Tous les articles par Sophie Gioanni

Sophie est chargée du développement international de VerticalSoft.com. VerticalSoft est un logiciel de gestion en ligne, tout-en-un, permettant de gérer et promouvoir votre association, fondation ou toute organisation à but non lucratif.

Pourquoi votre association a t-elle besoin d’un CRM ou d’un logiciel de gestion?

Un CRM est un acronyme pour le mot anglais “Customer Relationship Management”. Traduit en Francais, cela signifie Gestion de la Relation Client. Quelle est sa fonction au sein d’une association qui principalement n’a pas des clients mais des donateurs, membres, bénévoles etc…

Voir également: Gérer ses membres et adhérents avec un logiciel de gestion association ou crm

le CRM pour les sociétés

A l’origine, les CRM étaient principalement utilisés par des sociétés qui voulaient augmenter la fidélisation de leur clients existants, attirer rapidement de nouveaux clients en centralisant leurs données (internet, appels des commerciaux etc…) et augmenter les revenus générés par chaque client (automatiser des étapes de la vente comme l’envoie de devis, et optimiser les ressources marketings).

Le CRM pour une association

La problématique des associations est qu’elles n’ont pas de clients mais plusieurs catégories de contacts, tels que les membres, les donateurs, les volontaires, les financeurs, et enfin, tous les autres contacts. Chaque catégorie de contact nécessite un travail administratif et un suivi différent. Les informations collectées sont différentes et le “but” de la relation est différent (générer plus de dons, plus d’heure de bénévolat ou plus de financement).

Si votre site web, vos dons, votre newsletter, vos emails et vos événements ne sont pas tous reliés à une base commune, vous avez certainement besoin d’un CRM ou d’un logiciel de gestion pour association. Un CRM adapté aux besoins des associations peut ainsi vous permettre d’augmenter les dons collectés, d’engager de façon effective vos partenaires, de limiter les tâches administratives en centralisant la collecte des données et en automatisant certains processus.

Comment choisir un bon système de gestion pour mon association?

Les associations peuvent dépenser de 1000 Euros à 1 million d’Euros sur un système de gestion d’association. Alors comment choisir le bon et tirer le meilleur parti de ce qui est offert? Le système le plus adapté pour une association dépendra de sa taille (Choisir le bon CRM pour une petite association), ses besoins et surtout, ses moyens. Gardez en tête qu’en général les CRM les plus connus sont chers, doivent être configurés (les coûts d’intégration peuvent s’élever  très vite à des dizaines de milliers d’Euros) et sont parfois complexes. Les solutions gratuites offrent en général des fonctionnalités limitées qui ne permettront pas à une association de “grandir” avec le système. Sachant que le transfert de données d’un système à un autre peut être très coûteux et difficiles, il est important de bien choisir. Notre expérience de plus de 10 ans d’intégration de logiciel pour la gestion d’associations et de fondations, nous ont montré que certains logiciels sont meilleurs que d’autres sur un aspect ou un autre, mais que ces systèmes peuvent tous faire au moins 70% des fonctions nécessaires aux associations. C’est le supplément de 30% qui fait la différence ainsi que la simplicité du système.

La première étape est donc de définir vos besoin afin d’éviter les coûts inutiles. Ne faite pas l’erreur de prendre le même système qu’une autre association voisine, elle peut avoir des besoins totalement différents.  Ensuite définissez votre budget. (VerticalSoft est une entreprise de l’économie sociale et solidaire et offre 1h de consultation gratuite pour les associations ayant des besoins technologiques. Contactez nous ici pour voir si vous êtes éligibles!).

Quelles sont les fonctions essentielles d’un CRM ou logiciel de gestion pour une association?

Au minimum, votre CRM ou logiciel de gestion devra permettre de:

