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Pourquoi les petites associations adoptent de plus en plus le logiciel de gestion ou CRM ?

Selon Blackbaud, les organismes caritatifs ou plus généralement les associations de plus petite taille, choisissent de plus en plus d’adopter une logiciel cloud ou CRM pour améliorer leurs collectes de fonds, mieux gérer leur membres et respecter le RGPD. L’adoption est tellement rapide que Blackbaud a conçu une offre spéciale pour les petites organisations, appelée eTapestry. La solution propose des prix de $119 a $399 dependant du nombre de contacts.

Le cas des associations aux Royaume-Uni

Blackbaud souligne que le Royaume-Uni a vu le plus grand nombre de nouveaux adoptants, avec un grand nombre d’églises et de clubs sportifs. Non seulement ces acteurs ont besoins d’augmenter leurs dons en offrant le dons en ligne et des campagnes d’appel à dons, mais ils ont également besoin de gérer efficacement leur membres et de respecter le nouveau règlement européen sur le traitement des données personnelles, le RGPD.

Cinnamon Network, une petite association anglaise, a déclaré: “En tant que réseau de volontaires, nous travaillons tous à distance, donc une base de données CRM basée sur le cloud était essentielle. Nous avions également besoin d’une base de données personnalisable pour intégrer notre site Web et prévoyons d’utiliser l’un des formulaires Web pour permettre l’adhésion en ligne. Un CRM offre tout ce dont nous avions besoin et nous sommes impatients de commencer”.

Les logiciels de gestions d’association ou CRM, étaient jusqu’à maintenant uniquement destinés aux grands acteurs du marché associatif de part leur prix. Mais cette offre se démocratise et de nombreux produits aux Etats Unis proposent des solutions cloud sans development et avec un paiement mensuel faible.

Quelles sont les fonctions d’un CRM ou logiciel de gestion pour une association ?

Les fonctionnalités sont très diverses et répondent à tous les besoins des associations, petites ou grandes. Elles comprennent:

  • Gestion des contacts: C’est la fonctionnalité essentielle du CRM, de gérer les relations d’une associations avec ses membres, donateurs, bénévoles, vendeurs, ou fournisseurs. Attention aux solutions gratuites qui limitent le nombre de contacts. Assurez vous que le logiciel puisse gérer 100, 1000, ou 5000 contacts sans difficulté et sans augmentation de prix caché. Les CRM les plus connus tels que Salesforce ou Microsoft ont bien évidemment la capacité de gérer ce genre de volume.
  • Gestion des événements: un logiciel CRM dispose d’un outil de planification et de gestion d’événements. Le logiciel vous permet de créer des badges d’accès (à envoyer par email) et de vérifier l’accès grâce à un code bar. Toute cette information doit bien évidemment être enregistrée sous chaque membres pour un suivi rigoureux.
  • Gestion des dons en ligne: Un bon CRM doit vous aider à traiter les dons que que vous recevez. Une synchronisation avec votre CRM et votre système de comptabilité est essentielle pour éviter les doubles saisies.
  • Gestion des adhésions et cotisations en ligne
  • Organisation et personnalisation de la communication pour chaque catégorie de contact grâce à une fonctionnalité de segmentation
  • Gestion des campagnes d’appel à dons: un bon système doit vous permettre de mettre en avant vos projets, d’informer vos donateurs sur le suivi de ces projets. Votre système doit également pouvoir gérer les projets pluriannuels.
  • Automatisation de certaines tâches administratives (reçu fiscal après dons, confirmation de cotisation, etc… cette liste peut être très longue!). Ne sous estimez pas la difficulté de créer des “templates” d’emails ou des pages web pour vos communications. Choisissez un système le plus automatisé possible, qui pré-établisse le format de vos emails, pages et site web.
  • Être sécurisé: attention les données que vous collectes en tant qu’association sont personnelles. Soyez certains d’utiliser un système fiable et bien rodé!
  • Vous permettre d’analyser votre impact.

Sur le même sujet, voir:

Pourquoi utiliser un CRM ou logiciel de gestion d’association vous aidera à être en conformité avec le RGPD ou GDPR

Comment évaluer l’impact d’un CRM et améliorer le financement de votre association ?

Choisir le bon CRM pour une petite association

11 points clés pour évaluer un CRM ou logiciel pour association

9 conseils pour choisir un CRM ou logiciel de gestion pour votre association

7 conseils pour moderniser votre association

Nous travaillons avec des associations et des fondations depuis plus de 10 ans. La quête continue de ces organisations est de se moderniser, d’attirer et de fidéliser plus de jeunes, soit comme bénévole, comme donateur ou comme membre. Alors quels sont nos conseils pour moderniser votre association?

