Comment améliorer la qualité des données de votre association avant l’entrée en vigueur du règlement européen sur la protection des données (GDPR ou RGPD)

Nous avons souligné plusieures fois que l’utilisation d’un CRM ou logiciel de gestion d’association vous aidera à être en conformité avec la nouvelle réglementation sur la protection des données qui sera applicable à partir du 25 mai 2018 dans tous les pays de l’Union Européenne et donc en France. Votre association peut-elle déjà se préparer et comment peut-elle améliorer la qualité de ses données avant l’entrée en vigueur du règlement européen sur la protection des données (GDPR ou RGPD) ?

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1- Etablissez la qualité de vos données existantes: audit de données

La première chose à faire est de s’assurer que vos données respectent les conditions du RGPD ou GDPR, et si non, de les mettre en conformité le plus rapidement possible. La première étape est donc de faire un audit de vos données. Quelles données avez vous ? ou sont-elles ? quelle est la qualité de ces dernières ?

2- Standardisez et normalisez vos données

Toutes les informations de votre CRM doivent être dans les champs corrects et ne pas contenir d’abréviation. Votre CRM peut ici vous aider en utilisant par exemple la normalisation de vos adresses à la source lorsque vous entrez une adresse, vous évitant ainsi des erreurs de saisies.

3- Eliminez les doublons

Les doublons dans une base de données prennent de la place inutilement et peuvent causer des erreurs de communication avec vos contacts. Assurez vous d’avoir un CRM qui vous permet l’élimination des doublons et vous permet de fusionner des enregistrements en un seul enregistrement sans perdre aucune information manuellement.

4- Vérifiez que votre information est correcte

Ici vous pouvez déjà vérifier facilement les adresses emails sont réelles, que le numéro de téléphone a un nombre de chiffres correct, etc… Vous pouvez vous aider des bases de données publiques.

5- Vérifier l’obtention du consentement

C’est ici le point clé de la nouvelle réglementation. Les personnes doivent avoir consenties à être contactées, et ce consentement doit avoir été donné de façon libre, spécifique, éclairée et univoque. Classifiez vos contacts en 2 catégories, ceux qui ont consenti, et ceux qui n’ont pas consenti (incluez ici ceux dont vous n’avez pas d’enregistrement du consentement). Vous devrez contacter les personnes dont vous n’avez pas de consentement ou si ce consentement n’a pas été donné conformément aux GDPR pour vérifier leurs préférences et attester de ce consentement.

6- Si votre association n’a pas encore de CRM…réfléchissez à en adopter un!

Nous pensons que cette nouvelle réglementation incitera les petites associations à réfléchir sérieusement à l’intégration entre leurs différents systèmes afin de contrôler plus facilement la collecte et la gestion du consentement de vos membres, contacts ou volontaires. Avec un CRM ou logiciel, toutes les informations collectées sur les formulaires en ligne et le site web de votre association sont centralisées sous chaque contact, vous donnant une vue 360 des données et du consentement de chaque personne.

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Mon association est-elle soumise à la nouvelle Réglementation Générale sur la Protection des Données ?

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Le site web de votre association est-il conforme à la Réglementation Générale sur la Protection des Données (RGPD ou GDPR) ?

Des associations invitées à participer au programme de dons en ligne d’Amazon

AmazonSmile a été lancé au Royaume-Uni l’année dernière. C’est un site Amazon, similaire au site actuel (mêmes produits, mêmes prix, même service), mais lorsque vous faites des achats sur ce site, Amazon fait don de 0,5% du prix d’achat net (hors TVA) des achats éligibles à des associations de votre choix.

Aujourd’hui seulement 11 grandes organisations caritatives se sont enregistrées en Angleterre, mais Amazon a invité plus d’organisations à s’enregistrer à partir du 1er mars 2018. Les acheteurs pourront effectuer une recherche dans la nouvelle sélection d’organisations caritatives à partir de cette date. Amazon a lancé le programme aux États-Unis en 2013, et le détaillant a déclaré qu’il avait fait don de 49 millions de dollars aux organisations caritatives participantes depuis le début de ce programme.

