Pourquoi utiliser un CRM ou logiciel de gestion d’association vous aidera à être en conformité avec le RGPD ou GDPR

Le nouveau règlement sur la protection des données (RGPD ou GDPR) sera applicable à partir du 25 mai 2018 dans tous les pays de l’Union Européenne et donc en France. Les associations qui traitent des données personnelles d’un résident européen sont directement impactées par ce nouveau règlement et devront s’y conformer. La principale mesure de ce nouveau règlement s’appuie sur le principe de consentement. L’utilisation d’un CRM ou logiciel de gestion d’association vous aidera à être en conformité.

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VerticalSoft intègre Stripe Elements

Stripe elements permet de développer de très beaux formulaires de paiement offrant la meilleure expérience possible pour vos membres et donateurs. Suivant l’adage LESS IS MORE, Stripe a combiné dans un champ unique la saisie du numéro de carte bancaire, de la date d’expiration, du code de sécurité et du code postal.

N’oubliez pas que ce sont les détails qui font la différence.

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Faites un essai de Stripe elements

Validation en temps réel

Fournit des commentaires en temps réel au fur et à mesure de la saisie de votre utilisateur. Si le numéro de carte n’est pas valide, l’utilisateur est immédiatement prévenu.

Localisation en fonction du pays

Le champ est traduit en temps réel au fur et à mesure de la saisie du numéro de carte, et offre les champs adaptés au pays de l’utilisateur.

Formatage et masquage des numéros

Le type de carte (VISA, AMEX, DISCOVER…) est détecté au fur et à mesure de la saisie. Le masquage des numéro reprends en temps réel celui de la carte pour faciliter la saisie.

Comment comptabiliser les cotisations des membres de votre association ?

Définition de la cotisation

On retrouve un définition simple sur le site officiel de l’administration Française: La cotisation est une somme d’argent dont les statuts d’une association prévoient le versement par les membres afin de contribuer au fonctionnement de l’organisme. Le versement d’une cotisation n’est pas une disposition obligatoire des statuts sauf si cela est prévu par la loi. Son montant, la périodicité et l’échéance des versements sont fixés par les statuts. Son non paiement peut entraîner la perte de la qualité de membre de l’association. Elle ouvre droit à une réduction d’impôt.

Enregistrement comptable des cotisations

Attention ces cotisations ne sont pas assujetties à la TVA, à condition qu’elles n’offrent qu’une contrepartie morale à l’adhérent. Cette condition est égalmment nécessaire pour l’obtention d’un reçu fiscal ouvrant droit à déduction d’impôt. L’enregistrement se fait dans le compte 756-Cotisations et ces cotisations sont rattachées aux produits de l’exercice de référence. Attention de ne pas mélanger la cotisation avec le droit d’entrée. Votre association peut demander un droit d’entrée pour tous les nouveaux adhérents. Ce droit est payé une seule fois. Il est enregistré dans le compte 102 « Fonds associatifs sans droit de reprise ».

Exemple : une personne souhaite adhérer à votre association. La cotisation annuelle de votre association est de 100 Euros. Mais pour les premiers cotisants, votre association demande également le paiement d’un droit d’entrée de 10 Euros. Les entrées comptables seront les suivantes:

Date No compte Intitulé du compte Libellé Débit Crédit
1/1/2017 756 cotisation Cotisation adhérent XYZ 100
1/1/2017 512 banque Cotisation adhérent XYZ 100
1/1/2017 102 Fonds associatifs sans droit de reprise Droit d’entrée XYZ 10
1/1/2017 512 banque Droit d’entrée XYZ 10

Sur le thème de la comptabilité des associations, voir:

Quel logiciel de comptabilité pour les associations ?

Qu’est ce qu’un logiciel de comptabilité pour association?

Pourquoi utiliser QuickBooks Online pour votre association ?

 

La CNIL clarifie quel impact aura le RGPD sur le monde associatif

Ci dessous est un transcrit d’une vidéo explicative créée par la CNIL. Certains de nos clients nous ont fait part de l’impossibilité de regarder ces vidéos depuis leur poste de travail, donc voici le transcrit ci-dessous.

A qui le RGPD s’applique ?

Le RGPD s’applique à une organisation à chaque fois qu’elle traite des données personnelles et qu’un résident européen est directement visé par un traitement de données. En d’autres termes cela veut dire que le RGPD s’applique aussi bien à une organisation établie sur le territoire de l’union européenne qu’une organisation hors union européenne qui met en oeuvre des traitements pour fournir des biens et des services aux résidents européens.