  • Gérer vos contacts: C’est la fonctionnalité essentielle du CRM. Contrairement à un CRM d’entreprise, le CRM de votre association doit pouvoir gérer vos relations avec vos membres, donateurs, bénévoles, vendeurs, ou fournisseurs.  Attention aux solutions gratuites qui limitent le nombre de contacts. Assurez vous que votre logiciel puisse gérer 100, 1000, ou 5000 contacts sans difficulté. Les CRM les plus connus tels que Salesforce ou Microsoft ont bien évidemment la capacité de gérer ce genre de volume.
  • Gérer vos événements: Si votre organisation est susceptible d’organiser plus de 3 ou 4 événements chaque année, vous devez utiliser un logiciel CRM qui dispose d’un outil de planification et de gestion d’événements, car ce logiciel vous permettra de les planifier, de les promouvoir, d’envoyer des invitations et de suivre les réponses tout en synchronisant l’information dans votre base de données. Enfin, assurez vous que le logiciel vous permet de créer des badges d’accès (à envoyer par email) et de vérifier l’accès grâce à un code bar. Toute cette information doit bien évidemment être enregistrée sous chaque membres pour un suivi rigoureux.
  • Gérer vos dons en ligne: Un bon CRM doit vous aider à traiter les dons que que vous recevez. Choisissez un système acceptant toutes formes de paiement, soit en ligne par carte ou paiement SEPA, soir hors ligne par chèque ou en espèces. Assurez vous que le service de paiement soit réputé. Encore une fois une synchronisation avec votre CRM et votre système de comptabilité est essentielle pour éviter les doubles saisies.
  • Gérer vos adhésions et cotisations en ligne (avec synchronisation dans votre CRM et votre comptabilité)
  • Organiser et personnaliser la communication pour chaque catégorie de contact grâce à une fonctionnalité de segmentation
  • Gestion des campagnes d’appel à dons: Les campagnes sont l’équivalent des ventes pour une entreprise à but lucratif. Choisissez un système de gestion qui vous permet de mettre en avant vos projets, d’informer vos donateurs sur le suivi de ces projets. Votre système doit également pouvoir gérer les projets pluriannuels.
  • Automatiser certaines tâches administratives (reçu fiscal après dons, confirmation de cotisation, etc… cette liste peut être très longue!). Certains logiciel de gestion pour association peuvent vous donner d’autres fonctionnalités très utiles, telles que le marketing automation (création d’un parcours donateur) et la création d’un votre site web sans connaissance technique. Ne sous estimez pas la difficulté de créer des “templates” d’emails ou des pages web pour vos communications. Choisissez un système le plus automatisé possible, qui pré-établisse le format de vos emails, pages et site web.
  • Être sécurisé: attention les données que vous collectes en tant qu’association sont personnelles. Soyez certains d’utiliser un système fiable et bien rodé!
  • Vous permettre d’analyser votre impact.

Est ce qu’un CRM peut m’aider a être conforme à la nouvelle réglementation sur la protection des données (RGPD ou GDPR) ?

Oui.  Vous devrez vous assurer que votre système actuel et que les procédures de contrôle existantes répondent aux exigences du GDPR. Un CRM vous aidera à centraliser vos données, et a recenser le consentement. 

Pour plus d’information sur le règlement européen sur la protection des données et les associations, voir :

Guide pratique gratuit « Les associations et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGDP ou GDPR) », cliquez ici.

Screen Shot 2018-02-06 at 10.05.20.png

Mon association est-elle soumise à la nouvelle Réglementation Générale sur la Protection des Données ?

Comment préparer votre association à la nouvelle Réglementation Générale sur la Protection des Données ?

Alors quel système choisir? Nous travaillons depuis 10 ans avec le logiciel de Salesforce qui nous paraît le mieux adapté aux associations et fondations de part sa versatilité, sa sécurité et sa capacité à gérer toute taille d’organisation.  Cependant configurer Salesforce pour votre organisation peut coûter cher. Pour les associations et fondations qui préfèrent un logiciel sans développement, nous offrons une solution intermédiaire. VerticalSoft est un logiciel de gestion d’association basé sur Salesforce, déjà configurée et spécifiquement développée pour les associations et les fondations. VerticalSoft centralise en une seule interface votre CRM, votre plateforme d’emailing, votre plateforme de collecte de dons, votre plateforme de gestion des événements, votre plateforme de gestion des adhésions et des cotisations, votre plateforme de fundraising, votre plateforme de paiement, votre logiciel comptable, votre tableur, en fait toutes vos applications.  Pour en savoir plus, cliquez sur VerticalSoft.com ou pour un détail de ses fonctionnalités, cliquez ici.

***

Sur le même sujet voir:

Comment fidéliser les donateurs de votre association pour qu’ils redonnent?