1- Assurez vous d’avoir un site web responsive, compatible mobile et tablette

Notre époque est axée sur le digital. On cherche à connecter tout et tout le monde et notre façon d’interagir avec les personnes a changé considérablement. Le nombre d’internautes qui utilisent leur smartphone (Android, iPhone…) et tablette (iPad…) pour surfer sur internet est en constante augmentation (56% des Français utilisent leur mobiles. Les américains sont à 75%. Bref, la tendance est à la hausse – Source Médiamétrie 2014 et HostingFacts.com).

Pour une association avoir un site internet n’est plus suffisant. Celui ci doit être moderne certe, mais les membres s’attendent maintenant à accéder à tout site Web via leur appareil mobile. Vous devez donc impérativement rendre votre site internet compatible avec les téléphones portables et les tablettes.

la version mobile de votre site doit :

  • être simple et pratique à utiliser. Cela veut dire que votre site a une bonne ergonomie sur différents appareils. Vos lecteurs ne doivent pas zoomer et dézoomer pour lire le contenu de vos pages et articles.
  • Votre charte graphique doit être responsive, et donc s’adapter à tous les appareils instantanément en les reconnaissant.

En tant qu’association, vous devez permettre à vos membres de faire des dons depuis leur smartphone ou tablette, de renouveler leurs adhésions facilement en offrant une expérience satisfaisante sur tout appareil. De même, considérant que 75% des utilisateurs de Gmail accèdent à leur courrier électronique à travers un appareil mobile, assurez vous que votre newsletter et vos emails soient également compatibles avec tout appareil.

2- Votre site web doit appeler à l’action

Votre site web doit être moderne, mais surtout doit transmettre à vos membres les informations nécessaires pour les maintenir engagés. Des informations claires sur l’utilisation des fonds collectés et les résultats de vos actions sont nécessaires (attention votre système informatique doit vous permettre de collecter et d’assigner des dons à des projets associatifs spécifiques). Enfin, votre site doit contenir des boutons d’appel à l’action, pour donner, participer ou être bénévole. Votre bouton d’action doit se distinguer et être facilement identifiable et situé dans un espace non encombré, les membres ne doivent pas le chercher. Établissez un ordre de priorité si vous avez besoin de plusieurs boutons: le bouton d’action le plus important doit être le plus visible.

3- Moderniser vos événements

Votre stratégie d’engagements de vos membres doit se manifester en ligne mais aussi par l’organisation d’événements. Il est important de pouvoir organiser et faire le suivi de divers événements tels que, déjeuners, rencontres et ateliers. Il est impératif que toutes les informations relatives à votre événement s’intègre à votre CRM.

L’analyse de ceux-ci est important pour la gestion et l’organisation des vos futurs événements: quels sont ceux les plus populaires, quelles heures sont préférées? qui ne se présente jamais, etc…

4- Travaillez mieux, pas plus

La technologie basée sur le cloud permet à vos employés ou bénévoles de travailler de n’importe où et à n’importe quelle heure. Ils peuvent accéder à leur données de partout et les partager immédiatement, permettant une meilleure collaboration, une meilleure efficacité.

Une autre façon de travailler plus efficacement, est de simplifier vos tâches administratives et donc de gagner du temps en automatisant certains aspect de la vie de votre organisations. Créez un parcours donateur par exemple pour qu’un donateur reçoive automatiquement un email de remerciement et un reçu fiscal. Cela nous amène au point suivant:

5- L’automatisation du marketing

Automatiser son marketing n’est autre que d’utiliser la technologie pour automatiser sa communication via email, votre site web ou les réseaux sociaux. Ainsi l’automatisation vous permet de délivrer du contenu personnalisé et utile à un moment précis. Nous donnerons quelques exemples de base pour les associations:

  • campagne de bienvenue déclenchée automatiquement dès qu’un nouveau membre se joint
  • campagne de remerciements lors d’un nouveau don
  • campagne d’information sur un projet associatif auquel le membres a participé

6- Analysez toutes vos données rassemblez vos données dans une base unique: adoptez un CRM

