Tous les articles par Sophie Gioanni

Sophie est chargée du développement international de VerticalSoft.com. VerticalSoft est un logiciel de gestion en ligne, tout-en-un, permettant de gérer et promouvoir votre association, fondation ou toute organisation à but non lucratif.

Comment créer une association?

Vous avez en tête un projet caritatif, éducatif ou humanitaire ? vous ne savez pas comment démarrer? Voici quelques conseils pour faciliter le démarrage de votre projet. Créer une association est simple, mais il faut respecter quelques simples étapes.

Quelle est la loi régissant les associations?

Les associations sont définies à l’article 1 de la loi du 1er juillet 1901 comme étant « La convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun d’une façon permanente leurs connaissances ou leur activité, dans un but autre que de partager des bénéfices ». Les associations se caractérisent donc par la réunion de trois éléments :

  • un contrat ;
  • un apport de connaissances et/ou d’activité à titre permanent ;
  • un but autre que le partage de bénéfices.

De plus, Il existe deux principaux types d’associations :

  • l’association simple, non déclarée en préfecture, a une existence juridique, mais ne peut posséder de patrimoine ni agir en justice ;
  • l’association déclarée en préfecture qui a la personnalité juridique. Elle peut donc posséder un patrimoine et agir en justice. Certaines d’entre elles disposent du statut particulier d’associations reconnues d’utilité publique par décret en Conseil d’État. Leur objet est jugé d’intérêt général (ex : lutte contre certaines maladies). Cette reconnaissance leur permet de recevoir des dons et des legs, mais elles doivent en contrepartie présenter de sérieuses garanties et sont soumises à un contrôle administratif plus strict, notamment de la part de la Cour des comptes.

Démarches à suivre pour créer une association

1- Choisissez au moins 2 fondateurs

Une association loi 1901 doit comporter obligatoirement un minimum de deux membres de plus de 16 ans. Par exception en Alsace et dans le département de la Moselle, l’association doit obligatoirement comporter au minimum sept fondateurs au moment de son inscription (mais seulement trois membres suffisent par la suite). Il n’existe pas en droit français d’associations unipersonnelles.

Juridiquement, l’acte fondateur d’une association n’est autre qu’un contrat signé par au moins 2 personnes. Ce contrat est ce qu’on appelle les statuts de l’association qui peuvent être complétés par un ou plusieurs règlements intérieurs.

2- Décidez des informations clés

Vous devrez décider du nom, de l’objet et de l’adresse du siège social (et l’adresse de gestion si elle est différente) de votre association. L’adresse de votre association peut tout simplement être le lieu de résidence d’un des fondateurs. Il est également possible de domicilier l’association à la mairie. Vous n’avez pas besoin d’avoir des bureaux mais il est conseillé de disposer d’un lieu pour réunir vos membres. Une boite postale n’est pas adaptée.

3- Rédigez les statuts

Les statuts de votre association ne sont autres qu’un simple contrat. Dès lors la forme et le contenu de ceux-ci sont librement établis par les fondateurs de l’association.

Cependant quelques mentions doivent obligatoirement être mentionnées:

  • le nom de l’association, sa durée : Vous pouvez choisir librement le nom de votre association a condition que ce dernier ne soit pas protégé par une marque ou n’appartienne pas déjà à une personne. Référez vous à l’INPI pour vérifier que le nom est libre. Pour plus d’information cliquez ici.
  • L’objet de l’association est l’activité pour laquelle l’association a été constituée. Celui ci doit être licite (donc ne pas être contraire aux lois) et doit être autre que le partage des bénéfices entre ses membres. Vous devrez faire très attention à la détermination de l’objet de votre association car cet objet détermine les limites de la capacité juridique de cette dernière. Tout acte en dehors de cet objet est potentiellement nul.
  • Votre siège social doit être en France pour que votre association soit régie par la loi française de 1901. Votre siège peut tout simplement être au domicile d’un des 2 fondateurs. Si vous ne voulez pas utiliser cette adresse, toute association peut avoir son siège à sa mairie. Vous devrez demander préalablement au maire par courrier.
  • les dispositions relatives à ses membres (qui peut être admis et radiation)
  • les règles principales de fonctionnement de l’association
  • les dispositions relatives aux pouvoirs attribués aux membres chargés de l’administrer
  • définition de ses ressources
  • les conditions de modification des statuts
  • les conditions de dissolution de l’association et les règles relatives à la distribution des biens en cas de dissolution

Il y a beaucoup de modèle gratuit en ligne qui peuvent vous aider. Le site service-public.fr vous donne une exemple de statuts d’une association déclarée loi 1901. Vous pouvez le retrouver directement sur leur site ou cliquez sur cet exemple de statuts d’association.

