Tous les articles par Sophie Gioanni

Sophie est chargée du développement international de VerticalSoft.com. VerticalSoft est un logiciel de gestion en ligne, tout-en-un, permettant de gérer et promouvoir votre association, fondation ou toute organisation à but non lucratif.

La segmentation des campagnes d’e-mailing de votre association

Il est extrêmement important pour toute association d’être en mesure de communiquer, de façon efficace et claire, quelle est sa mission, à toute personne intéressée à soutenir sa cause. A ce titre l’email, un outil très peu cher et pourtant très puissant, est un atout incontestable pour les associations qui désirent augmenter leur visibilité, leur présence et leurs dons.  Cependant, pour que la campagne d’emailing de votre association soit fructueuse, celle-ci doit respecter plusieures étapes. Pour en savoir plus, découvrez les stratégies et campagnes d’emailing pour votre association.

La clé de toute campagne marketing, et ce, pour une association ou quelque autre entreprise, passe par la personnalisation de sa communication. Tout le monde le sait, les emails avec  un titre “objet” personnalisé sont plus susceptibles d’être ouverts et de nombreuses études ont prouvé une augmentation des revenus campagnes d’email segmentées.

Dès lors, comment pouvez-vous envoyer des emails personnalisés? Ce défis implique la connaissance et la segmentation de votre base de contacts.

La segmentation pour regrouper vos contacts

La segmentation est relativement simple, cela consiste a diviser votre liste de contacts en différents groupes. Ces groupes sont constitués de contacts ayant des caractéristiques similaires, tels que âge, adresse, intérêts, etc…. Chaque groupe aura ensuite une liste de contenu adapté et un calendrier spécifique d’envoie d’email.

Par exemple, vous pouvez créer un segment de donateur VIP lorsque le dons dépasse un certain montant au cours d’une certaine période. Ou ce segment VIP peut être attribué à un membre qui a souscrit à plusieures activités pour un montant déterminé. Une fois ce groupe créé, vous pouvez facilement insérer une contrepartie pour ces dons, une promotion ou une offre qui ne sera vu par vos autres contacts.

La segmentation peut être basées sur tous types de données

Voici quelques-unes des catégories qui peuvent être utilisées pour segmenter leurs listes:

  • Informations démographiques: Sexe, position géographique (adresse), âge etc…
  • Informations de préférences et comportements: centre d’intérêts, achats, ouvre, clics, navigation sur le site, etc…
  • Informations transactionnelles (montant de dons, achats, souscription etc…)

La segmentation peut être sur plusieurs niveaux

La segmentation de votre base de contacts peut en suite être à plusieurs niveaux. Par exemple pour une association de soutien aux animaux, on peut envoyer des contenus différents selon l’adresse mais aussi selon une affinité à un animal (soutien à la faune marine plutôt qu’un soutien aux animaux domestiques etc…). Pour une association multi-sportive, le contenu peut être divisé par adresse (là où un cours se tient) et par intérêt (un sport particulier).

Les formulaires pour mettre en place votre segmentation

Ainsi pour accroître la pertinence de votre campagne d’email vous devez connaître et comprendre vos contacts. Une des meilleures façons de le faire est de créer un formulaire de contact. Lorsque quelqu’un fait un don, souscrit à votre association ou fait un achat, vous devez lui demander leur nom, le sexe, ou des intérêts particuliers. Un questionnaire attaché dans un email de transaction est très efficace. L’email de transaction est à utiliser le plus possible car il est toujours attendu et donc accepté par vos contacts. L’idée est simple, après une transaction, dans l’email de remerciements, proposez un formulaire d’information. Le but est de collecter le plus d’informations afin de mieux segmenter et donc cibler vos futures campagnes d’emailings.

Un système adapté à vos besoins

VerticalSoft est une solution cloud permettant de gérer et promouvoir votre association, fondation ou toute organisation à but non lucratif. Vous pouvez paramétrer vos formulaires de contact ou formules d’adhésion afin de récolter les informations nécessaires à vos futures campagnes d’emailing.

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Sophie Mollen

A PROPOS DE L’AUTEUR

Sophie GIOANNI est chargée du développement international de la solution cloud VerticalSoft.com qui permet de gérer et de promouvoir votre association, fondation, ou tout autre organisation à but non lucratif, depuis une interface unique.