Ce programme a cependant été lourdement critiqué par certains car les acheteurs ne donnent rien (eux mêmes) aux associations. Amazon donne. Mais par contre, les acheteurs ont “l’impression de donner”, et gardent ce “sentiment positif d’aider”. Or ce “sentiment positif d’aider” peut inciter les acheteurs…à acheter plus, et donc bénéficier Amazon avant tout. Car en réalité, seulement 0,5% de leur achat est donné à une association. Donc, si vous voulez donner 50 Euro à une association, vous devrez dépenser 10 000 Euros dans AmazonSmile! c’est donc 10 000 Euros pour Amazon, et 50 Euros pour l’association….. Il est assez clair qui est le bénéficiaire de cette transaction…

Mon association peut-elle faire du profilage de donateur sous le règlement européen sur la protection des données (RGPD ou GDPR) ?

Il est très courant pour les associations de faire des recherches sur des personnes qui, par exemple, ont déjà fait un don. L’idée étant, qu’une fois ces donateurs sélectionnés et classifiés, il est possible de créer des campagnes d’appel à dons plus ciblées et donc plus efficaces. Ce profilage est-il autorisé sous le Règlement Européen sur la Protection des Données (RGPD ou GDPR)?

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Qu’est-ce que le profiling ou le profilage ?

Le RGDP ou GDPR définit à l’article 4 (4) le profilage comme « toute forme de traitement automatisé de données à caractère personnel consistant à utiliser ces données à caractère personnel pour évaluer certains aspects personnels relatifs à une personne physique, notamment pour analyser ou prédire des éléments concernant le rendement au travail, la situation économique, la santé, les préférences personnelles, les intérêts, la fiabilité, le comportement, la localisation ou les déplacements de cette personne physique».

Le profilage, ou profiling en anglais, est très courant surtout dans les pays anglo-saxon. Il est généralement utilisé par des sociétés qui analyse le “profil de consommation” de chaque client ou prospect, avant de décider d’une stratégie de marketing. Grâce à ce profilage, la société est à même d’adapter sa communication et donc de bâtir la meilleure offre commerciale.

Le problème du profilage et de la recherche dans le fundraising

Le profilage a rapidement été adopté par les associations, cherchant à établir une image plus complète de leur donateur, elles aussi, pour rendre leur communication et donc leurs appels à dons plus efficace.

Le profilage est-il autorisé par le RGDP ou GDPR ?

Il est important de souligner que le RGPD n’impose pas d’interdiction généralisée sur le profilage et la prise de décision automatisée. Le RGPD indique ainsi qu’un traitement de ce type doit être assorti de garanties appropriées, qui devraient comprendre une information spécifique de la personne concernée (donc il faut informer les donateurs de ce profilage) ainsi que le droit d’obtenir une intervention humaine (article 22), d’exprimer son point de vue, d’obtenir une explication quant à la décision prise à l’issue de ce type d’évaluation et de contester la décision.

Mon association est-elle concernée ?

Potentiellement oui. Cela dépend des pratiques de fundraising de votre association. Pour une clarification des pratiques autorisées, il est intéressant de regarder la situation au Royaume Unis ou l’association British Heart Foundation s’est vue infliger une amende de 18 000 GBP pour avoir enfreint la loi sur la protection des données. L’association avait ciblé de nouveaux donneurs pour ses campagnes d’appel à dons en rassemblant des renseignements personnels obtenus de sources publiques et en échangeant des renseignements personnels avec d’autres associations afin de créer une base de données de donateurs. Le régulateur anglais a déclaré que les donateurs n’étaient pas informés de ces pratiques et étaient donc incapables de donner leur consentement (ou d’objecter).

Le régulateur anglais, appelé l’ Office of the Information Commissioner(OIC), affirme dans son blog qu’il reconnaît que le profilage peut être «un outil puissant pour les organismes caritatifs et peut bénéficier aux individus, à l’économie et à la société en général». Cependant, l’OIC souligne le fait que le profilage peut aussi parfois avoir « des effets significatifs et préjudiciables sur les personnes”.