Donc 2 conditions à remplir:

  • une organisation à chaque fois qu’elle traite des données personnelles
  • un résident européens est directement visé par un traitement de données

Le RGPD concerne t-il les associations ?

Oui. Pour plus de détails voir Mon association est-elle soumise à la nouvelle Réglementation Générale sur la Protection des Données ?

Quelles actions pour la mise en conformité aux RGPD pour les associations

Voyons plus concrètement les actions pour la mise en conformité aux RGPD pour les

Associations. Une petite association qui souhaite refaire son site et qui prévoit de collecter les données devra notamment prévoir des mentions d’information c’est à dire qu’il va falloir informer les personnes:

  • de qui est derrière la collecte
  • de combien de temps seront conservés les fichiers
  • de la finalité des données collectées
  • de comment ces personnes peuvent exercer leurs droits

Pour information vous avez même un générateur de mention fait par la cnil pour vous aider. Comme l’association traite des données comme un fichier d’adhérents, un fichier resources humaines sur ce salarié par exemple, elle devra tenir un registre des traitements de ces données, être en mesure de répondre à des sollicitations d’une personne de qui ont a récupéré des données, à accéder à ces informations. On parle de droits d’accès mais ça peut très bien concerner aussi la modification et le droit de suppression de ces données. Enfin il faut aussi penser à prévoir des clauses sur la protection des données dans le contrat qu’elle passe avec un sous traitant.

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Pour plus d’information sur le règlement européen sur la protection des données et les associations, voir :

Guide pratique gratuit « Les associations et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGDP ou GDPR) », cliquez ici.

Comment améliorer la qualité des données de votre association avant l’entrée en vigueur du règlement européen sur la protection des données (GDPR ou RGPD)

Mon association est-elle soumise à la nouvelle Réglementation Générale sur la Protection des Données ?

Comment préparer votre association à la nouvelle Réglementation Générale sur la Protection des Données ?

Règlement européen sur la protection des données et association: faut-il désigner un délégué à la protection des données (DPO) ?

Association et RGPD (GDPR) : doit-on tenir un registre des traitements ?

Le site web de votre association est-il conforme à la Réglementation Générale sur la Protection des Données (RGPD ou GDPR) ?

Mon association peut-elle faire du profilage de donateur sous le règlement européen sur la protection des données (RGPD ou GDPR) ?

Règlement européen sur la protection des données RGPD ou GDPR: Informer les donateurs et membres de votre association, de votre politique de confidentialité

Le règlement européen sur la protection des données: que doit faire mon association en cas de violation de ses données ?

Le compte de résultat et le bilan d’une association

En théorie, la loi de 1901 n’oblige pas les associations à tenir une comptabilité. En pratique toutes les associations tiennent une forme de comptabilité (certaines en sont légalement obligées). Selon la taille de l’association, celle-ci tiendra soit une comptabilité de trésorerie (donc une comptabilité simplifiée avec un suivi chronologique des encaissements et des décaissements), soit une comptabilité d’engagements (soit une comptabilité en partie double).

Quelles associations doivent produire un bilan et compte de resultats ?

D’après le comité de réglementation des comptes, certaines associations doivent obligatoirement tenir une comptabilité d’engagement. Par exemple:

  • les associations reconnues d’utilité publique ou agréées, et celles faisant appel à la générosité publique ;
  • les associations qui emploient des salariés ;
  • les associations percevant des subventions publiques de l’Etat ou des collectivités locales pour un montant annuel dépassant 153 000 € ;
  • les associations qui ont une activité économique soumise aux impôts commerciaux ou financées par des collectivités territoriales sur plus de 50 % de leur budget ou pour plus de 75 000 € ;
  • les associations émettant des valeurs mobilières ou contractant un emprunt ;
  • les associations d’intérêt général recevant des versements par l’intermédiaire d’associations relais ;
  • les associations qui interviennent dans certains secteurs tels que le sanitaire et social, la jeunesse, l’organisation de voyages, la formation professionnelle, les sports ;
  • les associations ayant pour but exclusif l’assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale et reconnues comme telles par arrêté
  • Les associations ayant une mention dans leurs statuts.

Pour plus d’information, cliquez ici.

Sinon, les statuts de l’association peuvent prévoir la tenue d’une telle comptabilité.

Le bilan : l’image des finances de l’association

Le bilan est un état normalisé présentant la situation patrimoniale de l’association à une date déterminée. Il représente les emplois et ressources dont dispose l’entité comptable.