Pour une association sportives, les statuts peuvent être différents en cas d’appartenance à une fédération. Contactez d’avance la fédération de votre choix pour leur demander s’ils ont un modèle de statut ou des clauses qu’ils exigent dans vos statuts. Sinon, vous pouvez trouver ici un modèle de statuts pour association sportives.

4- Effectuez l’assemblée constitutive

Cette formalité est simplement un PV signé constituant votre association.

5- Effectuez la déclaration de votre association

Une fois vos statuts rédigés, vous devrez effectuer une déclaration au greffe des associations dont dépend la commune de votre siège social. Cette déclaration donne lieu à une publication au Journal officiel des associations et fondations des entreprises (JOAFE).  Cette déclaration doit indiquer les informations clés de votre association mentionnées ci-dessus, et doit être accompagnée d’une copie du PV de l’assemblée constitutive et d’une copie des statuts daté et signé par au moins 2 personnes chargées de l’administration.

La déclaration se fait, en ligne, sur place au greffe des associations dans le département où l’association aura son siège social ou par simple courrier.  Le service en ligne est accessible ici .

Pour la déclaration en personne ou par correspondance, Le déclarant doit fournir les formulaires suivants :

  • cerfa_13973-03 (éléments d’information généraux nécessaires à la création et la publication au JOAFE),
  • cerfa_13971-03 (liste des dirigeants),
  • cerfa_13969-01 (liste des associations membres en cas d’union ou de fédération d’associations).

6- Demandez votre numéro SIREN

Après votre declaration, vous recevrez automatiquement un numéro d’inscription au répertoire national des associations (RNA).  Attention vous devrez demander l’immatriculation de votre association au répertoire Sirene si votre but est de  demander des subventions auprès de l’État ou des collectivités territoriales. De même vous aurez besoin de ce numero SIREN, si votre association à des salariés ou exerce des activités qui conduisent au paiement de la TVA ou de l’impôt sur les sociétés.

Comment rédiger un réglement intérieur pour mon association?

Qu’est ce que le règlement intérieur d’une association?

Le règlement intérieur d’une association est un document qui est la pour compléter vos statuts. Le règlement a pour fonction de préciser le détail du fonctionnement de votre association et de préciser les dispositions qui sont susceptibles de modifications fréquentes. En général l’existence d’un règlement intérieur est facultatif sauf dans certain cas. Certaines associations ont l’obligation de se doter d’un tel règlement, ou même d’avoir un règlement-type. Cette obligation concerne notamment certaines fédérations sportives agréées (C. sport, art. L. 131-8) et les associations soumises à une tutelle des pouvoirs publics.

Attention, le règlement intérieur ne doit ni contredire ni modifier les statuts. Il ne nécessite ni déclaration ni publication, sauf pour certaines associations qui doivent le transmettre à leur autorité de tutelle. Nous vous recommandons la rédaction d’un tel document qui permet une certaine souplesse dans le fonctionnement de votre association.

Quelles sont les dispositions qui peuvent être inclues dans le règlement intérieur?

Nous recommandons d’inclure dans le règlement intérieur plutôt que dans les statuts, les éléments suivants:

  • les conditions d’adhésion des membres et les procédures disciplinaires (comment exclure un membre notamment);
  • le montant des cotisations et les modèles de cartes d’adhérents ;
  • plus généralement toutes les conditions autours des membres et des cotisations (durée etc…);
  • l’organisation interne du conseil d’administration et du bureau (comment les informations sont transmises par exemple); les conditions de convocation de l’assemblée et l’élaboration d’une feuille de présence ; l’existence et le fonctionnement de commissions dans l’association ;

Qui peut rédiger le règlement intérieur?

