Comment faire une facture pour votre association ?

Rien n’oblige les associations qui livrent des biens ou rendent des services à des particuliers à établir des factures, cependant, il est courant que vos membres par exemple, en demande une. Dans ce cas, pour qu’une facture soit valable, elle doit comporter certains éléments obligatoires.

Données obligatoires d’identification de votre association

  • Nom et adresse (ou lieu du siège social) de votre association
  • Le numéro de TVA de l’association, si celle-ci en a un.
  • L’identification de l’acheteur est faite en mentionnant le nom et l’adresse de celui-ci.

​Données obligatoires concernant l’objet de la facture et son règlement

  • La date de la vente ou de la prestation de service réalisée par votre association.
  • Le numéro de la facture. Chaque facture doit avoir un numéro distinct.
  • Description des produits ou services rendus par votre association: par exemple “adhésion annuelle” ou “cours de sport pour enfants de 4 ans”
  • le prix unitaire hors TVA de chaque bien ou service rendus par votre association plus mention des remises ou autre (par exemple si vous faites une remise famille) ;
  • le taux de TVA légalement applicable, sauf si l’association bénéficie d’une exonération.
  • Information de paiement

Attention aux sanctions

Attention votre association peut être soumise à une amende si celle-ci ne fournit pas de factures (quant elle le doit), ou si cette factures ne comporte pas toutes les informations nécessaires.

Un logiciel de gestion peut vous aider

Un logiciel de gestion d’association (CRM) ou un logiciel de comptabilité peut vous aider à gérer vos factures. Voir nos articles sur le sujet:

Pourquoi votre association a t-elle besoin d’un CRM ou d’un logiciel de gestion?

Quel logiciel de comptabilité pour les associations ?

Qu’est ce qu’un logiciel de comptabilité pour association?

Volontariat associatif : quelle indemnité peut-on verser ?

Qu’est ce qu’un volontaire associatif ?

Le statut de volontaire associatif est lui régi par La loi du 23 mai 2006 qui a donc créé un nouveau statut, à mi-chemin entre le bénévole et le salarié. Cette loi permet aux volontaires d’être reconnus et protégés, et aux associations d’agir en toute sécurité juridique. L’association accueillant un volontaire doit cependant faire l’objet d’un agrément administratif préalable et s’acquitter de cotisations sociales forfaitaires.

La relation “association – volontaire” est soumise à un contrat (d’un maximum de deux ans). Le volontaire bénéficie ainsi d’une couverture sociale et est indemnisé pour son travail (bien que dans une certaine limite). Il faut noter que contrairement au salarié, la convention de volontariat ne relève pas du Code du Travail et le volontaire n’est pas soumis a une relation de subordination.

Quelle indemnité peut-il recevoir ?

Attention depuis le 1er janvier 2018, L’indemnité susceptible d’être allouée à un « volontaire associatif » pendant sa mission doit désormais être comprise entre 8,22 % et 55,04 % de la rémunération mensuelle brute afférente à l’indice 244 de la fonction publique. Soit entre 119,02 et 796,97 €.

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Sur le théme des bénévoles, voir également:

Le régime fiscal des bénévoles d’une association

3 types de ressources humaines dans les associations: statut juridique du bénévolat, du volontariat associatif et du salarié

Quelle est la responsabilité de l’association envers ses bénévoles ?

Comment trouver et garder vos bénévoles

Quels risques de la requalification des bénévoles d’une association en salariés ?

 

Quels risques de la requalification des bénévoles d’une association en salariés ?

Les associations peuvent faire appel à trois types de ressources humaines, le bénévole associatif, le volontaire associatif et le salarié. Mais est-il possible de voir un bénévole requalifié en salarié et quelles sont les conséquences pour votre association ?

Définition du bénévolat

Il n’y a aucune définition du bénévolat dans la loi française. Cependant, le Conseil économique, social et environnemental a précisé ce concept en février 1993 et donne une définition intéressante et généralement reprise du bénévole : « Est bénévole toute personne qui s’engage librement pour mener une action non salariée en direction d’autrui, en dehors de son temps professionnel et familial. » Le conseil précise que le bénévolat est la « situation dans laquelle une personne fournit à titre gratuit une prestation de travail pour une personne ou un organisme ». Le bénévole ne perçoit ni rémunération ni contrepartie matérielle. Il peut cependant être dédommagé des frais induits par son activité (déplacement, hébergement, achat de matériel…), à condition que ces derniers soient en lien direct avec l’activité de l’association et qu’ils puissent être justifiés sans discussion. Le bénévolat est donc un don de soi librement consenti et gratuit. Voir France Bénévolat pour plus d’information.

