Pourquoi votre association a t-elle besoin d’un CRM ou d’un logiciel de gestion?

Un CRM est un acronyme pour le mot anglais “Customer Relationship Management”. Traduit en Francais, cela signifie Gestion de la Relation Client. Quelle est sa fonction au sein d’une association qui principalement n’a pas des clients mais des donateurs, membres, bénévoles etc…

le CRM pour les sociétés

A l’origine, les CRM étaient principalement utilisés par des sociétés qui voulaient augmenter la fidélisation de leur clients existants, attirer rapidement de nouveaux clients en centralisant leurs données (internet, appels des commerciaux etc…) et augmenter les revenus générés par chaque client (automatiser des étapes de la vente comme l’envoie de devis, et optimiser les ressources marketings).

Le CRM pour une association

La problématique des associations est qu’elles n’ont pas de clients mais plusieurs catégories de contacts, tels que les membres, les donateurs, les volontaires, les financeurs, et enfin, tous les autres contacts. Chaque catégorie de contact nécessite un travail administratif et un suivi différent. Les informations collectées sont différentes et le “but” de la relation est différent (générer plus de dons, plus d’heure de bénévolat ou plus de financement).

Si votre site web, vos dons, votre newsletter, vos emails et vos événements ne sont pas tous reliés à une base commune, vous avez certainement besoin d’un CRM ou d’un logiciel de gestion pour association. Un CRM adapté aux besoins des associations peut ainsi vous permettre d’augmenter les dons collectés, d’engager de façon effective vos partenaires, de limiter les tâches administratives en centralisant la collecte des données et en automatisant certains processus.

Comment choisir un bon système de gestion pour mon association?

Les associations peuvent dépenser de 1000 Euros à 1 million d’Euros sur un système de gestion d’association. Alors comment choisir le bon et tirer le meilleur parti de ce qui est offert? Le système le plus adapté pour une association dépendra de sa taille, ses besoins et surtout, ses moyens. Gardez en tête qu’en général les CRM les plus connus sont chers, doivent être configurés (les coûts d’intégration peuvent s’élever  très vite à des dizaines de milliers d’Euros) et sont parfois complexes. Les solutions gratuites offrent en général des fonctionnalités limitées qui ne permettront pas à une association de “grandir” avec le système. Sachant que le transfert de données d’un système à un autre peut être très coûteux et difficiles, il est important de bien choisir. Notre expérience de plus de 10 ans d’intégration de logiciel pour la gestion d’associations et de fondations, nous ont montré que certains logiciels sont meilleurs que d’autres sur un aspect ou un autre, mais que ces systèmes peuvent tous faire au moins 70% des fonctions nécessaires aux associations. C’est le supplément de 30% qui fait la différence ainsi que la simplicité du système.

La première étape est donc de définir vos besoin afin d’éviter les coûts inutiles. Ne faite pas l’erreur de prendre le même système qu’une autre association voisine, elle peut avoir des besoins totalement différents.  Ensuite définissez votre budget. (VerticalSoft est une entreprise de l’économie sociale et solidaire et offre 1h de consultation gratuite pour les associations ayant des besoins technologiques. Contactez nous ici pour voir si vous êtes éligibles!).

Quelles sont les fonctions essentielles d’un CRM ou logiciel de gestion pour une association?

Au minimum, votre CRM ou logiciel de gestion devra permettre de:

  • Gérer vos contacts: C’est la fonctionnalité essentielle du CRM. Contrairement à un CRM d’entreprise, le CRM de votre association doit pouvoir gérer vos relations avec vos membres, donateurs, bénévoles, vendeurs, ou fournisseurs.  Attention aux solutions gratuites qui limitent le nombre de contacts. Assurez vous que votre logiciel puisse gérer 100, 1000, ou 5000 contacts sans difficulté. Les CRM les plus connus tels que Salesforce ou Microsoft ont bien évidemment la capacité de gérer ce genre de volume.
  • Gérer vos événements: Si votre organisation est susceptible d’organiser plus de 3 ou 4 événements chaque année, vous devez utiliser un logiciel CRM qui dispose d’un outil de planification et de gestion d’événements, car ce logiciel vous permettra de les planifier, de les promouvoir, d’envoyer des invitations et de suivre les réponses tout en synchronisant l’information dans votre base de données. Enfin, assurez vous que le logiciel vous permet de créer des badges d’accès (à envoyer par email) et de vérifier l’accès grâce à un code bar. Toute cette information doit bien évidemment être enregistrée sous chaque membres pour un suivi rigoureux.
  • Gérer vos dons en ligne: Un bon CRM doit vous aider à traiter les dons que que vous recevez. Choisissez un système acceptant toutes formes de paiement, soit en ligne par carte ou paiement SEPA, soir hors ligne par chèque ou en espèces. Assurez vous que le service de paiement soit réputé. Encore une fois une synchronisation avec votre CRM et votre système de comptabilité est essentielle pour éviter les doubles saisies.
  • Gérer vos adhésions et cotisations en ligne (avec synchronisation dans votre CRM et votre comptabilité)
  • Organiser et personnaliser la communication pour chaque catégorie de contact grâce à une fonctionnalité de segmentation
  • Gestion des campagnes d’appel à dons: Les campagnes sont l’équivalent des ventes pour une entreprise à but lucratif. Choisissez un système de gestion qui vous permet de mettre en avant vos projets, d’informer vos donateurs sur le suivi de ces projets. Votre système doit également pouvoir gérer les projets pluriannuels.
  • Automatiser certaines tâches administratives (reçu fiscal après dons, confirmation de cotisation, etc… cette liste peut être très longue!). Certains logiciel de gestion pour association peuvent vous donner d’autres fonctionnalités très utiles, telles que le marketing automation (création d’un parcours donateur) et la création d’un votre site web sans connaissance technique. Ne sous estimez pas la difficulté de créer des “templates” d’emails ou des pages web pour vos communications. Choisissez un système le plus automatisé possible, qui pré-établisse le format de vos emails, pages et site web.
  • Être sécurisé: attention les données que vous collectes en tant qu’association sont personnelles. Soyez certains d’utiliser un système fiable et bien rodé!

Alors quel système choisir? Nous travaillons depuis 10 ans avec le logiciel de Salesforce qui nous paraît le mieux adapté aux associations et fondations de part sa versatilité, sa sécurité et sa capacité à gérer toute taille d’organisation.  Cependant configurer Salesforce pour votre organisation peut coûter cher. Pour les associations et fondations qui préfèrent un logiciel sans développement, nous offrons une solution intermédiaire. VerticalSoft est un logiciel de gestion d’association basé sur Salesforce, déjà configurée et spécifiquement développée pour les associations et les fondations. VerticalSoft centralise en une seule interface votre CRM, votre plateforme d’emailing, votre plateforme de collecte de dons, votre plateforme de gestion des événements, votre plateforme de gestion des adhésions et des cotisations, votre plateforme de fundraising, votre plateforme de paiement, votre logiciel comptable, votre tableur, en fait toutes vos applications.  Pour en savoir plus, cliquez sur VerticalSoft.com ou pour un détail de ses fonctionnalités, cliquez ici.

Sophie Gioanni

A PROPOS DE L’AUTEUR

Sophie GIOANNI est chargée du développement international de la solution cloud VerticalSoft.com qui permet de gérer et de promouvoir votre association, fondation, ou tout autre organisation à but non lucratif, depuis une interface unique.

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