En tant que dirigeant d’une association, l’une de vos préoccupation essentielle est la gestion financière et comptable de votre organisation. Vous devez savoir, en détail, quels sont les fonds qui entrent, comment ils sont dépensés et, surtout, quel est le rendement de vos investissements. Certes toutes les associations ne sont pas tenues par la loi ou un règlement intérieur d’établir des comptes annuels. Cependant, pour des raisons notamment de transparence financière et de gestion, décider d’établir de tels comptes, peut paraître comme prudent et même nécessaire si vous cherchez des financements extérieurs pour vos projets associatifs. Dès lors la question se pose de quel système de comptabilité adopter. Faut-il utiliser les vieux systèmes papiers? un logiciel de comptabilité traditionnel (logiciel à installer sur son bureau) ou un logiciel de comptabilité en ligne moderne, basé sur le cloud?

Nous soulignerons plusieures bonnes raisons pour une association de tenir sa comptabilité en ligne avec un logiciel basé sur le cloud.

Les problèmes de la comptabilité papier pour une association

Aujourd’hui encore, nous rencontrons de nombreuses petites associations qui utilisent soit un simple cahier et deux classeurs, soit une feuille de calcul Excel, sans aucun système de comptabilité en place. L’utilisation de la comptabilité papier ou excel n’est, selon nous, pas le meilleur choix:

• Beaucoup de paperasserie et d’administration – traiter des formulaires financiers, des dossiers papiers et la saisie de données manuellement dans des tableurs prend beaucoup de temps.
• Une mauvaise visibilité financière – vous ne voyez que des chiffres historiques et donc désuets dans ce système. Cela ne vous donnent aucune visibilité financière et ne vous permet donc pas de faire des plans d’action pour le future.
• Fin d’année fastidieuse – rassembler les documents, les reçus et les données et les envoyer à votre comptable demande beaucoup de temps et d’efforts.
• Peu de temps pour des conseils stratégiques – le temps disproportionné consacré à la paperasserie signifie que votre trésorier a moins de temps pour réfléchir sur des conseils stratégiques.

Qu’en est-il alors des logiciels de comptabilité traditionnels que l’on installe sur son ordinateur?

Les problèmes des logiciels de comptabilité traditionnels ou logiciels de bureau pour une association

D’autres associations ont décidé d’adopter un système de comptabilité, mais au lieu d’un système en ligne ou dans le cloud, ces associations se sont limitées à un logiciel de comptabilité traditionnel, que l’on installe sur son ordinateur. Certes c’est un pas en avant comparé au système papier, mais c’est encore, selon nous, une solution plutôt ancienne, comportant de nombreux désavantages:

• Chiffres potentiellement désuets – Les données ne sont généralement pas à jour car tout doit être importé manuellement.
• Coûteux à maintenir – Les logiciels de bureau ne sont généralement pas à jour. Dès lors vous devrez vous même le mettre à jour, ce qui peut être long et coûteux pour votre association.
• Peu de sécurité et accessible d’un seul endroit – Un logiciel de bureau est installé sur un seul ordinateur – ce qui n’est ni sécurisé ni fiable. De plus pour accéder à vos données, vous devrez impérativement accéder à l’ordinateur, et dont le travail en déplacement ou de chez vous s’avérera difficile.
• Aucun travail collaboratif – Parce que votre logiciel est installé sur un seul ordinateur, une seule personne a accès aux données – il n’est pas possible de partager les informations avec plusieurs utilisateurs.

Alors, quelle est l’alternative?

Les avantages d’un logiciel de comptabilité en ligne (dans le cloud) pour une association

L’option que vous devriez considérer est le logiciel de comptabilité en ligne, de nuage ou dans le cloud (selon les expressions). L’utilisation d’un système comptable désuet vous demandera beaucoup de temps et d’efforts, ce qui n’est pas optimal pour le développement de votre organisation. Cela peut même nuire à la croissance de votre association et à sa recherche de nouveaux financement.

Les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité en ligne

Accès permanent à vos données

Un logiciel de comptabilité en ligne est accessible via internet. Il permet de rendre les données qui sont stockées dans le cloud facilement accessibles. Le cloud ou nuage est hébergé sur des serveurs distants plutôt que sur un serveur au sein de votre organisation. Avec le logiciel cloud, rien n’est sauvegardé sur votre disque dur local. Vous vous connectez via votre navigateur Web ou votre appareil mobile et utilisez le logiciel à distance à tout moment et depuis n’importe quel endroit.

Suivi des recettes et envoi des factures de vente

Un logiciel de comptabilité en ligne permet de créer simplement des devis et des factures en quelques clics, de les modifier et de les envoyer directement à votre client. Vous êtes alerté en cas d’impayés, et vous pouvez relancez vos clients.

Grâce à un principe de template, vous pouvez Créer des documents commerciaux professionnels respectant votre charte graphique, contenant toutes les mentions légales obligatoires.

Certains logiciels permettent d’automatisez l’envoi de vos factures récurrentes et gagner du temps sur leur gestion et leur suivi.