Guide d’achat d’un logiciel pour association: Sélectionner le bon logiciel de gestion (ou CRM) pour votre association

Screen Shot 2018-04-03 at 15.25.04.png

 

11 points clés pour évaluer un CRM ou logiciel pour association

Choisir le bon CRM pour une petite association

9 conseils pour choisir un CRM ou logiciel de gestion pour votre association

Pourquoi utiliser un CRM ou logiciel de gestion d’association vous aidera à être en conformité avec le RGPD ou GDPR

Comment optimiser vos appels à dons et dons en ligne avec un logiciel de gestion d’association ou CRM

Pourquoi un logiciel de gestion ou CRM gratuit ne signifie pas zéro coût pour votre association

Gérer ses membres et adhérents avec un logiciel de gestion association ou CRM

Pourquoi votre association a t-elle besoin d’un CRM ou d’un logiciel de gestion?

 

Comment moderniser votre association ?

Nous travaillons avec des associations et des fondations depuis plus de 10 ans. La quête continue de ces organisations est de se moderniser, d’attirer et de fidéliser plus de jeunes, soit comme bénévole, comme donateur ou comme membre. Alors quels sont nos conseils pour moderniser votre association?

1- Assurez vous d’avoir un site web responsive, compatible mobile et tablette

Notre époque est axée sur le digital. On cherche à connecter tout et tout le monde et notre façon d’interagir avec les personnes a changé considérablement. Le nombre d’internautes qui utilisent leur smartphone (Android, iPhone…) et tablette (iPad…) pour surfer sur internet est en constante augmentation (56% des Français utilisent leur mobiles. Les américains sont à 75%. Bref, la tendance est à la hausse – Source Médiamétrie 2014 et HostingFacts.com).

Pour une association avoir un site internet n’est plus suffisant. Celui ci doit être moderne certe, mais les membres s’attendent maintenant à accéder à tout site Web via leur appareil mobile. Vous devez donc impérativement rendre votre site internet compatible avec les téléphones portables et les tablettes.

la version mobile de votre site doit :

  • être simple et pratique à utiliser. Cela veut dire que votre site a une bonne ergonomie sur différents appareils. Vos lecteurs ne doivent pas zoomer et dézoomer pour lire le contenu de vos pages et articles.
  • Votre charte graphique doit être responsive, et donc s’adapter à tous les appareils instantanément en les reconnaissant.

En tant qu’association, vous devez permettre à vos membres de faire des dons depuis leur smartphone ou tablette, de renouveler leurs adhésions facilement en offrant une expérience satisfaisante sur tout appareil. De même, considérant que 75% des utilisateurs de Gmail accèdent à leur courrier électronique à travers un appareil mobile, assurez vous que votre newsletter et vos emails soient également compatibles avec tout appareil.

2- Votre site web doit appeler à l’action

Votre site web doit être moderne, mais surtout doit transmettre à vos membres les informations nécessaires pour les maintenir engagés. Des informations claires sur l’utilisation des fonds collectés et les résultats de vos actions sont nécessaires (attention votre système informatique doit vous permettre de collecter et d’assigner des dons à des projets associatifs spécifiques). Enfin, votre site doit contenir des boutons d’appel à l’action, pour donner, participer ou être bénévole. Votre bouton d’action doit se distinguer et être facilement identifiable et situé dans un espace non encombré, les membres ne doivent pas le chercher. Établissez un ordre de priorité si vous avez besoin de plusieurs boutons: le bouton d’action le plus important doit être le plus visible.

3- Moderniser vos événements

Votre stratégie d’engagements de vos membres doit se manifester en ligne mais aussi par l’organisation d’événements. Il est important de pouvoir organiser et faire le suivi de divers événements tels que, déjeuners, rencontres et ateliers. Il est impératif que toutes les informations relatives à votre événement s’intègre à votre CRM.

L’analyse de ceux-ci est important pour la gestion et l’organisation des vos futurs événements: quels sont ceux les plus populaires, quelles heures sont préférées? qui ne se présente jamais, etc…

4- Travaillez mieux, pas plus

La technologie basée sur le cloud permet à vos employés ou bénévoles de travailler de n’importe où et à n’importe quelle heure. Ils peuvent accéder à leur données de partout et les partager immédiatement, permettant une meilleure collaboration, une meilleure efficacité.