Les statuts déterminent librement l’organe compétent pour adopter et modifier le règlement intérieur. Le règlement intérieur doit être soumis au vote des membres lors d’une assemblée générale de l’association afin d’être approuvé. Une fois approuvé, celui-ci sera transmis à l’ensemble des membres, et affiché dans les locaux de l’association.

Le règlement intérieur a t-il une force juridique?

Le règlement intérieur s’impose aux adhérents et aux dirigeants de l’association au même titre que les statuts si les conditions suivantes sont respectées :

– son contenu est conforme aux dispositions légales et statutaires

– son adoption est régulière

Quand dois-je rédiger mon reglement interieur?

En général il est recommandé aux associations d’attendre un peu avant de rédiger leur règlement intérieur. Ainsi vous pourrez comprendre mieux les potentiels problèmes de fonctionnement et comment les résoudre.

Exemple de règlement intérieur pour une association

Le modèle de règlement intérieur qui suit n’est donné qu’à titre d’exemple. Cliquez sur cet Exemple_de_Reglement_interieur pour retrouver le document.

Comment fidéliser les donateurs de mon association : 8 astuces pour ravir vos donateurs

Si la question de trouver de nouveaux donateurs se pose régulièrement pour toutes les associations présentes et actives sur le Web, celle de comment fidéliser un donateur est tout aussi importante, si ce n’est plus. La création d’un simple formulaire de don en ligne mis sur votre site web n’est pas suffisant. En effet, il est essentiel pour votre association d’adopter une stratégie centrée vers des dons répétés ou récurrents. Pour cela vous devrez chercher à établir une vraie relation de confiance avec vos donateurs en misant sur la longévité de ces relations. Voici 8 astuces simples pour y parvenir.

1) Établissez un contact régulier avec vos donateurs par le biais de votre blog et de vos pages de réseaux sociaux

Créer un blog pour son association est probablement essentiel si vous désirez avoir une présence web significative. Votre blog et vos pages de réseaux sociaux (facebook ou twitter par exemple) ne servent pas seulement à améliorer votre référencement. Plus essentiellement, un blog vous permettra de poster des actualités sur l’avancement de vos projets et de toucher davantage de personnes. C’est donc un excellent moyen d’entrer dans la vie quotidienne de vos donateurs existants en les impliquant dans la vie de votre association. De nos jours, les sollicitations d’associations sont si nombreuses que même un donateur peut vous oublier au profit d’une autre cause plus visible et plus engagée.

2) Automatisez vos contacts avec le marketing automation

Votre but est de rester dans l’esprit de vos donateurs, et à ce titre, beaucoup de communications peuvent (et doivent) être automatisées. Qu’il s’agisse de l’envoie d’un remerciement après un don, de l’envoie d’un reçu fiscal, ou de l’envoie d’informations sur un projet soutenu, le marketing automation vous permet de créer une relation avec vos donateurs ou prospects. La fidélisation de vos donateurs naît surtout de votre communication régulière.

3) Facilitez l’expérience donateur pour encourager les dons récurrents

Fidéliser un donateur vous sera une mission totalement impossible si son expérience sur votre site n’est pas facile et fluide. Évaluer vos pages de demandes de dons, vos modes de paiement et le suivi (remerciements) de vos dons. Vos donateurs doivent avoir envie de re-donner, envie de soutenir votre cause et doivent se sentir appréciés. Rien de pire pour un donateur que de faire un don et de ne jamais plus entendre parler de votre association! Créer un parcours donateur peut être une solution.

4) Offrez un traitement VIP à vos donateurs les plus importants

Si vous êtes une association, vous savez bien que tous les donateurs ne sont pas égaux. Il pourrait donc être intéressant pour votre association d’offrir des expériences exclusives à vos donateurs les plus fidèles (ou les plus importants en montant). En général, les donateurs ne s’attendent pas à recevoir une attention particulière ou un traitement privilégié, donc cela peut être un outil puissant de fidélisation. Vous pouvez proposer par exemple des contreparties spécifiques et honorifiques, ou des invitations à des événements privés qui les informeront des progrès de votre projet et donc de comment leur argent a été mis à profit.

