Gestion des documents joints à vos membres

Gestion des documents joints à vos membres

  • Quels documents peuvent être géré?
  • Comment ajouter un document?
  • Comment gérer les demandes de document
  • Vérifier et changer le statut d’un document attendu

***

La gestion de vos membres requiert parfois la collecte de documents relatifs à chaque membre. Par exemple une association sportive peut nécessiter un certificat médical ou une autorisation parentale, qui doivent être attachés à chaque membre.  VerticalSoft vous permet de faire un suivi des documents attendus de vos membres et le stockage de ces pièces jointes, de facons simple. Toute l’information est centralisée sous chaque membre, facilitant le travail administratif de votre association.

Quels documents peuvent être gérés?

N’importe quel document peut être joint dans VerticalSoft.  En premier lieu, vous devez configurer les documents que vous voulez demander à vos membres (un RIB, un certificat médical, etc…).

Cliquez sur Configuration sur le menu de gauche, puis sur Adhésion en ligne. Vous serez redirigé vers la page de configuration du formulaire d’adhésion en ligne.  Sur cette page, dans le bloc Étape 2: configurez vos listes, cliquez sur l’onglet Documents, afin de voir votre liste de documents à fournir. Vous pouvez créer autant de document à fournir que nécessaire en cliquant sur le bouton Nouveau et en donnant un nom à votre document.  Pour plus d’information voir Créer et gérer mes adhésions en ligne.

Ces documents créés apparaîtront dans la liste des documents que vous pouvez sélectionner sous chaque membre, dans le bloc Documents.

Comment ajouter un document?

Avant de pouvoir ajouter un document attendu ou reçu sous votre membre, vous devez au préalable configurer vos documents à fournir. Voir Quels documents peuvent être gérés?

Cliquez sur le membre sous lequel vous désirez enregistrer soit un document attendu. Dans le bloc Documents, sélectionnez un document que vous avez préalablement configuré dans la boîte déroulante (Voir Créer et gérer mes adhésions pour plus d’information sur les documents attendus lors de vos adhésion en ligne), puis cliquez sur Ajouter pour ajouter ce nouveau document.  Le document sera alors listé sous votre membre dans le bloc Documents.

Comment gérer les relances de demande de documents

Vous pouvez facilement envoyer un email de relance à votre membre en appuyant sur le bouton Relancer, dans le bloc Documents, sous le nom de votre membre. VerticalSoft enverra automatiquement un email de relance de documents à fournir. Cet email sera enregistré sous votre membre dans l’onglet Emails envoyés, vous permettant de garder un trace de toutes vos demandes.

Vérifier et changer le statut d’un document attendu

Pour vérifier le statut de documents attendu, cliquez sur le membre et consultez la section Documents, pour voir un récapitulatif des document encore en attente et ceux déjà reçus. Pour enregistrer un document reçu, cliquez sur la case à côté du nom du document dans le bloc Documents. Le document apparaîtra alors comme barré. Vous pouvez également cliquer sur Tous reçus, si tous les documents vous ont déjà été envoyés.