Avoir des souscriptions ou des dons en ligne récurrents pour une association peut se révéler bien utile pour fidéliser ses membres ou fidéliser ses donateurs, mais le passage à ce modèle peut engendrer de lourds coûts technologiques. En effet, le passage à l’économie de “l’abonnement” ou du “récurrent” n’est pas facile pour les associations car sa mise en oeuvre est complexe, la collecte des paiements parfois incertaines (les erreurs doivent être gérées, voir ci-dessous) et nécessite souvent la mise en place de nouveaux processus.
Nous examinerons dans cet articles quelques problèmes technologiques que la souscription peut engendrer; puis dans un deuxième temps les différents modes de collecte de souscription ou dons récurrents. Chaque association devra ainsi choisir le système le plus approprie considérant ses besoins et son budget.
Facturation et avoirs fiscaux
Dans le cas des paiement ou des dons récurrents, la facturation est plus complexe – elle doit être générée pour chaque débit sans erreurs au risque de rendre les donateurs ou membres frustrés. Il faudra choisir entre une facturation fin de mois avec un calcul de prorata, ou une facturation de date à date. Les coordonnées de facturation peuvent changer au cours de l’abonnement.
Gestion du cycle des abonnements
Une association qui souhaite approfondir ses relations avec ses membres ou donateurs doit impérativement permettre à ces derniers de pouvoir modifier leurs souscriptions existantes: le système choisi doit donc avoir une interface intuitive permettant de gérer tout un tas d’événements comme le renouvellement, la suspension, l’upgrade / downgrade, des “add-ons” (par exemple gérer un achat d’une assurance pour un souscription à une association sportive), ou la résiliation des souscriptions.
Des plateformes comme Zuora ou Recurly, associées ou non à votre CRM, pourront vous aider à gérer vos abonnements.
Réconciliation comptable
Le système choisi doit permettre une réconciliation comptable, sachant que certains terminaux de paiement font des virements quotidiens qui peuvent contenir plusieurs paiements récurrents.
Prévisionnel et analyse de données
Le système doit également permettre d’avoir une visibilité sur les souscriptions à venir ainsi que sur les souscriptions arrivant à échéance afin de voir le pipe commercial et de monitorer le renouvellement.
Gestion des erreurs
Les événements tels que les échéances de carte bancaires, rejets de paiement doivent être gérés (enregistrement du problème, communication e-mail, dispositif de mise à jour des coordonnées de paiement.
Les 3 principaux modes de collecte d’argent de façon récurrente
Le prélèvement bancaire automatique
Le titulaire d’un compte bancaire autorise un créancier à prélever sur son compte toute somme (quelque soit son montant ou sa date) due à ce dernier. Les prélèvements automatiques sont utilisés très fréquemment pour le règlement des quittances d’électricité ou de téléphone par exemple.
Depuis la mise en place du prélèvement SEPA, il n’est plus nécessaire pour le particulier d’autoriser à la fois le créancier et sa banque à payer. Ainsi pour une association, un simple “mandat” en ligne peut être rempli pour recueillir les informations suivantes: IBAN et BIC pour identifier le débiteur et sa banque. Le prélèvement est ensuite effectué entre banques. Ce système est utilisé par plusieurs grandes associations.
Pour mettre en place un prélèvement automatique, l’association pourra choisir une plateforme dédiée tel que GoCardless, qui appliquera un coût par transaction.
Une fois le mandat rempli, les “rejets” de paiement sont rares (sauf si le compte n’a pas les fonds nécessaires ou si le donateur change de compte en banque, ce qui est rare). Ici, il faut être sûr que vous ne serez pas facturer une “transaction” en cas de rejet de paiement et vérifier que votre partenaire vous notifie et vous autorise à soumettre de nouveau une demande de paiement. Le risque de paiement tardif est minimal puisque c’est vous qui contrôlez la demande de débit, vous donnant ici une grande flexibilité comparé au transfert bancaire (montant et date d’échéance. Attention certains systèmes de e-paiements ne permettent pas d’autre date de retrait que la fin du mois!).
Le prélèvement mensuel sur Carte bancaire
Ce mode de paiement est le plus courant et on le retrouve dans la majorité des grandes associations. Le coût de ce mode de paiement est en général plus cher par transaction que celui du prélèvement automatique et pose le problème de la gestion de l’expiration des cartes bancaires. Dans ce cas, la plateforme (PayPal, Stripe) devra vous notifier d’un échec de paiement et vous devrez vous-même contacter le donateur pour obtenir de nouvelles coordonnées bancaires.
Le virement bancaire
C’est un ordre d’envoi d’argent fait par le donateur lui-même (l’association n’est donc pas le donneur d’ordre), de son compte en banque vers le compte du bénéficiaire. Dans ce cas l’association n’a pas besoin de système de paiement spécifique, donc pas de coût par transaction, mais, le coût administratif de vérifier chaque mois l’arrivée des sommes et les réconcilier au plan comptable, est à prendre en compte. A noter que le donateur peut configurer un virement recurrent depuis sont interface Internet.
Pour en savoir plus sur les systèmes de paiements en ligne:
http://ecommerce-platforms.com/ecommerce-selling-advice/how-to-offer-subscriptions-and-accept-recurring-payments
https://payment-services.ingenico.com/gb/en?gclid=CMD-1oTHwswCFUQcGwod-UIOFg
https://gocardless.com
https://www.zuora.com/product/recurring-billing/
https://www.chargebee.com
https://www.paypal.com/pdn-recurring
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