Siège d’une association au domicile d’un des membres

Le siège social, c’est à dire le domicile légal et stable d’une association est une mention obligatoire des statuts. On l’indique en général dans l’article 2, après la dénomination.

Il est préférable de domicilier l’association dans un lieu où il est possible d’organiser des réunions et d’accueillir les membres de l’association. Une simple boite postale où recevoir le courrier n’est pas conseillé.

Il peut être situé au domicile d’un des membres. Celui-ci peut être locataire ou propriétaire. Il doit toutefois obtenir certaines autorisations.

Si le membre est propriétaire

Attention, si le domicile fait partie d’un immeuble en copropriété, assurez vous de respecter les clauses du règlement de copropriété. Le logement doit rester le lieu d’habitation et non se transformer en bureaux. Dans le cas contraire l’accord de tous les copropriétaires est nécessaire pour changer l’affectation du lot de copropriété.

Si le membre est locataire

La domiciliation d’une association au domicile d’un locataire est possible. Le propriétaire bailleur ne peut pas l’interdire dans une clause du contrat de bail.

Le logement doit rester le lieu d’habitation et non se transformer en bureaux. Dans le cas contraire, le propriétaire peut faire valoir que les clauses du bail ne sont plus respectées. Le bail pourra être résilié.

Mon association est-elle soumise à la nouvelle loi anti-fraude TVA?

La loi de finances 2016 est une nouvelle réglementation, entrée en vigueur le 1er janvier 2018 ayant pour objectif de lutter contre la fraude à la TVA et la dissimulation de recettes. Cette nouvelle loi impose l’obligation d’utiliser un logiciel ou système de caisse certifié répondant à des conditions d’ inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en cas de contrôle de l’administration fiscale. Êtes vous concernés en tant qu’association et que devez vous faire?

Qu’est-ce que la loi anti-fraude TVA?

La lutte contre la fraude a toujours été une priorité pour l’administration fiscale. L’article 88 de la loi de finance 2016 se focalise sur la fraude à la TVA qui, selon les les chiffres du Ministère de l’Économie et des Finances, s’élèveraient à 17 milliards d’euros en 2015. L’administration fiscale a donc cherché à renforcer ses pouvoirs en mettant en place de nouvelles procédures de contrôle, en aggravant les sanctions applicables et en renforçant la fiabilité des logiciels de comptabilité.

En pratique cette nouvelle loi a également des aspects positifs en permettant de mieux gérer votre comptabilité. Les données doivent maintenant être figées et vous ne pourrez plus modifier sans le vouloir des factures déjà validées ou oublier une partie de la TVA collectée.

Mon association est-elle soumise à la loi anti-fraude ?

Oui si vous remplissez les 3 critères suivants :

  • Votre association est assujettie à la TVA.
  • Votre association encaisse des règlements de clients au moyen d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou de caisse.
  • Votre association compte des particuliers parmi ses clients

Si votre association est soumise à la TVA (parce que votre gestion n’a pas un caractère désintéressé et que vos activités sont exercées en concurrence avec des entreprises du secteur lucratif et dans des conditions similaires à ces entreprises), cette nouvelle législation vous concerne.

À quels critères doit répondre mon logiciel de gestion ?

Si vous avez déterminé que votre association est soumise à cette nouvelle loi anti-fraude, votre logiciel de comptabilité ou de gestion doit remplir les Les 4 critères suivants pour être conforme à la loi:

  • Inaltérabilité : le logiciel conserve les données renseignées dans leur état d’origine et enregistre toute opération de modification.
  • Sécurisation : il sécurise les données de transaction et garantit ainsi leur restitution dans leur état d’origine.
  • Conservation : le logiciel prévoit des clôtures (au moins annuelles) et conserve les données pendant 6 ans. Si vous avez recours à un système de caisse, celui-ci doit prévoir en plus une clôture journalière et mensuelle.
  • Archivage : il permet d’archiver, de dater les documents et d’en garantir l’accès à l’administration fiscale.

Quelles pénalités en cas de non-conformité?

