les 9 fonctions essentielles d’un logiciel de gestion pour association

Cet article fait suite à notre série d’articles sur la nécessité en 2020 de la digitalisation des associations. Avec les limites des contacts entre personnes, les associations doivent rester au devant des donateurs par d’autres moyens. La digitalisation est la solution. Dans cet article nous vous aiderons à établir les fonctionnalités essentielles avant d’acheter un logiciel de gestion pour association. Au minimum, votre CRM ou logiciel de gestion devra permettre d’accomplir les 9 tâches suivantes.

1- Le logiciel de gestion devra gérer les contacts de votre association

C’est la fonctionnalité essentielle du CRM. Contrairement à un CRM d’entreprise, le CRM de votre association doit pouvoir gérer vos relations avec vos membres, donateurs, bénévoles, vendeurs, ou fournisseurs. Donc contacts au sens le plus large possible. Attention aux solutions gratuites qui limitent le nombre de contacts. Assurez vous que votre logiciel puisse gérer 100, 1000, ou 5000 contacts sans difficulté. Les CRM les plus connus tels que Salesforce ou Microsoft ont bien évidemment la capacité de gérer ce genre de volume.

2- Le logiciel de gestion devra gérer les événements de votre association

Si votre organisation est susceptible d’organiser plus de 3 ou 4 événements chaque année, vous devez utiliser un logiciel CRM qui dispose d’un outil de planification et de gestion d’événements, car ce logiciel vous permettra de les planifier, de les promouvoir, d’envoyer des invitations et de suivre les réponses tout en synchronisant l’information dans votre base de données. Enfin, assurez vous que le logiciel vous permet de créer des badges d’accès (à envoyer par email) et de vérifier l’accès grâce à un code bar. Toute cette information doit bien évidemment être enregistrée sous chaque membres pour un suivi rigoureux.

3- Le logiciel de gestion devra gérer les dons en ligne de votre association

Un bon CRM doit vous aider à traiter les dons que que vous recevez. Choisissez un système acceptant toutes formes de paiement, soit en ligne par carte ou paiement SEPA, soir hors ligne par chèque ou en espèces. Assurez vous que le service de paiement soit réputé. Encore une fois une synchronisation avec votre CRM et votre système de comptabilité est essentielle pour éviter les doubles saisies. De plus votre système devra vous permettre d’offrir la possibilité pour les donateurs de donner à un projet particulier. Et enfin votre logiciel doit absolument permettre à une personne qui achète un billet pour un événement de donner en même temps. Attention ces 2 dernières fonctionnalités sont très très rares dans les logiciels de gestion peu chers.

4- Le logiciel de gestion devra gérer vos adhésions et cotisations en ligne de votre association

Cette gestion devra se faire avec synchronisation dans votre CRM et votre comptabilité. Encore une fois ici une fonctionnalité essentielle et très rare dans les logiciels de bas de gammes, est la possibilité de gérer les adhésions de familles, les dicount, les rabais dus à un lieu etc…

5- Le logiciel de gestion devra organiser et personnaliser la communication de votre association pour chaque catégorie de contact grâce à une fonctionnalité de segmentation

La segmentation de vos permet de personnaliser votre communication. Il est extrêmement difficile de faire de la personnalisation si votre système vous permet seulement d’envoyer une même communication à tout le monde. Par définition les communications de masse sont impersonnelles. C’est pourquoi la segmentation des donateurs et des membres est une tactique de collecte de dons importante .

Pourquoi un CRM ? tout simplement parce que cet outil vous permettra de collecter des informations sur votre contact donateur (tout comme un petit Rolodex papier). Combien a t il donné ? à quel projet ? est il également volontaire ? Toutes ces informations vous permettent de créer un profil, une image ou un personnalite de votre donateur. Vous saurez comment celui ci interagit avec votre association. Grâce à cela, vous serez en mesure d’aligner vos efforts de collecte de dons sur leurs attentes, leurs besoins et leurs motivations. Par exemple si vous êtes une association de protection des animaux et que votre donateur ne donne qu’aux projets de soutien des chats abandonnés, vous pourrez lui envoyer des appels à dons sur ce sujet uniquement. Fournissez des informations sur les projets sur lesquels il a donnes, pas sur ceux qu’il ignore. C’est ca la personnalisation.

6- Le logiciel de gestion devra assurer la gestion des campagnes d’appel à dons de votre association

Le logiciel de gestion des donateurs vous aide à mieux les connaître. Si votre logiciel est une plateforme et inclut un système de campagne et de mass mailer, vous pourrez créer une page d’appel, segmenter vos donateurs en différentes listes (selon leurs intérêts par exemple), puis envoyer des e-mails d’appel à dons ciblés à chaque groupe. Vos pages d’appel à dons peuvent être de type crowdfunding avec l’établissement d’un objectif de levée, de dates de clôture de collecte, et de comptes rendus sur les montants déjà collectés.

7- Le logiciel de gestion doit automatiser certaines tâches administratives de votre association

Cela concerne le reçu fiscal après dons, confirmation de cotisation, etc… cette liste peut être très longue!. Certains logiciel de gestion pour association peuvent vous donner d’autres fonctionnalités très utiles, telles que le marketing automation (création d’un parcours donateur) et la création d’un votre site web sans connaissance technique. Ne sous estimez pas la difficulté de créer des “templates” d’emails ou des pages web pour vos communications. Choisissez un système le plus automatisé possible, qui pré-établisse le format de vos emails, pages et site web.

8- Le logiciel de gestion de votre association doit être sécurisé

Attention les données que vous collectes en tant qu’association sont personnelles. Soyez certains d’utiliser un système fiable et bien rodé! VerticalSoft est basé sur Salesfoce. Trust.salesforce.com est le site dédié aux informations en temps réel sur les performances et la sécurité du système. La sécurité de nos paiements est assurée via Stripe, un des leaders mondiaux du paiement en ligne, avec chaque client disposant de son propre compte.

9- Le logiciel de gestion de votre association doit vous permettre d’analyser votre impact

Le système que vous adoptez devra vous permettre de créer des rapports. Le générateur de rapport de VerticalSoft basé sur Salesforce Lightening qui est un outil puissant et intuitif qui vous permet d’analyser vos données. Vous pouvez Regroupez, filtrez et synthétiser vos enregistrements pour répondre à des questions au sein de votre association telles que « Quelles dons ont été fait cette année ?». Pour représenter visuellement vos données, ajoutez un graphique. Exécutez ensuite votre rapport pour afficher les résultats complets.

Voir également:

la différence entre un logiciel de gestion d’association open source et un logiciel de gestion d’association en mode cloud

8 étapes pour faire une étude de ses besoins avant d’acheter un logiciel de gestion pour association

Comment choisir le meilleur logiciel de gestion pour association en 2020?

Comment moderniser votre association après la crise sanitaire du COVID19 pour rester en contact avec ses donateurs

Une plateforme sécurisée, simple et intuitive basée sur Salesforce

VerticalSoft offre aux associations et fondations, une suite de logiciels simples, ergonomiques et rassurants pour gérer efficacement leurs tâches administratives, développer leur écosystème et se conformer aux obligations légales.

Notre plateforme est basée sur les applications cloud les meilleures et les plus sécurisées: Salesforce, Mailgun, Stripe et Quickbooks.

Pour savoir comment VerticalSoft peut vous aider à être conforme au RGPD, contactez nous.

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