Archives pour la catégorie Gestion des membres, adhérents et des données

Notre nouveau formulaire d’adhésion en ligne est disponible !

Gérer les adhésions en ligne pour son association peut vous faire gagner beaucoup de temps et faciliter le processus administratif. De plus un bon formulaire peut attirer plus d’adhérents permettant de dynamiser votre association. VerticalSoft offre un solution toute en un pour les associations. Voici notre nouveau formulaire d’adhésion en ligne.

Lire la suite Notre nouveau formulaire d’adhésion en ligne est disponible !

Dans quelles conditions la cotisation à une association peut ouvrir droit à une déduction fiscale

Une association peut collecter de l’argent de plusieurs façons. Elle peut notamment demander des dons. Dans cette hypothèse, l’association pourra dans certains cas, émettre des reçus fiscaux ouvrant droit à une déduction fiscale pour le donateur. Mais quand est-il des cotisations ?

Lire la suite Dans quelles conditions la cotisation à une association peut ouvrir droit à une déduction fiscale

Pourquoi votre association devrait utiliser un logiciel de gestion de la relation client ou “CRM”?

Tout comme une entreprise, une association a des relations avec des “clients”. La seule différence est que l’entreprise a des clients qui paient pour un produit ou un service, alors qu’une association a: soit des relations avec des adhérents/membres (qui paient une cotisation pour un service), soit des relations avec des donateurs (qui donnent pour une cause). Dans les deux cas, entreprises ou associations, il est important d’entretenir la relation avec le client, le membre ou le donateur. Cela permet à ces organisations de se développer. Les entreprises ont depuis longtemps compris ce concepte et utilisent des outils informatiques, plus particulièrement des outil de gestion de la relation client, encore appelés CRM, pour faciliter, suivre et développer ces relations. Par contre, les associations en France sont encore très timides dans l’adoption de ces instruments, parfois à cause d’un budget limité, mais également parfois parce qu’elles ne savent pas ce qu’un CRM est, et ce que cela peut leur apporter. Voici les points clés sur le sujet.

Lire la suite Pourquoi votre association devrait utiliser un logiciel de gestion de la relation client ou “CRM”?

Pourquoi VerticalSoft est plus qu’une base de données ou un CRM?

VerticalSoft est une application tout en un, basée sur Salesforce, vous permettant de gérer votre association. Salesforce est une plate-forme très robuste qui est adoptée par des centaines d’entreprises et associations. Les associations plus particulièrement, utilisent VerticalSoft et Salesforce pour augmenter leur impact car la plateforme est beaucoup plus qu’une simple base de données. Dans cet article, nous expliquerons comment Salesforce et VerticalSoft se distinguent des autres plateforme SAAS.

Lire la suite Pourquoi VerticalSoft est plus qu’une base de données ou un CRM?

Comment fidéliser les donateurs de votre association pour qu’ils redonnent?

Selon de nombreuses analyses américaines, le taux moyen de rétention des donateurs aux États-Unis après le premier don est d’environ 45%. En d’autres termes, plus de la moitié de ceux qui donnent à une association ne redonneront jamais. Quand vous considérez le coût d’acquisition d’un donateur, il est clair que les associations doivent établir une sorte de relation privilégiée avec ses donateurs, et doivent rendre “l’expérience de donner” agréable, valorisante et simple.

Lire la suite Comment fidéliser les donateurs de votre association pour qu’ils redonnent?

Association et RGPD: comment gérer le consentement de vos adhérents?

Définition de l’adhésion et de la cotisation

Adhésion et cotisation désignent la même chose. Une association peut exiger de ses membres de verser une cotisation. Notament cette cotisation sera obligatoire si cela est précisé dans les statuts de l’association. Si le membre n’a pas payé sa cotisation, il ne pourra pas participer aux assemblées. Il y a cependant de nombreuses associations qui n’exigent pas le paiement d’une cotisation. Assurez vous de tenir un registre de vos adhérents. Ce registre n’a pas à être déclaré à la CNIL selon la dispense No 8. Pour plus de détails sur vos obligations envers la CNIL, lisez : Les associations et leurs obligations envers la CNIL.

Attention, même si vous n’avez pas à enregistrer un tel registre, vous devrez faire attention à plusieures choses pour être en conformité avec la réglementation en place et à venir, notamment le RGPD.