Dans l’hypothèse où l’administration fiscale viendrait à faire un contrôle de votre association et qu’elle viendrait à déterminer que votre logiciel de gestion n’est pas conforme, vous serez passible d’une amende de 7500 € (par logiciel de comptabilité, de gestion ou de système de caisse concerné) et d’un supplément de 7500 €, 60 jours plus tard si vous n’avez pas adopté dans ce délai un logiciel conforme.

QuickBooks : est-il conforme?

Quickbooks est un logiciel de comptabilite en ligne intégré dans la solution VerticalSoft. Quickbooks est conforme aux exigences de la nouvelle loi anti-fraude TVA, remplissant les 4 critères de conformité énoncées ci-dessus (inaltérabilité, sécurisation, conservation, archivage).

Pour d’autres articles sur Quickbooks et la comptabilité en ligne de votre association, voir les articles suivants:

Une association doit-elle choisir un logiciel de gestion certifié conforme à la nouvelle loi anti-fraude TVA?

Quel logiciel de comptabilité pour les associations ?

Qu’est ce qu’un logiciel de comptabilité pour association?

Pourquoi utiliser QuickBooks Online pour votre association ?

Votre association doit-elle passer à la comptabilité en ligne

Votre association doit-elle passer à la comptabilité en ligne ?

***

 VerticalSoft est une entreprise de l’économie sociale et solidaire, aidant les associations dans leur transition numérique. Si vous êtes une association de la Loi 1901, vous pouvez bénéficier d’une consultation gratuite sur votre stratégie web, de fundraising et sur l’utilisation du numérique. N’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de vos besoins.

 

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion pour votre club de sport ?

Si votre club de sport grandi et que vous êtes submergés par le travail administratif lié aux adhésions, aux inscriptions aux cours et à la comptabilité, il est temps de considérer un logiciel de gestion pour votre club de sport.

Voici 6 fonctionnalités du logiciel de club de sport qui vont révolutionner votre gestion quotidienne:

Gestion des membres et CRM

Fonctionnalité essentielle d’un logiciel de gestion de club de sport, la gestion des membres. Un tel logiciel vous permettra d’avoir une fiches détaillées sur chacun de vos adhérents. Cette fiche peut comporter toutes les informations nécessaires à votre organisation afin de vous permettre de connaître tout l’historique de votre relation. Assurez vous que votre fiche membre soit dynamique et automatiquement mise à jour dès qu’un membre interagit avec votre organisation (nouvelle adhésion ou inscription ou don). Votre système doit vous donner une vue 360 de votre membres et être un véritable outil de développement commercial et donc avoir toutes les fonctionnalités d’un CRM.

Adhésion annuelle et aux cours en ligne avec paiement sécurisé

Un logiciel de club sportif doit vous permettre de gérer toute la relations avec vos adhérents. Depuis l’adhésion en ligne avec paiement sécurisé jusqu’à l’inscription aux cours, stages ou ateliers (en gérant bien évidemment le fait que vous pouvez disposer d’une ou plusieures salle de sport). Cette fonctionnalité est essentielle pour minimiser votre temps perdu sur la gestion administrative. Ainsi une inscription en ligne sera automatiquement enregistrée sous votre membre et dans votre comptabilité pour éviter des doubles entrées. Ce système de réservation doit pouvoir s’intégrer à votre site internet.

Gestion des professeurs

Assurez vous que votre logiciel vous permet d’informer rapidement vos participants d’un changement de dernières minutes. Par exemple, il pleut et votre cours doit se dérouler dans votre salle de sport et non sur le terrain de foot ? chaque professeur doit pouvoir se connecter à son espace privé, retrouver son cours et ses adhérents, et leur envoyer un messages rapide en quelques clics.

Gestion de vos événements sportifs

Un logiciel de gestion doit permettre à votre club sportif de gérer le déroulement d’un événement depuis l’inscription en ligne jusqu’à la création d’une billetterie en ligne. Votre système doit également permettre de contrôler l’accès à votre événement sportif en permettant l’impression des billets et le scannage de ces derniers à l’entrée.