Une autre façon de travailler plus efficacement, est de simplifier vos tâches administratives et donc de gagner du temps en automatisant certains aspect de la vie de votre organisations. Créez un parcours donateur par exemple pour qu’un donateur reçoive automatiquement un email de remerciement et un reçu fiscal. Cela nous amène au point suivant:

5- L’automatisation du marketing

Automatiser son marketing n’est autre que d’utiliser la technologie pour automatiser sa communication via email, votre site web ou les réseaux sociaux. Ainsi l’automatisation vous permet de délivrer du contenu personnalisé et utile à un moment précis. Nous donnerons quelques exemples de base pour les associations:

  • campagne de bienvenue déclenchée automatiquement dès qu’un nouveau membre se joint
  • campagne de remerciements lors d’un nouveau don
  • campagne d’information sur un projet associatif auquel le membres a participé

6- Analysez toutes vos données rassemblez vos données dans une base unique

L’analyse des données est la clé d’une communication ciblée et pertinente pour votre association. Sans cela vous dirigez aveuglément votre organisation et ignorez les préférences de vos membres. Assurez vous que votre CRM possède un tableau de bord puissant, vous donnant une bonne image de la santé de votre organisation. Votre CRM doit également vous permettre générer des rapports d’activité. C’est pour cela que nous pensons qu’une plateforme qui intègre tous vos systèmes (CRM, événements, mass mailer, etc…) et centralise vos données dans un seul endroit vous permet d’améliorer la compréhension de vos membres. Plus vous connaissez vos membres, plus vous pouvez communiquer avec eux de façon pertinente afin d’assurer leur fidélisation. Si vous utilisez une plateforme d’organisation d’événements telle qu’Eventbright, aucune des informations sur ces événements ne sera transmise dans votre CRM. Si vous utilisez un mass mailer indépendant, le probleme sera le même. Aucun des ces systèmes ne se “parlent” entre eux et votre information a moins de valeur, ne vous donnant pas une vision 360 de vos membres ou donateurs.

7- Sécurisez vos données

C’est évidemment, si vous perdez vos données, vous perdez votre réputation. Alors soyez sûre de choisir un système fiable et testé par des industries très exigeantes. Salesforce reste notre sous traitant favori. Le nouveau règlement européen sur les données personnelles arrive (RGPD), votre association doit s’y conformer sous peine d’amendes très élevées.

 

Les associations et la sécurité de leurs données

Dans le cadre de leurs activités, les associations collectent de nombreuses données personnelles. La traitement et l’intégrité de ces données personnelles (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone et autre…) sont soumis à des obligations légales strictes. Ces obligations sont destinées à protéger la vie privée des personnes fichées et les libertés individuelles. Voir notre article sur le sujet, en cliquant ici.

Plus précisément, la sécurité de ces données est importante car, selon la loi en vigueur, “Le responsable du traitement des données doit mettre en œuvre les mesures de sécurité des locaux et des systèmes d’information pour empêcher que les fichiers soient déformés, endommagés, ou que des tiers non autorisés y aient accès. Si l’organisation ne respecte pas ces obligations, elle encourt 5 ans d’emprisonnement et de 300 000 € d’amende”.

VerticalSoft est une application dans le cloud basée sur Salesforce. Mais quelle est la sécurité du cloud et de Salesforce?

Quelle est la sécurité du cloud?

L’idée même de stocker des données de clients dans le cloud peut donner des sueurs froides à certains décideurs. Avec autant de données de clients en jeu, il est bon de se préoccuper de la sécurité des ses données CRM et de comprendre les mesures prises par un fournisseur pour sécuriser celles-ci. Si il est en théorie possible de pirater le cloud, ce risque existe pour chaque base de données. En fait, le cloud s’est avéré être un choix fiable et sécurisé pour les plus grandes entreprises, avec 64% des entreprises, notant que cette infrastructure de cloud computing est une solution de données plus sécurisée que les systèmes existants. L’architecture Salesforce est utilisée aujourd’hui par des centaines de milliers de clients et dans des secteurs très réglementés et nécessitant une sécurité inégalée (tels que services financiers, santé ou gouvernement) et permet à ses clients de tout contrôler, notamment : authentification des utilisateurs et clients, autorisations administratives, accès aux données, modèles de partage, etc.

Quelle est la sécurité de Salesforce?

Salesforce a toujours mis la sécurité des données et du cloud comme priorité numéro un. De ce fait, Salesforce a des capacités de stockage sécurisé de données qui sont presque impossibles à réaliser pour la plupart des entreprises et organisations.

