Comment enregistrer et gérer ses membres

Enregistrer et gérer les membres

  • Enregistrement d’un membre par l’administrateur
  • Enregistrement d’un membre depuis vos pages Web
  • Import de membres d’une base existante
  • Recherche et affichage de membres
  • Segmenter vos membres

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VerticalSoft vous permet de stocker des informations sur tous les membres avec lesquels vous travaillez (fondateurs, bénévoles, adhérents, bénéficiaires, etc…), vous permettant ainsi de mieux les connaître et de mieux gérer leurs besoins.  La fiche Membre est comparable à un dossier de fichiers dans lequel vous conservez chaque information dont vous disposez sur un membre. Par exemple, si vous stockez des informations sur un adhérent (à un club sportif par exemple), vous ajoutez son nom, ses coordonnées, une personne à contacter, les cours que la personne prend, et les autres informations associées. Vous pouvez également conserver un journal des appels ou des communications emails.

Dans VerticalSoft, toutes les informations sur cet adhérent (nom, adresse, site web, appel etc.) sont stockées dans un endroit centralisé, facile à consulter, sur sa fiche Membre. L’application vous permet d’enregistrer un nouveau membre de plusieures façons, vous donnant ainsi une grande flexibilité et facilitant les tâches administratives. L’enregistrement  peut être soit manuellement, soit automatique depuis vos pages Web, soit par import de données de votre base existante.

Enregistrement d’un membre par l’administrateur

Sur la barre verticale de gauche, cliquez sur Contacts, puis sur Membres.  Vous trouverez un récapitulatif de tous les membres  de votre association. Le premier bloc est un aperçu de vos membres par grande catégorie (bénévole, adhérent, bénéficiaire etc…). Un graphe sur la droite vous donne une évolution visuelle du du nombres de vos membres. Le deuxième bloc comporte la liste de vos membres par nom. Un moteur de recherche vous permet de filtrer ces membres et vous pouvez segmenter vos membres en créant autant de segments que nécessaires (vous pourrez ensuite envoyer vos emails de marketing de projets associatifs de façon plus ciblée).

Cliquez sur le bouton Créer un nouveau membre, vous serez redirigé vers une page d’information relatives à votre membre. Vous devez remplir le plus d’information possible pour rendre votre carte de visite la plus détaillée possible. Cette carte de visite comporte 8 grandes catégories:

Champ Description
Informations Toutes les informations relatives au statut et à la catégorie du membre au sein de l’association.  Le champ Tag vous permet de créer une categorie particuliere qui sert à votre organisation (par exemple le Tag “école” si c’est une catégorie spécifique qui vous intéresse)
Carte de visite Détails des coordonnées personnelles du membre. le membre peut être une personne physique ou une société. Notez que le champ Organisation saisie vous permet de remplir automatiquement les plus grandes associations ou fondations recensées en France.
Médias Ce bloc vous permet d’ajouter un photo du membre ou le logo de la société membre. En cochant la case Mettre en avant sur le Web, votre donateur sera mentionné sur votre site web.
Réseaux sociaux Ce bloc vous permet d’ajouter tous les URLs vers les réseaux sociaux de votre membre.
Profil social Le profil social n’est en général utilisé que pour les membres beneficiaires. Ne remplissez que le nécessaire. Ce genre d’information est utile par exemple pour les associations de soutiens aux enfants dans un pays tiers (déterminer leur âge, leur niveau d’étude, leur groupe ethnique).
Contact en cas d’urgence C’est la personne à contacter en cas d’accident. Ces informations peuvent être utiles pour les associations sportives par exemple.
Adhésion principale Entrez la date de début et fin de l’adhésion principale de votre membre.
Disponibilité C’est le temps que le membre peut consacrer à votre association. Cette information est nécessaire pour les bénévoles par exemple.
Participation aux instances dirigeantes Cette catégorie vous permet d’enregistrer les informations de votre membres relatives à son rôle dans votre association (membre de l’AG, du bureau ou du CA). Cela vous permet aussi de gérer ses convocations aux instances associatives.

Vous devez appuyer sur la bouton Enregistrer pour que votre membre soit enregistré dans le système.

Enregistrement d’un membre depuis vos pages Web

Pour faciliter le travail administratif de votre association, de nouveaux membres peuvent entrer automatiquement dans votre base de données depuis vos pages web lorsqu’une personne 1) rempli votre formulaire d’adhésion sur votre site Web (Voir Créer et gérer les adhésions), 2) Le formulaire membre essai gratuit (Voir Créer et gérer les adhésions) ou 3) rempli Le formulaire bénévole (Voir Créer et gérer les bénévoles).