Quelles stratégies et campagnes d’emailing pour votre association

Nous avons écrit des articles sur la réglementation de la collecte de données personnelles via votre formulaire (voir notre article en cliquant ici) et sur la possibilité d’abonner vos adhérents ou vos contacts à une newsletter (voir notre article en cliquant ici). La question qui se pose maintenant est quelle campagne d’emailing pouvez vous faire pour approfondir vos relations avec vos adhérents ou prospects? quelle stratégie d’emailing doit-on adopter? quelles sont les règles applicables? comment éviter que vous soyez qualifié de spam?

Pourquoi l’emailing est important pour votre association?

Il est extrêmement important pour toute association d’être en mesure de communiquer, de façon efficace et claire, quelle est sa mission, à toute personne intéressée à soutenir sa cause. Avec tous les canaux de communication à votre disposition, l’email reste une technique peu coûteuse, directe et personnelle pour communiquer avec vos donateurs et prospects. L’email marketing est un outil de communication plus efficace que le marketing traditionnel, donne des résultats rapides, et vous permet d’envoyer des messages personnalisés (son analyse est également plus facile grâce aux nouvelles technologies). Mais la majorité des emails étant du spam, il devient de plus en plus difficile de capter l’attention des internautes.

Même avec une bonne stratégie de courrier électronique, comment composer clairement votre message et communiquer efficacement les besoins de votre organisation? votre email répond-il aux besoins des destinataires de courrier électronique? Plus important encore, votre email a t-il l’effet désiré et votre internautes franchit-il les étapes suivantes 1) ouverture et lecture du message, 2) suivi du lien inclu dans votre email, 3) réalisation de la transaction désirée (dons, abonnement etc…)?

Rappel de vos obligations légales: votre association doit-elle faire une déclaration auprès de la CNIL?

En France, la loi informatique et libertés de 1978 réformée en 2004 impose des obligations aux collecteurs de données personnelles (pour la definition des donnees personnelles, voir notre article: Les associations et leurs obligations envers la CNIL). Elle prévoit notamment une obligation de déclaration de fichier auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés  (la “CNIL”) et des conditions de recueil et d’utilisation devant être conformes à la loi.

Par exception à cette règle, les traitements de données personnelles mis en oeuvre par tout organisme à but non lucratif (association loi 1901, fondations, fonds de dotation) pour la gestion administrative de leurs membres, bénévoles et donateurs peut être dispensés de déclaration (les fichiers  relatifs aux membres ou aux donateurs créés à partir de votre site web n’ont pas à être déclarés à la CNIL). Cette dispense concerne également les annuaires des membres y compris ceux diffusés sur internet ainsi que toute action de prospection réalisée auprès membres, donateurs.

Pour en savoir plus : Délibération de la Cnil n° 2010-229 du 10 juin 2010

Les étapes pour développer de vraies campagnes marketing

L’utilisation de l’email, un outil très peu cher et pourtant très puissant, est un atout incontestable pour les associations qui désirent augmenter leur visibilité, leur présence et leurs dons.  Grâce aux emails, votre association peut créer de véritables campagnes d’email marketing. Nombres d’associations n’utilisent pas cet outil a son plein potentiel. Les dirigeants  des associations ne sont pas toujours sensibilisés à l’efficacité des campagnes d’email, de sorte que beaucoup d’associations n’ont ni le personnel, ni la technologie (pourtant simple), ni le budget nécessaire pour travailler avec succès. Dans les associations plus grandes, une séparations des fonctions freine parfois l’efficacité des campagnes, lorsque le programme d’email est géré par l’équipe de communication alors que la connaissance des donateurs par exemple, réside habituellement avec les services de levée de fonds. En bref, les campagnes d’email peuvent être un atout beaucoup plus puissant si il est mieux compris. Dès lors, quelles sont les étapes essentielles pour réussir une campagne d’emailing? Suivez nos prochains articles qui détaillent chaque étape.

Segmentez vos contacts

La première étape de toute campagne marketing réussie est basée sur une segmentation la plus précise possible de votre base de contacts. Les emails en masse ont un succès limité (peu d’ouverture et de clic), ils peuvent même finir par être classé comme spam, alors pour mieux communiquer avec vos contacts, vous devez adapter le contenu de vos emails à vos destinataires. Pour segmenter vos clients, il faut les regrouper selon certaines caractéristiques. La segmentation peut être basée sur tous les types de données, y compris:

Préférences (les goûts et les intérêts)

Démographie et profil (âge, domicile, sexe)

Psychographics (A quoi vont-ils réagir?)

Comportement (dons, ouverture d’emails, clics, navigation sur le site, etc.)

