Archives pour la catégorie Lois & Réglementations

Votre association et la réglementation des mentions légales pour site web

La loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique (LCEN) obligent les éditeurs de site web à publier différentes mentions permettant de les identifier/contacter facilement. Les Mentions Légales sont obligatoires pour tous les sites Internet, et ce, quelle que soit l’activité du site Internet : e-commerce, envoi d’une newsletter, diffusion d’informations, blog personnel, forum de discussion, etc.

Pour plus d’information:

https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000801164&dateTexte=&categorieLien=id#JORFARTI000002495508

Les Mentions Légales pour un site agissant à titre professionnel

Personne(s) physique(s) éditant un site web professionnel: Les informations obligatoires qui doivent être mises à disposition du public:

  • Nom, prénoms,
  • domicile,
  • numéro de téléphone
  • numéro d’inscription au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers,
  • nom du directeur ou du codirecteur de la publication et le cas échéant, celui du responsable de la rédaction (dans le cas des sites web éditant des contenus éditoriaux)
  • nom, dénomination ou raison sociale et l’adresse et le numéro de l’hébergeur du site,
  • numéro de déclaration à la CNIL si le site comporte ou traite des données directement ou indirectement nominatives.

Personne(s) morale(s) éditant un site web: Les informations obligatoires qui doivent être mises à disposition du public:

  • Dénomination ou raison sociale,
  • siège social (et adresse),
  • numéro de téléphone ,
  • numéro d’inscription au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers,
  • capital social,
  • nom du directeur ou du codirecteur de la publication (généralement le dirigeant de la société) et le cas échéant, celui du responsable de la rédaction (dans le cas des sites web éditoriaux)
  • nom, dénomination ou raison sociale et adresse et numéro de la société hébergeant le site
  • numéro de déclaration à la CNIL si le site comporte ou traite des données directement ou indirectement nominatives
  • Le numéro individuel d’identification (Dans le cas où vous êtes assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée et identifiée par un numéro individuel)

Voir aussi les obligations des associations envers la CNIL.

En pratique, que dois-je faire?

Les mentions légales doivent être généralement accessibles depuis le menu de navigation de la page d’accueil du site, en pied de page, en vis-à-vis du lien pointant vers le formulaire de contact. Elles doivent être d’un accès facile et permanent sur un « standard ouvert». Il est conseillé de faire figurer ces informations sur toutes les pages du site internet. Ces informations sont souvent dans un onglet spécifique et s’appellent « mentions légales » ou « notice légale ».

Elles peuvent être présentées dans une page web au format HTML, ou dans un fichier PDF.

Celles-ci sont parfois enchâssées dans une page regroupant d’autres informations sous le nom global de « conditions générales d’utilisation », notamment pour les sites nécessitant une procédure d’authentification.

Les CGU regroupent ainsi différentes informations relatives au fonctionnement du site web :

  • Accès au service (ex : utilisation d’identifiants/mots de passe)
  • Propriété intellectuelle (copyright)
  • Gestion des données personnelles (et numéro de déclaration à la CNIL le cas échéant), protection des données personnelles et cookie (qui fait parfois l’objet d’une page séparée)
  • Limites de responsabilité (notamment concernant les hyperliens)

Pour plus de détails sur la gestion des données personnelles, voir :

Les sanctions en cas d’absence des mentions légales?

Le manquement à tout ou partie de ces obligations est puni d’un an d’emprisonnement et de 75000 € d’amende et, pour les personnes morales, de 375000 € d’amende.

Sophie Mollen

A PROPOS DE L’AUTEUR

Sophie GIOANNI est chargée du développement international de la solution cloud VerticalSoft.com qui permet de gérer et de promouvoir votre association, fondation, ou tout autre organisation à but non lucratif, depuis une interface unique.

Votre association et la réglementation des abonnements à une newsletter

Pour une association, communiquer avec ses membres, ses donateurs ou ses contacts est un aspect essentiel de la vie associative. Il est en effet important de développer une politique marketing qui permettra à votre association de continuer à diffuser son message et d’élargir son réseau.  Que ce soit pour faire un nouvel appel de fonds, informer vos membres d’un nouveau cours ou atelier, ou même tenir à jour vos membres de l’avancée de votre mission, l’envoi d’un e-mail d’information (ou d’une newsletter) sera votre mode préféré de communication. Mais quelles sont vos obligations légales en matières de communications électronique? Peut-on envoyer une newsletter aux membres de son association ou aux prospects qui ont rempli un formulaire de contact (cliquez ici pour lire notre article sur la réglementation des formulaires de contacts) ou récemment fait un don?

Rappel: pour envoyer une newsletter, vous devez d’abord collecter des données personnelles

l’article 32 de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés précise que toute collecte de données personnelles doit s’accompagner d’une information de l’utilisateur. L’inscription à une newsletter, le remplissage d’une fiche de contact ou d’une fiche de dons est une collecte de données personnelles, puisque l’adresse e-mail de la personne est enregistrée et sauvegardée pour être ré-utilisée par votre association.