Quelles sont les pratiques au Royaume Unis ?

L’OIC a récemment publié un document sur le profilage (ico-feedback-request-profiling-and-automated-decision-making) qui peut être intéressant pour les associations (nous n’avons pas trouvé un tel document pour la CNIL, mais l’avis d’un autre régulateur soumis au RGPD peut être utile). Le point essentiel pour les associations et les fundraisers est d’examiner quelle sera leur base juridique pour le traitement dans le contexte du profilage, et documenter cela conformément aux exigences du RGPD.

En tant que fundraiser, vous pouvez vous baser sur le consentement comme fondement juridique du profilage de vos donateur. Rappelez vous que ce consentement doit être donné librement, spécifique, informé et sans ambiguïté. Donc vos mentions legales et votre politique de confidentialité doit être claire sur le profilage.

D’autres bases légales que votre association peut utiliser pour le profilage incluent le traitement étant:

  • nécessaire à l’exécution d’un contrat; ou
  • nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par votre association.

Cependant, vous devrez être en mesure de démontrer que le profilage est nécessaire pour atteindre cet objectif, plutôt que simplement utile. Il sera bien plus difficile de prouver que le profilage est nécessaire (car en réalité il est plutôt utile pour vous), et il est probablement sage de se baser sur le consentement des donateurs et donc de leur information.

Il est intéressant de noter que l’”institute of fundraising”, a publiée sur son site Web une réponse à cette étude (iof-gdpr-essentials-report-final-v1), et indique que la grande majorité des associations utilisent des données publiques pour effectuer le profilage afin d’identifier de nouveaux donateurs potentiels et pour s’assurer que leurs communications avec les donateurs existants sont adaptées. Selon l’IoF cela implique une intervention humaine, plutôt que des ‘processus automatisés », du GDPR, et donc devrait bénéficier d’un traitement différent.

Que doit faire mon association ?

Vos mentions légales sur la confidentialité des données doit contenir des références claires sur les points suivants:

• Partage de données avec une autre organisation (que les données soient vendues ou échangées gratuitement)

• Recherche, indépendamment du fait que les données proviennent du domaine public ou d’une source accessible au public. Par recherche, on entend essayer de trouver des informations sur la situation financière d’une personne, ses biens, ses dons antérieurs ou sa propension à donner.

• Tout autre profilage, recherche ou sélection, qui peut inclure l’âge, les intérêts, la santé, ou des évaluations éthiques ou similaires.

• Acquérir des données de tiers – cela inclut les détails des donateurs potentiels, l’acquisition de données pour étayer les dossiers de donneurs existants ou potentiels

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Mon association est-elle soumise à la nouvelle Réglementation Générale sur la Protection des Données ?

Comment préparer votre association à la nouvelle Réglementation Générale sur la Protection des Données ?

Règlement européen sur la protection des données et association: faut-il désigner un délégué à la protection des données (DPO) ?

Association et RGPD (GDPR) : doit-on tenir un registre des traitements ?

Le site web de votre association est-il conforme à la Réglementation Générale sur la Protection des Données (RGPD ou GDPR) ?

Comment améliorer la qualité des données de votre association avant l’entrée en vigueur du règlement européen sur la protection des données (GDPR ou RGPD)

Le règlement européen sur la protection des données: que doit faire mon association en cas de violation de ses données ?

Comment adapter vos formulaires de dons en ligne et de contact pour les rendre conformes au RGPD

Comment récolter plus de dons sur le site internet de votre association ?

Même si il n’existe aucune formule magique pour augmenter le montant des dons que vous recevez via votre site web, quelques astuces peuvent cependant améliorer le nombre et le montant de dons reçus: voici 9 astuces pour votre association pour récolter plus de dons en ligne.

1. Touchez votre public avec des histoires convaincantes

Personne ne soutiendra votre cause, et donc ne fera de dons à votre association, si votre public n’est pas touché et engagé avec votre mission. Pour cela vous devrez établir un plan de communication, afin de comprendre qui est votre public cible, quel message les touche et comment transmettre ce message. Racontez votre histoire (celle de votre association) et l’histoire de personnes qui ont été impactées positivement par vos actions (témoignages). Vos histoires ou témoignages doivent être clairs et comporter des images. Chaque histoire doit inclure un appel à l’action (Donner dans votre cas).