Une technique simple pour collecter des informations de façon discrète et non intrusive sur vos clients et ainsi mieux les connaître, est d’utiliser un questionnaire dans un email de transaction. Un email de transaction est un email envoyé à votre contact après un don par exemple ou après un achat sur votre site (participation à un événement, achat d’un T Shirt de votre association etc…). L’email de transaction est à utiliser le plus possible car il est toujours attendu et donc accepté par vos contacts. L’idée est simple, après une transaction, dans l’email de remerciements, proposez  un formulaire d’information. Le but est de collecter le plus d’informations afin de mieux segmenter et donc cibler vos futures campagnes d’emailings. Ci dessous un exemple de Freenews.

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Personnalisez vos emails

Il est essentiel dans toute campagne marketing de personnaliser vos emails, pour les rendre plus pertinent. Cela vous permet de faire face à de potentiel accusation de spam, ou à éviter un taux de désinscription élevé. Pour qu’un email soit pertinent et donc approfondisse votre relation avec votre membres, non seulement le contenu mais également le timing de votre communication est clé. D’où le concept suivant de trigger emails.

Créez des trigger emails

Le trigger marketing ou littéralement marketing de déclenchement désigne les pratiques par lesquelles une action marketing (dans notre cas le emailing) est automatiquement déclenchée lorsqu’un client ou prospect entreprend une action spécifique (achat, don, formulaire Internet, etc.) ou lorsqu’un événement se produit (date anniversaire).

Ainsi, selon Définition Marketing, Les formes les plus courantes de trigger marketing utilisées dans le cadre du marketing digital et du e-commerce sont :

– les emails de suivi et de confirmation de commande

– les emails de relance après abandon de panier

– les campagnes de retargeting display

– les campagnes liées à la complétion d’un formulaire

– etc.

Par exemple si votre donateur a fait un don, vous pouvez lui envoyer 1) un email juste après le don avec reçu fiscal et questionnaire, et 2) des emails aux dates d’anniversaire en lui proposant de renouveler ce don.

Analysez vos campagnes

Il est essentiel d’analyser les taux d’ouverture et de clics de vos campagnes pour affiner leurs efficacité.  Ainsi vous devrez analyser nombre de statistiques telles que: le nombre et taux d’ouverture par jour et par heure, le pourcentage de clics par jour et par heure, qui a ouvert l’email / qui a cliqué sur quel lien, etc…L’analyse de vos campagnes passe par l’utilisation d’un système robuste. VerticalSoft.com vous offre un suivi de vos campagnes et une possibilité d’analyser vos taux d’ouverture et de relancer vos contacts si vous le désirez.

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Sophie Mollen

A PROPOS DE L’AUTEUR

Sophie GIOANNI est chargée du développement international de la solution cloud VerticalSoft.com qui permet de gérer et de promouvoir votre association, fondation, ou tout autre organisation à but non lucratif, depuis une interface unique.

Votre association et la réglementation des mentions légales pour site web

La loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique (LCEN) obligent les éditeurs de site web à publier différentes mentions permettant de les identifier/contacter facilement. Les Mentions Légales sont obligatoires pour tous les sites Internet, et ce, quelle que soit l’activité du site Internet : e-commerce, envoi d’une newsletter, diffusion d’informations, blog personnel, forum de discussion, etc.

Pour plus d’information:

https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000801164&dateTexte=&categorieLien=id#JORFARTI000002495508

Les Mentions Légales pour un site agissant à titre professionnel

Personne(s) physique(s) éditant un site web professionnel: Les informations obligatoires qui doivent être mises à disposition du public:

  • Nom, prénoms,
  • domicile,
  • numéro de téléphone
  • numéro d’inscription au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers,
  • nom du directeur ou du codirecteur de la publication et le cas échéant, celui du responsable de la rédaction (dans le cas des sites web éditant des contenus éditoriaux)
  • nom, dénomination ou raison sociale et l’adresse et le numéro de l’hébergeur du site,
  • numéro de déclaration à la CNIL si le site comporte ou traite des données directement ou indirectement nominatives.

Personne(s) morale(s) éditant un site web: Les informations obligatoires qui doivent être mises à disposition du public:

  • Dénomination ou raison sociale,
  • siège social (et adresse),
  • numéro de téléphone ,
  • numéro d’inscription au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers,
  • capital social,
  • nom du directeur ou du codirecteur de la publication (généralement le dirigeant de la société) et le cas échéant, celui du responsable de la rédaction (dans le cas des sites web éditoriaux)
  • nom, dénomination ou raison sociale et adresse et numéro de la société hébergeant le site
  • numéro de déclaration à la CNIL si le site comporte ou traite des données directement ou indirectement nominatives
  • Le numéro individuel d’identification (Dans le cas où vous êtes assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée et identifiée par un numéro individuel)

Voir aussi les obligations des associations envers la CNIL.

