Pour les petites associations, avec un petit budget, la question d’investir dans un logiciel de gestion de gestion de la relation client ou CRM ne se pose en général même pas. Nous allons expliquer pourquoi vous devriez y penser.
Encore beaucoup de petites associations ont le sentiment que payer un logiciel est du luxe, à fortiori un CRM payant. Après tout, il y a de nombreuses solutions gratuites. Mais attention, un CRM n’est pas un qu’outil de gestion, c’est un investissement pour développer les revenus d’une association et fidéliser membres et donateurs.
Les nouvelles contraintes juridiques comme l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) ou encore l’obligation de se conformer au Plan comptable des associations, pousse les associations à adopter des logiciels professionnels et justifient l’utilisation d’une solution permettant d’automatiser des tâches répétitives.
Pourquoi ne pas prendre du gratuit ?
Vous trouverez de nombreuses solutions gratuites sur Internet. Certaines sont gratuites car elles ont très peu de fonctionnalités, d’autres sont gratuites parce qu’elles sont limitées tant que vous n’utilisez pas de formules payantes, et d’autres sont gratuites à l’achat, telles que les logiciels open source, mais nécessitent un hébergement et une maintenance technique coûteuse (mise à jour, configuration, évolution).
Nous avons étudié les avantages et inconvénients des logiciels libres. Les solutions gratuites peuvent être basées sur des technologies uniques, qui risquent de disparaître si la société disparaît. La réalité est que les solutions gratuites le sont pour une bonne raison…c’est pour cela que tant d’associations et fondations dans le monde décident de payer pour une solution leader. En gros, ne sacrifiez pas la qualité et le service pour le prix.
Pourquoi ne pas utiliser Excel tout simplement ?
Souvent, la première chose que les petites associations nous disent lorsque nous sommes appelés à faire des consultations sur leurs besoins numériques, est qu’elles utilisent Excel, un outil simple et efficace.
Il est incontestable que Microsoft Excel est un outil formidable, mais il date des années 70 et a été conçu pour des comptables, des financiers et des scientifiques. Il n’a pas été conçu pour maintenir une base de contacts propre et segmentée avec tout un historique de transactions et d’actions, et encore moins d’automatiser et normaliser la communication avec vos contacts, mieux les connaître et mieux les fidéliser.
Les informations sur Excel ne sont pas reliées entre elles. Ce n’est pas une base de données dite relationnelle. Or les relations sont la base de l’activité d’une association.
Excel de gère pas l’unicité des données. Si vous modifiez une données présente sur 2 feuilles, vos données ne seront plus à jour et seront incohérente. Une base relationnelle permet d’avoir chaque donnée à un seul endroit, même si elle est utilisée à d’autres endroits.
A moins de faire des développements complexes, Excel ne permet pas d’automatiser les tâches répétitives de communication comme l’envoi systématique d’e-mails de confirmation, de sollicitation, d’information, de factures ou de reçus fiscaux.
Attention à la sécurité
Des données conservées dans une feuille excel ne sont pas sécurisées et peuvent facilement être piratées / partagées / perdues, même si vous les protégez par mot de passe.
Attention le nouveau règlement RGPD impose de lourdes amendes aux organismes qui ont commis une violation. La violation de vos données serait une atteinte très grave a la confiance de votre organisation. Il est impératif comme association, quelque soit sa taille, de respecter le règlement et de mettre en place un système sécurisés et conforme aux normes en vigueurs.
Les critères de choix d’un CRM
- Vous allez devoir choisir entre un CRM généraliste ou un CRM dédiée au monde associatif;
- Méfiez vous des CRM qui n’en sont pas;
- La solution doit être une solution cloud;
- La solution doit être ergonomique et facile à utiliser;
- La solution doit être évolutive;
- La solution doit gérer les relations entre contacts, entreprises et familles;
- La solution doit s’adapter à votre association;
- La solution doit permettre de faire vos propres rapports et tableaux de bord;
- Les données doivent être facilement exportables en Excel et csv;
- La solution doit générer des formulaires et pages web de qualité;
- La solution doit s’appuyer sur un terminal de paiement de qualité;
- La solution doit pouvoir se connecter à vos autres plateformes;
- La solution doit être parfaitement fiable et sécurisée.
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