Suivi des dépenses et enregistrement des factures d’achat

Le suivi en temps réel de vos dépenses vous permet de gérer votre trésorerie et vos profits. Il permet également de catégoriser vos achats par nature ou par fournisseur et de créer des rapports pertinents. Vous êtes alerté en cas de dépassement.

Des solutions de scan des factures d’achat permettent d’enregistrer automatiquement vos achats à partir de photos de vos factures prises depuis un smartphone ou en redirigeant vos factures envoyées par e-mail sur le serveur du scan en ligne. Certaines solutions peuvent aller chercher directement chez les grands fournisseurs (télécom, engie, amazon etc…)

Téléchargement de vos relevés de banque

Les logiciels de comptabilité en ligne peuvent se connecter directement à vos comptes bancaires et rapatrier toutes les opérations. Vous pourrez alors faire votre rapprochement bancaire facilement soit manuellement, soit de manière semi-automatique par des règles logiques sur des mots clés.

Tableau de bord

Vous pourrez afficher des rapports et tableaux de bord détaillés ou synthétiques de votre activité, représenter vos indicateurs sous forme graphique. Certaines plateforme permettent de faire vos propres rapports et tableaux de bord en fonction de vos besoins spécifiques.

Automatisation de vos déclarations

Certaines associations peuvent avoir des opérations soumises à la TVA (la Taxe sur la Valeur Ajoutée). Le logiciel de comptabilité en ligne vous permet d’automatiser son calcul, quel que soit votre régime, vous faisant gagner un temps précieux, de la création de vos documents commerciaux jusqu’à la déclaration.  le suivi et le calcul de votre TVA est automatisé de manière à connaître en temps réel le solde de TVA collectée à reverser aux impôts sur la période en cours.

Vos données comptables étant centralisées, la gestion de vos cotisations et impôts est simplifiée.

Collaboration avec votre expert-comptable

Certains logiciel de comptabilité en ligne permettent de gérer la collaboration avec votre expert-comptable. Celui-ci pourra poster vos déclarations et documents comptables, dialoguer sur des sujets ou vous tenir au courant de l’avancement.

Les raisons d’adopter un logiciel de comptabilité en ligne

• Accès facile et mobile – vous n’êtes pas lié au bureau ou à un ordinateur en particulier. Vous pouvez accéder à vos comptes de n’importe où, sur votre ordinateur portable ou sur votre téléphone ou tablette.
• Vous collaborez mieux – fini la nécessité d’envoyer de la paperasse à votre trésorier ou votre comptable: ils ont simplement besoin d’accéder à vos comptes en ligne depuis leur ordinateur.
• Pas de problème de nouvelle version à installer – vous utilisez toujours la version la plus récente du logiciel. Pour les outils en ligne, la mise à jour est faite automatiquement, pour s’assurer que les utilisateurs ont bien la version la plus à jour du logiciel. Le plus souvent ces mises à jour sont incluse dans le prix de l’outil cloud et ne nécessite pas un nouvel investissement pour votre association.
• Pas de sauvegarde et plus sécurisé – La sécurité des données est un élément crucial. Vous pouvez facilement perdre vos données en cas de crash de votre disque dur ou en cas de vol ou de destruction accidentelle de votre ordinateur. Avec le cloud, il n’y a pas de données sur votre disque local, et toutes vos informations sur le cloud sont cryptées et protégées par un pare-feu. Par ailleurs, les données sont sauvegardées grâce à un backup à intervalle régulier ce qui permet de restaurer une sauvegarde en cas d’accidents. Enfin, l’accès aux données est contrôlé et il est possible d’identifier l’adresse IP ou le poste utilisé qui a permis d’altérer le contenu des données. Ainsi, les données sont mieux protégées lorsqu’elles sont dans le cloud que sur votre ordinateur de bureau.
• De vrais outils financiers – les logiciels de comptabilité en ligne vous donnent de vrais outils financiers et des rapports dont vous avez besoin pour gérer au mieux votre association, faire des projections, des budgets qui seront indispensables si vous cherchez du financement auprès d’organismes publics ou privés.
• Réduction de la paperasserie et du temps perdu – grâce à un logiciel en ligne vous réduisez votre temps passé sur des tâches administratives. C’est plus de temps à consacrer au développement de votre cause.
• Comptabilité de fin d’année facile – un processus de fin d’année plus simplifié avec toutes les transactions, les reçus, la paperasserie et les chiffres déjà dans le cloud.

Passer à un système de comptabilité en ligne est un premier pas essentiel pour une meilleure gestion de votre association. Dans un prochain article, nous expliquerons pourquoi Quickbooks est notre logiciel de comptabilité en ligne pour association préféré.

***

VerticalSoft est une entreprise de l’économie sociale et solidaire, aidant les associations dans leur transition numérique. Si vous êtes une association, vous pouvez bénéficier d’une consultation gratuite sur votre stratégie web et sur l’utilisation du numérique. N’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de vos besoins.

Auteur : Sophie Gioanni

Sophie est chargée du développement international de VerticalSoft.com. VerticalSoft est un logiciel de gestion en ligne, tout-en-un, permettant de gérer et promouvoir votre association, fondation ou toute organisation à but non lucratif. Voir tous les articles par Sophie Gioanni