Pour une association, communiquer avec ses membres, ses donateurs ou ses contacts est un aspect essentiel de la vie associative. Il est en effet important de développer une politique marketing qui permettra à votre association de continuer à diffuser son message et d’élargir son réseau. Que ce soit pour faire un nouvel appel de fonds, informer vos membres d’un nouveau cours ou atelier, ou même tenir à jour vos membres de l’avancée de votre mission, l’envoi d’un e-mail d’information (ou d’une newsletter) sera votre mode préféré de communication. Mais quelles sont vos obligations légales en matières de communications électronique? Peut-on envoyer une newsletter aux membres de son association ou aux prospects qui ont rempli un formulaire de contact (cliquez ici pour lire notre article sur la réglementation des formulaires de contacts) ou récemment fait un don?
Rappel: pour envoyer une newsletter, vous devez d’abord collecter des données personnelles
l’article 32 de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés précise que toute collecte de données personnelles doit s’accompagner d’une information de l’utilisateur. L’inscription à une newsletter, le remplissage d’une fiche de contact ou d’une fiche de dons est une collecte de données personnelles, puisque l’adresse e-mail de la personne est enregistrée et sauvegardée pour être ré-utilisée par votre association.
“I.-La personne auprès de laquelle sont recueillies des données à caractère personnel la concernant est informée, sauf si elle l’a été au préalable, par le responsable du traitement ou son représentant:
1° De l’identité du responsable du traitement et, le cas échéant, de celle de son représentant ;
2° De la finalité poursuivie par le traitement auquel les données sont destinées ;
3° Du caractère obligatoire ou facultatif des réponses ;
4° Des conséquences éventuelles, à son égard, d’un défaut de réponse ;
5° Des destinataires ou catégories de destinataires des données ;
6° Des droits qu’elle tient des dispositions de la section 2 du présent chapitre ;
7° Le cas échéant, des transferts de données à caractère personnel envisagés à destination d’un Etat non membre de la Communauté européenne.
Lorsque de telles données sont recueillies par voie de questionnaires, ceux-ci doivent porter mention des prescriptions figurant aux 1°, 2°, 3° et 6°.
– Tout abonné ou utilisateur d’un service de communications électroniques doit être informé de manière claire et complète, sauf s’il l’a été au préalable, par le responsable du traitement ou son représentant :
– de la finalité de toute action tendant à accéder, par voie de transmission électronique, à des informations déjà stockées dans son équipement terminal de communications électroniques, ou à inscrire des informations dans cet équipement ;
– des moyens dont il dispose pour s’y opposer.”
Ainsi aux termes de la loi, l’utilisateur doit être informé :
- de l’identité du responsable du traitement ou de son représentant ;
- de l’identité de l’expéditeur ;
- de la finalité du traitement (ex. gestion de fichiers spectateurs, diffusion…) ;
- du caractère obligatoire ou facultatif des informations collectées ;
- des destinataires de ces informations ;
- des conséquences éventuelles d’un défaut de réponse ;
- de l’existence de droits pour les personnes fichées et auprès de qui les faire valoir ;
- des transmissions envisagées.
Toutes ces informations sont en général incluses dans vos mentions légales de votre site. Celles-ci devront énoncer vos obligations en matières de stockage, mise à jour et partage avec des tiers de ces données. Assurez vous de mettre un lien vers ces mentions légales sur vos formulaires d’inscription et sur toutes vos communications.
Quel consentement le consommateur doit-il donner?
En matière d’abonnement à une newsletter, il faut distinguer quatre cas de figure:
- L’opt-in actif : l’utilisateur coche lui-même la case. Il indique de manière formelle qu’il veut recevoir ladite newsletter,
- L’opt-in passif : la case est déjà pré-cochée. Beaucoup de gens ne se rendent à ce moment pas compte qu’ils s’abonnent à une newsletter. ~Le distributeur a donc une liste plus large.
- L’opt-out actif : l’utilisateur doit cocher une case s’il ne souhaite pas s’abonner,
- L’opt-out passif : il est abonné automatiquement et doit faire une démarche de désabonnement s’il ne souhaite plus recevoir d’informations.
- Double opt-in: Le double opt-in permet de contrôler la validité de l’adresse email d’un contact tout juste inscrit. Votre client remplit le formulaire, puis reçoit un e-mail. Il doit cliquer dessu pour confirmer son adresse et pour être inscrit. Cette pratique n’est pas obligatoir mais permet de maintenir vos fichier en s’assurant que les adresses collectées sont valides.
Les règles relatives à La publicité par voie électronique sont énoncées dans l’article 22 de la Loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique.
“Est interdite la prospection directe au moyen d’un automate d’appel, d’un télécopieur ou d’un courrier électronique utilisant, sous quelque forme que ce soit, les coordonnées d’une personne physique qui n’a pas exprimé son consentement préalable à recevoir des prospections directes par ce moyen.
« Pour l’application du présent article, on entend par consentement toute manifestation de volonté libre, spécifique et informée par laquelle une personne accepte que des données à caractère personnel la concernant soient utilisées à fin de prospection directe.
