Comment gérer le déroulement de ses événements

  • Gestion des inscriptions individuelle et de groupe à votre événement
  • Synchronisation avec votre CRM, factures et opérations comptables après inscriptions
  • Envoi par email des badges d’inscription avec code QR et des factures
  • Impression de badges d’accès vierges
  • Scannage des badges à l’entrée de votre événement et synchronisation des informations dans votre base de données
  • Statistiques de l’événement

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Gestion des inscriptions à votre événement

1- Inscription en ligne individuelle

Une fois votre événement créé, chacun pourra s’inscrire à votre événement en ligne en remplissant le formulaire lié à cet événement. Les inscriptions en ligne sont synchronisées dans votre base de données:

  • Les participants sont intégrés automatiquement à votre communauté, et sont classifiés en tant que Contact.  Si le contact existe déjà, une nouvelle inscription est attaché à votre contact pour que vous puissiez savoir à tout moment à quel événement ce contact a préalablement participé ou participera dans le future. Pour voir l’inscription, allez sur la fiche Membre, Donateur ou Contact. Sous le bloc Implication dans notre organisation, dans l’onglet Inscriptions, vous pouvez retrouver toutes les inscriptions de cette personne.
  • Les inscriptions sont ajoutées automatiquement en comptabilité: Cliquez sur Comptabilité sur la barre verticale de gauche puis sur Paniers. Les inscriptions sont automatiquement ajoutées par ordre chronologique. En cliquant sur le panier, vous pouvez voir ses détails et notamment si le paiement a été validé (payé).  Rappel si vous desirez renvoyer un email automatique de demande de paiement à votre participant. Cliquez sur le nom du participant pour arriver sur sa fiche de détails.  Dans le bloc Comptabilité du contact, vous pouvez voir le potentiel solde débiteur. Cliquez sur Relancer pour envoyer un email automatique de relance de demande de paiement.

2- Inscription en ligne d’un groupe

Vous pourrez également gérer les inscriptions de plusieures personnes simultanément ou de groupe. Pour cela, vous devez lors de la création de vos billets, vous assurer d’avoir rempli la case Accompagnateur (pour plus de détails, voir Créer et paramétrer la billetterie pour un nouvel événement). Vous pouvez ainsi contrôler le nombre de billets qu’une seule personne peut acheter (le sien + 4 accompagnateurs = total de 5 billets). Toutes les inscriptions en ligne sont synchronisées dans votre base de données comme décrit ci-dessus.

Synchronisation avec votre CRM, factures et opérations comptables après inscriptions

Une fois une inscription enregistrée soit en ligne directement par un participant soit manuellement par l’administrateur, l’application créera automatiquement 5 nouveaux éléments:

  • Une nouvelle inscription sera enregistrée dans votre événement dans la rubrique Inscriptions.
  • Un nouveau paiement sera enregistré dans Comptabilité sous Paniers.
  • Une facture sera automatiquement émise. Si l’inscription est faite en ligne, la personne recevra automatiquement la facture sur son adresse email seulement une fois le paiement de l’inscription enregistré. Ainsi si une inscription n’est pas enregistrée comme payée, le reçu n’est pas généré.
  • Un nouveau contact est automatiquement créé si le participant ne fait pas encore parti de votre communauté. Si le participant est cependant déjà un contact ou un membre, il ne se créera pas de duplicata (reconnaissance par email).
  • Une nouvelle inscription sera créé dans votre contact ou votre membre participant pour que vous puissiez savoir à tout moment à quel événement votre un contact a participé ou va participer.

Envoi par email des badges d’inscription avec code QR et des factures

Une fois qu’un participant s’est inscrit à un événement, VerticalSoft envoie automatiquement:

1- un email de remerciement et de confirmation de l’inscription.

2- une facture (en pièce jointe) détaillant le nombre de billet acheté, le prix HT et TTC. Les modalités de paiement.

3- le(s) badge(s) d’entrée individualisé(s) comportant un code QR unique généré automatiquement par le système. Ainsi ces badges pourront être scannés par un simple téléphone portable, les informations que le code QR contiennent seront automatiquement synchronisés dans votre base de données.  Ces badges peuvent être également imprimes par l’administrateur en allant dans le bloc Déroulement de votre événement et dans l’onglet Inscriptions: cliquez sur l’icône en forme de badge sur la droite du nom du participant pour voir leur badge.

Impression de badges d’accès vierges

Pour tout évènement, vous aurez la possibilité en tant qu’administrateur, d’imprimer autant de badges d’accès vierge que nécessaire. Ces badges vierges, et donc non personnalisés peuvent être utilisés par exemple dans les 2 cas suivants:

  • Les badges sont distribués à tous vos volontaires ou tout employé d’une société de sous traitance vous aidant à s’assurer du bon fonctionnement de votre événement.
  • Les badges peuvent également être distribués manuellement par les administrateurs si par exemple vous décidez que tout le monde peut participer à votre événement.

Scannage des badges à l’entrée de votre événement et synchronisation des informations dans votre base de données

Comme décrit ci dessus, chaque badge d’entrée est individualisé et comporte un code QR (quick response) unique généré automatiquement par le système. Le code QR comporte toutes les informations relatives à l’événement et au participant. Ces badges pourront être scannés par un simple téléphone intelligent muni d’une caméra (iPhone, Blackberry, Android, etc.), les informations que le code QR contiennent seront automatiquement synchronisées dans votre base de données.  Un simple programme doit-être téléchargé puis installé sur le téléphone portable, ensuite il suffit de prendre en photo le code pour voir son contenu.

Le système met à jour automatiquement les informations suivantes:

  • Sous votre événement, dans le bloc Déroulement de votre événement, l’ongle Inscriptions sera mis à jour pour le nombre de participants présents.