2. Informez de l’impact de votre association

Si il est important de communiquer votre mission, vos objectifs et ce que vous cherchez à accomplir, il est également très important de communiquer sur les résultats, sur votre impact. Certes, pour les très grandes associations, l’impact peut être trouvé dans votre rapport annuel, mais le placer stratégiquement sur votre site web est également clé pour inciter à donner. Utilisez des chiffres et des images percutantes. Par exemple pour la SPA:

3. Mettez en place des campagnes d’appel aux dons

Grâce aux nouveaux outils numériques, la possibilité de créer une campagne d’appels aux dons est ouvert à toutes les associations avec petit ou grand budget. Les campagnes créent une urgence et peuvent motiver votre public à donner immédiatement. Pour préparer une bonne campagne d’appel aux dons, voici quelques étapes à suivre:

  • Définissez un objectif et une période de temps fixe pour y parvenir. Essayez d’avoir un montant cible ambitieux mais réalisable.
  • Définissez la raison de la campagne et donc de l’utilisation spécifiques des fonds, par exemple lancer un nouveau programme ou acheter un équipement particulier. Le plus tangible, mieux c’est.
  • Distribuez sur le plus de réseaux sociaux possible.
  • Utilisez des formulaires modernes qui donnent envie de donner.

Exemple de campagne VerticalSoft

4. Utilisez des images

Votre campagne doit toucher votre public, et engendrer une émotion. Pour cela rien de plus facile que d’utiliser des images. Certes vous pourrez trouver des images gratuites en ligne, nous recommandons cependant d’utiliser de vraies images pour donner un sens de réalité à votre projet.

5. Engendrez la confiance

Sans confiance, personne ne soutiendra votre cause. Les donateurs doivent avoir confiance que leur argent sera utilisé à bon escient. Voici quelques idées pratiques pour construire cette confiance :

  • Partagez sur les réseaux sociaux ce que les autres disent de vous (un article dans la presse par exemple).
  • Offrez plusieurs montant de don avec un marqué «le plus populaire».
  • Publiez sur votre site web des lettres/emails de remerciements.

6. Rendez le processus de don facile

Vos formulaires de dons en ligne doivent être faciles à remplir, claire et donner des choix. Votre système de paiement doit être complètement intégré et être bien sur sécurisé. Assurez vous qu’un bouton donner est visible sur toutes les pages de votre site web.

7. L’utilisation de plateforme de dons en ligne

Si votre logiciel de gestion ne vous permet pas de créer votre propre page de dons en ligne ou votre propre campagne de dons, vous pouvez utiliser des plateformes tierces comme Ulule et Virgin Money Giving. Rappelez vous cependant que ces plateformes poussent en priorité leur propre marque et facturent des frais conséquents. De plus aucun des dons fait par ce système ne seront enregistrés dans votre base de données ou votre comptabilité. Si vous cherchez une solution intégrée, voir ici les avantages du CRM ou logiciel d’association.

8. liez les dons à un impact

Technique classique d’appel aux dons et de proposer plusieurs montant et d’expliquer, de lier, le montant à un impact. Vous pourrez facilement convaincre un donateur de donner plus si vous leur expliquez que de donner 5 euros de plus à un impact d’autant plus important. Voir la SPA:

9. Offrez des contreparties

Récompenser ses donateurs est une façon intelligente et personnalisée pour les associations de montrer leur appréciation à ces derniers, mais aussi de construire un engagement émotionnel. Les types de récompenses ou encore contreparties (ou même “goodies”) peuvent être de tout ordre, matérielles ou immatérielles.