“I.-La personne auprès de laquelle sont recueillies des données à caractère personnel la concernant est informée, sauf si elle l’a été au préalable, par le responsable du traitement ou son représentant:

1° De l’identité du responsable du traitement et, le cas échéant, de celle de son représentant ;

2° De la finalité poursuivie par le traitement auquel les données sont destinées ;

3° Du caractère obligatoire ou facultatif des réponses ;

4° Des conséquences éventuelles, à son égard, d’un défaut de réponse ;

5° Des destinataires ou catégories de destinataires des données ;

6° Des droits qu’elle tient des dispositions de la section 2 du présent chapitre ;

7° Le cas échéant, des transferts de données à caractère personnel envisagés à destination d’un Etat non membre de la Communauté européenne.

Lorsque de telles données sont recueillies par voie de questionnaires, ceux-ci doivent porter mention des prescriptions figurant aux 1°, 2°, 3° et 6°.

– Tout abonné ou utilisateur d’un service de communications électroniques doit être informé de manière claire et complète, sauf s’il l’a été au préalable, par le responsable du traitement ou son représentant :

– de la finalité de toute action tendant à accéder, par voie de transmission électronique, à des informations déjà stockées dans son équipement terminal de communications électroniques, ou à inscrire des informations dans cet équipement ;

– des moyens dont il dispose pour s’y opposer.”

Ainsi aux termes de la loi, l’utilisateur doit être informé :

  • de l’identité du responsable du traitement ou de son représentant ;
  • de l’identité de l’expéditeur ;
  • de la finalité du traitement (ex. gestion de fichiers spectateurs, diffusion…) ;
  • du caractère obligatoire ou facultatif des informations collectées ;
  • des destinataires de ces informations ;
  • des conséquences éventuelles d’un défaut de réponse ;
  • de l’existence de droits pour les personnes fichées et auprès de qui les faire valoir ;
  • des transmissions envisagées.

Toutes ces informations sont en général incluses dans vos mentions légales de votre site. Celles-ci devront énoncer vos obligations en matières de stockage, mise à jour et partage avec des tiers de ces données. Assurez vous de mettre un lien vers ces mentions légales sur vos formulaires d’inscription et sur toutes vos communications.

Quel consentement le consommateur doit-il donner?

En matière d’abonnement à une newsletter, il faut distinguer quatre cas de figure:

  1. L’opt-in actif : l’utilisateur coche lui-même la case. Il indique de manière formelle qu’il veut recevoir ladite newsletter,
  2. L’opt-in passif : la case est déjà pré-cochée. Beaucoup de gens ne se rendent à ce moment pas compte qu’ils s’abonnent à une newsletter. ~Le distributeur a donc une liste plus large.
  3. L’opt-out actif : l’utilisateur doit cocher une case s’il ne souhaite pas s’abonner,
  4. L’opt-out passif : il est abonné automatiquement et doit faire une démarche de désabonnement s’il ne souhaite plus recevoir d’informations.
  5. Double opt-in: Le double opt-in permet de contrôler la validité de l’adresse email d’un contact tout juste inscrit. Votre client remplit le formulaire, puis reçoit un e-mail. Il doit cliquer dessu pour confirmer son adresse et pour être inscrit. Cette pratique n’est pas obligatoir mais permet de maintenir vos fichier en s’assurant que les adresses collectées sont valides.

Les règles relatives à La publicité par voie électronique sont énoncées dans l’article 22 de la Loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique.

“Est interdite la prospection directe au moyen d’un automate d’appel, d’un télécopieur ou d’un courrier électronique utilisant, sous quelque forme que ce soit, les coordonnées d’une personne physique qui n’a pas exprimé son consentement préalable à recevoir des prospections directes par ce moyen.

« Pour l’application du présent article, on entend par consentement toute manifestation de volonté libre, spécifique et informée par laquelle une personne accepte que des données à caractère personnel la concernant soient utilisées à fin de prospection directe.

« Constitue une prospection directe l’envoi de tout message destiné à promouvoir, directement ou indirectement, des biens, des services ou l’image d’une personne vendant des biens ou fournissant des services.

« Toutefois, la prospection directe par courrier électronique est autorisée si les coordonnées du destinataire ont été recueillies directement auprès de lui, dans le respect des dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, à l’occasion d’une vente ou d’une prestation de services, si la prospection directe concerne des produits ou services analogues fournis par la même personne physique ou morale, et si le destinataire se voit offrir, de manière expresse et dénuée d’ambiguïté, la possibilité de s’opposer, sans frais, hormis ceux liés à la transmission du refus, et de manière simple, à l’utilisation de ses coordonnées lorsque celles-ci sont recueillies et chaque fois qu’un courrier électronique de prospection lui est adressé.”

