Nous publierons une suite d’articles sur le logiciel de gestion d’association, aussi appelé CRM, et ses diverses fonctionnalités. Dans cet article nous examinerons en détails comment un logiciel de gestion d’association ou CRM peut vous aider à gérer tout votre fundraising, depuis vos dons en ligne, vos campagnes d’appels à dons jusqu’à vos demandes de financement. Cet article fait suite à notre article:
Gérer ses membres et adhérents avec un logiciel de gestion association ou CRM
Rappel: Qu’est ce qu’un CRM?
Un CRM est un acronyme pour le mot anglais “Customer Relationship Management”. Traduit en Français, cela signifie Gestion de la Relation Client. A l’origine, les CRM étaient principalement utilisés par des sociétés qui voulaient fidéliser leur clients existants, attirer rapidement de nouveaux clients en centralisant leurs données (internet, appels des commerciaux etc…) et augmenter les revenus générés par chaque client (automatiser des étapes de la vente comme l’envoie de devis, et optimiser les ressources marketings).
Pourquoi utiliser un CRM pour optimiser vos appels à dons et dons en ligne ?
1- Améliorer vos relations avec vos donateurs et les fidéliser
L’une des principales fonctions du logiciel de gestion pour association ou CRM est de faciliter les relations avec les donateurs. En effet, si vous travaillez dans une association qui n’a pas investi dans un tel système intégré, vous faites sûrement face au problème de la disparité de vos données. En utilisant des plateformes distinctes pour gérer différents aspects de vos interactions avec vos donateurs (par exemple plusieures applications gratuites, une d’emailing pour votre newsletter, une pour créer des formulaires de dons en ligne, une pour gérer des évènements), vos données ne sont pas centralisées et uniformisées. Bref, il n’y a aucune communication entre les systèmes, et vos données ne vous donnent aucune vision complète de vos donateurs, et peuvent, avec le temps, devenir obsolètes.
Un logiciel de gestion ou CRM, simplifie le processus de collecte et d’organisation des données sur vos donateurs. En centralisant toutes les données en un unique endroit, vous pourrez obtenir une image plus complète de vos donateurs. Et en connaissant mieux vos donateurs, vous pouvez faire des appels à dons individualisés et améliorer vos stratégies de collecte de dons.
1. Créer des fiches de donateurs détaillés
Grâce à un CRM, vous pourrez construire une image plus détaillée de vos supporters en établissant autant de détails que nécessaires. Fini la limite aux seuls nom, prénom et adresse email. Vos fiches peuvent inclure une variété de détails, qui peuvent vous être utile dans vos prospections, tels que:
- Coordonnées
- Démographie
- Relations familiales et familiales
- Intérêts (une cause particulière soutenue, un projet particulier soutenu)
- Nombre et montant de(s) don(s)
Une fois que vous avez déterminé les informations nécessaires sur vos fiches membres, vous pouvez segmenter votre base de données en plusieurs listes en fonction de certains critères et les cibler avec des appels distincts. Ainsi les donateurs intéressés uniquement par les projets d’aides humanitaires en Afrique, ne seront informés que sur ce sujet, créant un lien plus solide avec votre base.
2. Suivre l’historique de vos interactions
Les détails de démographie ne sont pas la seule chose qui définit vos donateurs. Plus révélateur encore sont leurs actions: quels dons ont-ils fait ? sont-ils bénévoles et combien d’heures par semaine ? etc…Votre logiciel de gestion d’association ou CRM devrait être intégré avec votre site web et vos formulaires et vous permettre de suivre chaque interaction qu’un donateur a eu avec votre association. En centralisant les détails personnels et l’historique des interactions en un seul et même endroit, le profil de votre donateur sera nécessairement plus complet, et donc toute communication plus adaptée.
3. Développer vos grands donateurs
Pour beaucoup d’associations, 80% des dons proviennent seulement d’environ 20% de leur base de donateurs. Ceux sont leurs “grands donateurs”. De part leur importance, vous devez les traiter différemment afin de vous assurer de leur fidélité. Un logiciel de gestion vous permettra de créer un “parcours donateurs”, c’est à dire d’automatiser certaines interactions avec vos membres pour s’assurer qu’ils restent engagés avec votre cause. Un CRM intégrant un outil de marketing automation est un solution idéale.
4. Automatiser certains emails
Pour poursuivre l’idée du point 3, un logiciel de gestion d’association ou CRM, peut vous permettre de programmer de nombreux emails automatisés pour rappeler aux donateurs d’effectuer un certain nombre d’actions, y compris:
- Faire un don à une campagne
- Payer les frais d’adhésion et les frais
- Participer ou faire du bénévolat lors d’un événement
- Signer une pétition
- Suivre les engagements
5. Remercier, et encore remercier
L’un des facteurs essentiels pour un donateur est de se sentir apprécié d’avoir contribué à une cause par son don. Tout comme les emails de rappel, un système de gestion peut vous aider à automatiser et à gérer les remerciements. Pour les campagnes à grande échelle où il est plus difficile d’écrire personnellement chaque personne, vous pouvez rédiger des modèles d’emails de remerciement pour chaque segment de donateurs et les programmer pour être envoyé lorsque votre logiciel enregistre qu’un donateur a fait un don.
