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Comment améliorer la qualité des données de votre association avant l’entrée en vigueur du règlement européen sur la protection des données (GDPR ou RGPD)

Nous avons souligné plusieures fois que l’utilisation d’un CRM ou logiciel de gestion d’association vous aidera à être en conformité avec la nouvelle réglementation sur la protection des données qui sera applicable à partir du 25 mai 2018 dans tous les pays de l’Union Européenne et donc en France. Votre association peut-elle déjà se préparer et comment peut-elle améliorer la qualité de ses données avant l’entrée en vigueur du règlement européen sur la protection des données (GDPR ou RGPD) ?

Pour recevoir notre guide pratique gratuit « Les associations et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGDP ou GDPR) », cliquez ici.

1- Etablissez la qualité de vos données existantes: audit de données

La première chose à faire est de s’assurer que vos données respectent les conditions du RGPD ou GDPR, et si non, de les mettre en conformité le plus rapidement possible. La première étape est donc de faire un audit de vos données. Quelles données avez vous ? ou sont-elles ? quelle est la qualité de ces dernières ?

2- Standardisez et normalisez vos données

Toutes les informations de votre CRM doivent être dans les champs corrects et ne pas contenir d’abréviation. Votre CRM peut ici vous aider en utilisant par exemple la normalisation de vos adresses à la source lorsque vous entrez une adresse, vous évitant ainsi des erreurs de saisies.

3- Eliminez les doublons

Les doublons dans une base de données prennent de la place inutilement et peuvent causer des erreurs de communication avec vos contacts. Assurez vous d’avoir un CRM qui vous permet l’élimination des doublons et vous permet de fusionner des enregistrements en un seul enregistrement sans perdre aucune information manuellement.

4- Vérifiez que votre information est correcte

Ici vous pouvez déjà vérifier facilement les adresses emails sont réelles, que le numéro de téléphone a un nombre de chiffres correct, etc… Vous pouvez vous aider des bases de données publiques.

5- Vérifier l’obtention du consentement

C’est ici le point clé de la nouvelle réglementation. Les personnes doivent avoir consenties à être contactées, et ce consentement doit avoir été donné de façon libre, spécifique, éclairée et univoque. Classifiez vos contacts en 2 catégories, ceux qui ont consenti, et ceux qui n’ont pas consenti (incluez ici ceux dont vous n’avez pas d’enregistrement du consentement). Vous devrez contacter les personnes dont vous n’avez pas de consentement ou si ce consentement n’a pas été donné conformément aux GDPR pour vérifier leurs préférences et attester de ce consentement.

6- Si votre association n’a pas encore de CRM…réfléchissez à en adopter un!

Nous pensons que cette nouvelle réglementation incitera les petites associations à réfléchir sérieusement à l’intégration entre leurs différents systèmes afin de contrôler plus facilement la collecte et la gestion du consentement de vos membres, contacts ou volontaires. Avec un CRM ou logiciel, toutes les informations collectées sur les formulaires en ligne et le site web de votre association sont centralisées sous chaque contact, vous donnant une vue 360 des données et du consentement de chaque personne.

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Pour plus d’information sur le règlement européen sur la protection des données et les associations, voir :

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Catégories :Association et RGPD (ou GDPR) Gérer une association Logiciel en ligne: Salesforce et sécurité des données Lois & Réglementations

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Sophie Gioanni

Sophie est chargée du développement international de VerticalSoft.com. VerticalSoft est un logiciel de gestion en ligne, tout-en-un, permettant de gérer et promouvoir votre association, fondation ou toute organisation à but non lucratif.

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