L’analyse des données est la clé d’une communication ciblée et pertinente pour votre association. Sans cela vous dirigez aveuglément votre organisation et ignorez les préférences de vos membres. Assurez vous que votre CRM possède un tableau de bord puissant, vous donnant une bonne image de la santé de votre organisation. Votre CRM doit également vous permettre générer des rapports d’activité. C’est pour cela que nous pensons qu’une plateforme qui intègre tous vos systèmes (CRM, événements, mass mailer, etc…) et centralise vos données dans un seul endroit vous permet d’améliorer la compréhension de vos membres. Plus vous connaissez vos membres, plus vous pouvez communiquer avec eux de façon pertinente afin d’assurer leur fidélisation. Si vous utilisez une plateforme d’organisation d’événements telle qu’Eventbright, aucune des informations sur ces événements ne sera transmise dans votre CRM. Si vous utilisez un mass mailer indépendant, le probleme sera le même. Aucun des ces systèmes ne se “parlent” entre eux et votre information a moins de valeur, ne vous donnant pas une vision 360 de vos membres ou donateurs.

7- Sécurisez vos données

C’est évidemment, si vous perdez vos données, vous perdez votre réputation. Alors soyez sûre de choisir un système fiable et testé par des industries très exigeantes. Salesforce reste notre sous traitant favori. Le nouveau règlement européen sur les données personnelles arrive (RGPD), votre association doit s’y conformer sous peine d’amendes très élevées.

 

11 points clés pour évaluer un CRM ou logiciel pour association

Si vous avez décidé d’adopter un CRM ou logiciel de gestion pour votre association, voici les 11 conseils pour étre sûr de faire le bon choix.

1- Le logiciel est spécifiquement adapté aux associations ou fondations

Il existe des dizaines et des dizaines de systèmes. Si en plus vous acceptez de travailler en anglais, vous avez le choix entre des milliers de systèmes de gestion. Assurez-vous cependant de vous concentrer sur une solution spécifiquement conçue pour vos besoins et donc pour les associations et fondations. En tant qu’association, vos besoins sont très spécifiques, notamment sur les dons en lignes et campagne de dons. Assurez vous que le système vous permet de satisfaire ces besoins spécifiques.

2- Logiciel intuitif

Le logiciel que vous choisissez doit être intuitif et utilisable par des personnes n’ayant pas de formation technique.

3- Le logiciel est automatisé

Choisissez un logiciel qui automatise votre travail le plus possible. De nombreuses solutions vous propose de configurer vous même un site web…c’est beaucoup plus dur et long que l’on peut le penser. Pourquoi perdre son temps à ça quand cela peut être automatisé ?

4- Système unique et intégré

Choisissez le système qui intègre le plus des fonctionnalités dont vous avez besoin pour assurer que tous vos systèmes communiquent (CRM, dons en ligne, adhésions en ligne, site web, page web, événements, billetterie, etc…). Par exemple la solution que vous choisissez peut par exemple créer des formulaires de dons en ligne. Ces formulaires doivent être intégrés dans un système de CRM pour vous permettre de centraliser vos données et avoir une vue 360 de vos donateurs ou membres.

5- Vos données sont sécurisées

Attention à la sécurité de vos données. Où sont les données stockée ? Qui a un accès direct ? Y a t-il un vrai backup ?

6- Infrastructure solide

Choisissez un logiciel qui repose sur une solide infrastructure. Demandez des informations sur ce point. Que se passe t-il si la société disparaît? qu’advient-il de vos données?

7- Logiciel préparé pour le RGPD

Nous avons parlé de ce problème plusieures fois. Votre logiciel doit vous permettre d’être en conformité avec le RGPD.

8- Outil de recherche et de rapports

Ce point est très important et pourtant souvent oublié par les associations. Votre système devra non seulement vous permettre de faire des recherches facilement, mais également vous permettre de produire des rapports. En effet, si votre associations vient à faire des demandes de financement, les rapports vous seront nécessaires.

9- Outil accessible de partout

Même si vous ne travaillez que de votre bureau, il est recommandé d’avoir une solution qui vous permet d’accéder à vos donnees et votre logiciel depuis n’importe quel terminal.

Nous préférons une solution cloud car ces solutions sont accessibles de partout. Vous ne voulez pas vous retrouver dans la situation ou un volontaire est malade et personne ne peut accéder aux données.

10- Le logiciel répond à la plupart de vos besoins

Sauf si vous avez les moyens financiers d’adapter un logiciel open source à absolument tous vos besoins, il est plus que probable que votre logiciel sera préconfiguré et donc aura certaines fonctionnalités prédéterminées, et que certaines fonctionnalités manqueront. Faites une liste des fonctionnalités dont vous avez absolument besoin, des fonctionnalités que vous aimeriez avoir, et de celles dont vous n’avez pas besoin du tout. Enfin déterminez votre budget.