  • Idées de contreparties matérielles: On retrouve souvent des tasses ou “mugs”, calendriers, t-shirts, autocollants et livres portant le slogan de l’association ou de la campagne. Ces récompenses peuvent être non seulement appréciées pour vos donateurs mais aussi être un rappel de votre organisation et de sa cause (votre projet touchera un public plus large que le donateur puisque ces collègues, amis etc…verront le slogan).
  • Idées de contreparties immatérielles: Les contreparties immatérielles sont probablement les plus délicates, et peut être celles qui sont susceptibles d’avoir le plus d’impact car elles touchent à la psychologie du don. Pour satisfaire les donateurs qui ont un besoin émotionnel d’être reconnu publiquement ou d’obtenir un élément tangible symbolique en retour: publier sur votre site un remerciement pour un don d’un certain ordre, impliquer les donateurs dans la collecte de nouveaux fonds, dans votre organisation ou dans vos programmes de bénévolat.

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VerticalSoft est une entreprise de l’économie sociale et solidaire, qui accompagne les associations dans leur transition numérique. Si vous êtes une association de la Loi 1901, vous pouvez bénéficier d’une consultation gratuite sur votre stratégie web, de fundraising et sur l’utilisation du numérique. N’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de vos besoins.

Comment créer un plan de communication pour votre association ?

Comment utiliser les nouveaux outils numériques de communication (site internet, mailing, réseaux sociaux) pour augmenter la visibilité de votre association ? Quelles sont les étapes à suivre pour mettre en place un plan de communication percutant?

Pourquoi communiquer ?

Communiquer est essentiel, c’est le future de votre association qui en dépend. Communiquer vous permet d’augmenter la visibilité de votre cause et de vos actions, de renforcer la solidarité au sein de l’association, de trouver de nouvelles sources de financement, que ce soit des donateurs particuliers ou des mécènes d’entreprises.

Le numérique: un atout pour les petites associations

Historiquement, la communication était le privilège des grandes associations qui avaient les moyens financiers pour utiliser les médias traditionnels, telles que la presse écrite, la radio, la télévision. Pour les petites associations, il était impossible d’accéder à ce type de communication, et dès lors, presque qu’aucune communication était faite, à part des prospectus parfois distribués dans la rue, mais dont l’impact géographique était par définition très limités. L’émergence du numérique a totallement changé la façon dont on communique et dont on s’informe. Presque tout le monde a accès à l’internet. Dès lors ces nouveaux outils numériques de communication (site internet, mailing, réseaux sociaux) ont énormement facilité la visibilité des petites associations. Quelles sont les étapes à suivre pour mettre en place un plan de communication percutant?

Comment établir un plan de communication?

Un plan de communication est le point de départ de toutes les activités de stratégie numérique, de marketing et de fundraising de votre association. Un bon plan de communication établira en premier vos objectifs puis, la réalisation de 6 étapes.

1. Définissez vos objectifs

Question probablement évidente à se poser mais qui de façon surprenante, est souvent sous-estimée par les marketeurs: quel est le but de votre communication ? En effet à chaque objectif, correspond une stratégie de communication différente, des moyens également différents. Donc quel est le problème à résoudre ? Votre association cherche t-elle à attirer de nouveaux donateurs ? de nouveaux membres ? à promouvoir un événement que vous organisez ? à améliorer la communication entre les volontaires et les responsables ? Une fois cet objectif défini, vous devrez suivre 6 étapes:

2. Clarifiez votre mission

Votre mission est la raison pour laquelle votre association existe. Vous devriez être capable d’articuler votre mission en une seule phrase d’une manière distinctive ou en plusieurs points clés. Par exemple la SPA a défini ses missions comme étant:

Votre mission doit être, si possible, unique même si vous avez d’autres objectifs subsidiaires. Pour la SPA, la mission primordiale est la protection animale en france.

Soulignez pourquoi votre mission est différente des autres associations de votre secteur et expliquez ce qui de vous une association spéciale. Vous devriez être capable d’articuler votre mission en une phrase courte pour la rendre mémorable. Votre mission doit également être ambitieuse et inspirer.

2. Définissez votre public cible

Votre communication sera t-elle interne ou externe? qui voulez vous toucher? quel âge, sexe, profil social, etc..? Vous ne pouvez pas communiquer de la même manière avec tout le monde, vous devez donc classifier votre public en plusieurs groupes.