L’enregistrement d’un nouveau membre peut ainsi se faire depuis (Voir également Gestion des doublons):

  • Le(s) formulaire(s) d’adhésion sur votre site Web: Un formulaire d’adhésion est un outil pratique grâce auquel les visiteurs de votre site pourront devenir membre facilement, rapidement et directement depuis votre site web.
    • Le visiteur de votre site doit remplir certain champs d’information tels que nom, prénom, email etc…
    • Après la soumission du formulaire d’adhésion, une fois le formulaire envoyé, le visiteur sera redirigé vers une autre page de votre site qui le remerciera de son adhésion.
    • Un membre a automatiquement été créé dans l’onglet Membre.
  • Le formulaire membre essai gratuit: Votre formulaire membre essai gratuit est un outil vous permettant également de créer un nouveau membre.
    • Le membre doit remplir certain champs d’information tels que nom, prénom, email etc…
    • Après la soumission du formulaire, une fois le formulaire envoyé, le visiteur sera redirigé vers une autre page de votre site qui le remerciera de son adhésion.
    • Un membre a automatiquement été créé dans l’onglet Membre.
  • Le formulaire bénévole: Votre formulaire bénévole est un outil vous permettant également de créer un nouveau membre (dans la sous catégorie Membre bénévole).
    • Le membre doit remplir certain champs d’information tels que nom, prénom, email, disponibilité pour le bénévolat, etc…
    • Après la soumission du formulaire d’inscription, une fois le formulaire envoyé, un email de remerciement avec un reçu sera envoyé à votre membre.
    • Un contact a automatiquement être créé dans l’onglet Membre.

Import de membres d’une base existante

Dans certain cas, vous pouvez importer des membres stockés dans une autre base de données dans VerticalSoft. Veuillez contacter VerticalSoft.

Recherche et affichage de membres

VerticalSoft vous permet d’afficher vos membres par types ou de faire des recherche par mots clés ou Tag. Cela vous permettra notamment de créer un segment et ainsi d’inviter facilement ce segment de membres à un événement. Par exemple vous pourrez faire une recherche par mot clé “École”, vous permettant ainsi de lancer une invitation spécifique pour cette catégorie de membre après avoir créé un segment “Ecole”.

Pour retrouver la liste complète de vos membres, cliquez sur Membres. La page d’accueil vous donne une vision globale de vos membres par Type ainsi que l’évolution de leur nombre vous permettant une analyse rapide de vos membres.

  • Recherche par Type de membres:

Une fois sur la page d’accueil Membres, en cliquant sur chaque Type de membres en haut à gauche (Bénévoles, Adhérents, Bénéficiaires, Autres), vous retrouverez la liste des membres uniquement dans cette catégorie.  Par exemple, si vous cliquez sur le Type Bénévoles, la page affichera uniquement la liste de vos bénévoles, facilitant vos recherche ou la sélection de ces bénévoles pour une campagne qui leur est destinée.  Vous pouvez encore affiner votre recherche en entrant un mot clé dans la case Rechercher.

  • Recherche par mot clé:

Si vous désirez rechercher votre entière base de membres, cliquez sur la barre verticale de gauche, Membres. Tous les membres sont alors affichés, tout Type confondu. Entrez un mot clé dans la case Rechercher.

Après toute recherche, pour revenir sur la liste complète de vos membres, cliquez sur Membres sur la barre verticale de gauche.

Segmenter vos membres

Il est extrêmement important pour toute association d’être en mesure de communiquer de façon efficace, claire et ciblée. La clé de toute campagne marketing passe par la personnalisation de sa communication et donc par la segmentation la plus précise possible de votre base de contacts (chaque segment peut recevoir des informations différentes).  Une segment sera donc une liste de contacts ayant des éléments en commun. VerticalSoft vous permet de créer autant de segments que nécessaires.

Quels critères dois-je utiliser pour segmenter mes contacts?

Vous pouvez utiliser n’importe quel critère pour segmenter vos contacts. Cependant, voici quelques-unes des catégories qui peuvent être utilisées pour segmenter leurs listes:

  • Informations démographiques: Sexe, position géographique (adresse), âge etc…
  • Informations de préférences et comportements: centre d’intérêts, achats, ouvre, clics, navigation sur le site, etc…
  • Informations transactionnelles (montant de dons, achats, souscription etc…)

Pour en savoir plus, voir La segmentation des campagnes d’e-mailing de votre association.

Comment créer un segment

Vous pouvez créer un segment en suivant les 3 étapes suivantes:

  • Créer un nouveau segment:

Sur la d’ accueil Membres, dans le bloc Liste des membres, cliquez sur Créer un nouveau segment. Une fenêtre s’ouvre vous demandant le nom de votre segment.

  • Sélectionner les membres à ajouter:

Une fois votre segment créé, vous devrez choisir et sélectionner les membres qui feront partie de ce segment. Pour cela, cliquez sur Membres. Dans le bloc Liste des membres, sélectionnez la ou les personnes que vous désirez ajouter à votre segment en cliquant sur la ligne de leur nom, sur la gauche (sous la colonne Statut). Si vous désirez sélectionner tous vos membres, cliquez sur le bouton Sélectionner tout sur la droite de votre page regroupant la liste de vos membres.  Vous pouvez également utiliser les outils de recherche de la liste des membres sur la droite de votre page regroupant la liste de vos membres.

  • Ajouter les membres sélectionnés à un segment:

Une fois vos membres sélectionnés, en bas du bloc Liste de membres, dans la case Ajouter les membres sélectionnés au segment, sélectionnez le segment auquel vous désirez ajouter ces personnes. Lorsque vous lancerez vos campagnes de promotion de projets associatifs, vous pourrez ainsi sélectionner un de ces segments.  Voir Créer et gérer mes projets associatifs pour plus de détails.

Notez que vous pouvez ajouter des membres, donateurs ou contacts a tout segment en répétant les étapes ci-dessus sous chaque catégorie, Membres, Donateurs et Contacts.