Pourquoi le consentement des adhérents est-il important?

En France, tout comme dans toute l’Europe, la protection des données personnelles est un droit fondamental. Le nouveau règlement Européen sur la protection des données qui entrera en vigueur en mai de cette année, confirme ce droit et renforce certains concepts. En pratique, vous n’avez pas le droit de récolter et traiter des données personnelles si vous n’avez pas de base légale pour le faire. La base légale qui concerne la plupart des association sera le consentement. Certes le consentement n’est pas toujours nécessaire, et d’autres bases légales peuvent etre utilisees pour justifier votre collecte et traitement, mais dans le cas d’une association, le consentement reflète le mieux la relation avec vos adhérents.

Attention vous avez besoin d’obtenir le consentement préalable de toute personne avant de les contacter par email. Vos campagnes d’emailing doivent respecter les règles du RGPD.

Comment doit être donné le consentement?

Sela la réglementation en place, le consentement doit être spécifique et informé et donné librement. Vos formulaire d’adhésion doivent donc permettre un consentement clair par une action claire (pas de case pré-cochée!). Ajouter des mentions légales à tous vos formulaires et des informations relatives aux droits des adhérents sur leur données personnelles. Voir l’article: Comment adapter vos formulaires de dons en ligne et de contact pour les rendre conformes au RGPD

Comment gérer la consentement?

Assurez vous d’un enregistrement dans votre système du consentement, de la date et de sa forme (consentement à quoi). Nous recommandons absolument l’investissement dans un bon logiciel de gestion pour gérer cela. Utilisez une technologie leader pour éviter les problèmes qui peuvent causer de lourdes peines aux associations. C’est la raison pour laquelle VerticalSoft a choisi Salesforce pour l’infrastructure de son logiciel.

Voir: Pourquoi utiliser un CRM ou logiciel de gestion d’association vous aidera à être en conformité avec le RGPD ou GDPR

Comment gérer la fin du consentement?

Encore une fois votre système doit pouvoir gérer le retrait du consentement à tout moment. Attention, selon la CNIL, les données personnelles ne peuvent être conservées au delà de la démission ou de la radiation du membre (sauf s’il fait la demande contraire).

***

Pour plus d’information sur le règlement européen sur la protection des données et les associations, voir :

Guide pratique gratuit « Les associations et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGDP ou GDPR) », cliquez ici.

Comment améliorer la qualité des données de votre association avant l’entrée en vigueur du règlement européen sur la protection des données (GDPR ou RGPD)

Mon association est-elle soumise à la nouvelle Réglementation Générale sur la Protection des Données ?

Comment préparer votre association à la nouvelle Réglementation Générale sur la Protection des Données ?

Règlement européen sur la protection des données et association: faut-il désigner un délégué à la protection des données (DPO) ?

Association et RGPD (GDPR) : doit-on tenir un registre des traitements ?

Le site web de votre association est-il conforme à la Réglementation Générale sur la Protection des Données (RGPD ou GDPR) ?

Mon association peut-elle faire du profilage de donateur sous le règlement européen sur la protection des données (RGPD ou GDPR) ?

Règlement européen sur la protection des données RGPD ou GDPR: Informer les donateurs et membres de votre association, de votre politique de confidentialité

Le règlement européen sur la protection des données: que doit faire mon association en cas de violation de ses données ?

Comment gérer les membres d’une association en accordance avec le RGPD?

Le nouveau règlement général sur la protection des données (RGPD ou GDPR) entrera en vigueur le 25 mai 2018 dans tous les pays de l’Union Européenne et donc en France. Une association se compose essentiellement de membres et d’administrateurs. Plus spécifiquement pour les membres, comment une association peut-elle s’assurer que la gestion de ses membres et de leurs données personnelles est conforme au RGPD. Voici quelques conseils pour être en conformité.

Principe du RGPD: principe du consentement des membres

Le principe du RGPD est que les associations (de même titre que toute autre organisation), qui traitent des données personnelles d’un résident européen sont directement impactées par ce nouveau règlement et devront s’y conformer. Le plus grand changement sur la collecte et le traitement des données personnelles est basé autour du consentement. Donc en tant qu’association, vous devrez vous assurer que vos membres consentent aux traitement de leurs données personnelles. Que doit faire mon association pour gérer ses membres en accordance avec les principe du RGPD?

