2020 est une année clé pour la digitalisation des associations. Avec les limites des contacts entre personnes, les associations doivent rester au devant des donateurs par d’autres moyens. La digitalisation est la solution. Dans un premier article nous avons décrit comment vous devrez en premier définir la stratégie digitale de votre association. Dans cet article nous expliquerons les 8 étapes pour faire une étude de ses besoins avant d’acheter un logiciel de gestion pour association.
1- Établissez la raison et les avantages financiers d’adopter un logiciel de gestion pour association
Vous devrez établir ici pourquoi vous avez besoin d’un CRM, quels seront les bénéfices financiers (plus de dons collectés via une fidélisation des donateurs par exemple) et quels seront les coûts (coût mensuel ? logiciel libre gratuit mais coût de développement?). Vous pourrez ensuite comparer vos projections à la réalité de votre CRM et faire des ajustements si nécessaire.
2- Établissez vos besoins et vos priorités
Il est essentiel de passer du temps avec votre équipe à mettre au point un document qui retrace vos besoins. Vous devrez examiner, documenter et établir soigneusement vos exigences actuelles et celles à venir considérant votre croissance potentielle. Ne choisissez pas un système sans envisager une croissance potentielle ou vous devrez utiliser un autre système entraînant des coûts de migration de vos données. Soyez certains de distinguer les fonctionnalités qui vous seront essentielles de celles qui ne le seront pas. Ce document devra être partagé avec les sous-traitants potentiels afin qu’ils aient une véritable compréhension de vos besoins. Le plus simple reste d’utiliser une solution tout en un et sans configuration.
3- Impliquez votre équipe de responsables
Mettre en place un nouveau CRM est un gros projet. Vous devrez être certains que tous vos salariés ou bénévoles amenés à utiliser le systèmes sont impliqués. Analysez les compétences requises pour utiliser le CRM. Pour une association, soyez certains que l’interface soit facile à comprendre. Par exemple choisissez un système le plus automatisé possible. Beaucoup de systèmes vous offrent la possibilité de configurer par du drag and drop…certes, au premier abord, cela paraît extraordinaire, mais vous risquez de vous retrouver vite à passer des heures à configurer des emails ou une page web qui au final sera…pauvre esthétiquement. Configurer est difficile, très difficile. Il y a des agences spécialisées pour faire cela pour une bonne raison ! La solution ? utilisez des solutions qui utilisent des templates pré configurés, sans drag and drop !
4- Nommez un chef de projet
Un chef de projet reste essentiel même si toute votre équipe en entier participera. Celui-ci sera le lien entre le sous-traitant et votre équipe interne. Avoir une personne unique pour prendre des décisions et s’assurer du respect des tâches est essentiel.
5- Établissez un planning de mise en oeuvre et un budget
Définissez ici vos besoins dans le temps et quantifiez vos ressources. Voulez vous une solution immédiate qui répond à 90% de vos besoins ou une solution qui sera développée uniquement pour vous, répondant à 100% de vos besoins mais mettra des mois et coûtera nécessairement plus cher.
6- Assurez vous de la pérennité de la technologie
Attention aux offres basées sur des technologies uniques ou propriétaires. Assurez vous que si votre logiciel ne vous convient pas, vous pourrez exporter vos données facilement dans un système leader, tel que Salesforce. Les leaders ne sont pas gratuits pour de bonnes raisons. Ils sont plus établis, ont plus de sécurités et sont capables de gérer une large base de données si vous grandissez.
7- Votre sous-traitant est-il capable de vous aider avec le RGPD?
Tous vous diront oui…mais vérifiez qu’ils ont la sécurité suffisante. Les grands acteurs du CRM, Salesforce et Blackbaud, ont des pages entières dédiées à ce sujet.
8- Communiquez avec votre sous-traitant
Votre sous-traitant doit être ouvert à des modifications. Questionnez sa politique vis à vis des améliorations ou suggestions d’amélioration pour leur produit.
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