En pratique, que dois-je faire?

Les mentions légales doivent être généralement accessibles depuis le menu de navigation de la page d’accueil du site, en pied de page, en vis-à-vis du lien pointant vers le formulaire de contact. Elles doivent être d’un accès facile et permanent sur un « standard ouvert». Il est conseillé de faire figurer ces informations sur toutes les pages du site internet. Ces informations sont souvent dans un onglet spécifique et s’appellent « mentions légales » ou « notice légale ».

Elles peuvent être présentées dans une page web au format HTML, ou dans un fichier PDF.

Celles-ci sont parfois enchâssées dans une page regroupant d’autres informations sous le nom global de « conditions générales d’utilisation », notamment pour les sites nécessitant une procédure d’authentification.

Les CGU regroupent ainsi différentes informations relatives au fonctionnement du site web :

  • Accès au service (ex : utilisation d’identifiants/mots de passe)
  • Propriété intellectuelle (copyright)
  • Gestion des données personnelles (et numéro de déclaration à la CNIL le cas échéant), protection des données personnelles et cookie (qui fait parfois l’objet d’une page séparée)
  • Limites de responsabilité (notamment concernant les hyperliens)

Pour plus de détails sur la gestion des données personnelles, voir :

Les sanctions en cas d’absence des mentions légales?

Le manquement à tout ou partie de ces obligations est puni d’un an d’emprisonnement et de 75000 € d’amende et, pour les personnes morales, de 375000 € d’amende.

Sophie Mollen

A PROPOS DE L’AUTEUR

Sophie GIOANNI est chargée du développement international de la solution cloud VerticalSoft.com qui permet de gérer et de promouvoir votre association, fondation, ou tout autre organisation à but non lucratif, depuis une interface unique.

Votre association et la réglementation des abonnements à une newsletter

Pour une association, communiquer avec ses membres, ses donateurs ou ses contacts est un aspect essentiel de la vie associative. Il est en effet important de développer une politique marketing qui permettra à votre association de continuer à diffuser son message et d’élargir son réseau.  Que ce soit pour faire un nouvel appel de fonds, informer vos membres d’un nouveau cours ou atelier, ou même tenir à jour vos membres de l’avancée de votre mission, l’envoi d’un e-mail d’information (ou d’une newsletter) sera votre mode préféré de communication. Mais quelles sont vos obligations légales en matières de communications électronique? Peut-on envoyer une newsletter aux membres de son association ou aux prospects qui ont rempli un formulaire de contact (cliquez ici pour lire notre article sur la réglementation des formulaires de contacts) ou récemment fait un don?

Rappel: pour envoyer une newsletter, vous devez d’abord collecter des données personnelles

l’article 32 de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés précise que toute collecte de données personnelles doit s’accompagner d’une information de l’utilisateur. L’inscription à une newsletter, le remplissage d’une fiche de contact ou d’une fiche de dons est une collecte de données personnelles, puisque l’adresse e-mail de la personne est enregistrée et sauvegardée pour être ré-utilisée par votre association.

“I.-La personne auprès de laquelle sont recueillies des données à caractère personnel la concernant est informée, sauf si elle l’a été au préalable, par le responsable du traitement ou son représentant:

1° De l’identité du responsable du traitement et, le cas échéant, de celle de son représentant ;

2° De la finalité poursuivie par le traitement auquel les données sont destinées ;

3° Du caractère obligatoire ou facultatif des réponses ;

4° Des conséquences éventuelles, à son égard, d’un défaut de réponse ;

5° Des destinataires ou catégories de destinataires des données ;

6° Des droits qu’elle tient des dispositions de la section 2 du présent chapitre ;

7° Le cas échéant, des transferts de données à caractère personnel envisagés à destination d’un Etat non membre de la Communauté européenne.

Lorsque de telles données sont recueillies par voie de questionnaires, ceux-ci doivent porter mention des prescriptions figurant aux 1°, 2°, 3° et 6°.

– Tout abonné ou utilisateur d’un service de communications électroniques doit être informé de manière claire et complète, sauf s’il l’a été au préalable, par le responsable du traitement ou son représentant :

– de la finalité de toute action tendant à accéder, par voie de transmission électronique, à des informations déjà stockées dans son équipement terminal de communications électroniques, ou à inscrire des informations dans cet équipement ;

– des moyens dont il dispose pour s’y opposer.”