En France, l’envoi par un site à des particuliers d’e-mails non-sollicités est interdit. L’inscription automatique est donc totalement interdite (même si de nombreux sites le font!), et cela même si le site précise à ses clients qu’ils pourront se désinscrire via un lien en bas de chaque mail : il faut que le client coche lui-même la case.  Ainsi, avant d’envoyer une quelconque communication, vous devez recueillir le consentement explicite du consommateur à recevoir l’email ou un “opt-in”.  Le consentement doit étre exprimé specifiquement pour recevoir des emails, le consentement recueilli par la simple acceptation des conditions générales d’utilisation ou de vente n’est pas valable.  De même, “L’opt-out”: n’est pas autorisé en France (sauf les 2 exceptions ci-dessous).

A mettre sur vos formulaire de contacts ou dons

Screen Shot 2016-10-13 at 09.52.49.png

A ne pas faire

Screen Shot 2016-10-13 at 09.53.22.png

(Templates ci-dessu de Neo camino)

Exceptions au recueil du consentement préalable

– Exceptions de services/produits similaires: le message publicitaire concerne des produits ou services analogues à ceux que le consommateur a déjà acquis auprès du même organisme.

– Exception des profesionnels: le message publicitaire est envoyé sur l’adresse électronique professionnelle d’une personne physique (ex : nom.prénom@nomdelasociete.com) et que l’objet de la sollicitation est en rapport avec sa profession; Les adresses professionnelles génériques de type (info@nomsociete.fr, contact@nomsociete.fr, commande@nomsociete.fr) sont des coordonnées de personnes morales. Elles ne sont pas soumises aux principes du consentement et du droit d’opposition.

Dans les deux hypothèses ci-dessu, la personne doit être informée que son adresse électronique sera utilisée à des fins de prospection lors de la collecte de ses coordonnées. Elle doit être en mesure de s’opposer à l’utilisation de ses coordonnées de manière simple et gratuite.

A mettre sur vos formulaire de subscriptions (si vous désirez vendre un service similaire)

Screen Shot 2016-10-13 at 09.54.24.png

(Templates de la CNIL)

Droit d’opposition et conservation limitée des données

Assurez vous que tout message publicitaire que vous adressez par voie électronique offre au consommateur un moyen gratuit, simple, direct et facilement accessible de ne plus recevoir de message. Enfin, rappellez vous que si le consommateur ne répond à aucune sollicitation 3 ans après le dernier contact, les informations le concernant doivent être supprimées.

A mettre sur tous vos emails publicitaires et newsletters

Si vous ne souhaitez plus recevoir d’informations de notre part, vous pouvez vous désabonner ICI

OU

Pour ne plus recevoir nos messages, cliquez ICI

Pénalités

  • Amende de 750 € par message expédié: Contravention de la 4e classe prévue par l’article R.10-1 du code des postes et des communications électroniques
  • 5 ans emprisonnement et 300 000 € amende (Délit prévu par les articles 226-18 et 226-18-1 du code pénal) et jusqu’à 300 000 € d’amende (sanction prononcée par la CNIL, prévue par l’article 47 de la loi informatique et libertés modifiée)

Cas particulier des associations (Voir notre article sur la réglementation des formulaires de contact)

Les associations sont soumises à un régime particulier en ce qui concerne leur fichiers de donateurs et de membres. Notamment, les associations sont bénéficiaires d’une dispense de déclaration n°8 qui concerne les traitements de données personnelles mis en oeuvre par tout organisme à but non lucratif (association loi 1901, fondations, fonds de dotation) pour la gestion administrative de leurs membres, bénévoles et donateurs. Elle concerne également les annuaires des membres y compris ceux diffusés sur internet ainsi que toute action de prospection réalisée auprés membres, donateurs.

Cependant, les associations ne sont pas dispensées d’informer leurs donateurs, membres ou prospects, lors de la collecte des données de toute opération visant à diffuser leurs données personnelles, ainsi que sur leur droit d’opposition, d’accès et de rectification et sur les modalités d’exercice de ces droits. Leur consentement doit être obtenu si l’association envisage de céder ou louer leurs coordonnées à des fins de prospection commerciale par voie électronique (e-mailing).

A mettre sur vos formulaire de contacts ou dons

Respect de votre vie privée: Vos coordonnées nous sont indispensables pour vous envoyer votre reçu fiscal. Conformément à la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978, vous disposez d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des données vous concernant. Pour exercer ce droit, adressez-vous à :

Association XYZ

Adresse, Ville, France

Tél : xxx – Fax : xxx

E-mail : donateurs@xxx.com

A mettre sur tous vos emails publicitaires et newsletters

Si vous ne souhaitez plus recevoir d’informations de notre part, vous pouvez vous désabonner ICI

OU

Pour ne plus recevoir nos messages, cliquez ICI

Sophie Mollen

A PROPOS DE L’AUTEUR

Sophie GIOANNI est chargée du développement international de la solution cloud VerticalSoft.com qui permet de gérer et de promouvoir votre association, fondation, ou tout autre organisation à but non lucratif, depuis une interface unique.

