Créer et gérer un événement pour votre association

Faire connaître  votre association, rechercher de nouveaux adhérents ou de nouveaux donateurs, créer et entretenir des liens de confiance avec ses partenaires, accroître ses ressources et son financement… de multiples raisons poussent les associations à mettre en place un eévénement.  Mais, l’organisation d’un événement est coûteux, il requiert une definition précise de ses objectifs à atteindre, rigueur et organisation, mais surtout, un bon systeme informatique de support.

Qu’est ce qu’un événement?

Un événement est un fait d’une importance notable pour un individu ou une communauté humaine, donc un fait important à un moment donné, pour une durée donnée, à un lieu donné. Un événement est organisée pour un public pré-défini et avec un objectif déterminé.  Un événement peut donc être, une conférence, une exposition, un repas dansant, un loto, ou toute autre fête.

Etablir les objectifs, le budget et le public visé

Avant de se lancer dans l’organisation de l’événement, il est capital de cerner l’objectif avec le plus de précision possible; un événement peut avoir notamment pour objectif :

– de motiver ou de remercier ses volontaires ou supporters;

– d’informer le public d’une nouvelle importante;

– de créer des contacts avec des nouveaux donateurs ou des partenaires potentiels;

– d’améliorer ou de changer l’image de son association;

Une fois les objectifs clairement définis, il convient de réfléchir au public à qui s’adresse l’événement: veut-on atteindre de nouveaux donateurs? de nouveaux volontaires? de nouveaux membres, etc… ainsi que réfléchir à ce qui peut inciter ce public à participer à l’événement (par exemple un e association sportive qui cherche de nouveaux adhérents peut organiser une démonstration de sport intéressant ses membres). Dès lors que les objectifs et le public à cibler sont définit, l’organisation de votre événement peut commencer.  Beaucoup d’association n’ont pas les ressources pour utiliser  une société spécialisée dans l’organisation d’événement. Il est alors essentiel de se reposer sur ses ressources humaines existantes, mais aussi sur un système informatique adéquate.

Éléments clés de l’événement

  • mise en place d’un groupe de travail avec un chef de projet qui coordonnera tous les participants.
  • Définition de la date et du lieu de l’événement: attention de ne pas prendre des dates correspondant à des vacances. Le choix de la salle doit répondre aux besoins de capacités et d’accessibilité.
  • Mise en place du l’order du jour de l’événement: Le programme doit être pensé en fonction du temps, des nécessités de pauses, et du public visé.
  • La question des boissons et de la nourriture.
  • la gestion de l’événement : design des invitations, envoie des invitations (et son timing), suivi des réponses (taux d’ouverture, taux d’acceptation etc..), envoie de rappel, envoie de documents, gestion des tickets d’entrée, etc…

VerticalSoft vous aide dans le gestion de vos événements. Pour plus de détails cliquez sur VerticalSoft.com.

Sophie Mollen

A PROPOS DE L’AUTEUR

Sophie GIOANNI est chargée du développement international de la solution cloud VerticalSoft.com qui permet de gérer et de promouvoir votre association, fondation, ou tout autre organisation à but non lucratif, depuis une interface unique.

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