5) Créez un sentiment de communauté

Votre association peut régulièrement organiser des forums et événements d’information dans le but de rapporter les progrès fait dans vos projets. L’idée de créer une communauté engagée est un bon moyen de fidéliser vos donateurs à long terme. Par le biais de ces événements, vos donateurs pourront interagir entre eux, ce qui les liera d’autant plus à votre cause.

6) Personnalisez vos interactions avec chaque donateur

La personnalisation, en particulier dans le domaine de la communication, est l’une des stratégies les plus importantes si vous voulez fidéliser vos donateurs. Segmentez vos donateurs et envoyez leur une communication ciblée. Si vous soutenez plusieures causes, disons l’humanitaire, l’art et l’éducation, vous pouvez segmenter vos donateurs selon leurs affinités et leur envoyer des informations uniquement sur le sujet qui les intéresse.

7) Développez des astuces pour générer des dons récurrents

Certaines associations ont développé des techniques de fidélisation de donateurs en proposant un service ou une contrepartie gratuite après un certain nombre de dons. Par exemple, une mug de votre association gratuite est offerte après 10 dons.

8) Optimisez votre site pour les mobiles

Tout le monde le sait, nous passons de plus en plus de temps sur nos smartphones et nos tablettes. Dès lors, il est indispensable pour votre association d’avoir un site web responsive. Cela vaut également pour vos newsletters.

Avec ces quelques conseils, vous devriez voir vos donateurs plus engagés et donc plus susceptibles de redonner.

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VerticalSoft est une entreprise de l’économie sociale et solidaire, aidant les associations dans leur transition numérique. Si vous êtes une association de la Loi 1901, vous pouvez bénéficier d’une consultation gratuite sur votre stratégie web et sur l’utilisation du numérique. N’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de vos besoins.

Sophie Gioanni

A PROPOS DE L’AUTEUR

Sophie GIOANNI est chargée du développement international de VerticalSoft.com.  VerticalSoft est un logiciel de gestion en ligne tout-en-un pour piloter votre association.

 

Association employeur: quelles charges sociales et combien coûte un salarié ?

Vous êtes une association et voulez recruter un salarié? Pour prendre la bonne décision, il faut se poser trois questions essentielles :

  • L’embauche est-elle utile au développement de votre association ?
  • Quelles sont les compétences nouvelles à acquérir dans votre association ?
  • L’embauche est-elle possible financièrement ?

Nous aborderons le troisième point, quel est le vrai coût d’un salarié? et comment prendre en compte toutes les taxes liées au recrutement d’un salarié.

Mon association doit-elle payer des cotisations sociales?

Oui. Dès lors que votre association décide d’employer un salarié, celle-ci devra payer des cotisations sociales, comme n’importe quel autre employeur. Ces cotisations sociales sont payées à l’URSSAF et à un organisme de retraite complémentaire et de prévoyance. D’autres cotisations sont également requises, telles que les contributions à la formation professionnelle continue, à l’effort de construction, taxe d’apprentissage, taxe sur les salaires.

Quelles cotisations sociales mon association doit-elle payer?

URSSAF

Les cotisations versées à l’URSSAF sont principalement destinées au financement de la sécurité sociale (assurance maladie maternité, assurance vieillesse, assurance accident du travail etc…). Les prélèvement couvrent également la CSG, la CRDS et les cotisations et contributions au titre de l’assurance chômage). Cliquez ici pour plus d’information sur le calcul des cotisations de l’URSSAF.

Il existe bien entendu des allègements ou exonérations de cotisations sociales. Elles s’appliquent également aux associations. Toutefois, certaines sont réservées aux employeurs soumis à l’impôt sur les sociétés et à la TVA, ce qui exclu les associations non fiscalisées.

Régime de retraite complémentaire et de prévoyance

La retraite de base désigne la pension de retraite principale que perçoit toute personne ayant exercé une activité professionnelle. La cotisation à une caisse de retraite de base est obligatoire. Votre association recevra un document de la caisse d’affiliation choisie qui récupèrera les cotisations de retraite complémentaire et de prévoyance. Les cotisations à verser varient en fonction du statut du salarié (pour la retraite complémentaire) et de la convention collective (pour la prévoyance).

