La gestion des données et des informations collectées par une association est la clé de la réussite de toute campagne marketing. Depuis 10 ans que nous travaillons avec des associations et fondations, nous avons observé que celles-ci doivent impérativement communiquer un message approprié, au bon contact et au bon moment, si ces dernières veulent améliorer l’image de leur organisation et promouvoir efficacement leur cause. En d’autres termes, la personnalisation de la communication est essentielle, et elle ne peut se faire sans une base de données propre.
Quelles données sont collectées par les associations?
Les associations collectent de nombreuses données personnelles concernant leurs membres, donateurs ou autres contact. Par exemple les données suivantes sont généralement demandées: adresse, date de naissance, numéro de téléphone, des photos. Cette collecte est soumise à certaines règles juridiques (Voir notre article Votre association et la réglementation des formulaires de contact).
D’autres données peuvent être collectées si votre système de gestion le permet (Voir notre article Pourquoi votre association a t-elle besoin d’un CRM ou d’un logiciel de gestion), et leur analyse permettra une segmentation de vos membres et donateurs, facilitant ainsi la personnalisation et la pertinence de votre communication. D’après notre expérience, les informations suivantes sont importantes:
- intérêt pour une cause particulière
- intérêt pour un thème de cours particulier (par exemple pour une association sportive offrant plusieures disciplines de sport)
- intérêt pour certains événements
- Montant, date, récurrence et raison d’un don
Quelles sont les étapes à suivre pour gérer efficacement sa base de données?
Nous avons rencontrés de nombreuses organisations qui veulent mieux gérer leurs données, mais peu d’entre elles prennent toutes les dispositions nécessaires. Une base de données propres nécessite du travail et de la collaboration. Nous donnons ci-dessous les étapes à suivre impérativement:
Mettre en place un processus et une standardisation d’entrée de données
La première étapes à suivre est essentielle et doit être mise en place dès le premier jour. Un processus doit être suivi, pour s’assurer de la qualité des données. Assurez vous que tous vos administrateurs saisissent les données de la même façon: les noms ou prénoms ne peuvent pas être abrégés. Pour les contacts ou donateurs qui sont des sociétés, les choses peuvent se compliquer. Assurez vous que la bonne entité est enregistrée sous le nom exact: par exemple Fondation XYZ France (dans l’hypothèse ou cette fondation peut avoir une filiale dans un autre pays).
Avoir un administrateur en charge des informations
L’idéal est d’avoir une personne chargée de ces données et de la consistance de celles-ci. Assurez vous que cette personne soit avertie de toute entrée dans votre système (idéalement votre système doit avoir une fonction d’alerte pour un bon partage des données. Voir Fonctionnalités – Marketing automation). Elle peut alors vérifier la forme et le contenue de l’entrée.
Former tous ses administrateurs
Tous vos administrateurs doivent être formés et doivent être motivés pour utiliser votre système. Cela passe par une bonne communication et une explication de la raison d’être de votre système.
Standardiser ses formulaires en ligne et collecter les données importantes à votre organisation
De nombreuses données seront cependant entrées automatiquement par vos membres ou donateurs lorsque ceux-ci utiliseront vos formulaires en ligne. Une étude devra être faite pour déterminer quelles informations sont pertinentes pour votre organisation. Il est préférable de restreindre l’entrée de données (eviter les champs libre) et de standardiser ce que les utilisateurs peuvent entrer. Avoir de trop nombreuses données inutiles est aussi désavantageux qu’avoir aucune données.
Dédoublonner automatiquement ou manuellement
Assurez vous que votre CRM reconnaissait les doublons et vous donne également la possibilité de dédoublonner manuellement si nécessaire. Les utilisateurs de VerticalSoft sont alertés de doublons et le système reconnaît également les doublons. Si par exemple un donateur existe déjà dans votre base de données, un nouveau don viendra s’inscrire sous le nom existant plutôt que créer un duplicata. Voir Créer et gérer mes membres.
Mettre à jour ses données
Assurez vous que vos informations sont mise à jour. VerticalSoft intègre une base de données des fonds et fondations francaise qui est actualisée automatiquement, facilitant ainsi votre travaille de recherche de financement.
Les données des associations sont essentielles à une communication pertinente. Avant de choisir tout système de gestion, les organisations doivent se demander si ce dernier peut enregistrer, classifier et donner accès à ces informations de manière claire et immédiate.
VerticalSoft est un logiciel cloud de gestion “tout en un” permettant de gérer et promouvoir en ligne votre association, fondation ou toute organisation à but non lucratif. Pour en savoir plus, cliquez sur VerticalSoft.com ou pour un détail de ses fonctionnalités, cliquez ici.
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