Votre association et la signature électronique

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La dématérialisation de la signature est au coeur de l’économie numérique

Plus particulièrement pour une association, la dématérialisation de la signature ou encore la signature dite électronique, permet d’augmenter l’efficacité administrative, permettant la signature en ligne des abonnements, des règlements intérieurs, des autorisations parentales et de tout autres documents nécessaires a la vie associative.

Une association qui propose une signature électronique donne également une image jeune et dynamique et va ainsi accélérer ses ventes, en proposant un abonnement immédiat.

la signature électronique permettra également de réduire ses coûts d’impression, d’envoi et de stockage. Les signatures électroniques coûtent entre 0,70 et 2 euros alors qu’une lettre simple coûte 0,68 euros pour 20 grammes jusqu’a 1.60 euros pour 100 grammes. Il faut ensuite traiter les retours de courrier (coût manuel), les archiver (coût de stockage).

Si la signature électronique a un sens économique, légalement, quelle est sa valeur  ?

La signature électronique a aujourd’hui la même valeur juridique que la signature manuscrite dans la mesure où elle répond à un certain nombre de conditions. L’article 1316-4 du code civil créé par la loi n°2000-230 du 13 mars 2000 – art. 4 JORF 14 mars 2000 dit ainsi que: « lorsqu’elle [la signature] est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache ».

Cette loi reconnaît donc la validité juridique de la signature électronique au même titre que la signature manuscrite et instaure une présomption de fiabilité dans des conditions posées par le Code Civil:

  • pouvoir identifier la personne dont émane l’écrit électronique au moyen d’un procédé fiable,
  • l’écrit électronique est créé et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité,
  • utiliser un procédé fiable garantissant le lien de la signature électronique avec l’acte auquel elle s’attache.

Il existe aujourd’hui trois types de signature: La signature simple, la signature avancée et la signature qualifiée.

Jusqu’au 1er Juillet 2016, la directive 1999/93/EC, transposée en droit Français, régissait la signature électronique. Cette directive a été remplacée par le nouveau le règlement eIDAS qui s’applique à l’identification électronique, aux services de confiance et aux documents électroniques, élargissant ainsi le champ d’application de la directive 1999/93/CE sur la signature électronique. Le nouveau règlement prévoit trois type de signatures (du plus faible juridiquement au plus fort)

Pour plus de details:
http://www.ssi.gouv.fr/administration/reglementation/confiance-numerique/le-reglement-eidas/

La signature électronique simple

Dans ce cas, on n’utilise pas de certificat électronique. L’identification du signataire se fait en collectant un maximum d’éléments de preuve tels que: des informations déclaratives (nom, prénom), l’adresse e-mail du signataire vérifiée lors de l’invitation à signer; une signature manuscrite dessinée à la souris ou encore l’envoie d’un code sms pour la vérification d’identité. Cette signature simple est recevable comme preuve en justice mais en cas de litige, le signataire devra prouver la fiabilité du procédé de signature électronique utilisé.

La signature électronique avancée (avec certificat)

Celle ci a une valeur juridique qui est présumée fiable, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie dans les 3 conditions cumulatives suivantes posées par le décret n° 2001-272 du 30 mars 2001 :

https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000404810

Ainsi la signature électronique est sécurisée:

  • Elle est propre au signataire ;
  • Elle est créée de façon à ce que le signataire puisse en garder le contrôle exclusif ;
  • Elle garantit, avec l’acte auquel elle s’attache, un lien tel que toutes modifications ultérieures des données soient détectables

La signature électronique qualifiée (avec certificat)

Celle-ci repose sur un certificat qualifié délivré dans un État membre et est reconnue en tant que signature électronique qualifiée dans tous les autres États membres. Plus simplement, la signature qualifiée est une signature avancée mais qui requiert qu’on ait au préalable au moins une fois vérifié l’identité du signataire face-à-face (condition essentiel qui dépend de chaque Etat). Les signatures qualifiées ont donc les mêmes effets juridiques qu’une signature manuscrite. A noter, avec le nouveau règlement, il est maintenant possible de créer des signatures qualifiées en mode cloud (de son mobile par exemple, alors qu’avant on devait utiliser une carte à puce).

L’archivage des documents signés électroniquement

L’archivage des documents signés électroniquement est un point essentiel pour garder la valeur juridique de ces derniers. Les normes NF Z42-013 et ISO 14641-1 énoncent toutes les mesures techniques à prendre pour assurer un archivage électronique.

Pour plus d’info sur l’archivage:
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/archives-electroniques/standard/norme-nf-z-42-013/

En pratique, quelle signature dois-je adopter ?

La législation francaise ne dit pas quelle signature doit être adoptée pour chaque type d’acte (sauf pour les actes sous sein privés liés à la famille (divorce, mariage, héritage etc…ou la signature électronique est interdite). La décision repose donc entièrement sur chaque entreprise sachant le principe de base: Les trois types de signatures (simple, avancée et qualifié) ont une valeur juridique (du plus faible au plus fort). Ces signatures sont admissibles comme preuves devant les tribunaux, mais seuls la signature qualifiée a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.

L’entreprise devra donc tenir compte du type de contrat (simple abonnement en ligne ou contrat de travail), du risque de litige (si celui-ci est faible un signature simple est suffisante, si il est élevé, une signature avancée sera plus juste). Par contre si le risque de litige est très élevé (ou si la loi requiert la forme écrite à titre de preuve comme un emprunt), l’utilisation de la signature qualifiée sera nécessaire.

Sophie Mollen

A PROPOS DE L’AUTEUR

Sophie GIOANNI est chargée du développement international de la solution cloud VerticalSoft.com qui permet de gérer et de promouvoir votre association, fondation, ou tout autre organisation à but non lucratif, depuis une interface unique.

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