Votre association et la réglementation des formulaires de contact

Si le site de votre association comporte des formulaires en ligne de collecte d’information, sous quelque forme que ce soit et pour quelque raison que ce soit, il existe une obligation particulière issue de la loi « informatique et libertés » (Article 32 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.).

Déclaration à la CNIL

Tout fichier ou traitement automatisé contenant des informations à caractère personnel doit être déclaré avant sa création, en ligne ou par courrier adressé à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil) sous forme d’une :

  • déclaration normale pour les fichiers qui concernent la vie privée ou les libertés individuelles des personnes : fichiers de clients, gestion des horaires des salariés, contrôle des accès aux locaux faisant l’objet d’une restriction de circulation, gestion de carrière et de la mobilité des salariés (organisation du travail, formations, annuaire interne, élections professionnelles, etc.), géolocalisation des véhicules utilisés par les salariés (ayant pour finalité le suivi et la facturation d’une prestation de transport, la sécurité des salariés ou des marchandises, le suivi du temps de travail, etc.),
  • déclaration simplifiée valant engagement de conformité, pour les fichiers qui ne portent pas atteinte à la vie privée et aux libertés individuelles des personnes. Par exemple, les sites commerciaux de vente en ligne de biens ou de services, qui collectent des informations nominatives (nom, courriel) et constituent des fichiers de clients et de prospects, doivent effectuer une déclaration simplifiée. En revanche, les traitements de données mis en œuvre à partir d’un site web, qui ne bénéficient ni d’une dispense, ni d’une procédure allégée, doivent faire l’objet d’une déclaration normale.

Exception pour les associations: la dispense n° 8 (Délibération CNIL n° 2010-229 du 10 juin 2010)

Ne sont pas soumises à l’obligation de déclaration à la Cnil, les données concernant notamment :

  • des activités exclusivement personnelles (rédaction d’un blog par exemple),
  • les membres et contacts d’une association à caractère politique, syndical ou religieux (attention si la collecte d’information ne concerne pas uniquement les membres de l’association mais par exemple les participants à un évènement sportif que vous organisez, il faut faire une déclaration normale et bien sûr respecter les principes de la loi « informatique et libertés »)
  • l’activité professionnelle d’un artiste (écrivain, cinéaste, éditeur…),
  • les opérations courantes de l’entreprise (comptabilité, fichiers de fournisseurs, gestion des paies, registre unique du personnel, déclarations sociales obligatoires, etc.).

Plus particulièrement pour les associations, celles-ci ne peuvent bénéficier de la dispense de la déclaration que si les conditions suivantes sont satisfaites:

Finalités du traitement (Article 2):

l’enregistrement et la mise à jour des informations individuelles nécessaires à la gestion administrative des membres et donateurs, en particulier la gestion des cotisations, conformément aux dispositions statutaires qui régissent les intéressés;

d’établir, pour répondre à des besoins de gestion, des états statistiques ou des listes de membres ou de contacts, notamment en vue d’adresser bulletins, convocations, journaux. Lorsque ces listes sont sélectives, les critères retenus doivent être objectifs et se fonder uniquement sur des caractéristiques qui correspondent à l’objet statutaire de l’organisme ;

d’établir des annuaires de membres, y compris lorsque ces annuaires sont mis à la disposition du public sur le réseau internet. Le traitement peut avoir également pour finalité la tenue d’annuaire d’anciens élèves ou d’étudiants ;

d’effectuer par tout moyen de communication des opérations relatives à des actions de prospection auprès des membres, donateurs et prospects. Dans le cas où est utilisé un service de communication au public en ligne (site internet), un traitement des données de connexion à des fins purement statistiques peut être effectué.

Les données traitées bénéficiant de l’exonération (Article 3):

l’identité : nom, prénoms, sexe, date de naissance, adresse, numéros de téléphone (fixe et mobile) et de télécopie, adresse de courrier électronique ;

les informations relatives à la gestion administrative de l’organisme : état des cotisations, position vis-à-vis de l’association, informations strictement liées à l’objet statutaire de l’organisme, identité bancaire pour la gestion des dons ;

données de connexion (date, heure, adresse internet protocole de l’ordinateur du visiteur, page consultée) à des seules fins statistiques d’estimation de la fréquentation du site.

Les données traitées exclues de l’exonération (Article 3):

les données qui font apparaître, directement ou indirectement, les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou l’appartenance syndicale des personnes, ou qui sont relatives à la santé ou à la vie sexuelle de celles-ci (art. 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée) ;

les données concernant les infractions, condamnations ou mesures de sûreté (art. 9 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée) ;

les données relatives aux difficultés sociales et économiques des personnes ;

le numéro d’inscription au répertoire d’identification des personnes (numéro INSEE ou numéro de sécurité sociale).

Information et consentement des personnes concernées (Article 4)

Les personnes concernées sont informées, lors de leur adhésion, de l’identité du responsable de traitement, des finalités poursuivies par le traitement, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses à apporter, des conséquences éventuelles, à leur égard, d’un défaut de réponse, des destinataires des données, de leur droit d’opposition, d’accès et de rectification ainsi que des modalités d’exercice de leurs droits.