Ainsi aux termes de la loi, l’utilisateur doit être informé :

  • de l’identité du responsable du traitement ou de son représentant ;
  • de l’identité de l’expéditeur ;
  • de la finalité du traitement (ex. gestion de fichiers spectateurs, diffusion…) ;
  • du caractère obligatoire ou facultatif des informations collectées ;
  • des destinataires de ces informations ;
  • des conséquences éventuelles d’un défaut de réponse ;
  • de l’existence de droits pour les personnes fichées et auprès de qui les faire valoir ;
  • des transmissions envisagées.

Toutes ces informations sont en général incluses dans vos mentions légales de votre site. Celles-ci devront énoncer vos obligations en matières de stockage, mise à jour et partage avec des tiers de ces données. Assurez vous de mettre un lien vers ces mentions légales sur vos formulaires d’inscription et sur toutes vos communications.

Quel consentement le consommateur doit-il donner?

En matière d’abonnement à une newsletter, il faut distinguer quatre cas de figure:

  1. L’opt-in actif : l’utilisateur coche lui-même la case. Il indique de manière formelle qu’il veut recevoir ladite newsletter,
  2. L’opt-in passif : la case est déjà pré-cochée. Beaucoup de gens ne se rendent à ce moment pas compte qu’ils s’abonnent à une newsletter. ~Le distributeur a donc une liste plus large.
  3. L’opt-out actif : l’utilisateur doit cocher une case s’il ne souhaite pas s’abonner,
  4. L’opt-out passif : il est abonné automatiquement et doit faire une démarche de désabonnement s’il ne souhaite plus recevoir d’informations.
  5. Double opt-in: Le double opt-in permet de contrôler la validité de l’adresse email d’un contact tout juste inscrit. Votre client remplit le formulaire, puis reçoit un e-mail. Il doit cliquer dessu pour confirmer son adresse et pour être inscrit. Cette pratique n’est pas obligatoir mais permet de maintenir vos fichier en s’assurant que les adresses collectées sont valides.

Les règles relatives à La publicité par voie électronique sont énoncées dans l’article 22 de la Loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique.

“Est interdite la prospection directe au moyen d’un automate d’appel, d’un télécopieur ou d’un courrier électronique utilisant, sous quelque forme que ce soit, les coordonnées d’une personne physique qui n’a pas exprimé son consentement préalable à recevoir des prospections directes par ce moyen.

« Pour l’application du présent article, on entend par consentement toute manifestation de volonté libre, spécifique et informée par laquelle une personne accepte que des données à caractère personnel la concernant soient utilisées à fin de prospection directe.

« Constitue une prospection directe l’envoi de tout message destiné à promouvoir, directement ou indirectement, des biens, des services ou l’image d’une personne vendant des biens ou fournissant des services.

« Toutefois, la prospection directe par courrier électronique est autorisée si les coordonnées du destinataire ont été recueillies directement auprès de lui, dans le respect des dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, à l’occasion d’une vente ou d’une prestation de services, si la prospection directe concerne des produits ou services analogues fournis par la même personne physique ou morale, et si le destinataire se voit offrir, de manière expresse et dénuée d’ambiguïté, la possibilité de s’opposer, sans frais, hormis ceux liés à la transmission du refus, et de manière simple, à l’utilisation de ses coordonnées lorsque celles-ci sont recueillies et chaque fois qu’un courrier électronique de prospection lui est adressé.”

En France, l’envoi par un site à des particuliers d’e-mails non-sollicités est interdit. L’inscription automatique est donc totalement interdite (même si de nombreux sites le font!), et cela même si le site précise à ses clients qu’ils pourront se désinscrire via un lien en bas de chaque mail : il faut que le client coche lui-même la case.  Ainsi, avant d’envoyer une quelconque communication, vous devez recueillir le consentement explicite du consommateur à recevoir l’email ou un “opt-in”.  Le consentement doit étre exprimé specifiquement pour recevoir des emails, le consentement recueilli par la simple acceptation des conditions générales d’utilisation ou de vente n’est pas valable.  De même, “L’opt-out”: n’est pas autorisé en France (sauf les 2 exceptions ci-dessous).

A mettre sur vos formulaire de contacts ou dons

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A ne pas faire

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(Templates ci-dessu de Neo camino)

Exceptions au recueil du consentement préalable

– Exceptions de services/produits similaires: le message publicitaire concerne des produits ou services analogues à ceux que le consommateur a déjà acquis auprès du même organisme.

