Maintenir votre base de membres actualisée

Maintenir votre base de membres actualisée

  • Comment s’assurer de la qualité de vos données
  • Gestion des doublons
  • Supprimer un membre déjà créé
  • Modifier un membre déjà créé
  • Fonctions et informations de la fiche membre

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Maintenir les données actualisées et précises est l’une des tâches plus importantes à réaliser pour aider votre organisation à mieux exploiter les capacités de VerticalSoft. VerticalSoft est une application puissante qui vous permet de suivre, de cibler et d’automatiser des activités de gestion de membres et de fundraising. Toutefois, si votre base de données possède de nombreux enregistrements incomplet ou en double, VerticalSoft, tout comme tout autre application, ne parviendra pas à réaliser tout son potentiel.

Comment s’assurer de la qualité de vos données: plan de gestion

La qualité des données que vous importez dans VerticalSoft est essentielle pour la croissance de votre organisation. Des données de mauvaise qualité entraînent un déficit d’information, un préjudice de réputation, et comme conséquence, une perte de potentiel (de dons, de volontariat ou d’adhésions). Les données de qualité, quant à elles, permettent à votre organisation de travailler rapidement et avec précision, notamment de prospecter et de cibler de nouveaux contacts, d’identifier des opportunités et de planifier des événements.

Il est recommandé d’établir un plan de gestion des données classique comprenant des normes de création, de traitement et de maintenance des données (par exemple les noms de société ne devront jamais être abrégés, aucun contact ne peut être entré sans un nom complet, un email et un numéro de téléphone, etc…).

Qu’est ce qu’un doublon

On parle de doublon quand, dans un ou plusieurs fichiers, on trouve plusieurs fois le même enregistrement. Plus précisément pour votre base de contacts dans VerticalSoft, un doublon est un contact ayant la même adresse email qu’un autre contact. La gestion des doublons est une tâche cruciale dans la préparation de vos actions marketing. Empêcher la création de doublons permet de maintenir une base de données  “propre” empêchant ainsi la mise à jour de deux contacts pointant vers la même personne réelle occasionnant ainsi des erreurs lors de la mise à jour de champs et permettant d’éviter d’envoyer plusieurs exemplaires d’un courrier à la même personne par exemple. Les doublons fausseraient les résultats de vos événements, vos projets associatifs ou de votre marketing automation.

Les doublons peuvent apparaître de plusieurs façons :

  • Saisie manuelle par l’administrateur: il est recommandé aux utilisateurs de rechercher un enregistrement avant d’essayer de le créer. Cette étape est souvent omise pour ne pas perdre de temps. Dans certains cas, même si cette étape est respectée, des différences d’orthographe et des noms entraînent la création de doublons.
  • Saisie manuelle par le contact lui même: la formulation de plusieurs demandes du même client ou prospect peut créer des doublons (si par exemple le contact utilise 2 adresses emails différentes).
  • Importations de listes ou intégration avec un autre système: vous avez acheté une liste de contacts ou revenez d’un événement réussi et vous souhaitez importer votre liste de prospects dans VerticalSoft. Il existe souvent des prospects ou des contacts en double dans les listes elles-mêmes, ou la liste peut enregistrer un contact que vous avez déjà dans votre base de données.

Règles de gestion des doublons

VerticalSoft comprend des règles de détection des doublons par défaut dans le cas ou un contact rempli un formulaire: Le critère d’identification unique pour chaque membre est: le prénom (normalisé avec une majuscule) + email. Ainsi, dès qu’un utilisateur tente de sauvegarder un enregistrement nouveau (par exemple une nouvelle adhésion), les outils de gestion des doublons sont exécutés. Pour commencer, l’enregistrement est comparé aux enregistrements VerticalSoft existants afin d’identifier les doublons potentiels, en utilisant les critères d’identification Prénom + email (ce critère vous permet de gérer des adhésions d’enfants sous le même nom de famille et le même email parental, mais en créant 2 adhésions si par exemple il y a 2 enfants avec des prénoms différents).  Si l’enregistrement sauvegardé est identifié comme un doublon potentiel, la règle de duplication empêche la création d’un nouveau membre et l’adhésion sera enregistrée sous le membre existant. Si l’enregistrement sauvegardé est identifié nouveau, un nouveau membre sera créé et l’adhésion sera enregistrée sous ce nouveau membre.

