Quel logiciel de comptabilité pour les associations ?

 

Un logiciel de comptabilité vous permet de suivre plus facilement la santé financière de votre association et de surveiller les entrées et les sorties de vos comptes. Cependant choisir un logiciel de comptabilité peut être très difficile. Chaque logiciel dispose d’un ensemble différent de fonctionnalités et offrent des plans de tarification multiples, qui peuvent varier selon la fonction, le nombre d’utilisateurs ou d’autres facteurs. Alors comment choisir un logiciel de comptabilité pour votre association ?

Rappel rapide des obligations légales des associations en matière de tenue de comptabilité

En théorie, la loi de 1901 n’oblige pas les associations à tenir une comptabilité. En pratique toutes les associations tiennent une forme de comptabilité (certaines en sont légalement obligées, voir ci-dessous). Selon la taille de l’association, celle-ci tiendra soit une comptabilité de trésorerie (donc une comptabilité simplifiée avec un suivi chronologique des encaissements et des décaissements), soit une comptabilité d’engagements (soit une comptabilité en partie double). D’après le comité de réglementation des comptes, certaines associations doivent obligatoirement tenir une comptabilité d’engagement. Par exemple:

• les associations reconnues d’utilité publique ou agréées, et celles faisant appel à la générosité publique ;
• les associations qui emploient des salariés ;
• les associations percevant des subventions publiques de l’Etat ou des collectivités locales pour un montant annuel dépassant 153 000 € ;
• les associations qui ont une activité économique soumise aux impôts commerciaux ou financées par des collectivités territoriales sur plus de 50 % de leur budget ou pour plus de 75 000 € ;
• les associations émettant des valeurs mobilières ou contractant un emprunt ;
• les associations d’intérêt général recevant des versements par l’intermédiaire d’associations relais ;
• les associations qui interviennent dans certains secteurs tels que le sanitaire et social, la jeunesse, l’organisation de voyages, la formation professionnelle, les sports ;
• les associations ayant pour but exclusif l’assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale et reconnues comme telles par arrêté
• Les associations ayant une mention dans leurs statuts.

Pour plus d’information, cliquez ici.

Qu’est ce qu’un logiciel de comptabilité pour les associations?

Un logiciel de comptabilité réunit dans une même interface, tous les systèmes et applications dédiés à la gestion et au traitement des données financières d’une association. Ces logiciels permettent de régir les comptes et d’automatiser certaines opérations systématiques (facturation), d’enregistrer les données comptables, de mesurer les indicateurs essentiels de votre organisation et de rendre compte de l’activité financière de l’association.

Votre association a-t-elle besoin d’un logiciel de comptabilité?

L’informatisation du système de comptabilité de votre association peut avoir de gros avantages. Outre le fait qu’un logiciel de comptabilité vous fera gagner du temps, celui-ci vous permettra également d’automatiser votre facturation, de suivre vos entrées (cotisations et adhésions par exemple) et vos dépenses, de télécharger automatiquement vos opérations bancaires, et surtout de collaborer avec votre expert-comptable.

Différents systèmes sont destinés à des associations de tailles différentes. Certaines associations pourront utiliser des systèmes en ligne gratuits (attention les logiciels gratuits sont toujours limités en fonctionnalités et ne vous permettrons jamais d’obtenir des comptes certifiés!). Cependant les logiciels payant sont en général assez bon marché et offrent des fonctionnalités beaucoup plus étendues. Alors quels critères doit-on prendre en compte pour choisir le bon logiciel de comptabilité.

Quels critères pour choisir le bon logiciel de comptabilité pour votre association ?

Vos besoins

Il est primordial d’évaluer vos besoins pour éviter d’acheter un logiciel soit trop basic, soit trop complexe (et donc trop cher). Une petite association avec quelques adhérents n’aura pas les mêmes besoins et la même complexité financière qu’une association sportive avec des centaines d’adhérents et des centaines de cours. Décidez avec votre trésorier quelles sont les fonctionnalités qui vous sont utiles ou pas. Avez vous besoin des rapprochements bancaires? de la facturation? tous les aspects de la comptabilité devra être prise en compte. Si vous désirez produire une comptabilité certifiée avec votre expert comptable, un fichier excel ou un logiciel gratuit ne sera certainement pas suffisant. Regardez plutôt les grands du marché tels que Quickbooks ou Sage.

Un interface simple, intuitive et à jour

Attention, certains logiciels sont très complexes à manoeuvrer. Essayez le logiciel avant de l’acheter. Certains systèmes ont de nombreuses fonctionnalités mais si l’interface est complexe et peu intuitive, cela ne vous servira a rien et vous fera même perdre du temps. De même assurez vous que le logiciel est a jour pour les dernières législations. Aucun interet d’acheter un logiciel qui ne vous fourni pas les déclarations requises.

Logiciel en ligne ou sur poste ?

C’est la question qui revient le plus souvent pour les associations avec lesquelles nous travaillons. Nous recommandons toujours des logiciels de comptabilité en ligne. Vos données seront accessibles de partout, à tout moment, et en sécurité. L’autre avantage est que vous n’avez pas à vous préoccuper des mises à jour qui peuvent être très complexes à effectuer si vous n’avez pas de technicien dans votre équipe.

Quickbooks

Le coût est bien évidemment dépendant des fonctionnalités qui vous recherchez. Notre logiciel favori reste Quickbooks. Quickbooks est un logiciel de comptabilité en ligne qui résout les problèmes liés à la comptabilité de papier et aux problèmes des logiciels de bureau.

• Quickbooks peut être adapté à une association (certains logiciels ne le sont pas et vous vous retrouverez avec un biais commercial dans vos rapports).

• Réduire l’administratif – le plug-in Receipt Bank est très pratique et peut vous aider à supprimer toute la saisie des données liées aux dépenses et à la gestion des documents. Scannez, envoyez un email ou prenez une photo de vos reçus avec un smartphone et les données seront retransmises dans Quickbooks.

• Quickbooks vous permet de suivre facilement des projets associatifs en allouant des revenus et des dépenses à un projet spécifique.

• Comptabilité de fin d’année est facilitée: toutes vos données financières sont centralisées dans un même système sécurisé et sont accessible par votre comptable.

En conclusion, le logiciel de comptabilité pour association est un outil indispensable pour assurer la pérennité de votre organisation et mener une stratégie de développement (en recevant et cherchant de nouveaux financement). L’offre en ligne est très diverse, assurez vous de choisir le bon système!

Autres articles sur les logiciels de comptabilité pour association:

Qu’est ce qu’un logiciel de comptabilité pour association?

Pourquoi utiliser QuickBooks Online pour votre association ?

Votre association doit-elle passer à la comptabilité en ligne ?

***

 VerticalSoft est une entreprise de l’économie sociale et solidaire, aidant les associations dans leur transition numérique.  Si vous êtes une association de la Loi 1901, vous pouvez bénéficier d’une consultation gratuite sur votre stratégie web, de fundraising et sur l’utilisation du numérique. N’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de vos besoins.