Tout d’abord, Salesforce est ce que l’on appelle une infrastructure multi-tenant ou multi-entité. Ce principe d’architecture logicielle permettant à un logiciel de servir plusieurs organisations clientes à partir d’une seule installation (Wikipedia). Elle s’oppose à une architecture multi-instance où chaque organisation cliente a sa propre instance d’installation logicielle. Avec une architecture multi-tenant, un logiciel est conçu pour partitionner virtuellement ses données et sa configuration, et chaque organisation cliente travaille avec une instance virtuelle adaptée à ses besoins. Ainsi sur Salesforce, les données sont sur une seule base de données ce qui réduit les coûts des utilisateurs. Vous êtes assurés de la sécurité de vos données grâce aux systèmes suivants:

  • Fiabilité et transparence : la transparence constitue le fondement de la confiance. Salesforce affiche en temps réel des informations sur les performances et la sécurité des systèmes, et propose des conseils sur les meilleures pratiques de votre entreprise en matière de sécurité. Pour en savoir plus, rendez-vous sur trust.salesforce.com.
  • Autorisation. La plate-forme multi-tenant de Salesforce offre des solutions basées sur le cloud pour une large gamme de clients. Il est donc important que les utilisateurs ne puissent accéder qu’aux informations de leur propre organisation. C’est pourquoi Salesforce utilise des identifiants d’organisation uniques. Ces identifiants sont affectés à chaque nouvelle session, de sorte que vos données sont disponibles uniquement pour ceux qui sont autorisés à y accéder.
  • Authentification et cryptage. La sécurité Salesforce s’appuie sur les protocoles TLS / SSL qui sont les plus avancés pour l’authentification et le cryptage. Salesforce utilise également des pare-feu à états (‘’stateful packet inspection firewall’’ en anglais) c’est à dire un pare-feu qui garde en mémoire l’état de connexions réseau (comme les flux TCP, les communications UDP) qui le traversent. Le fait de garder en souvenir les états de connexions précédents permet de mieux détecter et écarter les intrusions et assurer une meilleure sécurité. Le pare-feu est programmé pour distinguer les paquets légitimes pour différents types de connexions. Seuls les paquets qui correspondent à une connexion active connue seront autorisés par le pare-feu, d’autres seront rejetés.
  • Sécurité physique des serveurs: Salesforce héberge ses données dans un environnement de serveur complètement sécurisé et utilise une technologie de pointe pour empêcher tout accès extérieur non autorisé.

Salesforce prend très au sérieux la sécurité des données de ses clients. En fait, Salesforce a été certifié pour se conformer à un certain nombre de normes internationales, y compris PCI DSS, FISMA, ISO / IEC 27001: 2005, SAS 70 Type II, SysTrust et EU-US et Swiss-US Safe Harbor. Alors pour nous, Salesforce est plus sécurisée qu’un serveur privé chez un hébergeur, et c’est pour cela que notre application, VerticalSoft, est basée sur cette dernière.

VerticalSoft est un logiciel cloud de gestion “tout en un” permettant de gérer et promouvoir en ligne votre association, fondation ou toute organisation à but non lucratif. Pour en savoir plus, cliquez sur VerticalSoft.com ou pour un détail de ses fonctionnalités, cliquez ici.

Sophie Mollen

A PROPOS DE L’AUTEUR

Sophie GIOANNI est chargée du développement international de la solution cloud VerticalSoft.com qui permet de gérer et de promouvoir votre association, fondation, ou tout autre organisation à but non lucratif, depuis une interface unique.

 

Importance de la gestion des données dans une association

La gestion des données et des informations collectées par une association est la clé de la réussite de toute campagne marketing. Depuis 10 ans que nous travaillons avec des associations et fondations, nous avons observé que celles-ci doivent impérativement communiquer un message approprié, au bon contact et au bon moment, si ces dernières veulent améliorer l’image de leur organisation et promouvoir efficacement leur cause. En d’autres termes, la personnalisation de la communication est essentielle, et elle ne peut se faire sans une base de données propre.

Lire la suite Importance de la gestion des données dans une association

Pourquoi une association doit-elle utiliser le web pour se promouvoir?

Une étude intéressante des grandes tendances du secteur associatif aux Etats Unis a été publiées par le site http://mrbenchmarks.com/ fin aril 2017. Cette étude se focalise sur l’évolution de l’utilisation du web ou du numérique par les associations, tant dans leur collecte de dons que dans leur approche générale à la publicité en ligne pour l’année 2016.