1- Assurez vous de recueillir le consentement de vos membres

Lorsque vous collectez des informations sur des membres via votre site Web et vos formulaires en ligne, vous devrez donner à la personne concernée une option claire pour savoir si elle consent ou non à ce que ses données soient traitées et à quelles fins. Si vous n’obtenez pas de consentement explicite, vous n’êtes pas autorisé à utiliser ces données. Par exemple, sur votre formulaire d’inscription de membres en ligne, vous aurez besoin d’une case à cocher (la case ne peut pas être pré-cochée) demandant si le membre souhaite recevoir des mises à jour. Sur les formulaires d’abonnement à la newsletter, vous devrez expliquer clairement ce que l’abonné recevra.

2- Ne collectez que les données nécessaires

Déterminer quelles sont les données personnelles que vous devez absolument collecter pour assurer la gestion de vos membres. La nouvelle réglementation impose de ne collecter sur informatique que les données qui sont strictement nécessaires à vos objectifs. Evitez de collecter des données peu nécessaires et plus sensibles telles que données de santé, données relatives aux origines raciales ou ethniques).

3- Rédiger vos mentions légales pour vous assurer qu’elles adhèrent à la nouvelle réglementation.

Celles-ci devront comporter un certain nombre d’information que vous pouvez retrouver dans les articles 12, 13 et 14 du règlement. Les plus importantes étant (cette liste n’est pas complète!) les suivantes:

  • l’identité et les coordonnées du responsable du traitement et, le cas échéant, du représentant du responsable du traitement;
  • les finalités du traitement;
  • si les données sont transférées vers un destinataire dans un pays tiers
  • la durée pendant laquelle les données à caractère personnel seront conservées
  • l’existence du droit de demander au responsable du traitement l’accès aux données à caractère personnel, la rectification ou l’effacement de celles-ci, ou une limitation du traitement relatif à la personne concernée, ainsi que du droit de s’opposer au traitement et du droit à la portabilité des données
  • le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

4- Utiliser un logiciel de gestion d’association pour assurer votre conformité!

Attention, la non-conformité au RGPD n’est pas une option! Comment faciliter sa mise en conformité ? Adoptez un logiciel de gestion d’association dans lequel vous stockerez les données personnelles et l’enregistrement du consentement et des préférences de communication des personnes concernées. Une solution simple consiste à utiliser un système intégrant les données de votre site web dans votre base de données. Un CRM par exemple pourra vous aider. Si vous utilisez différents outils web (mass mailer, plateforme de crowdfunding, logiciel de gestion des membres) qui ne sont pas intégrés, vous ne pourrez jamais avoir une vue 360 des données collectées et des consentements de vos membres. Attention aux solutions gratuites! si vous devez économiser de l’argent ce n’est pas sur cela! La raison étant que les organismes qui ne respectent pas ces nouvelles obligations pourraient faire face à des pénalités et des amendes sévères.

***

Pour plus d’information sur le règlement européen sur la protection des données et les associations, voir :

Guide pratique gratuit « Les associations et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGDP ou GDPR) », cliquez ici.

Comment améliorer la qualité des données de votre association avant l’entrée en vigueur du règlement européen sur la protection des données (GDPR ou RGPD)

Mon association est-elle soumise à la nouvelle Réglementation Générale sur la Protection des Données ?

Comment préparer votre association à la nouvelle Réglementation Générale sur la Protection des Données ?

Règlement européen sur la protection des données et association: faut-il désigner un délégué à la protection des données (DPO) ?

Association et RGPD (GDPR) : doit-on tenir un registre des traitements ?

Le site web de votre association est-il conforme à la Réglementation Générale sur la Protection des Données (RGPD ou GDPR) ?

Mon association peut-elle faire du profilage de donateur sous le règlement européen sur la protection des données (RGPD ou GDPR) ?

Règlement européen sur la protection des données RGPD ou GDPR: Informer les donateurs et membres de votre association, de votre politique de confidentialité

Le règlement européen sur la protection des données: que doit faire mon association en cas de violation de ses données ?