Comment la comptabilité en ligne peut changer votre association?

En théorie, la loi de 1901 n’oblige pas les associations à tenir une comptabilité. En pratique toutes les associations tiennent une forme de comptabilité. Si vous travaillez encore avec des documents excel, si vous classifiez encore vos factures dans une boîte à chaussures ou même si vous utilisez d’anciens logiciels de bureau pour votre comptabilité, il est temps pour votre association de passer à un logiciel cloud pour vous simplifier la vie.

Qu’est ce qu’un logiciel cloud?

Il existe vraiment 2 grandes catégories de logiciel de comptabilité sur le marché: les logiciels de bureau et les nouveaux logiciels en ligne ou dans le cloud. Le logiciel de bureau est un système qui requiert l’installation sur son ordinateur avant toute utilisation et on reste responsable de sa mise à jour. Nous avons expliqué plusieures fois pourquoi ce système n’est pas recommandé, principalement à cause de son manque de flexibilité, de sécurité et de fiabilité. Pour nous, un logiciel de comptabilité en ligne, a de nombreux avantages. Ces avantages sont la réduction des coûts, la mobilité, les mises à jour et la maintenance automatiques en temps réel et la possibilité de collaborer en ligne. Le logiciel est simplement accessible via internet par toute personne ayant été accréditée. Contrairement aux idées reçues, ces systèmes sont beaucoup plus sécurisés. Le logiciel est vendu comme un service, généralement de mois en mois, avec peu ou pas d’obligation. C’est beaucoup moins cher que d’acheter des logiciels de bureau coûteux à l’avance et de les maintenir vous-même.

Un logiciel cloud est-il sure?

La sécurité, la confidentialité et la fiabilité sont les préoccupations les plus courantes concernant les logiciels cloud, en particulier en matière financière. Stocker des informations financières ailleurs semble parfois un peu effrayant. La réalité est que les entreprises de comptabilité en ligne leaders ont souvent une meilleure sécurité que votre bureau, avec des cryptages de sécurité égal aux niveaux utilisés par les banques.

Qu’est ce qu’un logiciel de comptabilité pour les associations?

Un logiciel de comptabilité aura une interface unique avec tous les systèmes et applications dédiés à la gestion et au traitement des données financières d’une association.

Qu’est ce qu’un logiciel de comptabilité va apporter à mon association?

Les logiciel de comptabilité, ont des fonctions très importantes pour la gestion journalière de votre association. Ces fonctions vous faciliteront le travail quotidien de tenir une comptabilité.

  • Créer des devis et des factures
  • Gestion de trésorerie
  • Rapports
  • Synchronisation avec votre banque
  • Collaboration avec votre comptable

Adopter un logiciel de comptabilité en ligne pour automatiser vos tâches quotidiennes signifie être plus rapide, plus efficace, faire moins d’erreurs et être capable de partager des informations en ligne avec votre comptable où que vous soyez. Le résultat final? Vous économisez du temps sur les corvées financières et vous économisez de l’argent sur vos frais de comptabilité. VerticalSoft a adopté Quickbooks, un leader dans la comptabilité en ligne. Lisez ici Pourquoi utiliser QuickBooks Online pour votre association ?

Association et RGPD: comment gérer le consentement de vos adhérents?

Définition de l’adhésion et de la cotisation

Adhésion et cotisation désignent la même chose. Une association peut exiger de ses membres de verser une cotisation. Notament cette cotisation sera obligatoire si cela est précisé dans les statuts de l’association. Si le membre n’a pas payé sa cotisation, il ne pourra pas participer aux assemblées. Il y a cependant de nombreuses associations qui n’exigent pas le paiement d’une cotisation. Assurez vous de tenir un registre de vos adhérents. Ce registre n’a pas à être déclaré à la CNIL selon la dispense No 8. Pour plus de détails sur vos obligations envers la CNIL, lisez : Les associations et leurs obligations envers la CNIL.

Attention, même si vous n’avez pas à enregistrer un tel registre, vous devrez faire attention à plusieures choses pour être en conformité avec la réglementation en place et à venir, notamment le RGPD.

Pourquoi le consentement des adhérents est-il important?

En France, tout comme dans toute l’Europe, la protection des données personnelles est un droit fondamental. Le nouveau règlement Européen sur la protection des données qui entrera en vigueur en mai de cette année, confirme ce droit et renforce certains concepts. En pratique, vous n’avez pas le droit de récolter et traiter des données personnelles si vous n’avez pas de base légale pour le faire. La base légale qui concerne la plupart des association sera le consentement. Certes le consentement n’est pas toujours nécessaire, et d’autres bases légales peuvent etre utilisees pour justifier votre collecte et traitement, mais dans le cas d’une association, le consentement reflète le mieux la relation avec vos adhérents.