« Constitue une prospection directe l’envoi de tout message destiné à promouvoir, directement ou indirectement, des biens, des services ou l’image d’une personne vendant des biens ou fournissant des services.
« Toutefois, la prospection directe par courrier électronique est autorisée si les coordonnées du destinataire ont été recueillies directement auprès de lui, dans le respect des dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, à l’occasion d’une vente ou d’une prestation de services, si la prospection directe concerne des produits ou services analogues fournis par la même personne physique ou morale, et si le destinataire se voit offrir, de manière expresse et dénuée d’ambiguïté, la possibilité de s’opposer, sans frais, hormis ceux liés à la transmission du refus, et de manière simple, à l’utilisation de ses coordonnées lorsque celles-ci sont recueillies et chaque fois qu’un courrier électronique de prospection lui est adressé.”
En France, l’envoi par un site à des particuliers d’e-mails non-sollicités est interdit. L’inscription automatique est donc totalement interdite (même si de nombreux sites le font!), et cela même si le site précise à ses clients qu’ils pourront se désinscrire via un lien en bas de chaque mail : il faut que le client coche lui-même la case. Ainsi, avant d’envoyer une quelconque communication, vous devez recueillir le consentement explicite du consommateur à recevoir l’email ou un “opt-in”. Le consentement doit étre exprimé specifiquement pour recevoir des emails, le consentement recueilli par la simple acceptation des conditions générales d’utilisation ou de vente n’est pas valable. De même, “L’opt-out”: n’est pas autorisé en France (sauf les 2 exceptions ci-dessous).
A mettre sur vos formulaire de contacts ou dons
A ne pas faire
(Templates ci-dessu de Neo camino)
Exceptions au recueil du consentement préalable
– Exceptions de services/produits similaires: le message publicitaire concerne des produits ou services analogues à ceux que le consommateur a déjà acquis auprès du même organisme.
– Exception des profesionnels: le message publicitaire est envoyé sur l’adresse électronique professionnelle d’une personne physique (ex : nom.prénom@nomdelasociete.com) et que l’objet de la sollicitation est en rapport avec sa profession; Les adresses professionnelles génériques de type (info@nomsociete.fr, contact@nomsociete.fr, commande@nomsociete.fr) sont des coordonnées de personnes morales. Elles ne sont pas soumises aux principes du consentement et du droit d’opposition.
Dans les deux hypothèses ci-dessu, la personne doit être informée que son adresse électronique sera utilisée à des fins de prospection lors de la collecte de ses coordonnées. Elle doit être en mesure de s’opposer à l’utilisation de ses coordonnées de manière simple et gratuite.
A mettre sur vos formulaire de subscriptions (si vous désirez vendre un service similaire)
(Templates de la CNIL)
Droit d’opposition et conservation limitée des données
Assurez vous que tout message publicitaire que vous adressez par voie électronique offre au consommateur un moyen gratuit, simple, direct et facilement accessible de ne plus recevoir de message. Enfin, rappellez vous que si le consommateur ne répond à aucune sollicitation 3 ans après le dernier contact, les informations le concernant doivent être supprimées.
A mettre sur tous vos emails publicitaires et newsletters
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Pénalités
- Amende de 750 € par message expédié: Contravention de la 4e classe prévue par l’article R.10-1 du code des postes et des communications électroniques
- 5 ans emprisonnement et 300 000 € amende (Délit prévu par les articles 226-18 et 226-18-1 du code pénal) et jusqu’à 300 000 € d’amende (sanction prononcée par la CNIL, prévue par l’article 47 de la loi informatique et libertés modifiée)
Cas particulier des associations (Voir notre article sur la réglementation des formulaires de contact)
Les associations sont soumises à un régime particulier en ce qui concerne leur fichiers de donateurs et de membres. Notamment, les associations sont bénéficiaires d’une dispense de déclaration n°8 qui concerne les traitements de données personnelles mis en oeuvre par tout organisme à but non lucratif (association loi 1901, fondations, fonds de dotation) pour la gestion administrative de leurs membres, bénévoles et donateurs. Elle concerne également les annuaires des membres y compris ceux diffusés sur internet ainsi que toute action de prospection réalisée auprés membres, donateurs.
Cependant, les associations ne sont pas dispensées d’informer leurs donateurs, membres ou prospects, lors de la collecte des données de toute opération visant à diffuser leurs données personnelles, ainsi que sur leur droit d’opposition, d’accès et de rectification et sur les modalités d’exercice de ces droits. Leur consentement doit être obtenu si l’association envisage de céder ou louer leurs coordonnées à des fins de prospection commerciale par voie électronique (e-mailing).
A mettre sur vos formulaire de contacts ou dons
Respect de votre vie privée: Vos coordonnées nous sont indispensables pour vous envoyer votre reçu fiscal. Conformément à la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978, vous disposez d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des données vous concernant. Pour exercer ce droit, adressez-vous à :
Association XYZ
Adresse, Ville, France
Tél : xxx – Fax : xxx
E-mail : donateurs@xxx.com
A mettre sur tous vos emails publicitaires et newsletters
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