  • L’actif de l’association comprend:
    • les actifs immobilisés: c’est a dire les immobilisations corporelles ou financieres dont l’association est propriétaire (un local, une SICAV par exemple). Ces actifs ont une durée de vie de plus de 1 an.
    • Les actifs circulants: c’est a dire les créances (adhérents, collectivités) et les disponibilités de caisse et de banque. Ces actifs ont une durée de vie de moins de 1 an.
  • Le passif de l’association comprend: Les fonds associatifs a long termes telles que des subventions d’investissement et les dettes à court termes comme un découvert à la banque.

Le compte de résultat

Le compte de résultat témoigne de l’activité de l’année écoulée, donnant une idée de l’évolution des emplois et des ressources. Il comprend 2 colonnes:

  • les charges telles que les achats de biens et de services, les salaires et cotisations sociales si l’association a des employés.
  • les produits tels que les vente de biens ou de services, les cotisations et dons

L’annexe

L’annexe présente des éléments de précision sur la comptabilité (tableaux d’amortissement, échéanciers d’emprunt, justification d’un résultat exceptionnel…). Le document comprend donc à la fois des données chiffrées et des commentaires écrits.

Pour plus d’information sur les logiciels de comptabilité

Pourquoi utiliser QuickBooks Online pour votre association ?

Qu’est ce qu’un logiciel de comptabilité pour association?

Quel logiciel de comptabilité pour les associations ?

 

Comment faire une facture pour votre association ?

Rien n’oblige les associations qui livrent des biens ou rendent des services à des particuliers à établir des factures, cependant, il est courant que vos membres par exemple, en demande une. Dans ce cas, pour qu’une facture soit valable, elle doit comporter certains éléments obligatoires.

Données obligatoires d’identification de votre association

  • Nom et adresse (ou lieu du siège social) de votre association
  • Le numéro de TVA de l’association, si celle-ci en a un.
  • L’identification de l’acheteur est faite en mentionnant le nom et l’adresse de celui-ci.

​Données obligatoires concernant l’objet de la facture et son règlement

  • La date de la vente ou de la prestation de service réalisée par votre association.
  • Le numéro de la facture. Chaque facture doit avoir un numéro distinct.
  • Description des produits ou services rendus par votre association: par exemple “adhésion annuelle” ou “cours de sport pour enfants de 4 ans”
  • le prix unitaire hors TVA de chaque bien ou service rendus par votre association plus mention des remises ou autre (par exemple si vous faites une remise famille) ;
  • le taux de TVA légalement applicable, sauf si l’association bénéficie d’une exonération.
  • Information de paiement

Attention aux sanctions

Attention votre association peut être soumise à une amende si celle-ci ne fournit pas de factures (quant elle le doit), ou si cette factures ne comporte pas toutes les informations nécessaires.

Un logiciel de gestion peut vous aider

Un logiciel de gestion d’association (CRM) ou un logiciel de comptabilité peut vous aider à gérer vos factures. Voir nos articles sur le sujet:

Pourquoi votre association a t-elle besoin d’un CRM ou d’un logiciel de gestion?

Quel logiciel de comptabilité pour les associations ?

Qu’est ce qu’un logiciel de comptabilité pour association?

Volontariat associatif : quelle indemnité peut-on verser ?

Qu’est ce qu’un volontaire associatif ?

Le statut de volontaire associatif est lui régi par La loi du 23 mai 2006 qui a donc créé un nouveau statut, à mi-chemin entre le bénévole et le salarié. Cette loi permet aux volontaires d’être reconnus et protégés, et aux associations d’agir en toute sécurité juridique. L’association accueillant un volontaire doit cependant faire l’objet d’un agrément administratif préalable et s’acquitter de cotisations sociales forfaitaires.

La relation “association – volontaire” est soumise à un contrat (d’un maximum de deux ans). Le volontaire bénéficie ainsi d’une couverture sociale et est indemnisé pour son travail (bien que dans une certaine limite). Il faut noter que contrairement au salarié, la convention de volontariat ne relève pas du Code du Travail et le volontaire n’est pas soumis a une relation de subordination.

Quelle indemnité peut-il recevoir ?

Attention depuis le 1er janvier 2018, L’indemnité susceptible d’être allouée à un « volontaire associatif » pendant sa mission doit désormais être comprise entre 8,22 % et 55,04 % de la rémunération mensuelle brute afférente à l’indice 244 de la fonction publique. Soit entre 119,02 et 796,97 €.

***

Sur le théme des bénévoles, voir également:

Le régime fiscal des bénévoles d’une association

3 types de ressources humaines dans les associations: statut juridique du bénévolat, du volontariat associatif et du salarié

Quelle est la responsabilité de l’association envers ses bénévoles ?

Comment trouver et garder vos bénévoles

Quels risques de la requalification des bénévoles d’une association en salariés ?