Attention vous avez besoin d’obtenir le consentement préalable de toute personne avant de les contacter par email. Vos campagnes d’emailing doivent respecter les règles du RGPD.

Comment doit être donné le consentement?

Sela la réglementation en place, le consentement doit être spécifique et informé et donné librement. Vos formulaire d’adhésion doivent donc permettre un consentement clair par une action claire (pas de case pré-cochée!). Ajouter des mentions légales à tous vos formulaires et des informations relatives aux droits des adhérents sur leur données personnelles. Voir l’article: Comment adapter vos formulaires de dons en ligne et de contact pour les rendre conformes au RGPD

Comment gérer la consentement?

Assurez vous d’un enregistrement dans votre système du consentement, de la date et de sa forme (consentement à quoi). Nous recommandons absolument l’investissement dans un bon logiciel de gestion pour gérer cela. Utilisez une technologie leader pour éviter les problèmes qui peuvent causer de lourdes peines aux associations. C’est la raison pour laquelle VerticalSoft a choisi Salesforce pour l’infrastructure de son logiciel.

Voir: Pourquoi utiliser un CRM ou logiciel de gestion d’association vous aidera à être en conformité avec le RGPD ou GDPR

Comment gérer la fin du consentement?

Encore une fois votre système doit pouvoir gérer le retrait du consentement à tout moment. Attention, selon la CNIL, les données personnelles ne peuvent être conservées au delà de la démission ou de la radiation du membre (sauf s’il fait la demande contraire).

***

Pour plus d’information sur le règlement européen sur la protection des données et les associations, voir :

Guide pratique gratuit « Les associations et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGDP ou GDPR) », cliquez ici.

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Comment attirer de nouveaux donateurs pour votre association?

Trouver, attirer et fidéliser de nouveaux donateurs est un vrai défi pour toute association. Si votre association n’a pas un “fundraiser” professionnel employé, mettre en place une stratégie pour trouver de nouveaux donateurs est chronophage, mais les résultats seront là. Nous travaillons chez VerticalSoft avec des associations dans les pays anglo-saxons qui sont beaucoup plus “professionnalisées” dans leur recherche de fonds. Voici 7 stratégies employées par les associations au Royaume-Unis.

1- Créez des appels à dons réels, personnels et urgents

Les appels à dons les plus efficaces sont toujours réels, personnels et urgents. Utilisez une vraie histoire touchante avec des images et des vidéos pour établir un lien entre le don d’un donateur et l’impact tangible de ce don. Votre donateur doit voir, comprendre et être émotionnellement satisfait du résultat. Créer un certain sens d’urgence en mettant une date limite pour la levée.

Exemple d’appel à dons de VerticalSoft

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2- Développez une «communauté»

Utilisez le plus possible les réseaux sociaux pour développer une «communauté» ou une plateforme où les donateurs interagissent et obtiennent des informations sur les progrès accomplis. Vous devrez “vendre” vos résultats, votre impact et le travail de votre association. Le raisonnement est le suivant: nous donner = nous utilisons votre argent le mieux possible (avec des chiffres si possible). Cette communauté est essentiel pour créer un sentiment de valeur personnelle pour les donateurs. Cultivez ce sentiments de “valeur” chez les donateurs est essentiel pour qu’ils se “sentent bien” et puissent redonner.

3- Développer une stratégie marketing

Même dans les associations, vous devez utiliser le marketing (cela revient au point souligne en haut, il y a trop de concurrence entre associations). Étudiez le type de personnes qui sont les plus susceptibles de contribuer à votre cause (âge, sexe, éducations, etc…). Développez à partir de la une communication qui les attirera vers votre cause. Attention nous avons mentionne souvent qu’il faut toujours éviter de créer un sentiment de culpabilité chez les donateurs. Développez seulement les sentiments positifs.

4- Impliquez vos donateurs dans votre cause et vos actions

Dans certains cas, vous pouvez penser à déléguer des rôles à vos donateurs et donateurs potentiels en leur permettant de s’impliquer dans votre organisation. C’est la meilleure façon de toucher et fidéliser ces derniers.

5- Remerciez vos donateurs existants

Attention, il faut toujours remercier vos donateurs. Aux Etats Unis, certaines associations remercient 7 fois après un don. Il est très difficile d’amener les gens à soutenir quelque chose qui ne va évidemment pas les enrichir financièrement. Donc l’enrichissement “émotionnel” est essentiel. Montrer à vos donateurs qu’ils sont important, qu’ils “sont” votre organisation et que vous êtes sincèrement reconnaissant de leur don. Pour mener a bien une stratégie de remerciement, vous aurez besoin d’un CRM ou logiciel de gestion d’association.