– Exception des profesionnels: le message publicitaire est envoyé sur l’adresse électronique professionnelle d’une personne physique (ex : nom.prénom@nomdelasociete.com) et que l’objet de la sollicitation est en rapport avec sa profession; Les adresses professionnelles génériques de type (info@nomsociete.fr, contact@nomsociete.fr, commande@nomsociete.fr) sont des coordonnées de personnes morales. Elles ne sont pas soumises aux principes du consentement et du droit d’opposition.

Dans les deux hypothèses ci-dessu, la personne doit être informée que son adresse électronique sera utilisée à des fins de prospection lors de la collecte de ses coordonnées. Elle doit être en mesure de s’opposer à l’utilisation de ses coordonnées de manière simple et gratuite.

A mettre sur vos formulaire de subscriptions (si vous désirez vendre un service similaire)

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(Templates de la CNIL)

Droit d’opposition et conservation limitée des données

Assurez vous que tout message publicitaire que vous adressez par voie électronique offre au consommateur un moyen gratuit, simple, direct et facilement accessible de ne plus recevoir de message. Enfin, rappellez vous que si le consommateur ne répond à aucune sollicitation 3 ans après le dernier contact, les informations le concernant doivent être supprimées.

A mettre sur tous vos emails publicitaires et newsletters

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OU

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Pénalités

  • Amende de 750 € par message expédié: Contravention de la 4e classe prévue par l’article R.10-1 du code des postes et des communications électroniques
  • 5 ans emprisonnement et 300 000 € amende (Délit prévu par les articles 226-18 et 226-18-1 du code pénal) et jusqu’à 300 000 € d’amende (sanction prononcée par la CNIL, prévue par l’article 47 de la loi informatique et libertés modifiée)

Cas particulier des associations (Voir notre article sur la réglementation des formulaires de contact)

Les associations sont soumises à un régime particulier en ce qui concerne leur fichiers de donateurs et de membres. Notamment, les associations sont bénéficiaires d’une dispense de déclaration n°8 qui concerne les traitements de données personnelles mis en oeuvre par tout organisme à but non lucratif (association loi 1901, fondations, fonds de dotation) pour la gestion administrative de leurs membres, bénévoles et donateurs. Elle concerne également les annuaires des membres y compris ceux diffusés sur internet ainsi que toute action de prospection réalisée auprés membres, donateurs.

Cependant, les associations ne sont pas dispensées d’informer leurs donateurs, membres ou prospects, lors de la collecte des données de toute opération visant à diffuser leurs données personnelles, ainsi que sur leur droit d’opposition, d’accès et de rectification et sur les modalités d’exercice de ces droits. Leur consentement doit être obtenu si l’association envisage de céder ou louer leurs coordonnées à des fins de prospection commerciale par voie électronique (e-mailing).

A mettre sur vos formulaire de contacts ou dons

Respect de votre vie privée: Vos coordonnées nous sont indispensables pour vous envoyer votre reçu fiscal. Conformément à la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978, vous disposez d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des données vous concernant. Pour exercer ce droit, adressez-vous à :

Association XYZ

Adresse, Ville, France

Tél : xxx – Fax : xxx

E-mail : donateurs@xxx.com

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Sophie Mollen

A PROPOS DE L’AUTEUR

Sophie GIOANNI est chargée du développement international de la solution cloud VerticalSoft.com qui permet de gérer et de promouvoir votre association, fondation, ou tout autre organisation à but non lucratif, depuis une interface unique.

Votre association et la réglementation des formulaires de contact

Si le site de votre association comporte des formulaires en ligne de collecte d’information, sous quelque forme que ce soit et pour quelque raison que ce soit, il existe une obligation particulière issue de la loi « informatique et libertés » (Article 32 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.).

Déclaration à la CNIL

Tout fichier ou traitement automatisé contenant des informations à caractère personnel doit être déclaré avant sa création, en ligne ou par courrier adressé à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil) sous forme d’une :

  • déclaration normale pour les fichiers qui concernent la vie privée ou les libertés individuelles des personnes : fichiers de clients, gestion des horaires des salariés, contrôle des accès aux locaux faisant l’objet d’une restriction de circulation, gestion de carrière et de la mobilité des salariés (organisation du travail, formations, annuaire interne, élections professionnelles, etc.), géolocalisation des véhicules utilisés par les salariés (ayant pour finalité le suivi et la facturation d’une prestation de transport, la sécurité des salariés ou des marchandises, le suivi du temps de travail, etc.),
  • déclaration simplifiée valant engagement de conformité, pour les fichiers qui ne portent pas atteinte à la vie privée et aux libertés individuelles des personnes. Par exemple, les sites commerciaux de vente en ligne de biens ou de services, qui collectent des informations nominatives (nom, courriel) et constituent des fichiers de clients et de prospects, doivent effectuer une déclaration simplifiée. En revanche, les traitements de données mis en œuvre à partir d’un site web, qui ne bénéficient ni d’une dispense, ni d’une procédure allégée, doivent faire l’objet d’une déclaration normale.

