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Qu’est ce qu’un logiciel de comptabilité pour association?

Même si seulement une certaine catégorie d’association est soumise à une réelle obligation légale de tenir une comptabilité certifiée par un expert comptable, la prudence reste de suivre cette démarche. Si votre association cherche à recueillir des dons en ligne ou demander un subvention, vous devrez vous y conformer. De nombreuses associations avec qui nous travaillons ont un système papier obsolète ou cherchent à diminuer les tâches administratives liées à leur travail avec un expert comptable. L’utilisation d’un logiciel de comptabilité pour association reste la solution la meilleure et la plus économique (voir notre article sur Quickbooks, notre logiciel préféré). Dans cet article nous répondrons à 3 questions: qu’est ce qu’un logiciel de comptabilité pour association? quelle est la différence entre un logiciel de bureau et un logiciel en ligne? quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité pour association?

Voir également notre article Votre association doit-elle passer à la comptabilité en ligne ?

Qu’est ce qu’un logiciel de comptabilité pour association?

Un logiciel de comptabilité réunit dans une même interface, tous les systèmes et applications dédiés à la gestion et au traitement des données financières d’une association. Ces logiciels permettent de régir les comptes et d’automatiser certaines opérations systématiques (facturation par exemple), d’enregistrer les données comptables, de mesurer les indicateurs essentiels de votre organisation et de rendre compte de l’activité financière de l’association. Un logiciel de comptabilité pour association peut donc vous aider à rester au courant de votre situation financière au jour le jour, vous permettre de créer des rapports et des budgets prévisionnels (qui seront essentiels si vous cherchez du financement auprès de fondations ou d’entités publiques). Parce que ces logiciels offrent une façon complète de gérer vos comptes, de nombreuses associations les utilisent déjà.

Quelle est la différence entre un logiciel de bureau et un logiciel en ligne?

Il existe 2 types de logiciel de comptabilite pour votre association. Vous devrez décider entre un un logiciel de bureau ou un logiciel en ligne. Un logiciel de comptabilité de bureau est un système relativement ancien. On l’installe sur son ordinateur avant toute utilisation et on reste responsable de sa mise à jour. Notre avis est que ce système comporte de nombreux désavantages. Les données ne sont généralement pas à jour car tout doit être importé manuellement. De plus rappelez vous qu’un logiciel de bureau est installé sur un seul ordinateur – ce qui n’est ni sécurisé ni fiable. Personne d’autre que le propriétaire de cet ordinateur ne pourra accéder à ces données, qui d’ailleurs ne seront pas partageables facilement. Enfin, vous ne pourrez pas accéder à vos données en déplacement ou de chez vous.

L’alternative plus moderne à considérer est le logiciel de comptabilité en ligne, de nuage ou dans le cloud qui n’a besoin ni d’installation ni de mise à jour. Un logiciel de comptabilité en ligne est accessible via internet ce qui vous permet d’utiliser le logiciel à distance à tout moment et depuis n’importe quel endroit. Il est accessible par toute personne ayant été accréditée, donc permet un travail beaucoup plus collaboratif. Contrairement aux idées reçues, ces systèmes sont beaucoup plus sécurisés. Aucun risque de perte de vos données en cas de crash de votre disque dur ou en cas de vol ou de destruction accidentelle de votre ordinateur puisque rien n’est sauvé sur votre disque dur. Vos informations sur le cloud sont cryptées et protégées par un pare-feu.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité pour association?

Les fonctionnalités essentielles de ces logiciel de comptabilité sont les suivantes:

1- Créer des devis et des factures:

Fonctionnalité essentielle numéro 1, la possibilité de générer facilement de nouveaux devis et factures personnalisés avec le logo de votre association et vos coordonnées. Ces factures peuvent être par exemple émises après le paiement d’une adhésion. Vous pourrez les envoyer directement à vos membres et adhérents ou les exporter au format PDF. Cette automatisme vous permet de gagner du temps en évitant la saisie manuelle des informations dans votre système.

2- Gestion de trésorerie

Il est très important pour les associations de surveiller de près leur budget. Avec un logiciel de comptabilité, vous pouvez facilement avoir une vue d’ensemble de votre trésorerie grâce à un tableau de bord qui vous permet de suivre entrées et sorties, ou grâce aux rapports dans l’hypothèse où vous voulez avoir une analyse plus approfondie de vos comptes.

3- Rapports

La fonction de rapport vous permet de générer bilan, compte de résultat, analyse de trésorerie, analyse par projet, etc… Ces rapports vous aide à suivre et à surveiller les performances de votre organisation. Ils vous permettent également de planifier votre activité et de prendre des décisions pour les mois à venir. La création de rapports est particulièrement utile si vous faite des demandes de financement auprès des divers organismes.

4- Synchronisation avec votre banque

En général, les logiciels vous permettent également de faire vos rapprochements bancaires. Le logiciel se connecte à votre compte bancaire pour importer automatiquement tous vos reçus et paiements, réduisant ainsi le temps consacré à la saisie des données et à la réconciliation manuelle.

5- Collaborez avec votre comptable

Vous pouvez donner à votre comptable une connexion à votre logiciel afin qu’ils puissent accéder à l’information sans avoir à se rendre à votre bureau. Cela vous permet non seulement de gagner du temps mais aussi d’économiser sur les coûts de déplacement facturés par votre comptable.

6- Un coût mensuel minime

Pour les logiciels en ligne, la facturation se fait en général par mois ou parfois pour une année. Le coût est relativement faible, à partir de 100 euros par mois.

***

 VerticalSoft est une entreprise de l’économie sociale et solidaire, aidant les associations dans leur transition numérique. Si vous êtes une association de la Loi 1901, vous pouvez bénéficier d’une consultation gratuite sur votre stratégie web, de fundraising et sur l’utilisation du numérique. N’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de vos besoins.

Catégories :Comptabilité et fiscalité Gérer une association

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Sophie Gioanni

Sophie est chargée du développement international de VerticalSoft.com. VerticalSoft est un logiciel de gestion en ligne, tout-en-un, permettant de gérer et promouvoir votre association, fondation ou toute organisation à but non lucratif.

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