Comment dédoublonner manuellement

VerticalSoft vous alerte sous chaque membre ou contact ou donateur, de l’existence d’un potentiel doublons en vous informant des contacts ayant la même adresse email. Ces contacts sont listés dans le bloc Dédoublonner, en cliquant sur la case Sélectionner.  Si vous constatez que le membre ou le contact est un doublon (même adresse email et meme prenom. Attention les enfants auront la même adresse email que les parents mais ne seront pas des doublons car le prénom du membre sera différent), vous pouvez consolider toute l’information sous un même nom en sélectionnant le contact et validez pour lui transférer tout l’historique (cliquez sur Transférer).

Une fois le transfert de l’historique effectué, une fenêtre s’ouvre vous informant que Tout l’historique a été transféré, et que vous pouvez supprimer le membre. Attention le membre n’est pas automatiquement supprimé, vous devrez le faire manuellement.

Supprimer un membre déjà créé

Pour supprimer un membre déjà créé, retourner sur la page listant tous vos membres (Cliquez sur Contacts puis Membres sur la barre verticale de gauche). Cliquez sur le membre que vous souhaitez supprimer dans le bloc Liste des membres. Cliquez sur Supprimer en haut à droite. Un nouvelle fenêtre s’ouvre pour vous demander confirmation de la commande. Appuyez sur Supprimer si vous désirez supprimer ce membre.

Modifier un membre déjà créé

Pour modifier les paramètres d’un membre déjà créé, retourner sur la page listant tous vos membres (Cliquez sur Contacts puis Membres sur la barre verticale de gauche). Cliquez sur le membre que vous souhaitez éditer dans le bloc Liste des membres. Une fois sur la page de détails de votre membre, cliquez sur Modifier en haut à droite de votre page et changez les paramètres que vous souhaitez éditer, puis cliquez sur Enregistrer.

Fonctions de la fiche membre et saisie des activités et notes

Une fois un membre enregistré soit en ligne directement par un participant soit manuellement par l’administrateur, VerticalSoft créera automatiquement une nouvelle fiche de membre.  Certaines des informations sur cette fiche membre seront enregistrées automatiquement, d’autres, tels que les notes, les appels, les emails envoyés peuvent être mis à jour continuellement, vous permettant une vision détaillée 360 de votre relation membre. Vous pourrez ainsi facilement analyser votre relation et décider si vous devez solliciter plus ce membre, si ces sollicitations ont été fructueuses, ou si au contraire une approche différente est nécessaire.

Pour retrouver des fiches de membres, cliquez sur Contacts puis Membres sur la barre verticale de gauche. Puis cliquez sur le membre que vous désirez consulter Une nouvelle fenêtre s’ouvre avec une fiche membre comportant les champs suivants:

Champ Description
Coordonnées & informations générales Le bloc coordonnées a 3 onglets. Ces informations vous donnent un résumé des informations et coordonnées enregistrées sous votre membre. Pour changer ces informations, voir Modifier un membre déjà créé.

  • Adresse et contact en cas d’urgence (si ce contact n’est pas rempli, l’icône d’appel d’urgence n’apparaît pas).
  • Profil: informations relatives à l’âge, sexe, ethnicité, etc…
  • Notes: cette case vous permet de consulter les notes additionnelles que vous avez prise sur votre membre (par exemple, noter que ce membre a une certaine préférence alimentaire etc…). Pour ajouter des notes, cliquez sur Modifier en haut à droite de la fiche membre.
Documents Voir Gestion des documents joints à vos membres
Message rapide VerticalSoft vous permet d’envoyer un email personnalisé à votre membre. Un historique de l’email apparaîtra dans l’onglet E-mails envoyés du bloc A propos/Automation. Voir Envoyer un email personnalisé à un membre.
Activités sur ce membre Ce bloc regroupe tous les appels et tâches relatives à votre membre
Automation Ce bloc regroupe 2 grandes catégories d’information remplies automatiquement par VerticlaSoft:

  • Les fils d’alertes automatiques concernant ce membre (voir Fils d’alerte et automation)
  • E-mails envoyés: tous les emails envoyés par VerticalSoft
Implication dans notre organisation Ce bloc regroupe 6 grandes catégories d’information remplies automatiquement par VerticlaSoft:

  • Adhésions en ligne depuis vos formulaires,
  • Dons en ligne depuis vos formulaires,
  • Inscriptions aux événements (Voir Créer et gérer mes événements)
  • Bénévolat (voir Gestion des Bénévoles),
  • Cours & ateliers donnés par ce membre,
  • Participation aux assemblées
Transactions en ligne Seront automatiquement enregistrés dans cette sections, les paniers (tous les règlements fait en ligne) et les achats en ligne.