Exception pour les associations: la dispense n° 8 (Délibération CNIL n° 2010-229 du 10 juin 2010)

Ne sont pas soumises à l’obligation de déclaration à la Cnil, les données concernant notamment :

  • des activités exclusivement personnelles (rédaction d’un blog par exemple),
  • les membres et contacts d’une association à caractère politique, syndical ou religieux (attention si la collecte d’information ne concerne pas uniquement les membres de l’association mais par exemple les participants à un évènement sportif que vous organisez, il faut faire une déclaration normale et bien sûr respecter les principes de la loi « informatique et libertés »)
  • l’activité professionnelle d’un artiste (écrivain, cinéaste, éditeur…),
  • les opérations courantes de l’entreprise (comptabilité, fichiers de fournisseurs, gestion des paies, registre unique du personnel, déclarations sociales obligatoires, etc.).

Plus particulièrement pour les associations, celles-ci ne peuvent bénéficier de la dispense de la déclaration que si les conditions suivantes sont satisfaites:

Finalités du traitement (Article 2):

l’enregistrement et la mise à jour des informations individuelles nécessaires à la gestion administrative des membres et donateurs, en particulier la gestion des cotisations, conformément aux dispositions statutaires qui régissent les intéressés;

d’établir, pour répondre à des besoins de gestion, des états statistiques ou des listes de membres ou de contacts, notamment en vue d’adresser bulletins, convocations, journaux. Lorsque ces listes sont sélectives, les critères retenus doivent être objectifs et se fonder uniquement sur des caractéristiques qui correspondent à l’objet statutaire de l’organisme ;

d’établir des annuaires de membres, y compris lorsque ces annuaires sont mis à la disposition du public sur le réseau internet. Le traitement peut avoir également pour finalité la tenue d’annuaire d’anciens élèves ou d’étudiants ;

d’effectuer par tout moyen de communication des opérations relatives à des actions de prospection auprès des membres, donateurs et prospects. Dans le cas où est utilisé un service de communication au public en ligne (site internet), un traitement des données de connexion à des fins purement statistiques peut être effectué.

Les données traitées bénéficiant de l’exonération (Article 3):

l’identité : nom, prénoms, sexe, date de naissance, adresse, numéros de téléphone (fixe et mobile) et de télécopie, adresse de courrier électronique ;

les informations relatives à la gestion administrative de l’organisme : état des cotisations, position vis-à-vis de l’association, informations strictement liées à l’objet statutaire de l’organisme, identité bancaire pour la gestion des dons ;

données de connexion (date, heure, adresse internet protocole de l’ordinateur du visiteur, page consultée) à des seules fins statistiques d’estimation de la fréquentation du site.

Les données traitées exclues de l’exonération (Article 3):

les données qui font apparaître, directement ou indirectement, les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou l’appartenance syndicale des personnes, ou qui sont relatives à la santé ou à la vie sexuelle de celles-ci (art. 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée) ;

les données concernant les infractions, condamnations ou mesures de sûreté (art. 9 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée) ;

les données relatives aux difficultés sociales et économiques des personnes ;

le numéro d’inscription au répertoire d’identification des personnes (numéro INSEE ou numéro de sécurité sociale).

Information et consentement des personnes concernées (Article 4)

Les personnes concernées sont informées, lors de leur adhésion, de l’identité du responsable de traitement, des finalités poursuivies par le traitement, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses à apporter, des conséquences éventuelles, à leur égard, d’un défaut de réponse, des destinataires des données, de leur droit d’opposition, d’accès et de rectification ainsi que des modalités d’exercice de leurs droits.

Durée de conservation (Article 5)

Les données à caractère personnel ne peuvent être conservées après la démission, la radiation ou le départ, sauf accord exprès de l’intéressé.

S’agissant des donateurs, la commission recommande qu’elles ne soient pas conservées au-delà de deux sollicitations restées infructueuses. Le responsable de traitement est tenu de prendre toutes mesures utiles pour s’assurer que les données sont exactes, complètes et mises à jour et correspondent à des personnes qui ne se sont pas opposées à recevoir des sollicitations. En tout état de cause, les données doivent être conservées pour une durée limitée.