Les autres contributions

Les associations doivent payer d’autres contributions telles que celles liées à:

  • la formation professionnelle continue (0,55 % si elle compte moins de dix salariés ; 1 % à partir de 10 salariés).
  • La participation à l’effort de construction (seulement si vous avez moins de 20 salariés; 0,45 % des salaires bruts).
  • La taxe d’apprentissage (seulement pour les associations qui ont au moins un salarié et qui ne sont pas exonérées de contribution économique territoriale. 0,68 % des salaires versés)
  • La taxe sur les salaires (seulement pour les associations exonérées de TVA).

Qu’est-ce que le Chèque emploi associatif?

Contrairement aux entreprises, l’association peut utiliser 2 différentes procédures de déclarations: soit la procédure ordinaire soit une procédure simplifiée la déchargeant de certaines obligations. Le chèque emploi associatif permet une procédure simplifiée pour les associations et fondations qui emploient moins de 20 salariés de remplir toutes les formalités liées à l’embauche et à la gestion de leurs salariés. Pour plus d’information sur le Chèque emploi associatif cliquez ici.

Comment estimer le coût d’un salarié pour mon association?

Le gouvernement français fournit un outil très utile qui vous permet de simuler le coût total que représente un salarié potentiel. Cliquez ici. N’oubliez pas de changer le titre à “Association” et non “entreprise”.

Voir également:

Tout savoir sur l’ association employant des salariés

Association employeur: Procédure d’embauche

Association employeur: attention aux coûts indirects d’un nouveau salarié

Tout savoir si votre association veut embaucher un salarié

Combien coûte le licenciement d’un salarié de son association ?

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Mon association est-elle soumise à la nouvelle Réglementation Générale sur la Protection des Données ?

Le GDPR (general data protection regulation) ou RGPD (Réglementation Générale sur la Protection des Données), est entré en vigueur le 25 mai 2016 et sera applicable à partir du 25 mai 2018. Ce nouveau règlement européen s’appliquera à toute entité qui collecte, traite et stocke des données personnelles dont l’utilisation peut directement ou indirectement identifier une personne. Quelles sont les implications de cette nouvelle régulation pour votre association ?

Lire la suite Mon association est-elle soumise à la nouvelle Réglementation Générale sur la Protection des Données ?

Pourquoi utiliser QuickBooks Online pour votre association ?

Vous assurer de la bonne tenue de la comptabilité de votre association est essentielle pour cultiver un relation de confiance avec vos donateurs, financeurs et partenaires. Tous ont à coeur de savoir comment leur argent est utilisé. Nous rappellons que la loi 1901 n’oblige pas les associations à tenir une comptabilité certifiée mais que celle-ci s’avère tout de même nécessaire à partir du moment ou ladite association reçoit de l’argent public.

Dès lors quels sont les systèmes de comptabilité à disposition des associations et pourquoi QuickBooks est le système en ligne de choix pour les associations et fondations avec lesquelles nous travaillons.

Pourquoi votre association a-t-elle besoin d’un nouveau système de comptabilité?

Dans un article précédent, nous avons souligné les avantages pour une association d’utiliser un logiciel de comptabilité en ligne et les raisons pour lesquelles la comptabilité sur papier et sur excel ou les logiciels traditionnels de bureau sont des outils désuets. Les problèmes inhérents aux anciens systèmes de comptabilité sont les suivants:

  • Grande accumulation de papiers administratifs.
  • Une mauvaise visibilité financière et donc une difficulté évidente pour donner des conseils stratégiques.
  • Une fin d’année fastidieuse à rassembler tous les documents nécessaires.
  • Le logiciel de bureau est peu sécurisé, cher et nécessite des sauvegardes et mises à jour informatiques coûteuses à exécuter.

Comment Quickbooks peut aider votre association?