Un bénévole a-t-il un contrat avec une association ?

Le bénévole n’a tout d’abord pas de contrat de travail avec une association (sinon il devient un salarié). Dés lors ce dernier n’a aucune subordination juridique ou rémunération et votre association ne peut donc le traiter comme un salarié. Par contre votre association peut demander au volontaire de signer un “contrat moral”, c’est a dire un document qui établit par écrit certaines obligations du bénévole telles que le respect des règles établies, du règlement intérieur et des les statuts de l’association.

Y a t-il un risque de requalification de bénévoles en salariés ?

Oui ce risque existe pour si votre association a une relation de subordination juridique avec le bénévole ou si celle-ci rémunère le bénévole. Dans ce cas, le bénévole pourrait être requalifiée.

Conséquences de la requalification du bénévolat en salariat

Si le juge décide de requalifier la relation entre votre association et le bénévole comme une relation de contrat de travail, toutes les dispositions du droit du travail seront alors applicable. Le bénévolat produit alors les effets d’un contrat de travail, depuis le jour où il a été commencé. Ce qui signifie que votre association est désormais considérée comme l’employeur et devra verser à l’administration toutes les charges sociales et taxes afférentes aux sommes versées, désormais considérées comme salaires. Il devra également payer au salarié les éventuelles salaires auxquelles il avait droit, ses congés payés, lui rembourser ses frais professionnels… Et comme les règles sur le temps de travail s’appliquent, il lui faudra aussi le rémunérer de façon majorée pour les heures supplémentaires accomplies, c’est-à-dire toutes celles effectuées au-delà de 35 heures par semaine. A cela s’ajouteront peut-être des indemnités de rupture du contrat de travail, si le salarié / bénévole n’est plus dans l’association.

Voir également:

Le régime fiscal des bénévoles d’une association

3 types de ressources humaines dans les associations: statut juridique du bénévolat, du volontariat associatif et du salarié

Quelle est la responsabilité de l’association envers ses bénévoles ?

Comment trouver et garder vos bénévoles

Volontariat associatif : quelle indemnité peut-on verser ?

Comment optimiser vos appels à dons et dons en ligne avec un logiciel de gestion d’association ou CRM

Nous publierons une suite d’articles sur le logiciel de gestion d’association, aussi appelé CRM, et ses diverses fonctionnalités. Dans cet article nous examinerons en détails comment un logiciel de gestion d’association ou CRM peut vous aider à gérer tout votre fundraising, depuis vos dons en ligne, vos campagnes d’appels à dons jusqu’à vos demandes de financement. Cet article fait suite à notre article:

Gérer ses membres et adhérents avec un logiciel de gestion association ou CRM

Rappel: Qu’est ce qu’un CRM?

Un CRM est un acronyme pour le mot anglais “Customer Relationship Management”. Traduit en Français, cela signifie Gestion de la Relation Client. A l’origine, les CRM étaient principalement utilisés par des sociétés qui voulaient fidéliser leur clients existants, attirer rapidement de nouveaux clients en centralisant leurs données (internet, appels des commerciaux etc…) et augmenter les revenus générés par chaque client (automatiser des étapes de la vente comme l’envoie de devis, et optimiser les ressources marketings).

Pourquoi utiliser un CRM pour optimiser vos appels à dons et dons en ligne ?

1- Améliorer vos relations avec vos donateurs et les fidéliser

L’une des principales fonctions du logiciel de gestion pour association ou CRM est de faciliter les relations avec les donateurs. En effet, si vous travaillez dans une association qui n’a pas investi dans un tel système intégré, vous faites sûrement face au problème de la disparité de vos données. En utilisant des plateformes distinctes pour gérer différents aspects de vos interactions avec vos donateurs (par exemple plusieures applications gratuites, une d’emailing pour votre newsletter, une pour créer des formulaires de dons en ligne, une pour gérer des évènements), vos données ne sont pas centralisées et uniformisées. Bref, il n’y a aucune communication entre les systèmes, et vos données ne vous donnent aucune vision complète de vos donateurs, et peuvent, avec le temps, devenir obsolètes.

Un logiciel de gestion ou CRM, simplifie le processus de collecte et d’organisation des données sur vos donateurs. En centralisant toutes les données en un unique endroit, vous pourrez obtenir une image plus complète de vos donateurs. Et en connaissant mieux vos donateurs, vous pouvez faire des appels à dons individualisés et améliorer vos stratégies de collecte de dons.