2- Gérer tout le processus des dons en ligne et hors ligne
Un logiciel de gestion d’association ou CRM peut faire une différence énorme pour votre association en ce qui concerne la gestion des dons.
1. Offrez la possibilité de faire un don en ligne
De nombreuses associations utilisent un site extérieur gratuit pour accepter des dons en ligne. Encore une fois, la non communication avec votre base de données peut générer de gros problèmes: vos dons ne seront pas enregistrés dans votre base de donateurs ou votre systeme de comptabilite. La gestion des reçus de dons sera donc manuelle plutôt que automatisée. De plus ces formulaires de dons ne pourront pas être intégrés sur votre site Web et vos donateurs devront quitter votre site pour faire un don. Un logiciel intégré à votre CRM devra vous permettre de créer des formulaires de dons personnalisables et sans publicité tierce (un événement sur Eventbright portera de la publicité Eventbright !). Ces formulaires pourront être facilement intégrés sur votre site Web pour une expérience de don numérique plus facile pour vos donateurs.
2. Facilitez les méthodes de paiement
Plus c’est facile pour un donateur de donner, plus ils donnera. Un logiciel vous permet d’offrir toutes formes de paiement depuis la carte bleue, jusqu’au paiement en espèces.
3. Offrez la possibilité de faire des dons récurrents
Un système de gestion vous permettra également d’accepter des dons mensuels ou dit dons récurrents. Les dons récurrents sont en général d’un faible montant, mais sont répétitifs et créer un fidélisation des donateurs sur le long terme.
4. Automatiser la délivrance de reçus
Avec un logiciel, vous pouvez également améliorer le processus de don pour vos donateurs en leur envoyant un reçus pour dons de façon automatisée.
5. Gérer les contreparties
Il est courant d’offrir une contrepartie pour des dons d’un montant significatif. Ces contreparties doivent rester de faible valeur ou juste être honorifiques. Un logiciel de gestion doit vous permettre de gérer les contreparties de dons.
3- Planifier vos événements et émettre des billets
En tant qu’association, vous savez que l’organisation d’événements pour collecter des dons est vital. Mais gérer des événements sur une plateforme séparée de votre système de gestion de vos donateurs peut rendre l’exécution de ces événements beaucoup plus compliquée. Un logiciel de gestion facilite la gestion des événements:
1. Recueillir les inscriptions en ligne.
En offrant l’inscription en ligne par le biais de vos formulaires intégrés à votre site web, vos donateurs peuvent s’inscrire à votre événement en quelques secondes. Ces inscriptions alimentent votre fiche donateur pour vous donner une vision complète de ce dernier.
2. Enregistrer de nouveaux donateurs
Si vous utilisez une plateforme tiers, tout nouveau donateur devra être intégré manuellement dans votre base de données, après avoir vérifié que cette personne n’est pas déjà un de vos contacts.
3. Permettez l’émission de billets en ligne
Avec un logiciel de gestion ou CRM, vous pouvez permettre à vos participants d’imprimer leurs billets en ligne, billets qui pourront être scannés à l’entrée de votre événement. Vous pourrez facilement savoir qui est venu et qui n’est pas venu.
4- Organiser et gérer vos campagnes d’appel à dons
Le logiciel de gestion des donateurs vous aide à mieux les connaître. Si votre logiciel est une plateforme et inclut un système de campagne et de mass mailer, vous pourrez créer une page d’appel, segmenter vos donateurs en différentes listes (selon leurs intérêts par exemple), puis envoyer des e-mails d’appel à dons ciblés à chaque groupe. Vos pages d’appel à dons peuvent être de type crowdfunding avec l’établissement d’un objectif de levée, de dates de clôture de collecte, et de comptes rendus sur les montants déjà collectés.
5- Gérez vos demandes de financement institutionnelles
Certains CRM ou logiciel de gestion vous permettront de créer des tableaux de bord, des rapport ou même des projets structurés vous permettant de gérer vos demandes de financement auprès d’institutions telles qu’une administration ou une fondations. Sans un tel système, il vous serait très difficile d’avoir une image financière de votre association et faire des projections sur l’utilisation de fonds.
Dans d’autres articles nous examinerons comment un logiciel de gestion d’association ou CRM peut vous aider à gérer vos événements et votre billetterie, votre comptabilité, votre site web, vos adhésions et votre conformité au règlement général sur la protections des données (RGDP ou GDPR).
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