Les Etats Unis sont en avance sur le reste du monde quand il s’agit de la portée et de l’importance du secteur tertiaire. Il est donc intéressant de voir quelles tendances se sont récemment développées et ce que les associations francais peuvent en tirer comme leçon. Malheureusement, comme le confirme une étude récente de l’IFOP, c’est tout le milieu associatif français qui sous-investit dans Internet. Nous ne soulignerons que les grandes conclusions de cette étude américaine, le détails de celle ci peut se trouver sur le lien suivant: http://mrbenchmarks.com/#!/my-aim-is-true-charts.

Les grandes tendances sont les suivantes:

Pourquoi un site web est-il essentiel pour une association?

Selon l’étude, le nombre de visiteurs sur les sites Web d’association a augmenté d’environ 4% par rapport à 2015 – une croissance modeste qui signifie néanmoins des millions de visites de sites supplémentaires. Cela souligne l’importance grandissante d’une présence internet via un site vitrine qui est là pour mettre en avant votre cause, vos membres, vos bénévoles et vos projets associatifs. Plus la mise en avant est forte, plus votre association de chance de trouver des supporters. Aux États-Unis 100 % des plus importantes associations ou fondations possèdent un site Web et un compte Facebook (Waters et Feneley, 2013). 73 % de celles-ci détiennent un compte Twitter (Lovejoy et Saxton, 2012). Ces quelques chiffres nous indiquent que le secteur terciare aux États-Unis recourent massivement aux Web.

Les campagnes d’emails et la newsletter sont un nouveau moyen de communication incontournable

L’étude confirme que les associations utilisent de plus en plus l’email et la newsletter comme moyens de communication. Les newsletters sont en augmentation de 10% en 2016. De même, le nombre d’emails envoyé à chaque membre a également augmenté de 10%. En moyenne, un abonné pourrait s’attendre à recevoir 69 messages distincts d’une seule organisation en 2016. Un bon système de gestion de campagnes en ligne et une newsletter de qualité sont donc essentiels.

L’utilisation des réseaux sociaux en hausse pour les associations

L’utilisation et la portee via les réseaux sociaux a également augmenté. Sur Facebook, 23% de croissance. Sur Twitter, 50% de croissance. Et sur Instagram, une énorme croissance de 101%. Ces réseaux sociaux sont encore peu utilisé par les associations françaises. Alors que 90% des associations aux EU utilisent ces réseaux sociaux, seul un tiers des associations françaises les utilisent, ces associations étant principalement grandes et internationales.

La publicité numérique en hausse pour les associations

Le secteur tertiaire investi de plus en plus dans les publicités numériques, augmentant de 69% les dépenses publicitaires (y compris la recherche payée, l’affichage et la publicité des médias sociaux).

Le web (don en ligne etc…): une nouvelle source de financement dans un contexte de diminution des subventions publiques

Maintenant la partie la plus intéressante vient lorsque l’on regarde le résultats de ces investissements. Les associations américaines tirent elles profit du web? Le montant du chiffre d’affaires global en ligne a augmenté de 14% en 2016, avec un taux de conversion Web – le pourcentage de visiteurs du site qui ont complété un don en ligne – ayant progressé d’environ 8%. Par contre l’email représente 26% de tous les revenus en ligne en 2016. La conclusion de l’étude est donc que les associations doivent se connecter avec leur donateurs et membres via le plus de canaux different, site web et campagnes d’emailing restant les moyens clefs.

Une autre étude intéressante est l’étude de Blackbaud’s 2015 Charitable Giving Report, si aujourd’hui seulement 7,1% des dons sont fait en ligne, leur progression est exponentielle car le détails de l’étude souligne que non seulement plus d’argent est levé de cette façon chaque année mais surtout plus de donateurs utilisent ce moyen chaque année. Selon l’enquête, les campagnes marketing conjointes en ligne et hors ligne améliorent également l’engagement des donateurs. Les gens qui donnent en ligne et hors ligne sont plus susceptibles de continuer à donner que ceux qui font un don exclusivement en ligne ou hors ligne. Les organisations conservent environ 58% des donateurs multi-canal pour la première fois par opposition à ne retenir que 29% des donateurs hors ligne et 23% des donateurs en ligne (2013).

En France: les associations doivent utiliser le web et les outils informatiques

Il est reconnu que les associations se trouvent de nos jours fragilisées face à la transformation et raréfaction des ressources financières, à la concurrences entre associations, et ce dans un contexte de forte modernisation, digitalisation et professionnalisation du secteur. En effet, selon le Collectif des Associations Citoyennes, les complexités administratives et le poids de la gestion constituent aujourd’hui une des causes principales de disparition des associations de taille intermédiaire. L’utilisation du web et d’une solution solide de gestion des membres, donateurs, événements et dons en lignes est un premier pas vers l’assurance de la pérennité de ces associations.