Définissez tous les groupes (les différents publics) qui entrent en contact avec votre association, leur motivation, leur problème, leur démographiques. Prenons l’exemple d’une association qui aident les drogués à se réinsérer, les publics cibles peuvent être :

  • les usagers: généralement des hommes entre 25 et 45 ans. Mais également des femmes de tel à tel âge.
  • les familles les amis: ceux qui ont également le besoin d’un soutien
  • les donateurs: soit des familles qui ont une expérience avec les drogues, soit des mairies ou départements.
  • les volontaires: des hommes et femmes de tel à tel âge.

4. Déterminez votre proposition (votre “valeur ajoutée”)

Déterminez ce que vous avez à offrir à chaque groupe ou chaque public cible. Vous devrez énumérer les services ou activités que vous offrez d’une part et traduire cela en “avantages” ou “impact”. Pour revenir à l’exemple d’une association qui aident les drogués à se réinsérer, si ont prend les familles: votre proposition pourra être formulée ainsi:

  • Services: journées pour les familles et les proches des personnes affectées par l’usage d’une drogue avec des groupes de discussions et des séances de psychothérapie individuel offerte.
  • Avantage ou impact: La restauration des relations familiales ou amicales, l’amour, le respect et la paix

4. Créez votre marque: vos valeurs

Cette étape est difficile car vous devrez trouver ce qui vous rend différent: Comment abordez-vous votre mission? Avez-vous un code de conduite ou un ensemble de principes directeurs? Votre association doit également avoir une marque visuelle qui sera la représentation graphique de votre association. La SPA par exemple:

5. Définir vos messages clés

Après avoir défini les grands points de stratégie, cette étape consiste à écrire le contenu de votre communication ! Un message clé devra attirer l’attention du public cible, susciter une émotion et susciter un désir de lire plus avant (et donc de se fidéliser à votre association et sa cause). Sur un site web, n’oubliez jamais un “call to action” c’est à dire, un moyen pour les lecteurs de s’engager (un bouton “Donnez”!).

5. Déterminez une façon de communiquer, un budget et un calendrier

Ici nous passons à la mise en oeuvre de votre campagne de communication. Quels sont les outils les plus adaptés pour atteindre votre objectif et votre public cible (et quels sont vos moyens financiers – voir budget). Quels réseaux sociaux utiliser (cela dépendra de la tranche d’âge de votre public). Selon les outils que vous allez utiliser, établissez un planning et les responsables de chaque étape.

VerticalSoft est une entreprise de l’économie sociale et solidaire, aidant les associations dans leur transition numérique. Si vous êtes une association de la Loi 1901, vous pouvez bénéficier d’une consultation gratuite sur votre stratégie web, de fundraising et sur l’utilisation du numérique. N’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de vos besoins.

Gérer ses membres et adhérents avec un logiciel de gestion association ou CRM

Nous publierons une suite d’articles sur le logiciel de gestion d’association, aussi appelé CRM, et ses diverses fonctionnalités. Dans cet article nous examinerons en détails comment un logiciel de gestion d’association ou CRM peut vous aider à gérer vos membres et adhérents.

Qu’est ce qu’un CRM?

Un CRM est un acronyme pour le mot anglais “Customer Relationship Management”. Traduit en Français, cela signifie Gestion de la Relation Client. A l’origine, les CRM étaient principalement utilisés par des sociétés qui voulaient fidéliser leur clients existants, attirer rapidement de nouveaux clients en centralisant leurs données (internet, appels des commerciaux etc…) et augmenter les revenus générés par chaque client (automatiser des étapes de la vente comme l’envoie de devis, et optimiser les ressources marketings).

Pourquoi utiliser un CRM pour la gestion des membres et adhérents d’une association ?

Nous avons travaillé pendant plus de 10 ans sur de nombreux projets de configuration de Salesforce (le leader du CRM) pour des grandes associations et fondations. Toutes avaient pour but d’automatiser leurs processus, de mieux gérer les relations avec leurs membres, de solliciter de manière plus systématique leurs donateurs et de mieux collaborer. Les 4 avantages les plus importants que nous avons constaté chez nos clients utilisants un CRM sont:

1- Vue à 360 degrés de vos membres et adhérents: Un bon CRM vous permet de recenser dans un endroit unique, toutes les activités auxquelles vos membres participent. Il est dès lors très facile de suivre le profil de vos membres année par année.