Durée de conservation (Article 5)

Les données à caractère personnel ne peuvent être conservées après la démission, la radiation ou le départ, sauf accord exprès de l’intéressé.

S’agissant des donateurs, la commission recommande qu’elles ne soient pas conservées au-delà de deux sollicitations restées infructueuses. Le responsable de traitement est tenu de prendre toutes mesures utiles pour s’assurer que les données sont exactes, complètes et mises à jour et correspondent à des personnes qui ne se sont pas opposées à recevoir des sollicitations. En tout état de cause, les données doivent être conservées pour une durée limitée.

Concernant les données relatives aux prospects, à savoir celles issues d’un fichier loué, elles ne doivent pas être conservées au-delà de la durée nécessaire à la réalisation de la campagne de collecte de dons pour lesquelles elles ont été louées.

En cas d’établissement d’annuaire (Article 6)

En cas d’établissement d’annuaire des associations : Lorsque les données figurent dans un annuaire appelé à être diffusé, les personnes concernées doivent en être préalablement informées et doivent être mises en mesure de s’opposer à ce que tout ou partie des données les concernant soit publié.

La commission recommande à cet égard que l’accès à l’annuaire par le biais d’internet soit en accès restreint et que les personnes aient la possibilité d’indiquer les informations qu’elles ne souhaitent pas voir diffuser comme leur adresse personnelle tant sur la version web que papier de l’annuaire. Les personnes figurant dans l’annuaire doivent également avoir été mises en mesure de s’opposer à ce que les données les concernant soient utilisées à des fins de prospection.

La prospection de nouveaux membres (Article 6)

En cas d’opérations relatives à des actions de prospection auprès des membres, donateurs et prospects : Lorsque les données sont utilisées à des fins de prospection, les personnes concernées sont informées qu’elles peuvent s’y opposer sans frais, à tout moment et sans justification.

Dans le cas où les données sont utilisées à des fins de prospection commerciale par voie électronique, les personnes concernées doivent préalablement consentir à une telle utilisation. Dans cette hypothèse, les personnes doivent avoir été invitées, au moment de la collecte de leurs données, à consentir de manière simple et dénuée d’ambiguïté à une utilisation de leurs données à des fins commerciales.

La CNIL a rappelé que le responsable du traitement qui utilise des données issues d’un fichier loué est tenu de prendre toutes mesures auprès du prestataire pour s’assurer que les personnes ne se sont pas opposées ou ont consenti à une utilisation de leurs données à des fins de prospection.

La CNIL recommande que les messages de sollicitations indiquent aux personnes démarchées l’origine des informations utilisées pour leur faire parvenir ce message lorsque les données n’ont pas été recueillies directement par l’organisme à l’origine du message. Si les données à caractère personnel ont été collectées via un formulaire, le droit d’opposition ou le recueil du consentement préalable doivent, selon les cas, s’exprimer par un moyen simple tel que l’apposition d’une case à cocher.

En savoir plus

Délibération n° 2010-229 du 10 juin 2010 dispensant de déclaration les traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œouvre par des organismes à but non lucratif abrogeant et remplaçant la délibération n° 2006-130 du 9 mai 2006 (décision de dispense de déclaration n° 8)

En pratique

Même si l’on bénéficie d’une dispense, il est nécessaire d’informer les personnes de la collecte de leurs données. À ce titre, il faut indiquer :

  1. l’identité de la personne qui assure la gestion des données personnelles ;
  2. à quoi est destinée la collecte des données personnelles ;
  3. le caractère obligatoire ou facultatif de donner ses données ;
  4. les conséquences éventuelles, à son égard, d’un défaut de réponse ;
  5. à qui sont transmises les données ;
  6. les droits dont disposent les personnes dont les données sont collectées (accès, opposition, rectification et suppression des données) ;
  7. si des transferts de données à caractère personnel sont envisagés à destination d’un État non membre de la Communauté européenne.

Pour savoir si un fichier doit être ou non déclaré et quelle procédure appliquer, il existe un service d’ aide à la déclaration sur le site de la Cnil. https://www.cnil.fr/fr/declarer-un-fichier

Exemple de texte

“

TRAITEMENT DES DONNÉES NOMINATIVES: En effectuant un don sur ce site, vos nom et coordonnées seront conservés notamment afin d’éditer votre reçu fiscal. 
De même, si vous êtes abonné(e) à une de nos listes de diffusion, vos coordonnées seront conservées à l’usage exclusif de notre association. Elle ne seront ni cédées, ni louées, ni échangées.
 Conformément à la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978, vous disposez d’un droit d’accès, de suppression et de rectification aux données personnelles vous concernant en vous adressant à notre association sur : XXXX@XXX.com”

Sophie Mollen

A PROPOS DE L’AUTEUR

Sophie GIOANNI est chargée du développement international de la solution cloud VerticalSoft.com qui permet de gérer et de promouvoir votre association, fondation, ou tout autre organisation à but non lucratif, depuis une interface unique.