11- Import et export facil

Encore un point essentiel malheureusement ignoré des associations. Vos données doivent pouvoir être exportées facilement vers un autre système renommé dans le cas ou vous grandissez trop vite ou vous n’êtes pas satisfait du service. Vos données peuvent elles être exportées vers un Salesforce ou un Blackbaud ou un CiviCRM si vous voulez utiliser un leader ?

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Sur le même sujet voir:

Guide d’achat d’un logiciel pour association: Sélectionner le bon logiciel de gestion (ou CRM) pour votre association

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Choisir le bon CRM pour une petite association

Pour les petites associations, avec un petit budget, la question d’investir dans un logiciel de gestion d’association ou CRM n’est pas toujours évidente. Ces organisations ont un budget limité avec lequel travailler, mais doivent tout de même accomplir leur mission, promouvoir leur cause et répondre aux attentes de leurs membres. Encore beaucoup de petites entités pensent que l’investissement dans un système est superflu (après tout il y a de nombreuses solutions gratuites!). Mais attention, un logiciel de gestion est, selon nous, un investissement très important pour assurer la bonne administration d’une association, quelque soit sa taille, et qui sera probablement crucial après l’entrée en vigueur du nouveau règlement général sur la protection des données (RGPD).

Lire la suite Choisir le bon CRM pour une petite association

9 conseils pour choisir un CRM ou logiciel de gestion pour votre association

Un logiciel de gestion d’association ou CRM peut être un outil indispensable pour votre association. Mais comment choisir le bon système parmi les logiciels gratuits, open source ou cloud ? Voici 9 conseils pour sélectionner le bon CRM ou logiciel de gestion pour votre association.

1- Établissez la raison et les avantages financiers d’adopter un CRM

Vous devrez établir ici pourquoi vous avez besoin d’un CRM, quels seront les bénéfices financiers (plus de dons collectés via une fidélisation des donateurs par exemple) et quels seront les coûts (coût mensuel ? logiciel libre gratuit mais coût de développement?). Vous pourrez ensuite comparer vos projections à la réalité de votre CRM et faire des ajustements si nécessaire.

2- Établissez vos besoins et vos priorités

Il est essentiel de passer du temps avec votre équipe à mettre au point un document d’appel d’offre. Vous devrez examiner, documenter et établir soigneusement vos exigences actuelles et celles à venir considérant votre croissance potentielle. Ne choisissez pas un système sans envisager une croissance potentielle ou vous devrez utiliser un autre système entraînant des coûts de migration de vos données. Soyez certains de distinguer les fonctionnalités qui vous seront essentielles de celles qui ne le seront pas. Ce document devra être partagé avec les sous-traitants potentiels afin qu’ils aient une véritable compréhension de vos besoins.

3- Impliquez votre équipe de responsables

Mettre en place un nouveau CRM est un gros projet. Vous devrez être certains que tous vos salariés ou bénévoles amenés à utiliser le systèmes sont impliqués. Analysez les compétences requises pour utiliser le CRM. Pour une association, soyez certains que l’interface soit facile à comprendre. Par exemple choisissez un système le plus automatisé possible. Beaucoup de systèmes vous offrent la possibilité de configurer par du drag and drop…certes, au premier abord, cela paraît extraordinaire, mais vous risquez de vous retrouver vite à passer des heures à configurer des emails ou une page web qui au final sera…pauvre esthétiquement. Configurer est difficile, très difficile. Il y a des agences spécialisées pour faire cela pour une bonne raison ! La solution ? utilisez des solutions qui utilisent des templates pré configurés, sans drag and drop !

4- Nommez un chef de projet

Un chef de projet reste essentiel même si toute votre équipe en entier participera. Celui-ci sera le lien entre le sous-traitant et votre équipe interne. Avoir une personne unique pour prendre des décisions et s’assurer du respect des tâches est essentiel.

5- Établissez un planning de mise en oeuvre et un budget

Définissez ici vos besoins dans le temps et quantifiez vos ressources. Voulez vous une solution immédiate qui répond à 90% de vos besoins ou une solution qui sera développée uniquement pour vous, répondant à 100% de vos besoins mais mettra des mois et coûtera nécessairement plus cher.

6- Choisissez un logiciel open source ou un logiciel cloud

Nous avons écrit de nombreux articles sur le sujet. Notre préférence est pour un logiciel cloud, mais voyez les articles suivants pour plus de détails.