2- Faciliter l’administration de vos membres et du service que vous leur proposez.

3- Améliorer vos relations avec vos membres en comprenant mieux leur centre d’intérêts et leur préférences.

4- Respect de la réglementation européenne sur la protection des données personnelles:

Un CRM vous aidera à vous mettre en conformité avec le GDPR ou RGPD. Pour recevoir notre guide pratique gratuit « Les associations et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGDP ou GDPR) », cliquez ici.

Quelles fonctionnalités du logiciel de gestion d’association ou CRM peut vous aider à gérer vos membres et adhérents?

1- Adhésions en ligne: un logiciel de gestion d’association devra vous permettre de pouvoir créer des formulaires d’adhésion en ligne pour que les membres puissent s’inscrire et saisir leurs données directement dans votre CRM.

2- Historique centralisé: tous vos enregistrements sont en un seul et unique endroit, vous permettant de suivre le niveau d’interaction des membres, qu’il s’agisse de participer à des événements, de participer à un cours ou de faire du bénévolat pour votre association.

3- Création d’une communauté: vous pourrez également créer un portail membres créer une communauté en ligne permettant à ces derniers de mettre à jour leurs informations, de télécharger des événements ou des opportunités, ou de s’inscrire à un de vos cours.

4- Gestion centralisée de vos documents: l’utilisation d’un CRM vous permet d’enregistrer sous chaque membres les documents important. Un CRM vous permet également de standardiser vos documents tels que formulaires d’adhésion, contrats, attestations parentales…)

5- Intégration des paiements en ligne: un bon logiciel vous permettra d’offrir le paiement en ligne et de lier ces informations de paiement directement aux membres concernés, aux fiches d’adhésion de votre CRM et à votre compatibilité.

6- Communications: en rassemblant toutes les informations sur vos membres, vous pourrez plus facilement créer des profils (par besoins ou par intérêts), créer des catégories de membres. Votre stratégies de marketing et donc votre communication avec chaque groupe de membres peut être personnalisée pour au final, mieux fidéliser.

7- Plate-forme de données partagées: avec un logiciel cloud ou en ligne, le partage de données au sein de votre organisation est facilité car instantane. Votre équipe peut mieux collaborer avec des informations mises à jour instantanément.

Dans de prochains articles nous examinerons en détails les autres fonctionnalités du logiciel de gestion d’association ou CRM et notamment comment celui-ci peut vous aider à gérer:

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Sur le même sujet voir:

11 points clés pour évaluer un CRM ou logiciel pour association

 

 

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9 conseils pour choisir un CRM ou logiciel de gestion pour votre association

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Gérer ses membres et adhérents avec un logiciel de gestion association ou CRM

Pourquoi votre association a t-elle besoin d’un CRM ou d’un logiciel de gestion?

 

 

 

Guide sur la Réglementation Générale sur la Protection des Données (RGPD ou GDPR) pour les petites associations

Si vous êtes une petite association, l’idée d’avoir à effectuer un long audit de vos données et de nombreux changements peut être décourageante. Voici un petit guide, adapté aux petites associations, pour vous familiariser avec la Réglementation Générale sur la Protection des Données (RGPD ou GDPR).

Pour recevoir notre guide pratique gratuit « Les associations et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGDP ou GDPR) », cliquez ici.

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Quelles sont les dispositions essentielles pour ma petite association ?

Le plus grand changement sur la collecte et le traitement des données personnelles est basé sur le consentement. Pour une petite association, la plus importante base légale d’une collecte et du traitement sera le consentement de la personne concernée (c’est à dire de la personne dont vous stockez les données). Ce consentement signifie offrir aux personnes concernées un véritable choix et un contrôle sur la façon dont vous utilisez ou gardez leurs données.

