ou va participer.

Envoi par email des badges d’inscription avec code QR et des factures

Une fois qu’un participant s’est inscrit à un événement, VerticalSoft envoie automatiquement:

1- un email de remerciement et de confirmation de l’inscription.

2- une facture (en pièce jointe) détaillant le nombre de billet acheté, le prix HT et TTC. Les modalités de paiement.

3- le(s) badge(s) d’entrée individualisé(s) comportant un code QR unique généré automatiquement par le système. Ainsi ces badges pourront être scannés par un simple téléphone portable, les informations que le code QR contiennent seront automatiquement synchronisés dans votre base de données.  Ces badges peuvent être également imprimes par l’administrateur en allant dans le bloc Déroulement de votre événement et dans l’onglet Inscriptions: cliquez sur l’icône en forme de badge sur la droite du nom du participant pour voir leur badge.

Impression de badges d’accès vierges

Pour tout évènement, vous aurez la possibilité en tant qu’administrateur, d’imprimer autant de badges d’accès vierge que nécessaire. Ces badges vierges, et donc non personnalisés peuvent être utilisés par exemple dans les 2 cas suivants:

  • Les badges sont distribués à tous vos volontaires ou tout employé d’une société de sous traitance vous aidant à s’assurer du bon fonctionnement de votre événement.
  • Les badges peuvent également être distribués manuellement par les administrateurs si par exemple vous décidez que tout le monde peut participer à votre événement.

Scannage des badges à l’entrée de votre événement et synchronisation des informations dans votre base de données

Comme décrit ci dessus, chaque badge d’entrée est individualisé et comporte un code QR (quick response) unique généré automatiquement par le système. Le code QR comporte toutes les informations relatives à l’événement et au participant. Ces badges pourront être scannés par un simple téléphone intelligent muni d’une caméra (iPhone, Blackberry, Android, etc.), les informations que le code QR contiennent seront automatiquement synchronisées dans votre base de données.  Un simple programme doit-être téléchargé puis installé sur le téléphone portable, ensuite il suffit de prendre en photo le code pour voir son contenu.

Le système met à jour automatiquement les informations suivantes:

  • Sous votre événement, dans le bloc Déroulement de votre événement, l’ongle Inscriptions sera mis à jour pour le nombre de participants présents.