1. Créer des fiches de donateurs détaillés

Grâce à un CRM, vous pourrez construire une image plus détaillée de vos supporters en établissant autant de détails que nécessaires. Fini la limite aux seuls nom, prénom et adresse email. Vos fiches peuvent inclure une variété de détails, qui peuvent vous être utile dans vos prospections, tels que:

  • Coordonnées
  • Démographie
  • Relations familiales et familiales
  • Intérêts (une cause particulière soutenue, un projet particulier soutenu)
  • Nombre et montant de(s) don(s)

Une fois que vous avez déterminé les informations nécessaires sur vos fiches membres, vous pouvez segmenter votre base de données en plusieurs listes en fonction de certains critères et les cibler avec des appels distincts. Ainsi les donateurs intéressés uniquement par les projets d’aides humanitaires en Afrique, ne seront informés que sur ce sujet, créant un lien plus solide avec votre base.

2. Suivre l’historique de vos interactions

Les détails de démographie ne sont pas la seule chose qui définit vos donateurs. Plus révélateur encore sont leurs actions: quels dons ont-ils fait ? sont-ils bénévoles et combien d’heures par semaine ? etc…Votre logiciel de gestion d’association ou CRM devrait être intégré avec votre site web et vos formulaires et vous permettre de suivre chaque interaction qu’un donateur a eu avec votre association. En centralisant les détails personnels et l’historique des interactions en un seul et même endroit, le profil de votre donateur sera nécessairement plus complet, et donc toute communication plus adaptée.

3. Développer vos grands donateurs

Pour beaucoup d’associations, 80% des dons proviennent seulement d’environ 20% de leur base de donateurs. Ceux sont leurs “grands donateurs”. De part leur importance, vous devez les traiter différemment afin de vous assurer de leur fidélité. Un logiciel de gestion vous permettra de créer un “parcours donateurs”, c’est à dire d’automatiser certaines interactions avec vos membres pour s’assurer qu’ils restent engagés avec votre cause. Un CRM intégrant un outil de marketing automation est un solution idéale.

4. Automatiser certains emails

Pour poursuivre l’idée du point 3, un logiciel de gestion d’association ou CRM, peut vous permettre de programmer de nombreux emails automatisés pour rappeler aux donateurs d’effectuer un certain nombre d’actions, y compris:

  • Faire un don à une campagne
  • Payer les frais d’adhésion et les frais
  • Participer ou faire du bénévolat lors d’un événement
  • Signer une pétition
  • Suivre les engagements

5. Remercier, et encore remercier

L’un des facteurs essentiels pour un donateur est de se sentir apprécié d’avoir contribué à une cause par son don. Tout comme les emails de rappel, un système de gestion peut vous aider à automatiser et à gérer les remerciements. Pour les campagnes à grande échelle où il est plus difficile d’écrire personnellement chaque personne, vous pouvez rédiger des modèles d’emails de remerciement pour chaque segment de donateurs et les programmer pour être envoyé lorsque votre logiciel enregistre qu’un donateur a fait un don.

2- Gérer tout le processus des dons en ligne et hors ligne

Un logiciel de gestion d’association ou CRM peut faire une différence énorme pour votre association en ce qui concerne la gestion des dons.

1. Offrez la possibilité de faire un don en ligne

De nombreuses associations utilisent un site extérieur gratuit pour accepter des dons en ligne. Encore une fois, la non communication avec votre base de données peut générer de gros problèmes: vos dons ne seront pas enregistrés dans votre base de donateurs ou votre systeme de comptabilite. La gestion des reçus de dons sera donc manuelle plutôt que automatisée. De plus ces formulaires de dons ne pourront pas être intégrés sur votre site Web et vos donateurs devront quitter votre site pour faire un don. Un logiciel intégré à votre CRM devra vous permettre de créer des formulaires de dons personnalisables et sans publicité tierce (un événement sur Eventbright portera de la publicité Eventbright !). Ces formulaires pourront être facilement intégrés sur votre site Web pour une expérience de don numérique plus facile pour vos donateurs.

2. Facilitez les méthodes de paiement

Plus c’est facile pour un donateur de donner, plus ils donnera. Un logiciel vous permet d’offrir toutes formes de paiement depuis la carte bleue, jusqu’au paiement en espèces.

3. Offrez la possibilité de faire des dons récurrents

Un système de gestion vous permettra également d’accepter des dons mensuels ou dit dons récurrents. Les dons récurrents sont en général d’un faible montant, mais sont répétitifs et créer un fidélisation des donateurs sur le long terme.

4. Automatiser la délivrance de reçus

Avec un logiciel, vous pouvez également améliorer le processus de don pour vos donateurs en leur envoyant un reçus pour dons de façon automatisée.