VerticalSoft est un logiciel cloud de gestion “tout en un” permettant de gérer et promouvoir en ligne votre association, fondation ou toute organisation à but non lucratif. Pour en savoir plus, cliquez sur VerticalSoft.com ou pour un détail de ses fonctionnalités, cliquez ici.

Sophie Mollen

A PROPOS DE L’AUTEUR

Sophie GIOANNI est chargée du développement international de la solution cloud VerticalSoft.com qui permet de gérer et de promouvoir votre association, fondation, ou tout autre organisation à but non lucratif, depuis une interface unique.

Comment créer un parcours donateur pour son association: stratégie de communication avec vos nouveaux donateurs

Votre association reçoit une nouvelle donation et votre base de contacts augmente. C’est un premier succès. Mais ces nouveaux engagements financiers envers votre organisation sont extrêmement rares et précieux, et trop souvent, ces nouveaux donateurs ne reviennent jamais pour faire un second cadeau. Alors, comment faire en sorte que ces nouveaux donateurs se sentent suffisamment engagés et en confiance avec votre organisation pour qu’ils restent en contact et fassent de nouveaux dons. La clef est de créer un “parcours donateur”, soit une une série d’emails d’accueil, de remerciement et de mise à jour qui vous garantiront la création de ce lien de confiance.

Il est généralement acquis que plusieurs facteurs influencent les donateurs:

  • La perception que votre organisation est efficace.
  • La réception d’un remerciement en temps opportun.
  • La possibilité pour le donateur de participer activement à la vie associative.
  • La perception de partie d’une cause importante.
  • La perception par le donateur que sa participation est importante et appréciée.
  • La communication d’informations sur qui est aidé (les “effets” du don).

Il est donc important de remercier personnellement chaque donateur et de les faire sentir important. Le développement de votre stratégie de communications avec vos nouveaux donateurs passe donc par la création d’un parcours donateur.

Qu’est-ce qu’un parcours donateur?

Un “parcours donateur” n’est autre qu’une série d’ emails de remerciements et de bienvenue conçus spécifiquement pour accueillir de nouveaux donateurs, réduire les “regrets” des donateurs et favoriser un engagement supplémentaire. Le parcours se compose donc d’une série de messages envoyés sur une période donnée.

Un bon système informatique peut vous rendre la tâche bien plus facile. Les étapes suivantes sont généralement à suivre:

Déterminer clairement vos objectifs

En premier lieu, décidez quels sont vos objectifs pour accueillir les donateurs. Cela vous permettra plus facilement dans la rédaction des emails. Voulez-vous que ces nouveaux donateurs partagent la campagne avec leurs amis via leurs réseaux sociaux? qu’ils fassent plus de donations, qu’ils s’abonne à une newsletter.

Segmentez vos donateurs

Vos donateurs viennent de faire un don mais peuvent être dramatiquement différents. Il convient donc de les classifier. Sont ils des premiers donateurs? des donateurs mensuel? quel montant ont ils donné (au dessus et au dessous d’un montant X)? Vos emails devront toucher chaque relation spécifique. Plus vous pouvez personnaliser votre email, plus il est probable que vous conserverez ce donateur.

Déterminer la quantité et la fréquence des messages

Décider de la fréquence et du nombre de messages est très délicate car vous devrez trouver un équilibre entre informer vos donateurs de vos campagnes à venir, et être trop insistant (vous risquez d’être classifié comme junk mail). Le premier email est généralement lancé quand quelqu’un fait un don. Les messages suivants doivent être envoyés avec un certain délais pour rappeler au donneur leur impact. Ces messages varient fréquence en fonction de vos objectifs (partager la campagne, rejoindre votre communauté sociale, faire un autre cadeau, etc.).

Prenez grand soin en écrivant vos messages électroniques et les lignes de sujet

Rédigez vos messages à l’avance et basez-les sur votre compréhension de ce qui motive le groupe de donateurs que vous contactez. Vos emails devront être courts, avec images et lien vers votre site et potentiellement un lien permettant de faire d’autres dons.