Gestion de la comptabilité

Un logiciel de gestion peut également vous permettre d’automatiser une grande partie de la gestion comptable. Depuis les entrées jusqu’à la certification de vos comptes.

Développement commercial: Site internet, campagne d’emailing et don en ligne

Un logiciel de gestion peut finalement vous aider dans votre développement commercial en offrant la possibilité de moderniser votre site internet, vous permettre des campagnes d’emailing pour informer vos membres et développer votre réseau. Et pour les associations, vous permettre de recevoir des dons en ligne.

Quel logiciel de gestion choisir?

Cela dépend de votre taille et de votre budget. Il existe des solutions gratuites (attention a leur fonctionnalités limitées et à une technologie qui peut devenir rapidement obsolète) et des solutions très complexes et couteuses. A vous d’analyser vos besoins et de décider quel outil est le plus adapté à vos besoins.

 

***

 VerticalSoft est une entreprise de l’économie sociale et solidaire, aidant les associations dans leur transition numérique. Si vous êtes une association de la Loi 1901, vous pouvez bénéficier d’une consultation gratuite sur votre stratégie web, de fundraising et sur l’utilisation du numérique. N’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de vos besoins.

Qu’est ce qu’un logiciel de comptabilité pour association?

Même si seulement une certaine catégorie d’association est soumise à une réelle obligation légale de tenir une comptabilité certifiée par un expert comptable, la prudence reste de suivre cette démarche. Si votre association cherche à recueillir des dons en ligne ou demander un subvention, vous devrez vous y conformer. De nombreuses associations avec qui nous travaillons ont un système papier obsolète ou cherchent à diminuer les tâches administratives liées à leur travail avec un expert comptable. L’utilisation d’un logiciel de comptabilité pour association reste la solution la meilleure et la plus économique (voir notre article sur Quickbooks, notre logiciel préféré). Dans cet article nous répondrons à 3 questions: qu’est ce qu’un logiciel de comptabilité pour association? quelle est la différence entre un logiciel de bureau et un logiciel en ligne? quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité pour association?

Voir également notre article Votre association doit-elle passer à la comptabilité en ligne ?

Qu’est ce qu’un logiciel de comptabilité pour association?

Un logiciel de comptabilité réunit dans une même interface, tous les systèmes et applications dédiés à la gestion et au traitement des données financières d’une association. Ces logiciels permettent de régir les comptes et d’automatiser certaines opérations systématiques (facturation par exemple), d’enregistrer les données comptables, de mesurer les indicateurs essentiels de votre organisation et de rendre compte de l’activité financière de l’association. Un logiciel de comptabilité pour association peut donc vous aider à rester au courant de votre situation financière au jour le jour, vous permettre de créer des rapports et des budgets prévisionnels (qui seront essentiels si vous cherchez du financement auprès de fondations ou d’entités publiques). Parce que ces logiciels offrent une façon complète de gérer vos comptes, de nombreuses associations les utilisent déjà.

Quelle est la différence entre un logiciel de bureau et un logiciel en ligne?

Il existe 2 types de logiciel de comptabilite pour votre association. Vous devrez décider entre un un logiciel de bureau ou un logiciel en ligne. Un logiciel de comptabilité de bureau est un système relativement ancien. On l’installe sur son ordinateur avant toute utilisation et on reste responsable de sa mise à jour. Notre avis est que ce système comporte de nombreux désavantages. Les données ne sont généralement pas à jour car tout doit être importé manuellement. De plus rappelez vous qu’un logiciel de bureau est installé sur un seul ordinateur – ce qui n’est ni sécurisé ni fiable. Personne d’autre que le propriétaire de cet ordinateur ne pourra accéder à ces données, qui d’ailleurs ne seront pas partageables facilement. Enfin, vous ne pourrez pas accéder à vos données en déplacement ou de chez vous.