QuickBooks est un outil intuitif et pratique pour les associations. Tout d’abord, Quickbooks est un logiciel de comptabilité en ligne (dans le cloud) donc accessible via internet. Il permet notamment de rendre les données qui sont stockées dans le cloud facilement accessibles. Le cloud ou nuage est hébergé sur des serveurs distants plutôt que sur un serveur au sein de votre organisation. Avec le logiciel cloud, rien n’est sauvegardé sur votre disque dur local. Vous vous connectez via votre navigateur Web ou votre appareil mobile et utilisez le logiciel à distance à tout moment et depuis n’importe quel endroit.

QuickBooks permet, entre autre, de facturer, de créer des devis, de gérer sa TVA, de consulter le solde de ses comptes bancaires, de gérer des tableaux de bord. De plus, comme la base de données est partagée avec son expert-comptable, QuickBooks vous permet de gagner du temps et de réduire les coûts de votre comptable.

Par le biais de notre partenariat avec des experts comptables, nous avons intégré dans notre logiciel en ligne de gestion pour association, VerticalSoft, non seulement Quickbooks mais également Receipt Bank. Receipt Bank, est un outil pour perdre moins de temps avec vos factures d’achat. Celles-ci peuvent être scannées via l’appareil photo d’un smartphone, puis transmises à Quickbooks.

Selon nous, les raisons d’adopter Quickbooks et Receipt Bank sont les suivantes:

  • Réduire la quantité de papiers administratifs – Receipt Bank aidera votre organisation à supprimer la perte de temps liée à la saisie des dépenses et à la gestion des documents. Scannez, envoyez un courriel ou prenez une photo de vos reçus avec un smartphone et les chiffres seront automatiquement enregistrés dans QuickBooks.
  • Vision claire et actuelle de vos fonds et de votre situation financière: QuickBooks vous permet de suivre facilement des fonds et des projets distincts. Vous pouvez facilement voir les revenus et les dépenses d’un projet particulier.
  • Votre comptabilité de fin d’année est facilitée. Vos transactions, factures et reçus sont stockés en toute sécurité sous forme de données numériques dans le cloud. Votre comptable y a immédiatement accès.
  • Économique: le prix par mois de notre plateforme vous offrent une solution complète et rentable pour la gestion de vos finances.

Si vous êtes noyés sous des piles de documents, ou si votre système de comptabilité actuel ne vous donne pas la visibilité financière nécessaire pour piloter votre association de façon efficace, il est temps de considérer de changer de système et d’adopter VerticalSoft et Quickbooks.

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Sophie Gioanni

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Votre association doit-elle passer à la comptabilité en ligne ?

En tant que dirigeant d’une association, l’une de vos préoccupation essentielle est la gestion financière et comptable de votre organisation. Vous devez savoir, en détail, quels sont les fonds qui entrent, comment ils sont dépensés et, surtout, quel est le rendement de vos investissements. Certes toutes les associations ne sont pas tenues par la loi ou un règlement intérieur d’établir des comptes annuels. Cependant, pour des raisons notamment de transparence financière et de gestion, décider d’établir de tels comptes, peut paraître comme prudent et même nécessaire si vous cherchez des financements extérieurs pour vos projets associatifs. Dès lors la question se pose de quel système de comptabilité adopter. Faut-il utiliser les vieux systèmes papiers? un logiciel de comptabilité traditionnel (logiciel à installer sur son bureau) ou un logiciel de comptabilité en ligne moderne, basé sur le cloud?

Nous soulignerons plusieures bonnes raisons pour une association de tenir sa comptabilité en ligne avec un logiciel basé sur le cloud.

Les problèmes de la comptabilité papier pour une association

Aujourd’hui encore, nous rencontrons de nombreuses petites associations qui utilisent soit un simple cahier et deux classeurs, soit une feuille de calcul Excel, sans aucun système de comptabilité en place. L’utilisation de la comptabilité papier ou excel n’est, selon nous, pas le meilleur choix:

  • Beaucoup de paperasserie et d’administration – traiter des formulaires financiers, des dossiers papiers et la saisie de données manuellement dans des tableurs prend beaucoup de temps.
  • Une mauvaise visibilité financière – vous ne voyez que des chiffres historiques et donc désuets dans ce système. Cela ne vous donnent aucune visibilité financière et ne vous permet donc pas de faire des plans d’action pour le future.
  • Fin d’année fastidieuse – rassembler les documents, les reçus et les données et les envoyer à votre comptable demande beaucoup de temps et d’efforts.
  • Peu de temps pour des conseils stratégiques – le temps disproportionné consacré à la paperasserie signifie que votre trésorier a moins de temps pour réfléchir sur des conseils stratégiques.