6- Facilitez toutes les formes de dons

Donnez à vos donateurs des choix. Dons ponctuels ou non. Dons de plusieurs montant. Vous pouvez également penser à créer des contreparties pour les dons d’une certaines valeur.

7- Ayez un site web moderne et dynamique

Encore une fois, pour attirer des donateurs votre image doit être dynamique et le site web n’est autre qu’une vitrine de votre association. Elle doit être attirante et donner envie de donner. Voir Marketing digital pour les associations: conseils et astuces pour rendre le site web de votre association plus performant.

Si vous êtes une association de la loi 1901, nous donnons des consultations gratuites sur la stratégie marketing. Contactez-nous !

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Problèmes juridiques des associations: Une trésorerie négative

Les problèmes de trésorerie sont assez courants dans les associations. La trésorerie est la somme des liquidités que l’association a accumulé et correspond au niveau de son compte courant. Quelles sont les causes de ce problème? et comment y remédier?

D’où viennent les problèmes de trésorerie de votre association

Toute association peut malheureusement se retrouver dans une situation de trésorerie difficile. Votre association doit naturellement payer des factures de façon régulière, telles que les salariés par exemple ou le loyer, alors que ses entrées en caisse peuvent être plus irrégulières (les dons, les subventions). Les difficultés de trésorerie d’une association peuvent avoir des origines très différentes. Avant de trouver toute solution, vous devrez analyser votre tresorerie et trouver d’où viennent vos problèmes.

L’une des causes principales des problèmes de trésorerie se situe dans l’analyse du fond de roulement de l’association. Le Besoin en Fonds de Roulement est tout simplement la différence entre les emplois d’exploitation (Actif circulant) et les ressources d’exploitation (Passif circulant). Si le fonds de roulement est positif, l’association peut faire face à ses dépenses engagées. En général il est conseillé d’avoir un trimestre de fonctionnement d’avance pour pouvoir payer les charges dues. Si le fonds de roulement est négatif, l’équilibre financier de l’association est compromis. Dans cette hypothèse, l’association a recours à des systèmes de découvertes, ou même peut être en retards de paiement des salariés ou autres. A terme, cette situation n’est pas viable et la pérennité de l’association peut être remise en cause.

Souvent les associations font face à une trésorerie négative de l’association dues à des retards de paiement de subventions prévues. Par exemple une fondation vous soutient, mais cette fondation prend un certains temps avant de libérer les fonds nécessaires. Dans cette hypothèse une conversation avec un banquier peut être la solution. Tout comme les entreprises ont la possibilité d’obtenir des banques une avances sur leurs créances, les associations peuvent obtenir des avances sur leurs créances publiques.

Quels sont les étapes à suivre pour se protéger de ce problème?

1- nommer une personne responsable de la trésorerie

2- avec l’aide de votre expert comptable, établissez un budget prévisionnel

3- collaborez avec votre banquier

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Problèmes juridiques des associations: Responsabilité des associations vis-à-vis des bénévoles

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De nombreuses associations ont recours à des bénévoles. Ceux-ci peuvent avoir un large éventaille de responsabilités, depuis une fonction de bureau, jusqu’à une fonction sur le terrain. Quelle est la responsabilité de l’association si un des bénévoles est victime d’un accident durant son temps de bénévolat ? Et quelle est la responsabilité de l’association si le bénévole commet lui-même une infraction ?

Le bénévole est victime d’un accident au cours d’une activité liée à son bénévolat

En France, les tribunaux judiciaires considèrent qu’une association a l’obligation de réparer les dommages subis par un bénévole lorsqu’il participe aux activités de cette association. C’est ce qu’on appelle une convention tacite d’assistance entre l’association et le bénévole. Cette convention se forme lorsque la victime apporte son aide bénévole au groupement qui l’accepte et que cette participation est déterminante pour la réussite de l’action menée par l’association bénéficiaire (Cass. 1e civ. 15-10-2014 n° 13-20.875 : BAF 2/15 inf. 34 n° 3).Pour bénéficier de cette convention tacite, le bénévole doit agir non seulement bénévolement mais aussi dans l’intérêt exclusif de l’association assistée.