L’alternative plus moderne à considérer est le logiciel de comptabilité en ligne, de nuage ou dans le cloud qui n’a besoin ni d’installation ni de mise à jour. Un logiciel de comptabilité en ligne est accessible via internet ce qui vous permet d’utiliser le logiciel à distance à tout moment et depuis n’importe quel endroit. Il est accessible par toute personne ayant été accréditée, donc permet un travail beaucoup plus collaboratif. Contrairement aux idées reçues, ces systèmes sont beaucoup plus sécurisés. Aucun risque de perte de vos données en cas de crash de votre disque dur ou en cas de vol ou de destruction accidentelle de votre ordinateur puisque rien n’est sauvé sur votre disque dur. Vos informations sur le cloud sont cryptées et protégées par un pare-feu.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité pour association?

Les fonctionnalités essentielles de ces logiciel de comptabilité sont les suivantes:

1- Créer des devis et des factures:

Fonctionnalité essentielle numéro 1, la possibilité de générer facilement de nouveaux devis et factures personnalisés avec le logo de votre association et vos coordonnées. Ces factures peuvent être par exemple émises après le paiement d’une adhésion. Vous pourrez les envoyer directement à vos membres et adhérents ou les exporter au format PDF. Cette automatisme vous permet de gagner du temps en évitant la saisie manuelle des informations dans votre système.

2- Gestion de trésorerie

Il est très important pour les associations de surveiller de près leur budget. Avec un logiciel de comptabilité, vous pouvez facilement avoir une vue d’ensemble de votre trésorerie grâce à un tableau de bord qui vous permet de suivre entrées et sorties, ou grâce aux rapports dans l’hypothèse où vous voulez avoir une analyse plus approfondie de vos comptes.

3- Rapports

La fonction de rapport vous permet de générer bilan, compte de résultat, analyse de trésorerie, analyse par projet, etc… Ces rapports vous aide à suivre et à surveiller les performances de votre organisation. Ils vous permettent également de planifier votre activité et de prendre des décisions pour les mois à venir. La création de rapports est particulièrement utile si vous faite des demandes de financement auprès des divers organismes.

4- Synchronisation avec votre banque

En général, les logiciels vous permettent également de faire vos rapprochements bancaires. Le logiciel se connecte à votre compte bancaire pour importer automatiquement tous vos reçus et paiements, réduisant ainsi le temps consacré à la saisie des données et à la réconciliation manuelle.

5- Collaborez avec votre comptable

Vous pouvez donner à votre comptable une connexion à votre logiciel afin qu’ils puissent accéder à l’information sans avoir à se rendre à votre bureau. Cela vous permet non seulement de gagner du temps mais aussi d’économiser sur les coûts de déplacement facturés par votre comptable.

6- Un coût mensuel minime

Pour les logiciels en ligne, la facturation se fait en général par mois ou parfois pour une année. Le coût est relativement faible, à partir de 100 euros par mois.

***

 VerticalSoft est une entreprise de l’économie sociale et solidaire, aidant les associations dans leur transition numérique. Si vous êtes une association de la Loi 1901, vous pouvez bénéficier d’une consultation gratuite sur votre stratégie web, de fundraising et sur l’utilisation du numérique. N’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de vos besoins.

Comment préparer votre association à la nouvelle Réglementation Générale sur la Protection des Données ?

Le règlement européen GDPR (general data protection regulation) ou RGPD (Réglementation Générale sur la Protection des Données), sera applicable à partir du 25 mai 2018 dans tous les pays de l’Union Européenne et donc en France. Comment préparer votre association pour être en conformité avec cette nouvelle réglementation?

Lire la suite Comment préparer votre association à la nouvelle Réglementation Générale sur la Protection des Données ?

Nouveau contrôle sur place des reçus fiscaux de dons de votre association

Attention depuis le 1er janvier 2018 l’administration fiscale dispose d’une procédure spécifique de contrôle sur place de la délivrance de reçus fiscaux pour tous dons consentis depuis le 1er janvier 2017. Voici les points clés de cette nouvelle procédure et les conséquences pour votre association.

Dans quelles conditions une association peut-elle délivrer des reçus fiscaux ?