Qu’en est-il alors des logiciels de comptabilité traditionnels que l’on installe sur son ordinateur?

Les problèmes des logiciels de comptabilité traditionnels ou logiciels de bureau pour une association

D’autres associations ont décidé d’adopter un système de comptabilité, mais au lieu d’un système en ligne ou dans le cloud, ces associations se sont limitées à un logiciel de comptabilité traditionnel, que l’on installe sur son ordinateur. Certes c’est un pas en avant comparé au système papier, mais c’est encore, selon nous, une solution plutôt ancienne, comportant de nombreux désavantages:

  • Chiffres potentiellement désuets – Les données ne sont généralement pas à jour car tout doit être importé manuellement.
  • Coûteux à maintenir – Les logiciels de bureau ne sont généralement pas à jour. Dès lors vous devrez vous même le mettre à jour, ce qui peut être long et coûteux pour votre association.
  • Peu de sécurité et accessible d’un seul endroit – Un logiciel de bureau est installé sur un seul ordinateur – ce qui n’est ni sécurisé ni fiable. De plus pour accéder à vos données, vous devrez impérativement accéder à l’ordinateur, et dont le travail en déplacement ou de chez vous s’avérera difficile.
  • Aucun travail collaboratif – Parce que votre logiciel est installé sur un seul ordinateur, une seule personne a accès aux données – il n’est pas possible de partager les informations avec plusieurs utilisateurs.

Alors, quelle est l’alternative?

Les avantages d’un logiciel de comptabilité en ligne (dans le cloud) pour une association

L’option que vous devriez considérer est le logiciel de comptabilité en ligne, de nuage ou dans le cloud (selon les expressions). L’utilisation d’un système comptable désuet vous demandera beaucoup de temps et d’efforts, ce qui n’est pas optimal pour le développement de votre organisation. Cela peut même nuire à la croissance de votre association et à sa recherche de nouveaux financement.

Les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité en ligne

Accès permanent à vos données

Un logiciel de comptabilité en ligne est accessible via internet. Il permet de rendre les données qui sont stockées dans le cloud facilement accessibles. Le cloud ou nuage est hébergé sur des serveurs distants plutôt que sur un serveur au sein de votre organisation. Avec le logiciel cloud, rien n’est sauvegardé sur votre disque dur local. Vous vous connectez via votre navigateur Web ou votre appareil mobile et utilisez le logiciel à distance à tout moment et depuis n’importe quel endroit.

Suivi des recettes et envoi des factures de vente

Un logiciel de comptabilité en ligne permet de créer simplement des devis et des factures en quelques clics, de les modifier et de les envoyer directement à votre client. Vous êtes alerté en cas d’impayés, et vous pouvez relancez vos clients.

Grâce à un principe de template, vous pouvez Créer des documents commerciaux professionnels respectant votre charte graphique, contenant toutes les mentions légales obligatoires.

Certains logiciels permettent d’automatisez l’envoi de vos factures récurrentes et gagner du temps sur leur gestion et leur suivi.

Suivi des dépenses et enregistrement des factures d’achat

Le suivi en temps réel de vos dépenses vous permet de gérer votre trésorerie et vos profits. Il permet également de catégoriser vos achats par nature ou par fournisseur et de créer des rapports pertinents. Vous êtes alerté en cas de dépassement.

Des solutions de scan des factures d’achat permettent d’enregistrer automatiquement vos achats à partir de photos de vos factures prises depuis un smartphone ou en redirigeant vos factures envoyées par e-mail sur le serveur du scan en ligne. Certaines solutions peuvent aller chercher directement chez les grands fournisseurs (télécom, engie, amazon etc…)

Téléchargement de vos relevés de banque

Les logiciels de comptabilité en ligne peuvent se connecter directement à vos comptes bancaires et rapatrier toutes les opérations. Vous pourrez alors faire votre rapprochement bancaire facilement soit manuellement, soit de manière semi-automatique par des règles logiques sur des mots clés.