Comment cela affecte-t-il mon association?

1- Votre association collecte des données

Lorsque vous collectez des informations sur des membres, adhérents ou donateurs sur votre site Web et vos formulaires en ligne, vous devrez donner à la personne concernée une option claire pour savoir si elle consent ou non à ce que ses données soient traitées et à quelles fins. Si vous n’obtenez pas de consentement explicite, vous n’êtes pas autorisé à utiliser ces données. Par exemple, sur un formulaire de don, vous aurez besoin d’une case à cocher (la case ne peut pas être pré-cochée) demandant si le donateur souhaite recevoir des mises à jour. Sur les formulaires d’abonnement à la newsletter, vous devrez expliquer clairement ce que l’abonné recevra.

2- Votre association enregistre et conserve des données

Votre logiciel de gestion d’association dans lequel vous stockez des données personnelles, devra permettre l’enregistrement du consentement et des préférences de communication des personnes concernées. Une solution simple consiste à utiliser un système intégrant les données de votre site web dans votre base de données. Un CRM par exemple pourra vous aider. Si vous utilisez différents outils web (mass mailer, plateforme de crowdfunding, logiciel de gestion des membres) qui ne sont pas intégrés, vous ne pourrez jamais avoir une vue 360 des données collectées et des consentements de vos donateurs, membres ou adherents.

3- Votre association communiquer avec des membres, donateurs ou autres

Attention lorsque vous envoyez des informations par email à des membres, donateurs ou autres, vous devrez être sûr qu’ils ont opté pour le type de communication que vous êtes sur le point d’envoyer. Vous devrez également être sûr que vous offrez à ces personnes un moyen simple de refuser les communications.

4- Votre association n’a pas d’historique du consentement

Selon la qualité de vos systèmes existants et selon la manière dont vous avez collecté les données dans le passé, vous devrez peut-être contacter de manière proactive vos membres et donateurs existants pour vous assurer qu’ils ont activement adhéré à vos communications via email.

5- Votre association a un site Web et des formulaires de dons en ligne

  • Vérifiez que les pages de votre site web qui recueillent des données, recueillent également le consentement.
  • Rédiger vos mentions légales pour vous assurer qu’elles adhèrent à la nouvelle réglementation. Celles-ci devront comporter un certain nombre d’information que vous pouvez retrouver dans les articles 12, 13 et 14 du règlement.
  • Rédigez un texte de demande de consentement. Le texte doit être clair et facilement compréhensible pour tout le monde: ce texte doit expliquer clairement quelles informations vous collectez et comment vous les utilisez.
  • Demander clairement et activement le consentement sur vos formulaires. Ajouter une case vide que l’utilisateur devra cocher afin de démontrer qu’il a donné son consentement explicite.
  • Si possible ajoutez un mécanisme de « double opt-in » afin de pouvoir prouver le consentement explicite de vos contacts.
  • Vérifiez que votre logiciel de gestion qui capture les données, vous permet d’offrir un opt-in/opt-out. Vérifiez que votre fournisseur de logiciel actuel maîtrise GDPR et ses implications. Où les données sont elles stockées? qui y a accès? quelle est la sécurité? etc

6- Un logiciel de gestion pour association intégré

Nous pensons que cette nouvelle réglementation incitera les petites associations à réfléchir sérieusement à l’intégration entre leurs différents systèmes. VerticalSoft est un logiciel de gestion tout-en-un basé sur Salesforce. Salesforce a un site entier dédié à ce problème. Ils restent les leader dans le domaines de la gestion des données. VerticalSoft propose un système de “opt-in” et “opt-out” permettant de gérer plus facilement la collecte du consentement de vos membres, contacts ou volontaires. Toutes les informations collectées sur les formulaires en ligne et le site web de votre association sont centralisées sous chaque contact, vous donnant une vue 360 des données et du consentement de chaque personne.

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Si vous êtes une association de la Loi 1901, vous pouvez bénéficier d’une consultation gratuite sur votre stratégie web, de fundraising et sur l’utilisation du numérique. N’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de vos besoins.

Pour plus d’information sur le sujet, voir :

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