Pourquoi un logiciel de gestion ou CRM gratuit ne signifie pas zéro coût pour votre association

Les avantages et les inconvénients des logiciels CRM open source pour une association

7- Assurez vous de la pérennité de la technologie

Attention aux offres basées sur des technologies uniques ou propriétaires. Assurez vous que si votre logiciel ne vous convient pas, vous pourrez exporter vos données facilement dans un système leader, tel que Salesforce. Les leaders ne sont pas gratuits pour de bonnes raisons. Ils sont plus établis, ont plus de sécurités et sont capables de gérer une large base de données si vous grandissez.

8- Votre sous-traitant est-il capable de vous aider avec le RGPD ?

Tous vous diront oui…mais vérifiez qu’ils ont la sécurité suffisante. Les grands acteurs du CRM, Salesforce et Blackbaud, ont des pages entières dédiées à ce sujet.

9- Communiquez avec votre sous-traitant

Votre sous-traitant doit être ouvert à des modifications. Questionnez politiques vis à vis des améliorations ou suggestions d’amélioration pour leur produit.

Les avantages et les inconvénients des logiciels CRM open source pour une association

Nous avons souligné plusieures fois qu’un CRM ou logiciel de gestion est un outil très utile pour les associations. Il vous sera notamment très utile après l’entrée en vigueur du nouveau règlement européen sur la protection des données (voir nos nombreux articles sur le GDPR ou RGPD). Il existe plusieurs types de CRM (de bureau, en ligne, open source), nous examinerons ici les avantages et les inconvénients des logiciels de CRM open source pour vous aider à choisir le bon système.

Pour recevoir notre guide pratique gratuit « Les associations et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGDP ou GDPR) », cliquez ici.

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1- Avantages du CRM Open Source

Un CRM gratuit

La principale raison pour laquelle de nombreuses associations considèrent adopter un CRM open source est parce que ce dernier est, en général, gratuit. Certes, tous les logiciels open source ne sont pas gratuits, mais la plupart le sont effectivement. Le code source est libre et peut être modifié librement en fonction des besoins de votre association. De plus des mises à jour sont disponibles de temps en temps, sans frais supplémentaires.

Personnalisation

L’autre avantage du CRM open source est qu’il est personnalisable et donc adaptables à vos besoins particuliers.

Pas d’engagement à long terme

Un CRM Open Source ne requiert pas d’engagement financier à long terme vu qu’il est gratuit. Vous ne serez pas engagés juridiquement pour un an ou plus. Vous pouvez l’utiliser aussi longtemps que vous voulez et le changer à tout moment.

Améliorations continues

Une des raisons pour lesquelles certaines associations (ou plutôt leur departement technique) aiment les CRM Open Source, est qu’il existe souvent une communauté de développeurs qui l’accompagne. Tous les développeurs ont accès au code source, l’améliorer et ainsi la communauté d’utilisateurs peut en bénéficier.

2- Inconvénients du CRM Open Source

Coût de personnalisation

Certes c’est un avantage du CRM open source d’être personnalisable et donc adaptables à vos besoins particuliers, mais cette personnalisation se paiera en heures de développement ! le CRM open source n’est gratuit que par son nom! Vous aurez besoin de payer des consultants pour personnaliser le CRM pour vous, l’interface et les applications.

Un entretien nécessaire

Même si installer un CRM open source peut être simple, le support et la maintenance ne le sont pas. Les mises à jour du CRM open source nécessitent heures de développement.

Pas de système de support central

Parce que votre CRM est personnalisé, vous ne bénéficiez pas d’un système de support contrôle. Vous devrez vous tourner vers vos consultants…générant encore des frais.

Fonctionnalités limitées

Le CRM open source ne sera intégré à aucune autres applications (notamment de paiement) qui vous seront nécessaires.

Transfert des données limités

Attention, certes vous pouvez abandonner votre CRM a tout moment, mais assurez vous que vous pourrez transférer vos données vers un autre systèmes. Cela peut être très coûteux !

Conclusion

Même avec ses limites, le CRM open source peut être la solution la plus adaptée à votre association. Etablissez vos besoins et votre budget en priorité. Notre préférence reste l’adoption d’un logiciel en ligne, qui ne demande aucun développement. Pour plus de questions, n’hésitez pas à nous contacter.

Voir également: Pourquoi un logiciel CRM gratuit ne signifie pas zéro coût

Guide d’achat d’un logiciel pour association: Sélectionner le bon logiciel de gestion (ou CRM) pour votre association

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