Ainsi, en cas d’accident, le bénévole peut mettre en cause soit:

  • la responsabilité contractuelle de l’assocaiton (voir ci-dessus la convention d’assistance tacite née de l’article 1135 du Code civil)
  • la responsabilité délictuelle de l’assocaiton si l’association a commis une faute ou une négligence ou dans le cas de la responsabilité du fait d’autrui ou des choses dont l’associaton a la garde (Code civil, art. 1240, 1241, 1242).

L’association sera exonérée de son obligation is l’inexécution de l’obligation de sécurité incluse dans la convention d’assistance résulte d’un cas de force majeure ou fait d’un tiers, ou si le bénévole a lui-même commis une faute à l’origine du dommage.

Responsabilité de l’association si le bénévole a commis une faute

Dans l’hypothèse ou un de vos bénévoles a commis une faute. La responsabilité civile ou pénale de l’association peut être engagée. C’est un sujet d’actualité en ce moment en Angleterre ou l’association Oxfam a été secouée par le scandal de l’abus sexuel de certains de ses employés et bénévoles.

Premièrement la responsabilité civile de l’association peut être engagée aux termes de l’article 1242 du Code Civil sur le fondement de la responsabilité du fait d’autrui. La faute commise par le bénévole doit être commise dans le cadre de l’accomplissement du lien de préposition (une forme de rapport hiérarchique) pour pouvoir engager la responsabilité de l’association. Attention, la responsabilité de l’association est quasiment absolue dans ce cas et elle ne peut pas s’en exonérer en apportant la preuve qu’elle n’a pas commis de faute. Seule une faute personnelle du bénévole, ayant agi pour son compte et non pour le compte de l’association, exonerera l’association.

Deuxièmement, la responsabilité pénale de l’association peut parfois être engagée. En générale, le bénévole engage sa propre responsabilité du fait d’une de ses infractions. Cependant, si l’infraction est commise par un bénévole « représentant » de l’association et ayant agi pour le compte de celle-ci, alors l’association pourra voir sa responsabilité pénale engagée.

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Comment gérer les membres d’une association en accordance avec le RGPD?

Le nouveau règlement général sur la protection des données (RGPD ou GDPR) entrera en vigueur le 25 mai 2018 dans tous les pays de l’Union Européenne et donc en France. Une association se compose essentiellement de membres et d’administrateurs. Plus spécifiquement pour les membres, comment une association peut-elle s’assurer que la gestion de ses membres et de leurs données personnelles est conforme au RGPD. Voici quelques conseils pour être en conformité.

Principe du RGPD: principe du consentement des membres

Le principe du RGPD est que les associations (de même titre que toute autre organisation), qui traitent des données personnelles d’un résident européen sont directement impactées par ce nouveau règlement et devront s’y conformer. Le plus grand changement sur la collecte et le traitement des données personnelles est basé autour du consentement. Donc en tant qu’association, vous devrez vous assurer que vos membres consentent aux traitement de leurs données personnelles. Que doit faire mon association pour gérer ses membres en accordance avec les principe du RGPD?

1- Assurez vous de recueillir le consentement de vos membres

Lorsque vous collectez des informations sur des membres via votre site Web et vos formulaires en ligne, vous devrez donner à la personne concernée une option claire pour savoir si elle consent ou non à ce que ses données soient traitées et à quelles fins. Si vous n’obtenez pas de consentement explicite, vous n’êtes pas autorisé à utiliser ces données. Par exemple, sur votre formulaire d’inscription de membres en ligne, vous aurez besoin d’une case à cocher (la case ne peut pas être pré-cochée) demandant si le membre souhaite recevoir des mises à jour. Sur les formulaires d’abonnement à la newsletter, vous devrez expliquer clairement ce que l’abonné recevra.

2- Ne collectez que les données nécessaires

Déterminer quelles sont les données personnelles que vous devez absolument collecter pour assurer la gestion de vos membres. La nouvelle réglementation impose de ne collecter sur informatique que les données qui sont strictement nécessaires à vos objectifs. Evitez de collecter des données peu nécessaires et plus sensibles telles que données de santé, données relatives aux origines raciales ou ethniques).

3- Rédiger vos mentions légales pour vous assurer qu’elles adhèrent à la nouvelle réglementation.

Celles-ci devront comporter un certain nombre d’information que vous pouvez retrouver dans les articles 12, 13 et 14 du règlement. Les plus importantes étant (cette liste n’est pas complète!) les suivantes:

  • l’identité et les coordonnées du responsable du traitement et, le cas échéant, du représentant du responsable du traitement;
  • les finalités du traitement;
  • si les données sont transférées vers un destinataire dans un pays tiers
  • la durée pendant laquelle les données à caractère personnel seront conservées
  • l’existence du droit de demander au responsable du traitement l’accès aux données à caractère personnel, la rectification ou l’effacement de celles-ci, ou une limitation du traitement relatif à la personne concernée, ainsi que du droit de s’opposer au traitement et du droit à la portabilité des données
  • le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

4- Utiliser un logiciel de gestion d’association pour assurer votre conformité!