Créer des règles de distribution

L’étape suivante consiste à créer des règles de distribution pour chaque segment de donateur. Par exemple, les donateurs récurrents doivent recevoir un message initial qui reconnaît leur donation antérieure.

Analysez votre impact

Vous devez si possible suivre les taux d’ouverture, les taux de clics, les conversions et d’autres statistiques importantes pour déterminer l’efficacité de votre parcours donateur. L’analyse des ces données vous aideront à ajuster le contenu et la fréquence de vos communication, conduisant à des donneurs plus heureux.

Utilisez un système informatique adéquate

Toutes les étapes de votre parcours clients peut être géré avec un simple document excel, mais un système informatique approprié peut grandement vous aider à créer et suivre ce parcours sur un tableau de bord.  Vous pouvez utiliser les étapes ci-dessus pour concevoir votre propre parcours donateur automatisé sur VerticalSoft.

Screen Shot 2016-12-30 at 16.50.08.png

Inscrivez-vous ici pour un essai gratuit dès aujourd’hui ou envoyez nous un email à contact@verticalsoft.com!

Sophie Mollen

A PROPOS DE L’AUTEUR

Sophie GIOANNI est chargée du développement international de la solution cloud VerticalSoft.com qui permet de gérer et de promouvoir votre association, fondation, ou tout autre organisation à but non lucratif, depuis une interface unique.

Créer et gérer un événement pour votre association

Faire connaître  votre association, rechercher de nouveaux adhérents ou de nouveaux donateurs, créer et entretenir des liens de confiance avec ses partenaires, accroître ses ressources et son financement… de multiples raisons poussent les associations à mettre en place un eévénement.  Mais, l’organisation d’un événement est coûteux, il requiert une definition précise de ses objectifs à atteindre, rigueur et organisation, mais surtout, un bon systeme informatique de support.

Qu’est ce qu’un événement?

Un événement est un fait d’une importance notable pour un individu ou une communauté humaine, donc un fait important à un moment donné, pour une durée donnée, à un lieu donné. Un événement est organisée pour un public pré-défini et avec un objectif déterminé.  Un événement peut donc être, une conférence, une exposition, un repas dansant, un loto, ou toute autre fête.

Etablir les objectifs, le budget et le public visé

Avant de se lancer dans l’organisation de l’événement, il est capital de cerner l’objectif avec le plus de précision possible; un événement peut avoir notamment pour objectif :

– de motiver ou de remercier ses volontaires ou supporters;

– d’informer le public d’une nouvelle importante;

– de créer des contacts avec des nouveaux donateurs ou des partenaires potentiels;

– d’améliorer ou de changer l’image de son association;

Une fois les objectifs clairement définis, il convient de réfléchir au public à qui s’adresse l’événement: veut-on atteindre de nouveaux donateurs? de nouveaux volontaires? de nouveaux membres, etc… ainsi que réfléchir à ce qui peut inciter ce public à participer à l’événement (par exemple un e association sportive qui cherche de nouveaux adhérents peut organiser une démonstration de sport intéressant ses membres). Dès lors que les objectifs et le public à cibler sont définit, l’organisation de votre événement peut commencer.  Beaucoup d’association n’ont pas les ressources pour utiliser  une société spécialisée dans l’organisation d’événement. Il est alors essentiel de se reposer sur ses ressources humaines existantes, mais aussi sur un système informatique adéquate.

Éléments clés de l’événement

  • mise en place d’un groupe de travail avec un chef de projet qui coordonnera tous les participants.
  • Définition de la date et du lieu de l’événement: attention de ne pas prendre des dates correspondant à des vacances. Le choix de la salle doit répondre aux besoins de capacités et d’accessibilité.
  • Mise en place du l’order du jour de l’événement: Le programme doit être pensé en fonction du temps, des nécessités de pauses, et du public visé.
  • La question des boissons et de la nourriture.
  • la gestion de l’événement : design des invitations, envoie des invitations (et son timing), suivi des réponses (taux d’ouverture, taux d’acceptation etc..), envoie de rappel, envoie de documents, gestion des tickets d’entrée, etc…

VerticalSoft vous aide dans le gestion de vos événements. Pour plus de détails cliquez sur VerticalSoft.com.

Sophie Mollen

A PROPOS DE L’AUTEUR

Sophie GIOANNI est chargée du développement international de la solution cloud VerticalSoft.com qui permet de gérer et de promouvoir votre association, fondation, ou tout autre organisation à but non lucratif, depuis une interface unique.