Votre association et la signature électronique

kave-638241_640.jpg

La dématérialisation de la signature est au coeur de l’économie numérique

Plus particulièrement pour une association, la dématérialisation de la signature ou encore la signature dite électronique, permet d’augmenter l’efficacité administrative, permettant la signature en ligne des abonnements, des règlements intérieurs, des autorisations parentales et de tout autres documents nécessaires a la vie associative.

Une association qui propose une signature électronique donne également une image jeune et dynamique et va ainsi accélérer ses ventes, en proposant un abonnement immédiat.

la signature électronique permettra également de réduire ses coûts d’impression, d’envoi et de stockage. Les signatures électroniques coûtent entre 0,70 et 2 euros alors qu’une lettre simple coûte 0,68 euros pour 20 grammes jusqu’a 1.60 euros pour 100 grammes. Il faut ensuite traiter les retours de courrier (coût manuel), les archiver (coût de stockage).

Si la signature électronique a un sens économique, légalement, quelle est sa valeur  ?

La signature électronique a aujourd’hui la même valeur juridique que la signature manuscrite dans la mesure où elle répond à un certain nombre de conditions. L’article 1316-4 du code civil créé par la loi n°2000-230 du 13 mars 2000 – art. 4 JORF 14 mars 2000 dit ainsi que: « lorsqu’elle [la signature] est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache ».

Cette loi reconnaît donc la validité juridique de la signature électronique au même titre que la signature manuscrite et instaure une présomption de fiabilité dans des conditions posées par le Code Civil:

  • pouvoir identifier la personne dont émane l’écrit électronique au moyen d’un procédé fiable,
  • l’écrit électronique est créé et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité,
  • utiliser un procédé fiable garantissant le lien de la signature électronique avec l’acte auquel elle s’attache.

Il existe aujourd’hui trois types de signature: La signature simple, la signature avancée et la signature qualifiée.

Jusqu’au 1er Juillet 2016, la directive 1999/93/EC, transposée en droit Français, régissait la signature électronique. Cette directive a été remplacée par le nouveau le règlement eIDAS qui s’applique à l’identification électronique, aux services de confiance et aux documents électroniques, élargissant ainsi le champ d’application de la directive 1999/93/CE sur la signature électronique. Le nouveau règlement prévoit trois type de signatures (du plus faible juridiquement au plus fort)

Pour plus de details:
http://www.ssi.gouv.fr/administration/reglementation/confiance-numerique/le-reglement-eidas/

La signature électronique simple

Dans ce cas, on n’utilise pas de certificat électronique. L’identification du signataire se fait en collectant un maximum d’éléments de preuve tels que: des informations déclaratives (nom, prénom), l’adresse e-mail du signataire vérifiée lors de l’invitation à signer; une signature manuscrite dessinée à la souris ou encore l’envoie d’un code sms pour la vérification d’identité. Cette signature simple est recevable comme preuve en justice mais en cas de litige, le signataire devra prouver la fiabilité du procédé de signature électronique utilisé.

La signature électronique avancée (avec certificat)

Celle ci a une valeur juridique qui est présumée fiable, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie dans les 3 conditions cumulatives suivantes posées par le décret n° 2001-272 du 30 mars 2001 :

https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000404810

Ainsi la signature électronique est sécurisée:

  • Elle est propre au signataire ;
  • Elle est créée de façon à ce que le signataire puisse en garder le contrôle exclusif ;
  • Elle garantit, avec l’acte auquel elle s’attache, un lien tel que toutes modifications ultérieures des données soient détectables

La signature électronique qualifiée (avec certificat)

Celle-ci repose sur un certificat qualifié délivré dans un État membre et est reconnue en tant que signature électronique qualifiée dans tous les autres États membres. Plus simplement, la signature qualifiée est une signature avancée mais qui requiert qu’on ait au préalable au moins une fois vérifié l’identité du signataire face-à-face (condition essentiel qui dépend de chaque Etat). Les signatures qualifiées ont donc les mêmes effets juridiques qu’une signature manuscrite. A noter, avec le nouveau règlement, il est maintenant possible de créer des signatures qualifiées en mode cloud (de son mobile par exemple, alors qu’avant on devait utiliser une carte à puce).

L’archivage des documents signés électroniquement

L’archivage des documents signés électroniquement est un point essentiel pour garder la valeur juridique de ces derniers. Les normes NF Z42-013 et ISO 14641-1 énoncent toutes les mesures techniques à prendre pour assurer un archivage électronique.

Pour plus d’info sur l’archivage:
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/archives-electroniques/standard/norme-nf-z-42-013/

En pratique, quelle signature dois-je adopter ?

La législation francaise ne dit pas quelle signature doit être adoptée pour chaque type d’acte (sauf pour les actes sous sein privés liés à la famille (divorce, mariage, héritage etc…ou la signature électronique est interdite). La décision repose donc entièrement sur chaque entreprise sachant le principe de base: Les trois types de signatures (simple, avancée et qualifié) ont une valeur juridique (du plus faible au plus fort). Ces signatures sont admissibles comme preuves devant les tribunaux, mais seuls la signature qualifiée a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.

