Si vous avez décidé d’adopter un CRM ou logiciel de gestion pour votre association, voici les 11 conseils pour étre sûr de faire le bon choix.
1- Le logiciel est spécifiquement adapté aux associations ou fondations
Il existe des dizaines et des dizaines de systèmes. Si en plus vous acceptez de travailler en anglais, vous avez le choix entre des milliers de systèmes de gestion. Assurez-vous cependant de vous concentrer sur une solution spécifiquement conçue pour vos besoins et donc pour les associations et fondations. En tant qu’association, vos besoins sont très spécifiques, notamment sur les dons en lignes et campagne de dons. Assurez vous que le système vous permet de satisfaire ces besoins spécifiques.
2- Logiciel intuitif
Le logiciel que vous choisissez doit être intuitif et utilisable par des personnes n’ayant pas de formation technique.
3- Le logiciel est automatisé
Choisissez un logiciel qui automatise votre travail le plus possible. De nombreuses solutions vous propose de configurer vous même un site web…c’est beaucoup plus dur et long que l’on peut le penser. Pourquoi perdre son temps à ça quand cela peut être automatisé ?
4- Système unique et intégré
Choisissez le système qui intègre le plus des fonctionnalités dont vous avez besoin pour assurer que tous vos systèmes communiquent (CRM, dons en ligne, adhésions en ligne, site web, page web, événements, billetterie, etc…). Par exemple la solution que vous choisissez peut par exemple créer des formulaires de dons en ligne. Ces formulaires doivent être intégrés dans un système de CRM pour vous permettre de centraliser vos données et avoir une vue 360 de vos donateurs ou membres.
5- Vos données sont sécurisées
Attention à la sécurité de vos données. Où sont les données stockée ? Qui a un accès direct ? Y a t-il un vrai backup ?
6- Infrastructure solide
Choisissez un logiciel qui repose sur une solide infrastructure. Demandez des informations sur ce point. Que se passe t-il si la société disparaît? qu’advient-il de vos données?
7- Logiciel préparé pour le RGPD
Nous avons parlé de ce problème plusieures fois. Votre logiciel doit vous permettre d’être en conformité avec le RGPD.
8- Outil de recherche et de rapports
Ce point est très important et pourtant souvent oublié par les associations. Votre système devra non seulement vous permettre de faire des recherches facilement, mais également vous permettre de produire des rapports. En effet, si votre associations vient à faire des demandes de financement, les rapports vous seront nécessaires.
9- Outil accessible de partout
Même si vous ne travaillez que de votre bureau, il est recommandé d’avoir une solution qui vous permet d’accéder à vos donnees et votre logiciel depuis n’importe quel terminal.
Nous préférons une solution cloud car ces solutions sont accessibles de partout. Vous ne voulez pas vous retrouver dans la situation ou un volontaire est malade et personne ne peut accéder aux données.
10- Le logiciel répond à la plupart de vos besoins
Sauf si vous avez les moyens financiers d’adapter un logiciel open source à absolument tous vos besoins, il est plus que probable que votre logiciel sera préconfiguré et donc aura certaines fonctionnalités prédéterminées, et que certaines fonctionnalités manqueront. Faites une liste des fonctionnalités dont vous avez absolument besoin, des fonctionnalités que vous aimeriez avoir, et de celles dont vous n’avez pas besoin du tout. Enfin déterminez votre budget.
11- Import et export facil
Encore un point essentiel malheureusement ignoré des associations. Vos données doivent pouvoir être exportées facilement vers un autre système renommé dans le cas ou vous grandissez trop vite ou vous n’êtes pas satisfait du service. Vos données peuvent elles être exportées vers un Salesforce ou un Blackbaud ou un CiviCRM si vous voulez utiliser un leader ?
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