5. Gérer les contreparties

Il est courant d’offrir une contrepartie pour des dons d’un montant significatif. Ces contreparties doivent rester de faible valeur ou juste être honorifiques. Un logiciel de gestion doit vous permettre de gérer les contreparties de dons.

3- Planifier vos événements et émettre des billets

En tant qu’association, vous savez que l’organisation d’événements pour collecter des dons est vital. Mais gérer des événements sur une plateforme séparée de votre système de gestion de vos donateurs peut rendre l’exécution de ces événements beaucoup plus compliquée. Un logiciel de gestion facilite la gestion des événements:

1. Recueillir les inscriptions en ligne.

En offrant l’inscription en ligne par le biais de vos formulaires intégrés à votre site web, vos donateurs peuvent s’inscrire à votre événement en quelques secondes. Ces inscriptions alimentent votre fiche donateur pour vous donner une vision complète de ce dernier.

2. Enregistrer de nouveaux donateurs

Si vous utilisez une plateforme tiers, tout nouveau donateur devra être intégré manuellement dans votre base de données, après avoir vérifié que cette personne n’est pas déjà un de vos contacts.

3. Permettez l’émission de billets en ligne

Avec un logiciel de gestion ou CRM, vous pouvez permettre à vos participants d’imprimer leurs billets en ligne, billets qui pourront être scannés à l’entrée de votre événement. Vous pourrez facilement savoir qui est venu et qui n’est pas venu.

4- Organiser et gérer vos campagnes d’appel à dons

Le logiciel de gestion des donateurs vous aide à mieux les connaître. Si votre logiciel est une plateforme et inclut un système de campagne et de mass mailer, vous pourrez créer une page d’appel, segmenter vos donateurs en différentes listes (selon leurs intérêts par exemple), puis envoyer des e-mails d’appel à dons ciblés à chaque groupe. Vos pages d’appel à dons peuvent être de type crowdfunding avec l’établissement d’un objectif de levée, de dates de clôture de collecte, et de comptes rendus sur les montants déjà collectés.

5- Gérez vos demandes de financement institutionnelles

Certains CRM ou logiciel de gestion vous permettront de créer des tableaux de bord, des rapport ou même des projets structurés vous permettant de gérer vos demandes de financement auprès d’institutions telles qu’une administration ou une fondations. Sans un tel système, il vous serait très difficile d’avoir une image financière de votre association et faire des projections sur l’utilisation de fonds.

Dans d’autres articles nous examinerons comment un logiciel de gestion d’association ou CRM peut vous aider à gérer vos événements et votre billetterie, votre comptabilité, votre site web, vos adhésions et votre conformité au règlement général sur la protections des données (RGDP ou GDPR).

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Pourquoi un logiciel de gestion ou CRM gratuit ne signifie pas zéro coût pour votre association

Nous sommes tous fans des solutions de CRM (soit logiciel libre, soit CRM cloud) qui offrent des solutions gratuites ou même des licences gratuites pour les associations et les fondations. Mais il est frustrant et préoccupant de constater que certaines associations sont certaines que ces solutions “gratuites” ne signifie aucun coût à débourser. Malheureusement, notre expérience nous a prouvé que les offres gratuites sont soit extrêmement limitées en fonctionnalités (et rapidement vous force à payer une licence plus chère) ou engendre des coûts additionnels qui n’étaient pas clairement compris initialement. Voici quelques coûts additionnels à prendre en compte :

Fonctionnalités limitées

Il existe de nombreuses solutions de CRM gratuites. Celles-ci ont en général, une offre gratuite qui limite grandement les fonctionnalités ou la capacité du système. Décidez d’avance quels seront vos besoins. Il est inutile de commencer sur un système sans connaître le coût réel une fois que votre association sera à sa taille ou son activité normale. Pour cela vous devez faire un plan de croissance et un logiciel comptable vous sera surement utile. Attention aussi au technologie propriétaire. Celles ci peuvent disparaitre du jour au lendemain. Adoptez une solution dont la technologie a été adoptée par un grand nombre d’utilisateurs pour être sûr de leur continuité dans le temps. Une solution comme Salesforce, a toujours été notre solution favorite de part sa flexibilité, sa versatilité et son adaptabilité (mais voir plus loin sur la configuration). Il en existe d’autres tels que Blackbaud qui offre différents produits pour les associations.