L’entreprise devra donc tenir compte du type de contrat (simple abonnement en ligne ou contrat de travail), du risque de litige (si celui-ci est faible un signature simple est suffisante, si il est élevé, une signature avancée sera plus juste). Par contre si le risque de litige est très élevé (ou si la loi requiert la forme écrite à titre de preuve comme un emprunt), l’utilisation de la signature qualifiée sera nécessaire.

Sophie Mollen

A PROPOS DE L’AUTEUR

Sophie GIOANNI est chargée du développement international de la solution cloud VerticalSoft.com qui permet de gérer et de promouvoir votre association, fondation, ou tout autre organisation à but non lucratif, depuis une interface unique.

Association sportive : un certificat médical est-il toujours obligatoire ?

 

Une simple association, dont les membres ne participent pas à une compétition n’a aucune obligation légale de réclamer un certificat médical. En pratique cependant, de nombreuses associations demanderons un tel certificat car leur propre assureur le requiert comme condition de leur contrat de couverture (certaines assurances requiert un nouveau certificat chaque année, d’autre tous les 3 ans). Vérifiez les termes de votre contrat d’assurance ! La fourniture d’un tel certificat permet au club sportif de prouver qu’elle a fait acte de prudence et de diligence et qu’il a bien rempli sa mission d’organisation, de surveillance et de conseil. Ce document certifie l’absence de contre-indication à tel ou tel sport précisément identifié (et non pas un certificat général d’aptitude a faire du sport).

Le sport dans une fédération sportive ou une competition

La nouvelle loi n° 2016-41 du 26 janvier 2016 de modernisation de notre système de santé prévoit dans son Article L231-2 que l’obtention d’une licence d’une fédération sportive est subordonnée à la présentation d’un certificat médical datant de moins d’un an et permettant d’établir l’absence de contre-indication à la pratique du sport ou, le cas échéant, de la discipline concernée. Les modalités de renouvellement de la licence, et notamment la fréquence à laquelle un nouveau certificat est exigé, sont fixées par décret (non encore publié).

Pour participer aux compétitions organisées ou agréées par une fédération sportive, la présentation d’un certificat médical de non contre-indication à la pratique sportive est obligatoire. Cette règle qui figure dans l’article 231-3 du Code du sport est valable pour les licenciés comme pour les non licenciés.

Durée de validité d’un certificat médical

La loi santé prévoit une réforme du délai de validité des certificats médicaux. Un décret doit encore préciser cette durée de validité.

Pour en savoir plus:
https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do?idArticle=JORFARTI000031912837&cidTexte=JORFTEXT000031912641

Assurances et associations sportives

cycling-655565_640.jpg

Les associations sportives, comme toutes les associations, se doivent de souscrire une assurance de responsabilité civile pour couvrir l’ensemble des risques inhérents à leurs activités. Cependant les associations sportives présentent des risques qui dépassent la seule responsabilité civile de cette dernière, notamment, qu’en est-il des membres, de leur responsabilité et des assurances pour ces derniers?

L’assurance de l’association sportive

Aux termes de l’article L. 321-1 du Code du Sport, les associations, sociétés ou fédérations proposant des activités sportives doivent souscrire obligatoirement une assurance couvrant leur responsabilité civile, celle de leurs salariés et bénévoles ainsi que celle des pratiquants du sport. En cas de non souscription à une assurance couvrant sa responsabilité civile, l’article L321-2 du Code du Sport prévoit une peine pouvant aller jusqu’à six mois d’emprisonnement et une amende de 7 500 euros.

L’assurance des membres de l’association sportive

Le Code du Sport n’impose pas aux pratiquants du sport à souscrire à titre personnel une assurance de responsabilité civile (excepté pour la pêche sous-marine de loisirs). Cependant, pour certains sports à risque, une assurance est probablement indiquée considérant les possibles conséquences financières d’une blessure ou d’un accident n’impliquant que le pratiquant lui-même (blessure qui n’est liée à aucune faute d’un tiers ou de l’association).

En tant qu’association sportive, le Code du Sport vous impose d’informer lesdits pratiquants de l’utilité d’adopter une assurance dite individuelle corporelle, qui couvre les dépenses résultant de dommages corporels qu’ils pourraient s’infliger à eux-mêmes dans la pratique du sport, sans intervention d’un tiers. En pratique les associations ont souvent une assurance couvrant leur entité et offrent une assurance facultative provenant du même assureur. Les démarches administratives dépendent de l’assureur mais en général, les associations doivent mettre à disposition des notices d’information à remettre aux adhérents lors de leur adhésion à l’association, et faire remplir une fiche d’assurance. Elle peuvent recueillir elle-même le montant des cotisations d’assurance.