Tableau de bord

Vous pourrez afficher des rapports et tableaux de bord détaillés ou synthétiques de votre activité, représenter vos indicateurs sous forme graphique. Certaines plateforme permettent de faire vos propres rapports et tableaux de bord en fonction de vos besoins spécifiques.

Automatisation de vos déclarations

Certaines associations peuvent avoir des opérations soumises à la TVA (la Taxe sur la Valeur Ajoutée). Le logiciel de comptabilité en ligne vous permet d’automatiser son calcul, quel que soit votre régime, vous faisant gagner un temps précieux, de la création de vos documents commerciaux jusqu’à la déclaration.  le suivi et le calcul de votre TVA est automatisé de manière à connaître en temps réel le solde de TVA collectée à reverser aux impôts sur la période en cours.

Vos données comptables étant centralisées, la gestion de vos cotisations et impôts est simplifiée.

Collaboration avec votre expert-comptable

Certains logiciel de comptabilité en ligne permettent de gérer la collaboration avec votre expert-comptable. Celui-ci pourra poster vos déclarations et documents comptables, dialoguer sur des sujets ou vous tenir au courant de l’avancement.

Les raisons d’adopter un logiciel de comptabilité en ligne

  • Accès facile et mobile – vous n’êtes pas lié au bureau ou à un ordinateur en particulier. Vous pouvez accéder à vos comptes de n’importe où, sur votre ordinateur portable ou sur votre téléphone ou tablette.
  • Vous collaborez mieux – fini la nécessité d’envoyer de la paperasse à votre trésorier ou votre comptable: ils ont simplement besoin d’accéder à vos comptes en ligne depuis leur ordinateur.
  • Pas de problème de nouvelle version à installer – vous utilisez toujours la version la plus récente du logiciel. Pour les outils en ligne, la mise à jour est faite automatiquement, pour s’assurer que les utilisateurs ont bien la version la plus à jour du logiciel. Le plus souvent ces mises à jour sont incluse dans le prix de l’outil cloud et ne nécessite pas un nouvel investissement pour votre association.
  • Pas de sauvegarde et plus sécurisé – La sécurité des données est un élément crucial. Vous pouvez facilement perdre vos données en cas de crash de votre disque dur ou en cas de vol ou de destruction accidentelle de votre ordinateur. Avec le cloud, il n’y a pas de données sur votre disque local, et toutes vos informations sur le cloud sont cryptées et protégées par un pare-feu. Par ailleurs, les données sont sauvegardées grâce à un backup à intervalle régulier ce qui permet de restaurer une sauvegarde en cas d’accidents. Enfin, l’accès aux données est contrôlé et il est possible d’identifier l’adresse IP ou le poste utilisé qui a permis d’altérer le contenu des données. Ainsi, les données sont mieux protégées lorsqu’elles sont dans le cloud que sur votre ordinateur de bureau.
  • De vrais outils financiers – les logiciels de comptabilité en ligne vous donnent de vrais outils financiers et des rapports dont vous avez besoin pour gérer au mieux votre association, faire des projections, des budgets qui seront indispensables si vous cherchez du financement auprès d’organismes publics ou privés.
  • Réduction de la paperasserie et du temps perdu – grâce à un logiciel en ligne vous réduisez votre temps passé sur des tâches administratives. C’est plus de temps à consacrer au développement de votre cause.
  • Comptabilité de fin d’année facile – un processus de fin d’année plus simplifié avec toutes les transactions, les reçus, la paperasserie et les chiffres déjà dans le cloud.

Passer à un système de comptabilité en ligne est un premier pas essentiel pour une meilleure gestion de votre association. Dans un prochain article, nous expliquerons pourquoi Quickbooks est notre logiciel de comptabilité en ligne pour association préféré.

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Sophie Gioanni

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Sophie GIOANNI est chargée du développement international de VerticalSoft.com.  VerticalSoft est un logiciel de gestion en ligne tout-en-un pour piloter votre association.