Coûts de développement ou de configuration

Il existe de nombreux logiciels CRM open source gratuits utilisés par les associations et fondations (CiviCRM par exemple) et des logiciels proposants des licences gratuites (Salesforce Nonprofit Success Pack). Mais dans ces deux cas, votre association devra investir et payer des consultants pour personnaliser ce CRM pour vous, depuis l’interface jusqu’à ses applications. Cette personnalisation requiert des connaissances techniques spécifiques. Il est plus que probable que vous n’ayez pas au sein de votre association, une personne ayant de telles compétences techniques pour le faire. Un logiciel en ligne, pré-configuré, peut vous éviter ces coûts de développement, puisque le développement est “mutualisé” par tous les utilisateur de la plateforme. Ce logiciel est configuré pour les besoin d’une association et accessible en ligne. Vous payez ainsi une licence mensuelle relativement basse plutôt qu’un logiciel gratuit (mais avec des coûts de développement ultérieurs).

Coûts de formation et conseil

Un logiciel peut être gratuit mais les prestataires de services qui installent ou configurent (Salesforce par exemple) vous feront payer la formation et le conseil de vos employés ou bénévoles.

Coûts de migration des données et nettoyage des données

Nous avons souligné plusieures fois l’importance d’avoir une base de données propre surtout avec l’arrivée du nouveau règlement sur la protection des données en 2018. Si vous avez une base de données existantes, ces données devront être transférées dans votre nouveau système. Là encore, les prestataires de services vous factureront un tel service.

Coûts de maintenance et de développements additionnels

Un logiciel libre n’évolue pas si vous ne le faite pas évoluer ! or il est presque certain qu’à un moment ou un autre, votre association aura besoin de plus de développements et de modifications à apporter au système que vous avez initialement mis en place. Cela reste également l’un des avantages majeurs des solutions logicielles en ligne (cloud). Les nouvelles fonctionnalités vous sont accessibles immédiatement, sans coût additionnel et sans intervention d’un prestataire.

Coûts de soutien ou service client

Parce que votre logiciel libre ou gratuit est personnalisé (configuré pour vous), vous ne bénéficiez pas d’un système de support contrôle. Vous devrez vous tourner vers vos consultants…générant encore des frais. Ici encore les logiciels en ligne ont en général un système de soutien en ligne ou par téléphone qui est gratuit.

Coûts de matériel et d’hébergement

Selon la base de données que vous mettez en place, il est possible d’avoir besoin de serveurs. Ce n’est pas une solution que nous recommandons à nos clients, préférant les solutions cloud qui sont plus sécurisée et ne requiert pas de serveurs.

Coûts des “bugs”

Le “bugs” sont les erreurs présentes dans les logiciels. Si votre logiciel a ete specialement configure pour vous à partir d’un logiciel libre et donc gratuit, vous devrez payer pour résoudre ces “bugs”. Dans un logiciel en ligne, le fournisseur du logiciel devra lui même, à ses frais, résoudre le bug.

Pour nous, le logiciel en ligne, certes engendre un coût mensuel, mais celui-ci reste très faible en comparaisons aux coûts additionnels des CRM “gratuits”.

Mon association peut-elle refuser une adhésion ?

Certaines associations permettent à un public large d’adhérer mais d’autres pour des raisons de gestion interne veulent limiter le nombre de leurs adhérents. Comment limiter le nombres de ses adhérents et peut on refuser un adhésion?

Les membres de l’association

Les statuts ou le règlement intérieur de votre association est un document essentiel de la vie de celle ci. Notamment ces statuts doivent comporter des informations sur les conditions à remplir pour adhérer à votre association. Ces conditions peuvent être des conditions d’âge (par exemple si votre club est un club sportif pour enfants) ou de statut (élève d’une université ou ancien élève de cette université), exigence d’un parrainage par un ou plusieurs membres existants, etc… Vos statuts peuvent même comporter une mention par laquelle le président ou le bureau ou la majorité des membres existants (par voie de vote), ont discrétion sur qui peut ou ne peut pas être membres.

Limites au droit de refuser un adhésion

Même si en principe vos statuts vous donnent une grande liberté sur la possibilité de choisir vos membres, ce choix doit rester dans les limites de la loi. Ainsi les conditions à remplir pour adhérer à votre association ne peuvent pas être illégales, telles que:

  • l’absence de handicaps,
  • l’origine raciale,
  • l’opinion politique, sauf si l’association a un objet politique,
  • l’opinion religieuses, sauf si l’association a un objet religieux,
  • etc.

Guide pratique gratuit « Les associations et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGDP ou GDPR) »

Pour recevoir notre guide pratique gratuit « Les associations et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGDP ou GDPR) », cliquez ici.

Ce guide vous permettra de comprendre les points clés du RGPD ou GDPR pour les associations.

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