Concernant les données relatives aux prospects, à savoir celles issues d’un fichier loué, elles ne doivent pas être conservées au-delà de la durée nécessaire à la réalisation de la campagne de collecte de dons pour lesquelles elles ont été louées.

En cas d’établissement d’annuaire (Article 6)

En cas d’établissement d’annuaire des associations : Lorsque les données figurent dans un annuaire appelé à être diffusé, les personnes concernées doivent en être préalablement informées et doivent être mises en mesure de s’opposer à ce que tout ou partie des données les concernant soit publié.

La commission recommande à cet égard que l’accès à l’annuaire par le biais d’internet soit en accès restreint et que les personnes aient la possibilité d’indiquer les informations qu’elles ne souhaitent pas voir diffuser comme leur adresse personnelle tant sur la version web que papier de l’annuaire. Les personnes figurant dans l’annuaire doivent également avoir été mises en mesure de s’opposer à ce que les données les concernant soient utilisées à des fins de prospection.

La prospection de nouveaux membres (Article 6)

En cas d’opérations relatives à des actions de prospection auprès des membres, donateurs et prospects : Lorsque les données sont utilisées à des fins de prospection, les personnes concernées sont informées qu’elles peuvent s’y opposer sans frais, à tout moment et sans justification.

Dans le cas où les données sont utilisées à des fins de prospection commerciale par voie électronique, les personnes concernées doivent préalablement consentir à une telle utilisation. Dans cette hypothèse, les personnes doivent avoir été invitées, au moment de la collecte de leurs données, à consentir de manière simple et dénuée d’ambiguïté à une utilisation de leurs données à des fins commerciales.

La CNIL a rappelé que le responsable du traitement qui utilise des données issues d’un fichier loué est tenu de prendre toutes mesures auprès du prestataire pour s’assurer que les personnes ne se sont pas opposées ou ont consenti à une utilisation de leurs données à des fins de prospection.

La CNIL recommande que les messages de sollicitations indiquent aux personnes démarchées l’origine des informations utilisées pour leur faire parvenir ce message lorsque les données n’ont pas été recueillies directement par l’organisme à l’origine du message. Si les données à caractère personnel ont été collectées via un formulaire, le droit d’opposition ou le recueil du consentement préalable doivent, selon les cas, s’exprimer par un moyen simple tel que l’apposition d’une case à cocher.

En savoir plus

Délibération n° 2010-229 du 10 juin 2010 dispensant de déclaration les traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œouvre par des organismes à but non lucratif abrogeant et remplaçant la délibération n° 2006-130 du 9 mai 2006 (décision de dispense de déclaration n° 8)

En pratique

Même si l’on bénéficie d’une dispense, il est nécessaire d’informer les personnes de la collecte de leurs données. À ce titre, il faut indiquer :

  1. l’identité de la personne qui assure la gestion des données personnelles ;
  2. à quoi est destinée la collecte des données personnelles ;
  3. le caractère obligatoire ou facultatif de donner ses données ;
  4. les conséquences éventuelles, à son égard, d’un défaut de réponse ;
  5. à qui sont transmises les données ;
  6. les droits dont disposent les personnes dont les données sont collectées (accès, opposition, rectification et suppression des données) ;
  7. si des transferts de données à caractère personnel sont envisagés à destination d’un État non membre de la Communauté européenne.

Pour savoir si un fichier doit être ou non déclaré et quelle procédure appliquer, il existe un service d’ aide à la déclaration sur le site de la Cnil. https://www.cnil.fr/fr/declarer-un-fichier

Exemple de texte

“

TRAITEMENT DES DONNÉES NOMINATIVES: En effectuant un don sur ce site, vos nom et coordonnées seront conservés notamment afin d’éditer votre reçu fiscal. 
De même, si vous êtes abonné(e) à une de nos listes de diffusion, vos coordonnées seront conservées à l’usage exclusif de notre association. Elle ne seront ni cédées, ni louées, ni échangées.
 Conformément à la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978, vous disposez d’un droit d’accès, de suppression et de rectification aux données personnelles vous concernant en vous adressant à notre association sur : XXXX@XXX.com”

Sophie Mollen

A PROPOS DE L’AUTEUR

Sophie GIOANNI est chargée du développement international de la solution cloud VerticalSoft.com qui permet de gérer et de promouvoir votre association, fondation, ou tout autre organisation à but non lucratif, depuis une interface unique.