Si votre association sportive s’adresse à des enfants, vous devez vérifier que ceux-ci sont couverts pour une pratique sportive, par une assurance personnelle « individuelle accident » (elle peut parfois être comprise dans une assurance scolaire). Le plus simple est donc pour votre association de proposer à vos membres d’adhérer à un contrat collectif souscrit par vous-même. Les adhérents sont alors libres d’accepter ou de refuser. (Attention la proposition d’assurance ne peut être liée à l’adhésion à un club et à la licence, voir art L321-6 du Code du sport!). Assurez vous que vos adhérents comprennent que l’assurance collective est facultative (certains seront déjà couvert par leur assurance personnelle dite “couvertures garanties accident de la vie”) et remettez leur, conformément à l’article L141-4 du Code des assurances, « une notice établie par l’assureur qui définit les garanties et leurs modalités d’entrée en vigueur ainsi que les formalités à accomplir en cas de sinistre ».

Assurance et compétitions sportives

Dans le cadre d’une compétition, le pratiquant est protégé par l’assurance de la fédération à laquelle son association est affiliée. (Article L. 321-5 du Code du Sport). Tout comme le cas de blessures hors compétition, il est préférable de recommander a ses adhérents d’avoir une assurance personnelle dite « Garantie accident de la vie ».

En savoir plus :
http://www.vosdroits.service-public.fr rubrique sports / assurances
http://www.conso.net/content/activites-sportives-responsabilites-et-assurances

Sophie Mollen

A PROPOS DE L’AUTEUR

Sophie GIOANNI est chargée du développement international de la solution cloud VerticalSoft.com qui permet de gérer et de promouvoir votre association, fondation, ou tout autre organisation à but non lucratif, depuis une interface unique.

Contrepartie de don et réduction fiscale

gifts-570821_640.jpg

L’une des questions essentielles pour les associations cherchant à lever des fonds en ligne via les plateformes de crowdfunding est de se demander comment doit-on remercier ses donateurs en ligne ? doit on se limiter a un reçu fiscal, un e-mail de remerciement, ou offrir une contrepartie ? Remercier le donateur est un élément clé du processus de don – les donateurs ont besoin et attendent plus qu’un reçu pour leur argent. Le remerciement vise à renforcer la relation personnelle et à construire l’engagement émotionnel du donateur.

La page de remerciement pour un don en ligne est le premier “merci” que vos donateurs verront – vous devez vous assurer que cela fonctionne! Par conséquence, une page de remerciement doit être bien conçue pour donner aux donateurs un sentiment positif et approfondir la relation.

Qu’en est-t-il des contreparties ?

Le crowdfunding à base de récompenses ou de contreparties signifie que chaque donateur qui donne des fonds pour un projet, obtient un cadeau en retour en guise de remerciement.
Les contreparties peuvent être matérielles (telles que une mug avec le nom de l’association ou un T-shirt) ou immatérielles (telles qu’un statut privilégie de “VIP”). Cependant l’utilisation de contrepartie est délicate et notamment elle doit :

  1. motiver les donateurs de façon positive sans les rebuter
  2. ne pas faire obstacle à la qualification de dons (ce qui empêcherait la délivrance d’un reçu fiscal et la déduction fiscale du bénéfice imposable)

Sur ce dernier point, les associations devront se référer a l’instruction 5 B-17-99 N° 186 du 8 Octobre 1999 de la Direction Générale des Impôts. Pour bénéficier des avantages fiscaux et permettre la remise d’un reçu fiscal, Les versements doivent être consenti à titre gratuit et ne doivent pas comporter de contrepartie directe ou indirecte pour le donateur. L’existence d’une telle contrepartie s’apprécie en fonction de la nature des avantages éventuellement accordés à l’adhérent ou au donateur.

  1. Contreparties institutionnelles ou symboliques: (éligibilité à un conseil d’administration ou acquisition d’un titre honorifique, etc…): aucun de ces avantages ne constitue une contrepartie réelle au versement et les donateurs continue de bénéficier de la réduction d’impôt ou de la déduction du résultat imposable à raison de leurs versements.
  2. Contreparties prenant la forme d’un bien ou d’une prestation de services de faible valeur par rapport au don (un rapport de 1 à 4 entre la valeur du bien et le montant du don ou de la cotisation). Ainsi, pour un don de 200 Euros, la remise d’un bien dont la valeur n’excède pas 50 Euros ne sera pas de nature à remettre en cause l’éligibilité du versement au bénéfice de l’avantage fiscal.

En savoir plus sur le traitement fiscal des contreparties:
Instruction 5 B-17-99 du 4 octobre 1999 relative aux réductions d’impôts accordées au titre des dons

Associations d’intérêt général : l’existence de contreparties aux dons est-elle un obstacle à l’obtention d’une réduction d’impôt pour le donateur ?

Sophie Mollen

A PROPOS DE L’AUTEUR

Sophie GIOANNI est chargée du développement international de la solution cloud VerticalSoft.com qui permet de gérer et de promouvoir votre association, fondation, ou tout autre organisation à but non lucratif, depuis une interface unique.