Vous assurer de la bonne tenue de la comptabilité de votre association est essentielle pour cultiver un relation de confiance avec vos donateurs, financeurs et partenaires. Tous ont à coeur de savoir comment leur argent est utilisé. Nous rappellons que la loi 1901 n’oblige pas les associations à tenir une comptabilité certifiée mais que celle-ci s’avère tout de même nécessaire à partir du moment ou ladite association reçoit de l’argent public.
Dès lors quels sont les systèmes de comptabilité à disposition des associations et pourquoi QuickBooks est le système en ligne de choix pour les associations et fondations avec lesquelles nous travaillons.
Pourquoi votre association a-t-elle besoin d’un nouveau système de comptabilité?
Dans un article précédent, nous avons souligné les avantages pour une association d’utiliser un logiciel de comptabilité en ligne et les raisons pour lesquelles la comptabilité sur papier et sur excel ou les logiciels traditionnels de bureau sont des outils désuets. Les problèmes inhérents aux anciens systèmes de comptabilité sont les suivants:
- Grande accumulation de papiers administratifs.
- Une mauvaise visibilité financière et donc une difficulté évidente pour donner des conseils stratégiques.
- Une fin d’année fastidieuse à rassembler tous les documents nécessaires.
- Le logiciel de bureau est peu sécurisé, cher et nécessite des sauvegardes et mises à jour informatiques coûteuses à exécuter.
Comment Quickbooks peut aider votre association?
QuickBooks est un outil intuitif et pratique pour les associations. Tout d’abord, Quickbooks est un logiciel de comptabilité en ligne (dans le cloud) donc accessible via internet. Il permet notamment de rendre les données qui sont stockées dans le cloud facilement accessibles. Le cloud ou nuage est hébergé sur des serveurs distants plutôt que sur un serveur au sein de votre organisation. Avec le logiciel cloud, rien n’est sauvegardé sur votre disque dur local. Vous vous connectez via votre navigateur Web ou votre appareil mobile et utilisez le logiciel à distance à tout moment et depuis n’importe quel endroit.
QuickBooks permet, entre autre, de facturer, de créer des devis, de gérer sa TVA, de consulter le solde de ses comptes bancaires, de gérer des tableaux de bord. De plus, comme la base de données est partagée avec son expert-comptable, QuickBooks vous permet de gagner du temps et de réduire les coûts de votre comptable.
Par le biais de notre partenariat avec des experts comptables, nous avons intégré dans notre logiciel en ligne de gestion pour association, VerticalSoft, non seulement Quickbooks mais également Receipt Bank. Receipt Bank, est un outil pour perdre moins de temps avec vos factures d’achat. Celles-ci peuvent être scannées via l’appareil photo d’un smartphone, puis transmises à Quickbooks.
Selon nous, les raisons d’adopter Quickbooks et Receipt Bank sont les suivantes:
- Réduire la quantité de papiers administratifs – Receipt Bank aidera votre organisation à supprimer la perte de temps liée à la saisie des dépenses et à la gestion des documents. Scannez, envoyez un courriel ou prenez une photo de vos reçus avec un smartphone et les chiffres seront automatiquement enregistrés dans QuickBooks.
- Vision claire et actuelle de vos fonds et de votre situation financière: QuickBooks vous permet de suivre facilement des fonds et des projets distincts. Vous pouvez facilement voir les revenus et les dépenses d’un projet particulier.
- Votre comptabilité de fin d’année est facilitée. Vos transactions, factures et reçus sont stockés en toute sécurité sous forme de données numériques dans le cloud. Votre comptable y a immédiatement accès.
- Économique: le prix par mois de notre plateforme vous offrent une solution complète et rentable pour la gestion de vos finances.
Si vous êtes noyés sous des piles de documents, ou si votre système de comptabilité actuel ne vous donne pas la visibilité financière nécessaire pour piloter votre association de façon efficace, il est temps de considérer de changer de système et d’adopter VerticalSoft et Quickbooks.
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VerticalSoft est une entreprise de l’économie sociale et solidaire, aidant les associations dans leur transition numérique. Si vous êtes une association de la Loi 1901, vous pouvez bénéficier d’une consultation gratuite sur votre stratégie web et sur l’utilisation du numérique. N’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de vos besoins.
Sophie GIOANNI
Sophie GIOANNI est chargée du développement international de VerticalSoft.com. VerticalSoft est un logiciel de gestion en ligne tout-en-un pour piloter votre association.
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