Un logiciel de gestion d’association ou CRM peut être un outil indispensable pour votre association. Mais comment choisir le bon système parmi les logiciels gratuits, open source ou cloud ? Voici 9 conseils pour sélectionner le bon CRM ou logiciel de gestion pour votre association.
1- Établissez la raison et les avantages financiers d’adopter un CRM
Vous devrez établir ici pourquoi vous avez besoin d’un CRM, quels seront les bénéfices financiers (plus de dons collectés via une fidélisation des donateurs par exemple) et quels seront les coûts (coût mensuel ? logiciel libre gratuit mais coût de développement?). Vous pourrez ensuite comparer vos projections à la réalité de votre CRM et faire des ajustements si nécessaire.
2- Établissez vos besoins et vos priorités
Il est essentiel de passer du temps avec votre équipe à mettre au point un document d’appel d’offre. Vous devrez examiner, documenter et établir soigneusement vos exigences actuelles et celles à venir considérant votre croissance potentielle. Ne choisissez pas un système sans envisager une croissance potentielle ou vous devrez utiliser un autre système entraînant des coûts de migration de vos données. Soyez certains de distinguer les fonctionnalités qui vous seront essentielles de celles qui ne le seront pas. Ce document devra être partagé avec les sous-traitants potentiels afin qu’ils aient une véritable compréhension de vos besoins.
3- Impliquez votre équipe de responsables
Mettre en place un nouveau CRM est un gros projet. Vous devrez être certains que tous vos salariés ou bénévoles amenés à utiliser le systèmes sont impliqués. Analysez les compétences requises pour utiliser le CRM. Pour une association, soyez certains que l’interface soit facile à comprendre. Par exemple choisissez un système le plus automatisé possible. Beaucoup de systèmes vous offrent la possibilité de configurer par du drag and drop…certes, au premier abord, cela paraît extraordinaire, mais vous risquez de vous retrouver vite à passer des heures à configurer des emails ou une page web qui au final sera…pauvre esthétiquement. Configurer est difficile, très difficile. Il y a des agences spécialisées pour faire cela pour une bonne raison ! La solution ? utilisez des solutions qui utilisent des templates pré configurés, sans drag and drop !
4- Nommez un chef de projet
Un chef de projet reste essentiel même si toute votre équipe en entier participera. Celui-ci sera le lien entre le sous-traitant et votre équipe interne. Avoir une personne unique pour prendre des décisions et s’assurer du respect des tâches est essentiel.
5- Établissez un planning de mise en oeuvre et un budget
Définissez ici vos besoins dans le temps et quantifiez vos ressources. Voulez vous une solution immédiate qui répond à 90% de vos besoins ou une solution qui sera développée uniquement pour vous, répondant à 100% de vos besoins mais mettra des mois et coûtera nécessairement plus cher.
6- Choisissez un logiciel open source ou un logiciel cloud
Nous avons écrit de nombreux articles sur le sujet. Notre préférence est pour un logiciel cloud, mais voyez les articles suivants pour plus de détails.
Pourquoi un logiciel de gestion ou CRM gratuit ne signifie pas zéro coût pour votre association
Les avantages et les inconvénients des logiciels CRM open source pour une association
7- Assurez vous de la pérennité de la technologie
Attention aux offres basées sur des technologies uniques ou propriétaires. Assurez vous que si votre logiciel ne vous convient pas, vous pourrez exporter vos données facilement dans un système leader, tel que Salesforce. Les leaders ne sont pas gratuits pour de bonnes raisons. Ils sont plus établis, ont plus de sécurités et sont capables de gérer une large base de données si vous grandissez.
8- Votre sous-traitant est-il capable de vous aider avec le RGPD ?
Tous vous diront oui…mais vérifiez qu’ils ont la sécurité suffisante. Les grands acteurs du CRM, Salesforce et Blackbaud, ont des pages entières dédiées à ce sujet.
9- Communiquez avec votre sous-traitant
Votre sous-traitant doit être ouvert à des modifications. Questionnez politiques vis à vis des améliorations ou suggestions d’amélioration pour leur produit.
VerticalSoft 
Super article. Article très bien écrit. Si nous parlons de l’outil de gestion de projet, alors jetez un oeil à ProofHub
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