Association et RGPD: votre politique d’emailing est elle conforme au RGPD ?

Nous en avons parlé des centaines de fois: le nouveau règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018. Votre association y est soumise, qu’elle soit petite ou grande, dès lors qu’elle collecte et traite des données personnelles. Pourtant il semble que le doute reste encore sur ce que les associations peuvent et ne peuvent pas faire en terme de communication par emails. Dans ce post nous rappellerons très brièvement le principe du RGPD et son implication sur votre politique de communication par email.

Principe de base du RGPD pour les associations

Nous n’entrerons pas dans les détails des dispositions du RGPD dans cet article. Vous pourrez trouver toutes les informations nécessaires dans l’article mon association est-elle soumise au RGPD. Cependant, brièvement, le principe de base du RGPD, indique que

si votre association collecte et traite des données personnelles, celle-ci doit s’assurer que la personne concernée a donné son consentement explicite. Ce consentement ne peut résulter que d’une action affirmative et claire (il existe cependant d’autre base juridique qu’une association peut utiliser, notamment l’intérêt légitime ou le contrat).

Comment le RGPD va influencer ma politique d’emailing?

Le RGPD vous force donc à vous assurer que vous avez collecté le consentement explicite de vos membres. Vous devrez donc déterminer:

  • l’origine de vos contacts et ont-il déjà consenti ? Si vos contacts ont déjà consenti à recevoir des informations de votre part, vous n’avez pas à re-demander le consentement. Vous devrez seulement vous assurer de respecter les autres droits des personnes tels que le droit de se désinscrire. Par contre si votre opt-in était passif avec un système de case pré-cochée, le consentement n’est pas obtenu de façon explicite. Vous devrez obtenir leur consentement préalable à toute communication.
  • le fondement juridique sur lequel votre association va se reposer pour contacter ces personnes.

Que dois-je faire pour rendre mes emails conforment au RGPD?

  • Collectez le consentement avant toute communication de façon claire et explicite. Pas de case pré-cochée, expliquez pourquoi vous collectez leurs données et expliquez leur utilisation.
  • Dans chaque email assurez vous de donner la possibilité à vos abonnés de se désinscrire de vos newsletters, e-mails spécifiques ou lettres. Le système de Mailchimp est automatique et plutôt efficace (même si parfois on rencontre nous même des problèmes avec des lecteurs qui n’arrivent pas à se désinscrire rapidement).
  • Expliquez que vos abonnés ont donné leur consentement et pourquoi ils reçoivent votre email.
  • Gardez toutes les données personnelles de façon sécurisée et assurez vous de permettre aux abonnés de modifier leurs informations à tout moment.

Comment VerticalSoft peut vous aider?

L’utilisation d’un CRM tel que VerticalSoft vous permet de vous rendre conforme au RGPD de façon plus facile. Nous vous permettons de collecter le consentement de vos abonnés, de les désinscrire, et sous chaque contact, vous trouverez le statut RGPD et la base du consentement que vous utilisez pour le contacter.

Pour savoir comment le logiciel de VerticalSoft peut vous aider à être conforme à RGPD, contactez nous.

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