Les versements qui sont éligibles à la réduction d’impôts sont les suivants :

  • les dons en numéraires
  • les dons en nature
  • les dépenses engagées par vos bénévoles
  • les abandons exprès de revenus ou produits
  • les cotisations

Attention les dons doivent être effectués sans contrepartie directe ou indirecte pour le donateur. Les contreparties minimes et symboliques sont acceptables. Si vous voulez plus d’information sur ce sujet, lisez nos articles sur les idées de contreparties et sur la contrepartie de don et réduction fiscale.

Quelles associations (ou fondations) peuvent délivrer des reçus fiscaux ?

Seuls les organismes suivants peuvent délivrer des reçus fiscaux:

  • organisme d’intérêt général,
  • association ou fondation reconnue d’utilité publique,
  • fondation d’entreprise, établissement d’enseignement supérieur, association cultuelle, associations de droit local, association de financement électoral.

Pour être considérée comme étant d’intérêt général (à ne pas confondre l’intérêt général et l’utilité publique), votre association doit avoir son siège et exercer ses activités en France (sauf pour les associations humanitaires) et son objet doit présenter un caractère philanthropique, éducatif, scientifique, sportif, humanitaire, social, familial ou culturel. Les critères définis par l’administration fiscales sont spécifiques (ne pas agir au profit d’un cercle restreint de personnes, une gestion désintéressée, une activité non lucrative). En cas de doute, nous vous recommandons de faire une procédure de rescrit fiscal (pour avoir une réponse explicite de l’administration).

Quel est le format pour les reçus fiscaux ?

Le format doit suivre certains éléments. Pour plus d’information, voir le document Cerfa n° 11580*03.  Un logiciel de gestion pour association peut vous permettent de générer automatiquement vos reçus fiscaux de don.

Quel est le nouveau contrôle de l’administration fiscale pour 2018?

Depuis le 1 janvier 2018 les agents du fisc peuvent donc accéder à vos locaux pour contrôler la délivrance que vous avez faites de reçus pour les dons qui vous ont été fait depuis le 1er janvier 2017. Ces agents vérifieront ainsi les montants portés sur les reçus et les montants des dons effectivement perçus (ceux-ci devront être similaires).

Qu’est ce que mon association doit faire pour être en conformité avec cette nouvelle procédure ?

Vous devrez donc être en mesure de présenter tous les documents et justificatifs. Votre association a maintenant l’obligation de conserver tous les documents relatifs aux dons effectués à compter du 1er janvier 2017, et ce pendant 6 ans.

Quelle est la pénalité pour la délivrance irrégulière de reçus fiscaux ?

En cas de délivrance irrégulière de reçus fiscaux permettant aux contribuables d’obtenir la réduction d’impôt, votre association risque d’encourir une amende égale à 25 % des sommes indûment mentionnées.

***

VerticalSoft est une entreprise de l’économie sociale et solidaire, aidant les associations dans leur transition numérique. Si vous êtes une association de la Loi 1901, vous pouvez bénéficier d’une consultation gratuite sur votre stratégie web, de fundraising et sur l’utilisation du numérique. N’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de vos besoins.

8 conseils pour maximiser l’impact du site internet de votre association

Les progrès technologiques de ces deux dernières décennies ont ajouté une nouvelle dimension à la façon dont les entreprises communiquent et interagissent avec leurs clients. Cette révolution numérique affecte également les associations dans leurs interactions avec leurs membres, leurs bénévoles, leurs partenaires et leurs donateurs. Le site Web est la vitrine, le point d’entrée de tous vos dispositifs d’interaction. Il doit être au top de la technologie et être parfaitement intégré à votre CRM ou logiciel de gestion.

Voici 8 conseils pour maximiser l’impact du site internet de votre association.

Le principe fondamental de tout site Web, devant être un outil de marketing efficace, est qu’il doit fournir des informations répondant aux besoins immédiats des visiteurs du site. La première étape est donc de bien comprendre qui est votre public et quels sont ses besoins. Assurez vous que le site est en harmonie avec votre “marque”.