Attention, la non-conformité au RGPD n’est pas une option! Comment faciliter sa mise en conformité ? Adoptez un logiciel de gestion d’association dans lequel vous stockerez les données personnelles et l’enregistrement du consentement et des préférences de communication des personnes concernées. Une solution simple consiste à utiliser un système intégrant les données de votre site web dans votre base de données. Un CRM par exemple pourra vous aider. Si vous utilisez différents outils web (mass mailer, plateforme de crowdfunding, logiciel de gestion des membres) qui ne sont pas intégrés, vous ne pourrez jamais avoir une vue 360 des données collectées et des consentements de vos membres. Attention aux solutions gratuites! si vous devez économiser de l’argent ce n’est pas sur cela! La raison étant que les organismes qui ne respectent pas ces nouvelles obligations pourraient faire face à des pénalités et des amendes sévères.

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Pour plus d’information sur le règlement européen sur la protection des données et les associations, voir :

Guide pratique gratuit « Les associations et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGDP ou GDPR) », cliquez ici.

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Une association doit-elle choisir un logiciel de gestion certifié conforme à la nouvelle loi anti-fraude TVA?

VerticalSoft propose la comptabilité en ligne pour les associations et fondations en partenariat avec Le Bon Expert Comptable, et Quickbooks, leader de la comptabilité en ligne. QuickBooks est certifié conforme à la nouvelle loi anti-fraude TVA, entrée en vigueur le 1er janvier 2018. Découvrez ici ce que cela signifie pour la comptabilité de votre association.

La loi de finances anti-fraude TVA

Pour améliorer la lutte contre la fraude à la TVA liée à l’utilisation de logiciels permettant la dissimulation de recettes, une nouvelle loi dite anti-fraude TVA impose à partir du 1er janvier 2018, l’utilisation de solutions dites conformes et certifiées. Contrairement aux idées reçues, cette nouvelle loi n’est pas seulement applicable aux entreprises, mais également aux associations qui remplissent les 3 critères suivants :

  • Votre association est assujettie à la TVA.
  • Votre association encaisse des règlements de clients au moyen d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou de caisse.
  • Votre association compte des particuliers parmi ses clients

Si votre association est soumise à la TVA (parce que votre gestion n’a pas un caractère désintéressé et que vos activités sont exercées en concurrence avec des entreprises du secteur lucratif et dans des conditions similaires à ces entreprises), cette nouvelle législation vous concerne.

À quels critères doit répondre mon logiciel de gestion ou de comptabilité ?

Selon cette nouvelle loi, tout logiciel de comptabilité ou de gestion doit remplir les 4 critères suivants pour être conforme à la loi:

  • Inaltérabilité : le logiciel conserve les données renseignées dans leur état d’origine et enregistre toute opération de modification.
  • Sécurisation : il sécurise les données de transaction et garantit ainsi leur restitution dans leur état d’origine.
  • Conservation : le logiciel prévoit des clôtures (au moins annuelles) et conserve les données pendant 6 ans. Si vous avez recours à un système de caisse, celui-ci doit prévoir en plus une clôture journalière et mensuelle.
  • Archivage : il permet d’archiver, de dater les documents et d’en garantir l’accès à l’administration fiscale.

QuickBooks: est-il conforme?

Oui, QuickBooks est certifié conforme à la nouvelle loi anti-fraude TVA, entrée en vigueur le 1erjanvier 2018. Avec Quickbooks, Vous pouvez créer en premier lieu une facture en mode brouillon qui ne sera pas prise en compte dans le calcul de votre chiffre d’affaires. Ce brouillon pourra ensuite être finalisé. Vous pourrez ensuite modifier légalement cette facture (rappelez vous du principe général l’inaltérabilité) en créant automatiquement automatiquement un avoir et une facture de remplacement.

Pour d’autres articles sur Quickbooks et la comptabilité en ligne de votre association, voir les articles suivants:

Mon association est-elle soumise à la nouvelle loi anti-fraude TVA?

Quel logiciel de comptabilité pour les associations ?

Qu’est ce qu’un logiciel de comptabilité pour association?

Pourquoi utiliser QuickBooks Online pour votre association ?

Votre association doit-elle passer à la comptabilité en ligne ?