1- Une mission clairement définie

Il est important de définir clairement la mission de votre association. Cela doit être un résume de ce que votre association cherche à promouvoir, devant donner à vos visiteurs une idée immédiate de pourquoi votre organisation existe, quelle cause elle soutien et quelles personnes elle aide. Par exemple:

Capture d’écran 2016-05-19 à 08.16.23.png

(http://www.msf.fr)

2- Illustrez votre mission et l’impact de votre mission

Les photos ou vidéos ont toujours un impact important pour votre public. Assurez vous qu’ils peuvent visualiser votre mission et l’impact de votre mission. Des photos des enfants que vous aidez, des infrastructures que vous créez etc…. ces images créerons une relation émotionnelle avec vos visiteurs qui dès lors deviendrons peut être des donateurs.

Capture d’écran 2016-05-19 à 08.17.42.png

(http://www.unenfantparlamain.org)

3- Mettez à jour vos projets

Créez une fiche projet en ligne avec des actualités, des photos, des vidéos sur chaque projet, sur le modèle des sites de crowdfunding.

4- Proposer le don en ligne

Votre site internet est de fait un outil de campagne. Des lors il faut s’assurer que faire un don en ligne sur votre site est facile, clair et très visible.Votre formulaire de don doit alimenter votre base de donateurs.

Les moyens de paiement doivent être multiples avec un formulaire facile a remplir. Assurez vous que vos donateurs peuvent utiliser leur carte bleue, un virement ou un prélèvement automatique. Le plus vous offrez de moyens de paiement, le plus vos donateurs seront en confiance pour faire un don. Offrez toujours la possibilité d’un don récurrent.

Il doit être possible de donner pour un projet particulier. Les donateurs ont besoin de savoir à quoi leurs dons va servir.

5- Proposez l’adhésion en ligne à votre association

Votre formulaire d’adhésion en ligne doit proposer toutes vos activités hors cotisation annuelle (cours et ateliers). Il doit être possible de trier et filtrer vos formules. Le système doit comporter un tarificateur puissant qui tient compte des options et remises, un dispositif pour envoyer un e-mail de confirmation avec les documents joints à retourner signé. Le système doit gérer les documents à fournir et leur date de validité, enregistrer qui participe a quelle activité et proposer un worflow de renouvellement de l’adhésion.

6- Proposez le bénévolat en ligne

De même que pour les dons, votre site Web doit motiver vos bénévoles. Un formulaire doit permettre de collecter le CV des bénévoles. Une section doit présenter les missions et les recherches en cours de bénévoles. Il doit être possible aux bénévoles de postuler à des missions.

Capture d’écran 2016-05-19 à 08.23.01.png
(http://www.unenfantparlamain.org)

7- Proposez aux internautes de vous suivre

Votre site doit vous permettre de communiquer et de partager avec vos partenaires
Fideliser vos partenaires est l’un des moyens essentiels de communication. Vos visiteurs doivent pouvoir recevoir une newsletter, pouvoir vous “soutenir” sur Facebook ou vous suivre sur Twitter.

Capture d’écran 2016-05-19 à 08.24.42.png
http://www.msf.fr/page/association

8- Faites du responsive et du design moderne

Adoptez un design épuré et minimaliste qui fonctionne sur PC, tablette et mobile. Attention beaucoup de système proposent de configurer vous même vos pages de site web. En fait vous vous rendrez très vite compte que la configuration est complexe et chronophage. Nous vous conseillons de choisir un système de génération automatique de site web utilisant des templates modernes.

***

 VerticalSoft est une entreprise de l’économie sociale et solidaire, aidant les associations dans leur transition numérique. Si vous êtes une association de la Loi 1901, vous pouvez bénéficier d’une consultation gratuite sur votre stratégie web, de fundraising et sur l’utilisation du numérique. N’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de vos besoins.

Sophie Gioanni

A PROPOS DE L’AUTEUR

Sophie est chargée du développement international de VerticalSoft.com.  VerticalSoft est un logiciel de gestion en ligne tout-en-un pour piloter votre association.